Med brevfletning kan du oprette en gruppe af dokumenter, der er tilpasset til hver modtager. Det kan f. eks. være, at et standardbrev er tilpasset til at håndtere hver enkelt modtager efter navn. En datakilde, f. eks. en liste, et regneark eller en database, er knyttet til dokumentet. Pladsholdere – kaldes fletfelter – giver Word besked om hvor i dokumentet oplysninger fra datakilden skal placeres.
Du vil kunne arbejde på hoveddokumentet i Word og indsætte fletfelter til det personlige indhold, du vil medtage. Når brevfletningen er fuldført, genererer det flettede dokument en tilpasset version af sig selv for hvert navn i datakilden.
Datakilder
Det første trin til at konfigurere en brevfletning er at vælge datakilden, du skal bruge til de tilpassede oplysninger. Excel-regneark og Outlook-kontaktlister er de mest almindelige datakilder, men enhver database, som du kan forbinde til Word, fungerer. Hvis du endnu ikke har en datakilde, kan du endda skrive den i Word, som en del af brevfletningsprocessen.
Hvis du ønsker flere oplysninger om datakilder, skal du se Datakilder, du kan bruge til en brevfletning.
Excel eller Outlook
Hvis du ved, at du skal bruge Excel eller Outlook som datakilde, kan du se:
Dokumenttyper
Word indeholder værktøjer til at inkorporere dine data i følgende typer dokumenter. Følg linkene for at få mere at vide om hver type:
-
Breve , der indeholder en personlig hilsen. Hvert brev udskrives på et separat ark papir.
Opret og udskriv en gruppe af personligt tilpassede breve -
Mail , hvor hver modtagers adresse er den eneste adresse på linjen Til. Du sender mailen direkte fra Word.
-
Konvolutter eller Etiketter , hvor navne og adresser kommer fra datakilden.
Opret og udskriv en stor mængde konvolutter til forsendelser
-
Mappe, der viser en række oplysninger for hvert element i datakilden. Brug den til at udskrive kontaktlisten, eller til at få vist grupper af oplysninger, f.eks. alle eleverne i en klasse. Denne type dokument kaldes også for katalogfletning.
Datakilder
Det første trin til at konfigurere en brevfletning er at vælge datakilden, du skal bruge til de tilpassede oplysninger. Excel-regneark og Outlook-kontaktlister er de mest almindelige datakilder, men hvis du endnu ikke har en datakilde, kan du skrive den i Word, som en del af brevfletningsprocessen.
-
Excel-regneark er en velegnet datakilde, hvis alle data findes på ét ark, og dataene er formateret, så de kan læses af Word. Få mere at vide under Forbered din datakilde i Excel til en brevfletning i Word til Mac.
-
Outlook-kontaktliste indeholder data i et format, der kan læses af Word. Du kan se Brug Outlook-kontakter som en datakilde til en brevfletning
-
Word-datafil er en datakilde, som du kan oprette direkte i Word. Læs Konfigurer en brevfletningsliste med Word.
Dokumenttyper
-
Breve , der indeholder en personlig hilsen. Hvert brev udskrives på et separat ark papir.
Opret og udskriv en gruppe af personligt tilpassede breve -
Mail , hvor hver modtagers adresse er den eneste adresse på linjen Til. Du sender mailen direkte fra Word.
-
Konvolutter eller Etiketter , hvor navne og adresser kommer fra datakilden.
Hvis du åbner et dokument til brevfletning, du har oprettet med Word på computeren, bevarer Word Online alle brevfletningsindstillingerne i det, men du kan ikke udføre brevfletning eller redigere brevfletningsindstillingerne.
Hvis du har Word på computeren, skal du åbne dokumentet der og udføre en brevfletning.
