Brug af en arbejdsproces til godkendelse

Denne artikel indeholder

• Hvordan fungerer arbejdsprocessen for godkendelse?

• Tilføje eller ændre en arbejdsproces for godkendelse for en liste, bibliotek eller en indholdstype for dokumentgrupper

• Starte en arbejdsproces til godkendelse på et dokument eller element

• Fuldføre en arbejdsprocesopgave for godkendelse

Sådan fungerer arbejdsprocessen til godkendelse

Arbejdsprocessen til godkendelse understøtter forretningsprocesser, som omfatter afsendelse af et dokument eller et element til kolleger eller administratorer til godkendelse. Arbejdsprocessen til godkendelse gør en forretningsproces til godkendelse mere effektiv ved at administrere og spore alle de medarbejderopgaver, der indgår i processen, og ved at registrere processen, når den er fuldført.

Hvis der er tilgængelige arbejdsprocesser, kan du starte en arbejdsproces til godkendelse direkte fra et dokument eller et element på en liste eller i et bibliotek. Du starter en arbejdsproces ved at vælge den arbejdsproces, du vil bruge, og derefter udfylder du en igangsætningsformular til arbejdsprocessen, som angiver deltagerne i arbejdsprocessen (godkendere), en forfaldsdato og eventuelle relevante opgaveinstruktioner. Når en arbejdsproces starter, tildeler serveren alle deltagere opgaver. Hvis der er aktiveret e-mail-meddelelser for serveren, sender serveren også e-mail-meddelelser til alle deltagere. Deltagere kan klikke på et hyperlink i e-mail-meddelelsen for at åbne det dokument eller element, der skal godkendes. Deltagere kan vælge at godkende eller afvise deres godkendelsesopgaver eller gentildele opgaverne. De kan også anmode om en ændring af det dokument eller element, der skal godkendes. Deltagere har mulighed for at fuldføre deres arbejdsprocesopgaver fra Microsoft Office SharePoint Server 2007-webstedet eller direkte fra bestemte programmer, som indgår i 2007 Microsoft Office-system. Mens arbejdsprocessen kører, kan ejeren af eller deltagere i arbejdsprocessen se siden Status for arbejdsproces med angivelse af, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocesdeltagerne fuldfører deres arbejdsprocesopgaver, slutter arbejdsprocessen, og arbejdsprocesejeren får automatisk besked om, at arbejdsprocessen er fuldført.

Som standard tilknyttes godkendelsesarbejdsprocessen indholdstypen Dokument og er således automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. Standardarbejdsprocessen til godkendelse for dokumentbiblioteker er en seriel arbejdsproces, hvor opgaver tildeles deltagere enkeltvis. En version af arbejdsprocessen til godkendelse tilknyttes som standard også biblioteker af typen Sider på et udgivelseswebsted, og arbejdsprocessen kan bruges til at administrere godkendelsesprocessen for udgivelse af websteder. Du kan tilpasse disse forhåndstilknyttede versioner af arbejdsprocessen til godkendelse, så de svarer til virksomhedens behov, eller du kan tilføje en helt ny version af arbejdsprocessen til godkendelse på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype.

Toppen af siden

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til godkendelse for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan bruges, skal den tilføjes på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype for at blive tilgængelig for dokumenter eller elementer på bestemte placeringer. Du skal have tilladelse til at administrere lister for at kunne tilføje en arbejdsproces på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype. Denne opgave udføres i de fleste tilfælde af webstedsadministratorer eller de personer, som administrerer bestemte lister eller biblioteker.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted varierer, afhængigt af hvor den tilføjes:

• Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte på en liste eller i et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementer på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek.

• Hvis du tilføjer en arbejdsproces i en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der er blevet føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for elementer af den pågældende indholdstype på netop den liste eller i netop det bibliotek, som indholdstypen er knyttet til.

• Hvis du føjer en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, er denne arbejdsproces tilgængelig for alle elementer i indholdstypen på alle lister og i alle biblioteker, hvori der er tilføjet en forekomst af denne indholdstype. Hvis en arbejdsproces skal være tilgængelig på tværs af lister eller biblioteker i en gruppe af websteder for elementer af en bestemt indholdstype, opnår du bedst dette ved at tilføje denne arbejdsproces direkte i en webstedsindholdstype.

