Brug af eksterne datakolonner i et Word-dokument

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Vil du gøre det nemt og effektivt at angive nøjagtige, opdaterede data i et arbejdsdokument? Du kan bruge data fra en ekstern kilde i brødteksten i et Microsoft Word 2013-dokument ved at bruge en kombination af eksterne datakolonner fra Microsoft SharePoint og indholdskontrolelementer fra Word. Du vil muligvis oprette en almindelig kundekontrakt i et dokumentbibliotek, som indeholder et kundenavn, firmanavn og telefonnummer, som er gemt i en LOB-database (Line-of-Business), f.eks. SAP eller Dynamics CRM.

Yderligere oplysninger finder du se finde indhold om eksterne data og angive en skabelon for et dokument‑ eller formularbibliotek.

Hvad vil du foretage dig?

Inden du går i gang

Få mere at vide om strukturerede dokumenter

Oprette eksterne datakolonner i en liste eller et bibliotek

Oprette en Word-skabelon for at få vist eksterne data i indholdskontrolelementer

Oprette et Word-dokument og angive data

Inden du starter

Der kræves en række nødvendige opgaver for at give sikker adgang, når du arbejder med eksterne data. Følgende oplysninger kan hjælpe dig med at planlægge dine næste trin. Hvis du får problemer med at arbejde med eksterne data, kan disse oplysninger være med til at identificere problemet. Hvis du vil have adgang til eksterne data, skal du eller din administrator gøre følgende:

Forberede den eksterne datakilde    En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurere SharePoint services og -konti    En administrator skal aktivere Business Data Connectivity Services og Secure Store Service.

Konfigurere Secure Store Services    En administrator skal gøre følgende: bestemme den bedste adgangstilstand for de eksterne data datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.

Konfigurere Business Data Connectivity Services    En administrator skal sikre, at den bruger, der opretter eksterne indhold type har tilladelse til Business Data Connectivity metadata store, og det relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.

Oprette en ekstern indholdstype    En bruger skal definere en ekstern indholdstype, som indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.

Sørg for, at Office-produkter er klar til brug    Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, skal du have Windows 7 eller nyere og følgende gratis softwareprodukter, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 til OData V3 på hver klientcomputer (hvis det er nødvendigt, du automatisk bedt om at hente softwaren). Du skal også kontrollere indstillingen installation af Office, Business Connectivity Services    er aktiveret (dette er standard). Denne indstilling for at installere Business Connectivity Services Client Runtime, sker der følgende: gemmer og synkroniserer med eksterne data, kort forretningsdata til eksterne indholdstyper, viser vælgeren til eksterne elementer i Office-produkter og kører tilpassede løsninger i Office-produkter.

Øverst på siden

Få mere at vide om strukturerede dokumenter

Strukturerede dokumenter styrer, hvor indholdet kan vises i et dokument, hvilken type indhold der kan vises i dokumentet, og om indholdet kan redigerse. Eksempler på strukturerede dokumenter omfatter:

  • Et juridisk dokument, der indeholder juridisk sprog, som ikke skal redigeres.

  • En standardforside til et forretningsforslag, der kræver, at forfatteren angiver titel, mailadresse, telefonnummer og navn.

  • En faktura, der automatisk inkluderer opdaterede kundedata.

Du kan oprette et struktureret dokument i Word 2013 ved at bruge indholdskontrolelementer, som gør det muligt for dig at rette indholdets placering, angive indholdstype (tekst, dato, billede osv.), fremhæve med farve og redigering af kontrolelementer. Du kan også automatisk knytte indholdskontrolelementerne til de tilsvarende eksterne datakolonner.

Øverst på siden

Oprette eksterne datakolonner på en liste eller i et bibliotek

Bemærk:  Hvis du vil oprette en ekstern kolonne, kræves der bidragstilladelse eller mere på listen eller i biblioteket.

  1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.

    Bemærk:  Du kan ikke føje en ekstern datakolonne til en ekstern liste.

  2. Klik på Liste ellerBibliotek >Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek.

  3. Klik på Opret kolonne i sektionen Kolonner.

  4. Angiv navnet på kolonnen, f.eks. Kunde, og klik derefter på Eksterne data under Kolonnetyper.

  5. Klik på Vælger til ekstern indholdstype under Ekstern indholdstype, og markér derefter det relevante element på listen over eksterne indholdstyper, f.eks. Kunde.

  6. Find ud af, hvordan du vil håndtere evt. handlinger, der er defineret for den eksterne indholdstype, ved at benytte en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Vis handlingsmenuen for at få vist en menu med en eller flere handlinger.

    • Klik på Knyt denne kolonne til standardhandlingen for den eksterne indholdstype, hvis du have, at den eksterne datakolonne skal udføre standardhandlingen, når den vælges.

  7. Klik Markér alle felter under Vælg en kolonne for at vise hvert af disse ekstra felter, eller markér én eller flere specifikke feltnavne, f.eks. Firmanavn og Firmatelefon.

Øverst på siden

Oprette en Word-skabelon til at vise eksterne data i indholdskontrolelementer

  1. Klik på Bibliotek > Indstillinger for bibliotek i SharePoint-dokumentbiblioteket.

  2. Klik på Avancerede indstillinger under Generelle indstillinger.

  3. Klik på Rediger skabelon under URL-adresse til skabelon under Dokumentskabelon.

  4. Når Word 2013 åbner, skal du klikke på Dokumentpanel i gruppen Skabeloner på fanen Udvikler, markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis altid Panel for dokumentoplysninger ved åbning af dokument og første lagring for denne indholdstype og derefter klikke på OK.

  5. Føje standardtekst, som der skal vises i alle dokumenter.

    Du vil muligvis føje standardtekst, der er påkrævet til salgsforslag, til en kontrakt.

  6. Klik på Hurtige dele i gruppen Tekst på fanen Indsæt, peg på Dokumentegenskab, og træk derefter hvert felt på baggrund af de eksterne datakolonner til dokumentets brødtekst som indholdskontrolelementer.

    Klik på og træk f.eks. Kundenavn, Firmanavn og Firmatelefon.

  7. Klik på filer > Gem, og derefter Afslut Word 2013.

  8. Klik på OK på siden Avancerede indstillinger i SharePoint.

Øverst på siden

Oprette et Word-dokument og angive data

  1. Klik på Dokument > Nyt dokument i dokumentbiblioteket.

  2. Rediger og revider evt. standardteksten.

  3. Hvis du vil angive de korrekte værdier for de eksterne datakolonner, skal du vælge de indholdskontrolelementer, der indeholder vælgeren for det eksterne dataelement.

    Hvis du f.eks. vælger det relevante kundenavn, udfyldes værdierne for Kunde, Firmanavn og Firmatelefon automatisk.

  4. Klik på Filer>Gem, og afslut Word.

Værdierne i de eksterne datakolonner gemmes i Word-dokumentet og vises også som de tilsvarende værdier for de eksterne datakolonner for det gemte dokument i dokumentbiblioteket.

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×