Brug af en tre-tilstandsarbejdsproces

Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at spore et listeelements status gennem tre tilstande (faser). Den kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver. Tre tilstande til en projektopgave kan f.eks. være Ikke startet, I gang og Afsluttet.

I denne artikel

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Konfigurere en liste, der skal bruges til en tre-tilstandsarbejdsproces

Oprette en problemsporingsliste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Tilpasse en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element manuelt

Udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Tre-tilstandsarbejdsprocessen understøtter forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer statussen for et problem eller element gennem tre tilstande og to overgange mellem tilstandene. Med hver overgang mellem tilstande tildeler arbejdsprocessen en opgave til en person og sender personen en e-mail-besked om opgaven. Når denne opgave er udført, opdaterer arbejdsprocessen statussen for elementet og går videre til næste tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen fungerer sammen med listeskabelonen Problemsporing, men den kan bruges til enhver liste, der er konfigureret til at indeholde en Valg-kolonne med tre eller flere værdier. Værdierne i denne Valg-kolonnen udgør de tilstande, som arbejdsprocessen sporer.

En liste kan have mere end én valgkolonne, og en valgkolonne kan have mere end tre værdier. Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan kun konfigureres med en af valgkolonnerne, og der kan kun vælges tre værdier i den valgte valgkolonne. Når du føjer en tre-tilstandsarbejdsproces til listen eller biblioteket, kan du vælge en valgkolonne og tre af værdierne oprettes af kolonnen.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver. Medarbejderne i et lille firma, der arrangerer events, kan f.eks. bruge en problemsporingsliste og en tilpasset tre-tilstandsarbejdsproces til at administrere de mange opgaver, der er forbundet med de events, de arrangerer. Tre-tilstandsarbejdsprocessen sporer eventplanlægningsopgaverne gennem tre tilstande: Aktiv, Klar til gennemsyn og Udført. Alle de eventforberedelsesopgaverne, der er forbundet med en bestemt event, kompileres i en problemsporingsliste, der oprettes til den pågældende event og mærkes Aktiv. Eventkoordinatoren tildeler individuelle opgaver til sine teammedlemmer og starter derefter tre-tilstandsarbejdsprocessen for disse elementer for at igangsætte arbejdet på eventopgaven.

Når arbejdsprocessen starter, opretter den en opgave til den valgte person. Når et teammedlem modtager en opgave, udfører han eller hun det arbejde, der skal til for at færdiggøre opgaven. Det kan være arbejde, der finder sted uden for listen eller det websted, hvor problemsporingslisten er placeret. Hvis et teammedlem f.eks. modtager en arbejdsprocesopgave, der går ud på at udarbejde en cateringplan, kontakter han eller hun et cateringfirma og arbejder sammen med det om at udarbejde en plan. Når der er lavet et udkast til cateringplanen, markerer teammedlemmet arbejdsprocesopgaven som udført. På dette tidspunkt opdaterer arbejdsprocessen statussen for eventopgaven på problemsporingslisten fra Aktiv til Klar til gennemsyn, hvorefter den opretter endnu en opgave, der går ud på, at eventkoordinatoren skal gennemse cateringplanen. Når eventkoordinatoren har gennemset og godkendt cateringplanen, markerer han eller hun arbejdsprocesopgaven som udført, og arbejdsprocessen opdaterer opgavens status fra Klar til gennemsyn til Udført.

Bemærk:  En arbejdsprocesdeltager kan udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces på to måder. En deltager kan redigere arbejdsprocesopgaven for at markere den som værende udført, eller en deltager kan ændre statussen for arbejdsproceselementet på listen (hvis deltageren har tilladelse til at ændre denne liste). Hvis en deltager manuelt opdaterer statussen for arbejdsproceselementet på listen, er arbejdsprocesopgaven udført. Hvis deltageren redigerer arbejdsprocesopgaven for at markere den som værende udført, opdateres statussen for arbejdsproceselementet på listen til Udført.

