Brug af rapporter og diagrammer i Business Contact Manager

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En rapport er et fremragende værktøj til at få indsigt i dine konti, forretningskontakter, kundeemner, salgsmuligheder, forretningsprojekter og marketingaktiviteter. Du kan åbne massevis af standardrapporter i Business Contact Manager til Outlook, plus redigere, gemme, opdatere og genbruge næsten lige så mange flere rapporter.

I denne artikel beskrives rapport-funktionerne i Business Contact Manager til Outlook, og hvordan du kan arbejde med rapporter, tilpasse dem og bruge dem til at starte virksomhedsaktiviteter i andre.

Hvad vil du foretage dig?

Åbne og redigere en rapport

Gemme, opdatere eller udskrive en åben rapport

Oprette et diagram fra en rapport

Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse

Starte en marketingaktivitet fra en rapport

Åbne en rapport fra en gadget

Få vist listen over standardrapporter

Åbne og redigere en rapport

Business Contact Manager til Outlook indeholder mange foruddefinerede rapporter. Hvis du ikke kan se præcist, hvad du bør, kan du åbne en rapport, der minder om og rediger dem efter behov. Du kan også gemme din brugerdefinerede rapporter til senere genbruge.

Åbne en rapport

  1. På båndet, klik på rapporter fanen tilgængelige rapporter er grupperet efter deres relaterede arbejdsområder: Administration af kontakter, Salg, Marketing eller Forretningsprojekter. Den åbne gruppe indeholder rapporter, som du har redigeret og gemt.

    Fanen Rapporter på båndet

  2. Hvis du vil åbne en foruddefineret rapport, skal du klikke på knappen for den type rapport, du vil have vist, og derefter klikke på navnet på rapporten på listen.

  3. Hvis du vil åbne en tilpasset rapport, du har gemt, skal du klikke på Gemte rapporter, klikke på navnet på rapporten i dialogboksen Åbn gemte rapporter og derefter klikke på Åbn.

Tip: Hvis du ikke er helt sikker på, hvilken gruppe eller kategori der indeholder den rapport, du skal bruge, skal du se listen over standardrapporter.

Du kan finde oplysninger om, hvordan du redigerer en rapport, i afsnittet Redigere en rapport for at gøre den mere nyttig.

Toppen af siden

Redigere en rapport

Du har en masse kontrol over udseendet af dine rapporter i Business Contact Manager til Outlook.

Dette afsnit indeholder

Ændre layoutet af en rapport

Redigere en rapport for at gøre den mere nyttig

Ændre layoutet af en rapport

Der er flere måder at ændre layoutet eller udseendet af en rapport. Du kan bruge disse metoder enkeltvis eller kombinere dem. Det er ligegyldigt, i hvilken rækkefølge du foretager ændringerne.

  • Brug ruden Tilpas rapport    Klik på en af mulighederne for at åbne Ruden Tilpas rapport på båndet i gruppen Layout:

    • Vælg kolonne. Hvis du vil ændre, hvilke kolonner der vises, skal du klikke på denne knap og derefter klikke på + (plustegnet) for at udvide listen og få vist alle elementer på den. De tilgængelige indstillinger vil variere, afhængigt af den rapport, du redigerer. Markér afkrydsningsfelterne for de kolonner, du vil have vist, og fjern markeringen i de afkrydsningsfelter, du ikke vil have vist i rapporten.

    • Sidehoved og sidefod. Hvis du vil føje en sidefod eller et sidehoved til rapporten eller føje noter til rapporten, skal du klikke på denne knap og derefter markere afkrydsningsfelterne og angive oplysninger for de kolonner, du vil have vist. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for de kolonner, du ikke vil have vist i rapporten.

    • Skrifttyper. Hvis du vil ændre, hvordan skrifttyper og tal vises, skal du klikke på Skrifttyper. Klik på de indstillinger, du vil ændre, og opdater dem efter behov. Du kan ændre skrifttypen i brødteksten i rapporten, i række‑ og kolonneoverskrifter og i de numeriske felter for totaler og subtotaler.

  • Brug kontrolelementerne Sortér og Filtrer     Gør et af følgende fremgangsmåder på båndet i gruppen Sortér og Filtrer:

    • Filter. Du kan begrænse resultaterne vises i rapporten ved at filtrere rapporten. Finde oplysninger om filtrering af en rapport, kan du se filtrere poster i Business Contact Manager.

    • Stigende eller Faldende. Klik på en af disse indstillinger for at ændre sorteringsrækkefølgen af posterne i rapporten. Lister er som standard sorteret i alfabetisk rækkefølge baseret på det primære felt i rapporten. I rapporten Forretningskontaktpersoner efter Firma er listen f.eks. sorteret først efter firmanavnet. Under firmanavnet er hver forretningskontaktperson, der er knyttet til et firma, vist i alfabetisk rækkefølge.