Hvis du vil tilføje en arbejdsproces til godkendelse på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype, eller hvis du vil ændre en arbejdsproces til godkendelse, som i forvejen er tilknyttet en liste, et bibliotek eller en indholdstype, skal du følge den samme fremgangsmåde.

1. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at åbne siden Tilføj en arbejdsproces eller siden Rediger en arbejdsproces for den liste, det biblioteket eller den indholdstype, du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for:

   • For en liste eller et bibliotek:

     1. Åbn den liste eller det bibliotek, som du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for.

     2. Klik på Listeindstillinger i menuen Indstillinger for , eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

        F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

     3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og administration.

   • For en listeindholdstype:

     1. Åbn den liste eller det bibliotek, der indeholder forekomsten af den listeindholdstype, som du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for.

     2. Klik på Listeindstillinger i menuen Indstillinger for , eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

        F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

     3. Klik på navnet på indholdstypen under Indholdstyper.

        Bemærk!: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigureret til at tillade flere indholdstyper, vises sektionen Indholdstyper ikke på siden Tilpas for listen eller biblioteket.

     4. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger.

   • For en webstedsindholdstype:

     1. Peg på Indstillinger for websted på startsiden for gruppen af websteder, i menuen Webstedshandlinger , og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

     2. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier.

     3. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for, og klik derefter på Indstillinger for arbejdsproces.

        Bemærk!: Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, hvor du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Tilføj en arbejdsproces.

1. På siden Skift indstillinger for arbejdsproces skal du klikke på Tilføj en arbejdsproces eller på navnet på den arbejdsproces, som du vil ændre indstillinger for.

2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

   • Klik på skabelonen for arbejdsprocessen godkendelse, hvis du vil tilføje en arbejdsproces på siden Tilføj en arbejdsproces i sektionen arbejdsproces.

   • Hvis du vil ændre indstillinger for en arbejdsproces, skal du på siden Rediger en arbejdsproces ændre de ønskede indstillinger i henhold til følgende trin.

3. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i sektionen Navn.

   1. Angiv en opgaveliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i sektionen Opgaveliste.

      Bemærkninger!: 

      • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, vil arbejdsprocesdeltagerne nemt kunne finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

      • Hvis opgaverne for arbejdsprocessen kan afsløre følsomme eller fortrolige data, som du gerne vil holde adskilt fra den generelle Opgaver-liste, bør du oprette en ny opgaveliste.

      • Hvis din organisation har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesserne omfatter adskillige opgaver, bør du oprette en ny opgaveliste. I så fald kan det være en god ide at oprette opgavelister for hver arbejdsproces.

4. I afsnittet Oversigtsliste skal du vælge en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Oversigtslisten indeholder alle de hændelser, der forekommer i hver forekomst af arbejdsprocessen.

   Bemærk!: Du kan bruge standardlisten Oversigt, eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har adskillige arbejdsprocesser, kan det være en god ide at oprette en separat oversigtsliste for hver arbejdsproces.

5. I afsnittet Startindstillinger skal du angive, hvordan, hvornår og af hvem en arbejdsproces kan startes.

   Hvis du vil bruge denne arbejdsproces for godkendelse til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek, Markér afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element. Du kan finde flere oplysninger om brug af en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold, skal du se Brug af en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek.

   Bemærkninger!: 

   • Visse indstillinger er muligvis ikke tilgængelige, hvis de ikke understøttes af den valgte arbejdsprocesskabelon.

   • Indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element er kun tilgængelig, hvis understøttelse af overordnet og underordnet versionering er aktiveret for biblioteket, og hvis den valgte arbejdsprocesskabelon kan bruges til indholdsgodkendelse.

6. Hvis du føjer denne arbejdsproces til en webstedsindholdstype, skal du angive, om arbejdsprocessen skal tilføjes i alle indholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype, i sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper.

   Bemærk!: Sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper vises kun på siden Tilføj en arbejdsproces for webstedsindholdstyper.