Handlingerne i tre-tilstandsarbejdsprocessen i det forrige eksempel følger denne procedure:

Rutediagram over eksempel på en tre-tilstandsarbejdsproces

Toppen af siden

Konfigurere en liste, der skal bruges til en tre-tilstandsarbejdsproces

Før du kan bruge en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du konfigurere en liste, der skal bruges sammen med arbejdsprocessen. Listen skal indeholde de elementer, du har tænkt dig at spore eller administrere ved hjælp af arbejdsprocessen. Listeskabelonen Problemsporing er udviklet til at fungere sammen med tre-tilstandsarbejdsprocessen, men du kan også oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med disse arbejdsprocesser. Hvis du opretter en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med tre-tilstandsarbejdsprocessen, skal du sikre, at listen indeholder mindst én Valg-kolonne, som indeholder tre eller flere valgværdier. Når du konfigurerer en tre-tilstandsarbejdsproces, der skal bruges sammen med listen, skal du angive den Valg-kolonne, der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore.

Toppen af siden

Oprette en problemsporingsliste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Du kan som standard bruge en tre-tilstandsarbejdsproces sammen med enhver liste, som du opretter ud fra listeskabelonen Problemsporing.

  1. Klik på Vis alt indhold på webstedet i menuen Webstedshandlinger.

  2. Klik på Opret på siden Vis alt indhold på webstedet.

  3. Klik på Problemsporing i dialogboksen Opret, og skriv et navn til listen.Listenavnet er obligatorisk.

    Bemærk:  Listenavnet vises øverst på listesiden, bliver en del af webadressen til listesiden og vises i navigationselementer, der hjælper brugerne med at finde og åbne listen.

  4. Hvis du ønsker at angive en beskrivelse til listen eller angive, om der skal vises et link til den liste, der vises under Hurtig start, er standardindstillingen ja under Flere indstillinger.

    • Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

    • Klik på Ja i sektionen Navigation for at føje et link til listen på værktøjslinjen Hurtig start.

  5. Klik på OK nederst i dialogboksen Opret.

Toppen af siden

Oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvis du vil oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du tilføje mindst én Valg-kolonne, der indeholder mindst tre tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore.

  1. Klik på Vis alt indhold på webstedet i menuen Webstedshandlinger.

  2. Klik på Opret på siden Vis alt indhold på webstedet.

  3. Klik på Brugerdefineret liste i dialogboksen Opret, og skriv et navn til listen. Listenavnet er obligatorisk.

    Bemærk: Listenavnet vises øverst på listesiden, bliver en del af webadressen til listesiden og vises i de navigationselementer, der hjælper brugerne med at finde og åbne listen.

  4. Hvis du ønsker at angive en beskrivelse til listen eller angive, om der skal vises et link til den liste, der vises under Hurtig start, er standardindstillingen ja under Flere indstillinger.

  5. Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  6. Klik på Ja i sektionen Navigation for at føje et link til listen på værktøjslinjen Hurtig start.

  7. Klik på OK nederst i dialogboksen Opret.

Toppen af siden

Tilpasse en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

  1. Klik på fanen Liste på båndet, mens du er i den brugerdefinerede liste, og klik derefter på Listeindstillinger.

  2. Klik på Opret kolonne under Kolonner.

  3. I afsnittet Navn og type skal du under Kolonnenavn skrive navnet på den kolonne, du vil bruge til at angive tilstandsværdierne for arbejdsprocessen.

  4. Vælg Valg (menu at vælge fra) under Typen af oplysninger i denne kolonne er:.

  5. I afsnittet Yderligere indstillinger for kolonne kan du under Beskrivelse skrive en valgfri beskrivelse til kolonnen.

  6. Klik på Ja under Kolonnen skal indeholde oplysninger:.

  7. I listefeltet under Skriv hver valgmulighed på en separat linje skal du skrive tre eller flere valgværdier, som du ønsker for kolonnen. Disse værdier udgør tilstandene for arbejdsprocessen.

  8. Under Vis valg som: skal du markere enten Rullemenu eller Alternativknapper.

  9. Klik på Nej under Tillad "udfyldningsvalg":.

  10. Angiv, om du ønsker en specifik standardværdi for kolonnen, eller om du vil føje den til standardvisningen for listen.