      Tip:  Navne vises efter oplysningerne i feltet Fuldt navn. Hvis du medtager titler i det fulde navn, medtages titlerne i sorteringen. Det fulde navn Dr. Poul Larsen vil blive vist under D.

  • Ændre rækkefølgen af kolonner     Hvis du vil ændre rækkefølgen af kolonner i en rapport, blot klikke på navnet på en kolonne og derefter trække det til det ønskede sted.

  • Sortere elementer i en sekundær datafelt    Hvis du vil ændre rækkefølgen af tekst eller tal i en sekundær felt, skal du klikke på navnet på feltet i rapporten. For eksempel i rapporten med titlen Forretningskontaktpersoner efter konto, du kan klikke på kolonnen Business Contact Name igen sortere navnene på de viste forretningskontakter under hver kontonavn i omvendt alfabetisk rækkefølge. Klik på kolonneoverskriften igen for at gendanne den oprindelige ordre. Hvis du klikker på Address - ZIP-kolonnenavnet, igen på samme måde, på listen over forretningskontakter under hver kontonavn i omvendt nummerorden.

  • Skjule eller udvide grupper i en sekundær datafelt     Klik på knapperne - (minustegn) på en hvilken som helst række i rapporten for at skjule alle underordnede elementer og få vist den første linje i rapportposten. For eksempel i rapporten med titlen Forretningskontaktpersoner efter konto, du kan klikke på den - (minustegn) efter navnet på en konto til at skjule listen over sammenkædede forretningskontakter. (Minustegn) for at angive, at en liste er skjult, ændres til et + (plustegn). Denne funktion kan være nyttige til at reducere størrelsen og kompleksiteten af rapporten. For at udvide en gruppe, skal du klikke på fanen + plustegn.

Toppen af siden

Redigere en rapport for at gøre den mere nyttig

Der er flere måder, du kan redigere rapporterne på, for at gør dem mere nyttige for dig selv eller dine kolleger.

  • Filtrere resultater    Når du har åbnet en rapport, kan du bruge enkelt og Avanceret filter til at udelade bestemte poster i rapporten. Filtrering rapportere resultater kan være nyttige til en række opgaver. En rapport på kundeemner, der er filtreret efter placering er for eksempel en fremragende grundlaget for en direct mail marketingkampagne om en begivenhed, du planlægger i området. Du kan finde flere oplysninger om filtrering, kan du se filtrere poster i Business Contact Manager.

  • Skift udseendet    Opdatere udseendet af dine rapporter med oplysninger i ændre layoutet for en rapport

  • Tilpasninger af data    Før du åbner endnu en rapport, kan du foretage vigtige ændringer til det, med tilpasninger som brugerdefinerede felter eller ændringer til standardposter i forskellige lister. Føje brugerdefinerede felter til kundeemne formular, for eksempel til at registrere de nødvendige branchespecifikke oplysninger og oprette rapporter ud fra den. Ændre de indstillinger, der er tilgængelige på en liste, og de relevante indstillinger bliver kolonner med data i rapporten næste.

Finde flere oplysninger om redigering af værdier i lister, oprette og tilpasse posttyper og lister.

Bemærk: Hvis et brugerdefineret felt, du har føjet til en rapport slettes fra din Business Contact Manager-database, vises oplysninger fra det slettede felt ikke i den gemte rapport. Hvis du eksportere en rapport med oplysninger til Excel, før feltet slettes, disse rapporter ikke er påvirket.

Toppen af siden

Rette datafejl i en rapport

Når du kigger en rapport igennem, kan det være, at du finder fejl, som du vil rette. Det kan f.eks. være, at du ser, at en forretningskontaktperson er blevet tilknyttet det forkerte firma. Denne type fejl kan ikke rettes i rapporten, men skal rettes i de enkelte poster, der er involveret.

Hvis du vil rette fejlen i dette eksempel, skal du åbne posten med forretningskontaktpersonen og angive det korrekte firma i feltet Tilknyttet konto på siden Generelt i posten. Hvis du derefter går tilbage til rapporten og klikker på Opdater i gruppen Handlinger, vil rapporten være rigtig.

Toppen af siden

Gemme, opdatere eller udskrive en åben rapport

Når du har gennemset en rapport, kan det være en god ide at gemme de ændringer, du har foretaget, opdatere dataene eller udskrive rapporten. Begynd med en åben rapport for at fuldføre nogen af disse handlinger.

