Brug af et dokumentcenter

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

SharePoint indeholder mange funktioner til administration af indhold, og det er effektivt til at skalere. Hvis du har flere hundrede eller tusinder af dokumenter, videoer osv., som du skal administrere, bør du overveje at bruge en skabelon til et dokumentcenterwebsted (medfølger som standard i SharePoint). Denne skabelon er optimeret til dokumentstyring i stor skala. Det kan spare tid og hjælpe dig til at blive mere effektiv. SharePoint indeholder en skabelon til et dokumentcenterwebsted. Skabelonen indeholder vigtige funktioner som dokumentversioner, dokument-id'er, dokumentsæt, metadatanavigation og indholdstyper.

Et dokumentcenterwebsted kan bruges i begge af følgende scenarier:

  • Oprettelsesmiljø    I et oprettelsesmiljø i et dokumentcenter opretter og redigerer brugerne tusindvis af dokumenter eller medieaktiver, som gemmes i et centralt lager.

  • Indholdsarkiv    I et indholdsarkiv, f.eks. en vidensbase, gemmer og viser brugerne dokumenter.

I denne artikel kan du læse om funktionerne i en skabelon til et dokumentcenterwebsted, og se, hvordan du opretter et dokumentcenterwebsted.

I denne artikel

Hvad er et dokumentcenterwebsted?

Metadatanavigation

Dokument-id'er

Dokumentversioner

Indholdstyper

Liste over indhold

Hvad er et dokumentcenterwebsted?

Skabelonen til et dokumentcenterwebsted indeholder funktioner, som gør det nemt og mere effektivt at oprette og administrere store mængder dokumenter. I de fleste tilfælde kan en webstedsejer tilføje hver af funktionerne separat. Skabelonen til et dokumentcenterwebsted aktiverer automatisk de anbefalede funktioner til dokumentstyring. I de følgende afsnit beskrives disse funktioner kort.

Du kan bruge et dokumentcenterwebsted som et oprettelsesmiljø eller et indholdsarkiv. I et oprettelsesmiljø kan brugere tjekke filer ind og ud og oprette mappestrukturer for de pågældende filer. Versionsstyring er aktiveret, og der er plads til mere end ti tidligere versioner af hvert dokument. Desuden kan arbejdsprocesser styre dokumenternes livscyklus.

Til gengæld sker der meget få oprettelseshandlinger i et indholdsarkiv. Brugerne kan kun få vist eller overføre dokumenter. Skabelonen til et dokumentcenterwebsted understøtter oprettelse af en type indholdsarkiv, der kaldes vidensbasearkiver. Vidensbaser indeholder normalt en enkelt version af dokumenter, og et websted kan skaleres til over 10 millioner filer. I en typisk situation, f.eks. teknisk support i en stor organisation, har 10.000 brugere måske adgang til indholdet, primært for at læse det. 3.000 til 4.000 brugere overfører måske nyt indhold til webstedet.

De følgende elementer beskriver nogle SharePoint-funktioner, du kan medtage i et dokumentcenterwebsted. Denne liste beskriver kun nogle af de mulige funktioner. Ud over disse funktioner vil de fleste virksomheder tilpasse udseendet og navigationen i dokumentcenteret og medtage tilpassede webdele, som er specifikke for virksomheden.

Metadatanavigation

Administrerede metadata er et system, der tildeler bestemte ord til dokumenterne i SharePoint. Du kan bruge disse ord til at klassificere dokumenterne. Du kan også bruge metadata til at oprette et effektivt navigationsværktøj for brugeren, så de nemt kan finde det, de skal bruge.

Antag f.eks., at din virksomhed har et vidensbaselager, der indeholder artikler, som hjælper personer med at foretage fejlfinding af produkterne. Du kan oprette metadataord, som gør det muligt for brugerne at filtrere oplysninger efter produkt, efter problemtype eller andre egenskaber.

Dokument-id'er

I et dokumentcenterwebsted får hvert stykke indhold et entydigt id, som ikke relaterer til dokumentets placering, f.eks. et link med en URL-adresse, Det betyder, at hvis du flytter eller omdøber dokumentet, forbliver id'et det samme. Du kan derfor bruge id'et til at oprette en type permanent link til dokumentet og dermed mindske den tid, der ellers går til spilde ved at håndtere links, der ikke virker længere.

Dokumentversioner

Dokumentversioner aktiveres automatisk i et dokumentcenterwebsted. Det betyder, at du automatisk har en historik over alle de forskellige versioner af et dokument. Hvis der f.eks. skal være en korrekturgennemgang af dokumenterne, betyder det, at du har registreret alle de ændringer, der foretages under korrekturen. Du kan registrere opdateringer, kontakte deltagerne osv. Hvis der opstår et problem med den aktuelle version af en artikel, kan du desuden nemt gendanne den seneste fungerende version,

Indholdstyper

En indholdstype er en bestemt type indhold kombineret med en gruppe af indstillinger for indholdet. Når en person opretter et dokument for en defineret indholdstype, tildeles det automatisk alle de relevante indstillinger for den indholdstype. Et dokumentcenter kan f.eks. have en samling over indholdstyper, dvs. forskellige typer dokumenter, videoer, skabeloner osv.

Liste over indhold

Liste over indhold medtages ikke automatisk i et dokumentcenterwebsted, men mange brugere tilføjer det. Liste over indhold er en SharePoint-funktion, som du kan bruge til at administrere organiseringen og strukturen af elementer. Liste over indhold kan bruge metadata eller indholdstyper til automatisk at distribuere dokumenter og andre typer elementer til bestemte placeringer. I en vidensbase kan du f.eks. få Liste over indhold til automatisk at distribuere alle nye indsendelser til et bestemt bibliotek, som samler artiklerne for et bestemt produkt.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×