  11. Klik på OK.

Toppen af siden

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Du skal føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, før du kan bruge den til elementer på den pågældende liste. Når du føjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, angiver du, hvilken kolonne på listen, der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore. Du angiver også oplysninger om, hvad der skal ske i hver fase af arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive de personer, der skal tildeles opgaver, og detaljerne vedrørende de e-mail-beskeder, som opgavemodtagere modtager.

Tre-tilstandsprocessen aktiveres som standard for de fleste websteder. En administrator af en gruppe af websteder kan deaktivere funktionen. Kontakt administratoren af en gruppe af websteder, hvis tre-tilstandsarbejdsprocessen ikke er tilgængelig.

Vigtigt:  Du skal have tilladelsen Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste.

  1. Åbn den liste, hvor du vil tilføje en tre-tilstandsproces. Klik på fanen Liste på båndet, mens du er i den brugerdefinerede liste, klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den bibliotekstype, du åbner. I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  1. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og administration.

    Bemærk:  Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, hvor du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke allerede er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Tilføj en arbejdsproces.

  2. Hvis der allerede finde en arbejdsproces for listen, skal du klikke på Tilføj en arbejdsproces på siden Ret indstillinger for arbejdsproces.

  3. På siden Tilføj en arbejdsproces skal du i afsnittet Arbejdsproces klikke på Tre-tilstands- under Vælg en arbejdsprocesskabelon.

  4. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i afsnittet Navn.

  5. I afsnittet Opgaveliste skal du angive en opgaveliste, der skal bruges til arbejdsprocessen.

    Bemærk: 

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, vil arbejdsprocesdeltagerne nemt kunne finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis opgaverne for denne arbejdsproces kan afsløre følsomme eller fortrolige data, som du gerne vil holde adskilt fra den generelle liste Opgaver.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis organisationen har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesserne involverer adskillige opgaver. I så fald kan det være en god ide at oprette opgavelister for hver enkelt arbejdsproces.

  6. I afsnittet Oversigtsliste skal du vælge en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Oversigtslisten indeholder alle de hændelser, der forekommer i hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk:  Du kan bruge standardlisten Oversigt, eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har adskillige arbejdsprocesser, kan det være en god ide at oprette en separat oversigtsliste for hver arbejdsproces.

  7. Benyt en af følgende fremgangsmåder i afsnittet Startindstillinger:

    • Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad, at arbejdsprocessen startes manuelt af en godkendt bruger med tilladelse til at deltage. Markér afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte arbejdsprocessen, hvis du vil kræve yderligere tilladelser for at starte arbejdsprocessen.

    • Hvis du ønsker, at arbejdsprocessen skal starte automatisk, når der oprettes nye elementer, skal du markere afkrydsningsfeltet Start arbejdsprocessen, når der oprettes et nyt element.

  8. Klik på Næste.

  9. I afsnittet Tilstande for arbejdsproces skal du under Vælg et valgværdifelt: vælge kolonnen Valg på den liste, der indeholder de værdier, som du vil bruge til tilstandene i arbejdsprocessen, og derefter vælge de kolonneværdier, du ønsker for arbejdsprocessens Starttilstand, Mellemtilstand og Sluttilstand.

  10. I de to afsnit Angiv, hvad du vil have, der skal ske, når en arbejdsproces startes (indstillinger for den første opgave i arbejdsprocessen) og Angiv, hvad du vil have, der skal ske, når en arbejdsproces skifter til sin mellemtilstand (indstillinger for den anden opgave i arbejdsprocessen) skal du angive følgende oplysninger:

    Opgaveoplysninger

Opgavebeskrivelse:

Skriv de oplysninger, du vil medtage i beskrivelsen af opgaven. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt, bliver det valgte felt føjet til slutningen af meddelelsen. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Indsæt hyperlink til listeelement, medtages et link til listeelementet i beskrivelsen.

Forfaldsdato for opgave:

Hvis du vil angive en forfaldsdato for opgaven, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag listefelt og derefter vælge den datokolonne på listen, der indeholder de datooplysninger, som du vil bruge til forfaldsdatoen.