Gemme en redigeret rapport

Der er ikke nødvendigt at gemme en rapport, du ikke har ændret, da den er tilgængelig fra fanen rapporter på båndet. Gemte rapporter er gemt i Business Contact Manager til Outlook databasen.

  1. Klik på fanen Rapporter på båndet, og klik derefter på den type rapport, du vil åbne. Klik derefter på rapportnavnet for at åbne den.

  2. Tilpas rapporten som beskrevet i Åbne og redigere en rapport.

  3. Klik på Gem som i gruppen Handlinger på båndet.

  4. Skriv et navn på rapporten i dialogboksen Gem som, og klik derefter på OK.

Hvis du vil åbne en tilpasset rapport, skal du klikke på Gemte rapporter.

Tip:  Rapporten gemmes i samme kategori som den rapport, du har redigeret for at oprette den gemte rapport.

Opdatere dataene i en rapport

Rapportdata opdateres, hver gang du åbner en gemt rapport. Du kan også opdatere dem efter behov.

  1. Klik på fanen Rapporter på båndet, og klik derefter på den type rapport, du vil åbne. Klik derefter på rapportnavnet for at åbne den.

  2. Klik på Opdater i gruppen Handlinger på båndet.

Udskrive en rapport

  1. Klik på fanen Rapporter på båndet, og klik derefter på den type rapport, du vil åbne. Klik derefter på rapportnavnet for at åbne den.

  2. Klik på Udskriv i gruppen Handlinger på båndet.

Toppen af siden

Oprette et diagram fra en rapport

Du kan oprette et diagram fra de fleste af rapporterne i Business Contact Manager til Outlook og fra de brugerdefinerede rapporter, du har oprettet fra en rapport. Rapporter, der kan vises i diagrammet formular vises knappen en aktive diagram ( chart button ), på båndet. Rapporter, der ikke indeholder nogen data kan ikke ses som diagrammer.

  1. Åbn den rapport, du vil have vist som diagram.

  2. Klik på Diagram i gruppen Vis på båndet. Hvis et diagram er for bredt til at blive vist på skærmen, vises der et vandret rullepanel under diagrammet.

    Tip: Hvis du vil oprette mere sofistikerede diagrammer, skal du eksportere rapportdataene til Excel og bruge programmet til at oprette diagrammet. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du eksporterer rapportdata til Excel, i afsnittet Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse.

chart example

  1. Brug kontrolelementerne i gruppen Diagram på båndet for at tilpasse diagrammerne.

  2. Etiketter     Klik på etiketter for at tilføje eller fjerne aksetitler og en forklaring.

  3. Værdier     Klik på værdier for at vælge de data, der vises i rapporten. I diagrammet for salgsmuligheder efter kilde, kan du vise Antallet af salgsmuligheder    eller omsætning data.

  4. Forventede    og samlede    markere disse afkrydsningsfelter, hvis du vil diagrammet for at få vist faktisk omsætning, forventede indtægter eller begge.

    Bemærk:  Disse afkrydsningsfelter er ikke tilgængelige i alle diagrammer.

Toppen af siden

Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse

Du kan nemt eksportere en Business Contact Manager til Outlook rapport til Microsoft Excel eller et andet program til tillader en mere dybdegående analyse. For at eksportere dataene i rapporten til et andet program end Excel skal du starte med at eksportere dataene til Excel. Derefter kan du gemme dataene i et filformat, som andet programmet kan åbne i Excel. For eksempel kan en Excel-fil, der er gemt i semikolonseparerede værdier (.csv)-format åbnes i en række forskellige programmer.

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

Gem rapporten som en Excel-fil på computeren   

  1. Åbn den rapport, du vil eksportere til Excel.

  2. Klik på Eksportér til Excel i gruppen Handlinger på båndet. Rapporten åbnes i Excel.

  3. Klik på Gem i Excel for at åbne dialogboksen Gem som. Vælg mellem mere end 20 filformater, du kan gemme rapporten i.

Send rapporten som en vedhæftet Excel-fil i en e-mail   

  1. Åbn den rapport, du vil sende som en vedhæftet fil i en e-mail.

  2. Klik på Send som e-mail i gruppen Handlinger på båndet. En Outlook-e-mail-formular åbnes med rapporten vedhæftet som en Excel-fil (.xlsx-format).

  3. Udfyld linjerne Til og Emne, skriv en meddelelse (valgfrit), og klik derefter på Send.

Toppen af siden

Starte en marketingaktivitet fra en rapport

Du kan bruge en rapport, der indeholder de adresser, telefonnumre eller e-mail-adresser for konti, forretningskontakter, eller kundeemner til at starte en marketingaktivitet i Business Contact Manager til Outlook.

  1. Åbn den rapport, du vil bruge som basis for en marketingaktivitet.

