Brug af biblioteker til at administrere indhold

Et bibliotek er et websted, hvor teammedlemmer kan arbejde sammen om at oprette, opdatere og administrere filer. Hvert bibliotek viser en liste over filer og vigtige oplysninger om filerne.

Hvorfor arbejde med biblioteker?

Når du gemmer dine dokumenter på et centralt sted, kan du hjælpe teamet med at arbejde på filer sammen, særligt hvis dine filer har tendens til at være spredt over flere personers computere eller i flere delte mapper på netværket.

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Adventure Works' marketingteam bruger f.eks. et dokumentbibliotek, der hedder Marketingdokumenter til at administrere pressemeddelelser, budgetfiler, kontrakter og andre typer filer. Biblioteket gemmer oplysninger, der er relevante for filtypen, som f.eks. navnet på det projekt, som filen er knyttet til. Marketingteamet bruger også et diasbibliotek til at dele og genbruge dias til præsentationer.

Dokumentbibliotek

Biblioteket Delte dokumenter oprettes automatisk, når teamet opretter et nyt websted. Du kan starte med at bruge dette bibliotek med det samme, tilpasse det eller oprette andre biblioteker. Teamet kan også oprette mere specialiserede biblioteker, som f.eks. diasbiblioteker, billedbiblioteker og formularbiblioteker.

Marketingteamet sporer versioner i sine biblioteker, så teamet har en historik over, hvordan filer har udviklet sig og mulighed for at gendanne en tidligere version, hvis nogen laver en fejl. Teammedlemmer tjekker dokumenter ud, når de arbejder på dem, så ingen kan overskrive deres ændringer.

Hvis du ønsker et arbejdsområde, hvor du kan koordinere arbejdet på et dokument eller et mindre antal relaterede dokumenter, kan du oprette et websted for et dokumentområde. Et websted for et dokumentarbejdsområde inkluderer et dokumentbibliotek samt en opgaveliste, planer og en liste over arbejdsområdemedlemmer. Brug teamets bibliotek Delte dokumenter til at gemme teamets primære sæt dokumenter, som teamet bruger rutinemæssigt.

Personer i gruppen Medlemmer kan som standard tilføje filer og redigere filer i et bibliotek. Hvis du ikke har tilladelse til dette, kan du kontakte den person, der ejer webstedet eller biblioteket. Hvis du er ejer eller designer af webstedet, kan du tilpasse biblioteket ved at ændre, hvordan filerne vises og administreres.

Nogle nøglefordele ved at arbejde med biblioteker

Følgende er nogle nøglefordele ved biblioteker, der sætter teamet i stand til at administrere filerne og arbejde mere effektivt. Avancerede funktioner til administration af indhold, som f.eks. politikker for, hvordan dokumenter bruges og deles, er beskrevet i andre emner.

Et centralt sted    Et bibliotek er et centralt sted, hvor teamet kan opdatere og administrere dokumenter. Hvis teammedlemmerne kæmper for at holde sig orienteret om filer, der er gemt på individuelle dele eller sendt i separate e-mail-meddelelser, kan et bibliotek hjælpe med at reducere kaos.

Tjek ud    Du kan tjekke en fil ud for at reservere den til din egen brug, så andre ikke kan ændre den, mens du arbejder på den. Hvis du bruger 2007 Microsoft Office-system, kan du arbejde med filer på computeren og endda tage dem offline, når du tjekker dem ud.

Versioner    Et bibliotek kan spore versioner, hvilket giver et versionsbibliotek, og gør det muligt at gendanne tidligere versioner.

Beskeder og RSS    Du kan opsætte e-mail-beskeder eller abonnere på RSS-feeds, så du bliver opdateret om ændringer til filer.

Visning    Teamet kan oprette visninger, der viser indhold på flere måder, der er specielt relevant eller meningsfyldt. Marketingteamet har f.eks. visninger af filer grupperet efter afdeling og kontakter, der udløber denne måned.

Søgning    Det er muligt at søge i biblioteker. Du kan f.eks. søge på et dokuments titel eller egenskab, som f.eks. dokumentforfatteren.

Klientintegration    Hvis du kører nogen 2007 Office-udgivelse-programmer, som f.eks. Microsoft Office Word 2007, kan du arbejde med serverfunktioner direkte fra klienten, som f.eks. at tjekke filer ud, opdatere serveregenskaber eller få vist en versionshistorik.

Godkendelse    Biblioteket kan opsættes til at kræve nogen til at godkende filer, før de vises til andre. Denne funktion kan være nyttig, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller procedurer, der skal være endelige, før andre ser dem.

Indholdstyper    Teamet kan opsætte indholdstyper for de typer af dokumenter, det bruger oftest, som f.eks. marketingpræsentationer, budgetregneark og kontrakter. Indholdstyperne inkluderer skabeloner som et udgangspunkt til formatering og standardtekst og til egenskaber, der gælder for dokumenterne af denne type, som f.eks. afdelingsnavn eller kontraktnummer.

Arbejdsproces    Gruppen kan anvende forretningsprocesser på sine dokumenter, der kaldes arbejdsprocesser, som angiver handlinger, der skal foretages i en sekvens, som f.eks. at godkende eller oversætte dokumenter.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×