Opgave tildelt:

Hvis du vil tildele opgaven til en person, der er angivet på listen, skal du klikke på Medtag listefelt: og derefter vælge den kolonne på listen, der indeholder de brugeroplysninger, som du vil bruge. Når denne arbejdsproces startes, tildeles den første opgave til den person, hvis navn vises i denne kolonne for arbejdsproceselementet.

Hvis du vil tildele denne opgave i alle forekomster af denne arbejdsproces til en person, som du angiver, skal du klikke på Brugerdefineret og derefter skrive eller markere navnet på den person, du vil tildele opgaven til.

  1. Markér afkrydsningsfeltet Send en e-mail, hvis du ønsker, at arbejdsprocesdeltagerne skal modtage e-mail-beskeder om arbejdsprocesopgaven.

    Bemærk:  Hvis du vil sikre, at arbejdsprocesdeltagere modtager e-mail-beskeder og ‑påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når arbejdsprocesser startes, skal du få administratoren af gruppen af websteder til at kontrollere, at e-mail er aktiveret for dit websted.

    E-mail-oplysninger

Hvis du vil

Skriv navnet på den person, der skal sendes en e-mail-besked til om arbejdsprocesopgaven. Markér afkrydsningsfeltet Medtag opgave tildelt til, hvis du vil sende e-mail-beskeden til opgavens ejer.

Emne

Skriv den emnelinje, du vil bruge til e-mail-beskeden. Markér afkrydsningsfeltet Brug opgavetitel, hvis du vil føje opgavetitlen til e-mailens emnelinje.

Brødtekst

Skriv de oplysninger, der skal indgå i selve brødteksten i e-mail-beskeden. Markér afkrydsningsfeltet Indsæt hyperlink til listeelement, hvis du vil medtage et link til listeelementet i meddelelsen.

  1. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element manuelt

En tre-tilstandsarbejdsproces skal føjes til en liste, før den er tilgængelig for brug på elementer på den pågældende liste. Yderligere oplysninger finder du i det foregående afsnit.

En tre-tilstandsarbejdsproces kan konfigureres til at starte automatisk, når der føjes nye elementer til en liste, eller den kan konfigureres til at tillade brugere med bestemte tilladelser at starte arbejdsprocessen manuelt. Visse arbejdsprocesser tillader eventuelt begge dele.

Følg disse trin for manuelt at starte en tre-tilstandsarbejdsproces. Du skal have tilladelse til at redigere elementer på listen. Visse arbejdsprocesser kræver eventuelt, at du har tilladelsen Administrer lister.

Bemærk:  Hvis du vil sikre, at arbejdsprocesdeltagere modtager e-mail-beskeder og ‑påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når du starter en arbejdsproces, skal du få administratoren af gruppen af websteder til at kontrollere, at e-mail er aktiveret for dit websted.

  1. Åbn den liste, der indeholder det element, som du vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces for.

  2. Peg på det element, som du vil starte en arbejdsproces for, klik på den pil, der fremkommer, og klik derefter på Arbejdsprocesser.

    Bemærk:  Kommandoen Arbejdsprocesser er kun tilgængelig, hvis menupunktet findes på en liste eller i et bibliotek, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.

  3. Klik på Vis alt indhold på webstedet i menuen Webstedshandlinger.

  4. Under Start en ny arbejdsproces skal du klikke på navnet på den tre-tilstandsarbejdsproces, du vil starte.

    Arbejdsprocessen starter med det samme.

Toppen af siden

Udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvis du vil udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du som et minimum have tilladelsen Rediger elementer til de opgavelister, hvor arbejdsprocesopgaverne registreres.

  1. Åbn listen Opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde dine arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk:  Hvis standardlisten Opgaver ikke bruges i arbejdsprocessen, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på listen Opgaver. Du kan finde din arbejdsprocesopgave ved at gå til den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på navnet på det element, du vil udføre, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, du deltager i, under Aktive arbejdsprocesser på siden Status for arbejdsproces. Find arbejdsprocesopgaven under Opgaver.

  2. Åbn listen, der indeholder det element, du vil markere som afsluttet.

  3. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  4. Angiv eller vælg de oplysninger, der skal bruges til at udføre opgaven, i dialogboksen Opgaver, og klik derefter på Gem.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×