7. Klik på Næste.

8. Angiv de ønskede indstillinger for, hvordan opgaver skal distribueres, standardstartværdierne for arbejdsprocessen, hvordan arbejdsprocessen skal fuldføres, og hvilke handlinger der skal udføres, når arbejdsprocessen er fuldført, på siden Tilpas arbejdsproces.

   Vælg indstillinger i en af følgende sektioner. Du behøver ikke at angive indstillinger i alle sektioner:

   Arbejdsprocesopgaver

   Hvis du vil	Skal du benytte følgende fremgangsmåde
   Tildele alle deltagere opgaver på én gang (parallel arbejdsproces)	Vælge knappen Alle deltagere samtidigt (parallel).
   Tildele opgaver til én deltager ad gangen (seriel arbejdsproces) Hvis du gør arbejdsprocessen til en seriel arbejdsproces, skal én deltager fuldføre en opgave, før den næste deltager modtager en opgave.	Vælge knappen Én deltager ad gangen (seriel).
   Tillade, at arbejdsprocesdeltagere gentildeler deres opgaver til andre	Markere afkrydsningsfeltet Tildel en anden person opgaven.
   Tillade arbejdsprocesdeltagere at anmode om en ændring af dokumentet eller elementet, som skal godkendes, før en opgave fuldføres	Markere afkrydsningsfeltet Anmod om en ændring før afslutning af opgaven.

   Start standardværdier arbejdsproces

   Hvis du vil	Skal du benytte følgende fremgangsmåde
   Angive en standarddeltagerliste for alle forekomster af denne arbejdsproces	Skrive navnene på de personer, som skal deltage, når denne arbejdsproces startes, eller klikke på Godkendere for at vælge personer og grupper fra katalogtjenesten. Bemærk!: Hvis du har konfigureret denne arbejdsproces som en seriel arbejdsproces, skal du tilføje navnene på arbejdsprocesdeltagerne i den rækkefølge, opgaverne skal tildeles i.
   Tildele en enkelt opgave til grupper	Markere afkrydsningsfeltet Tildel en enkelt opgave til hver angivet gruppe. Udvid ikke grupper. Marker dette felt, hvis du planlægger at angive grupper som arbejdsgruppedeltagere, og du vil have, at kun én opgave tildeles gruppen frem for individuelle opgaver til hvert gruppemedlem.
   Tillade, at personer, som starter arbejdsprocessen, kan ændre eller tilføje deltagere	Markere afkrydsningsfeltet Tillad ændringer til deltagerlisten, når arbejdsprocessen startes. Dette felt er som standard markeret. Hvis du vil forhindre personer, som starter arbejdsprocessen, i at ændre eller tilføje deltagere, skal du fjerne markeringen i dette felt.
   Angive en standardmeddelelse, som skal vises sammen med hver opgave	Skrive en meddelelse eller instruktioner i tekstboksen.
   Angive en forfaldsdato for parallelle arbejdsprocesser	Skrive eller vælge en dato under Opgaverne forfalder den (parallel).
   Angive, hvor længe deltagere i serielle arbejdsprocesser har til af fuldføre arbejdsprocesopgaver	Skrive et tal under Giv hver enkelt person følgende tid til at udføre deres opgave (seriel) og derefter vælge enten Dag(e) eller Uge(r) som tidsforøgelse.
   Angive en liste over personer, som skal have besked (ikke opgavetildelinger), når arbejdsprocessen startes	Skrive navnene på de personer, som skal have besked, under Giv andre besked eller klikke på CC for at vælge personer og grupper fra katalogtjenesten.

   Fuldføre arbejdsprocessen

   Hvis du vil	Skal du benytte følgende fremgangsmåde
   Angive, at en parallel arbejdsproces er fuldført, når et bestemt antal deltagere har fuldført deres opgaver	Markere afkrydsningsfeltet Følgende antal opgaver er afsluttet og derefter skrive et tal. Bemærk!: Denne indstilling er ikke tilgængelig ved serielle arbejdsprocesser.
   Angive, at en arbejdsproces er fuldført, når dokumentet eller elementet afvises	Markere afkrydsningsfeltet Dokumentet afvises.
   Angive, at en arbejdsproces er fuldført, når dokumentet eller elementet ændres	Markere afkrydsningsfeltet Dokumentet ændres.

