Brug af lister til administation af projekter på et websted for team

Lister hjælper dig med administrere teamprojekter og holde styr på oplysninger på et websted. Du kan f.eks. spore teambegivenheder med en kalender, styre lister over opgaver og logføre og reagere på problemer.

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Adventure Works' marketingteam bruger f.eks. en kalender til at spore teambegivenheder, ferier og konferencer. Teammedlemmer kan forbinde denne kalender med Microsoft Office Outlook 2007, hvor de kan overlejre den med deres personlige kalender for at undgå planlægningskonflikter. De kan kopiere begivenheder frem og tilbage mellem kalenderne.

Marketingteamet bruger opgavelister til at administrere arbejdet for store projekter, som f.eks. planlægning af en kongres og styring af en marketingkampagne. Opgaver kan sættes op med en standardlistevisning eller som en projektopgaveliste. En projektopgaveliste giver en visuel oversigt, der kaldes en Gantt-visning, over opgaverne og deres status. Skabeloner er tilgængelige til oprettelse af lister i ethvert format  – en standardlistevisning eller en projektopgaveliste.

Projektopgaveliste

Marketingteamet bruger også en problemsporingsliste til at spore logistiske problemer, der er relateret til konferenceplanlægning, som f.eks. registreringsdatabaseproblemer. Et teammedlem logfører problemet, og personer registrerer derefter opdateringer og rettelser, indtil problemet er løst.

Sådan arbejder du med lister

Når du opretter et websted for team, oprettes der flere lister for dig. Disse standardlister strækker sig fra et diskussionsforum til en kalenderliste. Du kan tilpasse og føje elementer til disse lister, oprette yderligere lister ud fra de listeskabeloner, der allerede er tilgængelige, og oprette brugerdefinerede lister med kun de ønskede indstillinger og kolonner.

Lister kan inkludere mange typer oplysninger, der strækker sig fra tekst til datoer til billeder. Lister kan også inkludere beregninger, som f.eks. totaler eller en beregnet dato, som f.eks. en uge fra dags dato.

Med lister kan du gøre følgende:

  • Spore versioner    Du kan holde styr på versioner af listeelementer, så du kan se, hvilke listeelementer der er ændret, samt hvem der ændrede dem. Hvis der laves fejl i en nyere version, kan du gendanne en tidligere version af et element.

  • Kræve godkendelse    Organisationen kan angive, at der kræves godkendelse af et listeelement, inden det kan ses af andre.

  • Integrere e-mail i en liste    Hvis ind- eller udgående e-mail er blevet aktiveret på webstedet, kan nogle lister udnytte e-mail-funktioner. Nogle typer af lister, som f.eks. kalendere og diskussioner, kan opsættes, så personer kan tilføje indhold ved at sende e-mail. Office Outlook 2007 integreres desuden med kalender-, opgave- og kontaktlister.

  • Tilpasse tilladelser    Organisationen kan angive tilpassede tilladelser for en liste eller selv et enkelt listeelement. Denne funktion kan f.eks. være nyttig, hvis et bestemt element indeholder fortrolige oplysninger.

  • Oprette og administrere visninger    Din gruppe kan oprette forskellige visninger af den samme liste. Indholdet af den faktiske liste ændres ikke, men elementerne er organiseret eller filtreret, så en person kan finde de vigtigste eller mest interessante oplysninger.

  • Være informeret om ændringer    Du kan abonnere på RSS-feeds for lister eller visninger for at se opdateringer til lister i RSS-fremviseren, som f.eks. Outlook 2007. Hvis organisationen har opsat indgående e-mail, kan du modtage e-mail-beskeder, når elementer ændres.

  • Administrere lister og arbejde offline med lister i Microsoft Office Access 2007    Du kan administrere lister med databaseværktøjer og tage lister offline med Office Access 2007.

  • Få vist lister på mobilenheder    Du kan få vist mange lister, som f.eks. opgavelister, kalendere og dokumentbiblioteker på mobilenheder. Hvis du vil have vist en mobilliste, skal du skrive /m efter webadressen på webstedet. Mobilvisninger er ikke tilgængelige for nogle listetyper, som f.eks. diskussioner og kan ikke vise alle kolonnetyper.

Almindelige typer lister til samarbejde

Følgende er nogle af de mere almindelige typer lister, som organisationen kan bruge:

  • Kalender     Brug en kalender til alle teamets begivenheder eller til specifikke situationer, som f.eks. en projektkalender eller ferier.

  • Opgaver og projektopgaver     Brug en opgaveliste til at spore oplysninger om projekter og andre begivenheder for gruppen. Du kan tildele personer opgaver, og du kan registrere status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. En projektopgaveliste viser opgaverne med statuslinjer, der kaldes en Gantt-visning.

  • Problemsporing     Brug en problemsporingsliste til at gemme problemer, deres status og løsning. Dette er en almindelig type liste til sporing af supportproblemer og hændelser, som f.eks. kundeservice, kvalitetssikring eller teknisk support.

  • Diskussionsforummer     Brug et diskussionsforum til at skabe et centralt sted til registrering og lagring af teamdiskussioner i et format, der ligner formatet for nyhedsgrupper.

  • Meddelelser     Brug en meddelelsesliste til at dele nyheder og statusoplysninger og til at vise påmindelser.

  • Kontaktpersoner     Brug en kontaktliste til at gemme oplysninger om personer eller grupper, som du arbejder med.

  • Links     Brug en liste over links som et centralt sted til links til internettet, virksomhedens intranet og andre ressourcer.

  • Undersøgelser    Brug en undersøgelse til at indsamle og kompilere tilbagemeldinger, som f.eks. en medarbejdertilfredshedsundersøgelse eller en quiz.

  • Brugerdefineret     Selvom du kan brugerdefinere alle indbyggede lister, kan du starte med en brugerdefineret liste og derefter tilføje udelukkende de indstillinger, du ønsker. Du kan også oprette en liste, der er baseret på et regneark, som f.eks. en Microsoft Office Excel 2007-projektmappe til styring af leverandørkontrakter.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×