  2. Klik på Ctrl+A for at markere alle posterne på listen.

  3. Klik på Ny opkaldsliste, Masse-e-mail eller Direct Mail-udskrivning i gruppen Kommuniker på båndet, og klik derefter på Alle modtagere eller Valgte modtagere.

  4. Opret modtagerlisten for aktiviteten og indholdet i den formular til marketingaktiviteter, der åbnes.

    Oplysninger om oprettelse af en opkaldsliste, under oprette og bruge ringe lister i Business Contact Manager. Oplysninger om oprettelse af andre marketingaktiviteter, se markedsføre dine produkter og tjenester i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Åbne en rapport fra en gadget

For at åbne en rapport fra en gadget, skal du klikke på rapportikonet på gadgeten. Rapporter, der er åbnet fra gadgets fungerer ligesom rapporter, der er åbnet fra båndet.

Du kan finde flere oplysninger om gadgets, Brug gadgets i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Få vist listen over standardrapporter

Følgende liste over standardrapporter, der er tilgængelige i Business Contact Manager til Outlook er organiseret efter posttype.

Tip: De fleste rapporter kan konverteres til et diagram, som beskrevet i afsnittet Oprette et diagram fra en rapport.

Konto rapporter    

  • Firmaer efter tildelt til

  • Firmaer efter by

  • Firmaer efter område

  • Firmaer efter postnr.

  • Firmaer efter distrikt

  • Firmaer efter kategori

  • Firmaer efter klassificering

  • Firmaer efter betalingsstatus

  • Firmaer efter kilde

  • Oversigt over firmaaktiviteter

  • Aktivitet efter firma

  • Afviste firmaer

  • Hurtig firmaliste

Business kontakter rapporter    

  • Forretningskontaktpersoner efter firma

  • Forretningskontaktpersoner efter tildelt til

  • Forretningskontaktpersoner efter by

  • Forretningskontaktpersoner efter område

  • Forretningskontaktpersoner efter postnr.

  • Forretningskontaktpersoner efter kategori

  • Forretningskontaktpersoner efter klassificering

  • Forretningskontaktpersoner efter betalingsstatus

  • Forretningskontaktpersoner efter kilde

  • Forretningskontaktpersoner efter mærkedag

  • Forretningskontaktpersoner efter fødselsdag

  • Oversigt over aktiviteter for forretningskontaktpersoner

  • Aktivitet efter forretningskontaktperson

  • Afviste forretningskontaktpersoner

  • Hurtig forretningskontaktliste

Kundeemnerapporter

  • Kundeemner efter tildelt til

  • Kundeemner efter tildelt til og klassificering

  • Kundeemner efter resultat

Salgsmulighedsrapporter

  • Salgsmuligheder efter produkt‑ eller tjenestepost

  • Salgsmuligheder efter tildel til

  • Salgsmuligheder efter kilde

  • Salgsmuligheder efter firma

  • Salgsmuligheder efter forretningskontaktperson

  • Forfaldne salgsmuligheder

  • Salgskanal

  • Salgspipeline

  • Aktivitet efter salgsmulighed

Andre salgsrapporter

  • Topkunder efter omsætning: Firmaer

  • Topkunder efter omsætning: Forretningskontaktpersoner

  • Førende produkter: Mest solgte produkter

  • Førende produkter: Mest rentable produkter

  • Førende produkter: Produkter med størst avance

  • Mest populære henvisninger: Efter antal kundeemner

  • Mest populære henvisninger: Efter samlet salg

  • Passive kunder: De sidste 30 dage

  • Passive kunder: De sidste 90 dage

  • Passive kunder: De sidste 180 dage

  • Passive kunder: De sidste 365 dage

Marketingrapporter

  • Salgsmuligheder efter marketingaktivitet

  • Forretningskontaktpersoner efter marketingaktivitet

  • Firmaer efter marketingaktivitet

  • Marketingaktiviteter efter kampagne

  • Marketingaktiviteter efter type

  • Telefonlogge efter opkaldsliste

Forretningsprojektrapporter

  • Forretningsprojekter – alle

  • Forretningsprojekter – forfalder næste gang

  • Forretningsprojekter – overskredne

  • Forretningsprojekter efter status

  • Forretningsprojekter efter forfaldsdato

  • Forretningsprojekter efter tildelt til

  • Forretningsprojekter efter type

  • Forretningsprojekter efter prioritet

  • Forretningsprojekter efter firma

  • Forretningsprojekt efter forretningskontaktperson

  • Projektopgaver – alle

  • Projektopgaver – forfalder næste gang

  • Projektopgaver – overskredne

  • Projektopgaver efter projekt

  • Projektopgaver efter tildelt til

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×