   Arbejdsprocesaktiviteter efter fuldførelse

   Hvis du vil

   Skal du benytte følgende fremgangsmåde

   Opdatere godkendelsesstatus for et dokument eller et element, når arbejdsprocessen er fuldført

   Markere afkrydsningsfeltet Opdater godkendelsesstatus (brug denne arbejdsproces til at kontrollere godkendelse af indhold). Hvis du bruger denne arbejdsproces til godkendelse til at administrere indholdsgodkendelse (indstilling) for et bibliotek, og du har markeret afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element på siden Tilføj en arbejdsproces, er denne indstilling som standard markeret. Hvis du ikke har markeret afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et elementpå siden Tilføj en arbejdsproces, fordi du ikke vil have denne arbejdsproces som standardarbejdsproces til godkendelse af indhold for et bibliotek, kan du markere afkrydsningsfeltet Opdater godkendelsesstatus (brug denne arbejdsproces til at kontrollere godkendelse af indhold)for at gøre denne arbejdsproces til en sekundær arbejdsproces til godkendelse af indhold, som bestemte brugere kan starte manuelt.

9. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en arbejdsproces til godkendelse på et dokument eller et element

Du kan starte en arbejdsproces til godkendelse manuelt i et dokument eller et element direkte fra den liste eller det bibliotek, hvor den er gemt. Hvilke indstillinger der er tilgængelige, når du starter arbejdsprocessen, afhænger af, hvordan arbejdsprocessen blev tilpasset, da den blev føjet til listen, biblioteket eller indholdstypen for elementet. Du skal mindst have tilladelse til at redigere elementer for at kunne starte en arbejdsproces. I nogle arbejdsprocesser kan det være nødvendigt også at have tilladelse til at administrere lister for at kunne starte en arbejdsproces i et dokument eller et element.

1. Hvis din liste eller dit bibliotek ikke allerede er åbnet, skal du klikke på navnet på Hurtig start.

   Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på listens eller bibliotekets navn.

2. Peg på navnet på det dokument eller element, du vil starte en arbejdsproces for, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser.

3. Klik på navnet på den arbejdsproces til godkendelse, du vil starte, under Start en ny arbejdsproces.

4. Skriv navnene på de personer, der skal godkende dokumentet eller elementet, på linjen Godkendere, eller klik på Godkendere for at vælge personer eller grupper i katalogtjenesten.

   Bemærk!: Hvis du har en seriel arbejdsproces, skal du skrive eller vælge navnene på arbejdsprocesdeltagerne i den rækkefølge, opgaverne skal tildeles i.

5. Hvis du medtager grupper som arbejdsprocesdeltagere, skal du markere afkrydsningsfeltet Tildel en enkelt opgave til hver angivet gruppe. Udvid ikke grupper., hvis du vil have, at der kun tildeles én opgavemeddelelse til gruppen i stedet for individuelle opgavemeddelelser for hvert gruppemedlem.

6. Hvis du vil medtage en meddelelse eller bestemte opgaveinstruktioner, skal du skrive disse oplysninger i tekstboksen under Skriv en meddelelse, der skal medtages i anmodningen.

7. Hvis du vil angive, hvornår opgaven skal være fuldført, skal du benytte en af følgende fremgangsmåder under Forfaldsdato:

   • Ved serielle arbejdsprocesser skal du skrive et tal og derefter vælge enten Dag(e) eller Uge(r) som tidsforøgelse.

   • Ved parallelle arbejdsprocesser skal du skrive eller vælge en dato under Opgaver forfalder den.

   • Hvis andre personer skal kunne modtage beskeder (ikke opgavetildelinger), når arbejdsprocessen starter, skal du skrive deres navne på linjen CC eller klikke på CC for at vælge personer eller grupper fra katalogtjenesten.

8. Klik på Start.

Toppen af siden

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til godkendelse

Deltagere i en arbejdsproces til godkendelse kan fuldføre deres arbejdsprocesopgaver enten fra den liste eller det bibliotek, hvor elementet eller dokumentet er placeret, eller direkte fra bestemte programmer, som indgår i 2007 Office-udgivelse. Du kan finde oplysninger om, hvordan du fuldfører en arbejdsprocesopgave i et klientprogram, i hjælpen til det pågældende program.