Bemærk!: Microsoft Access understøtter ikke import af Excel-data med en anvendt følsomhedsmærkat. Du kan løse problemet ved at fjerne etiketten, før du importerer den, og derefter anvende den igen efter importen. Få mere at vide under Anvend følsomhedsmærkater på dine filer og mails i Office.
Access og Microsoft Excel har mange ligheder, hvilket kan gøre det svært at beslutte, hvilket program du skal bruge. Begge programmer kan f.eks. gemme store mængder data, køre effektive forespørgsler og analyseværktøjer for at opdele dataene og udføre avancerede beregninger, der returnerer de data, du har brug for.
Men hvert program har klare fordele, afhængigt af typen af data, du administrerer, og hvad du vil gøre med disse data. Hvis det f.eks. er dit mål at bevare dataintegritet i et format, der kan tilgås af flere brugere, er Access det bedste valg, hvorimod Excel er bedre egnet til komplekse numeriske data, som du vil analysere i dybden.
I mange tilfælde kan du bruge begge programmer, der anvender hver til det formål, som det er bedst egnet til. Generelt er Access bedre til at administrere data: hjælper dig med at holde styr på dem, nemme at søge og tilgængelige for flere samtidige brugere. Excel er generelt bedre til at analysere data: udføre komplekse beregninger, udforske mulige resultater og producere diagrammer af høj kvalitet. Hvis du bruger Access til at gemme dine data og Excel til at analysere dem, kan du få fordelene ved begge programmer.
Før du beslutter, hvilket program du skal bruge, kan du sammenligne fordelene ved hvert program, lære, hvornår det er bedst at bruge det ene eller det andet, og finde ud af, hvordan du arbejder med begge programmer for at opnå præcis de resultater, du ønsker.
Bemærk!: Alle Microsoft Office-pakker omfatter Excel, men ikke alle pakker omfatter Access.
Sammenlign fordelene ved hvert program
Det er vigtigt at vælge det rigtige program, hvis du vil have adgang til og opdatere dine oplysninger med maksimal ydeevne og nøjagtighed. For at finde ud af, hvilket program der er bedst egnet til de opgaver, du vil udføre, kan det hjælpe at sammenligne de fordele, som hvert program har at tilbyde med hensyn til datalagring, dataanalyse, samarbejde med flere brugere og sikkerhed.
Flade kontra relationelle data For at beslutte, hvilket program der er bedst til lagring af dine data, kan du stille dig selv følgende spørgsmål: Er dataene relationelle eller ej? Data, der kan være effektivt indeholdt i en enkelt tabel eller et enkelt regneark, kaldes flade eller ikke-relationelle data. Hvis du f.eks. vil oprette en simpel liste over kunder med kun én adresse og kontaktperson for hver kunde, kan Excel være det bedste valg. Men hvis du vil gemme en mere kompleks kundeliste, der indeholder fakturerings- og leveringsadresser for hver kunde, eller flere kontaktpersoner for hver kunde, er Access den bedste løsning.
I en relationsdatabasekan du organisere dine oplysninger i flere tabeller. I en veldesignet relationsdatabase er hver tabel flad og indeholder kun oplysninger om én type data. Hvis du f.eks. opretter en kundedatabase, skal navnene på kunderne gemmes i én tabel, mens disse kunders fakturerings- og leveringsadresser skal gemmes i en separat tabel. Det er en god ide at gemme adresser adskilt fra navne, da hver kunde kan have mere end én adresse, og du vil kunne angive flere adresser for hver kunde uden at skulle angive kundenavnet for hver adresse igen.
Lokale kontra eksterne data Du kan bruge Access til at oprette forbindelse til data fra en række eksterne datakilder, så du kan få vist, forespørge på og redigere disse data uden at skulle importere dem. Access indeholder f.eks. kommandoer til at oprette forbindelse til eksisterende data i en Microsoft SQL Server-database, en dBASE-fil eller en Outlook-mappe sammen med mange andre datakilder. Du kan bruge Excel til at oprette forbindelse til en lang række datakilder, herunder Access-, SQL Server- og Analysis Services-databaser, tekst- og XML-filer og ODBC- og OLE DB-datakilder. Du kan dog ikke redigere dataene for at ændre kildedataene via Brugergrænsefladen i Excel.
Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data i Windows SharePoint Services lister. Excel giver dog kun en skrivebeskyttet forbindelse til SharePoint-lister. der henviser til, at Du kan læse fra og skrive data til SharePoint-lister i Access.
Dataintegritet kontra fleksibilitet Entydige identifikatorer hjælper med at bevare integriteten af dine data, og de sikrer, at ikke to rækker (eller poster) indeholder nøjagtigt de samme data. Entydige id'er giver også den hurtigste måde at hente data på, når du søger efter eller sorterer dine data. I Access kan du bruge datatypen Automatisk nummerering til automatisk at oprette et entydigt id for hver post. Du kan derefter bruge disse identifikatorer til at relatere poster i én tabel til en eller flere poster i en anden tabel.
Den struktur, som Access anvender på dine data, er med til at sikre dataintegritet. Access kan kræve, at nye poster i én tabel har en eksisterende tilsvarende værdi i en anden tabel, så du ikke kan oprette "uafhængige" poster. Du vil f.eks. ikke have en ordre, der ikke indeholder kundeoplysninger. Access kan kræve, at alle nye poster i tabellen Ordrer har en tilsvarende kundeværdi i tabellen Kunder. Denne påkrævede værdikorrespondance kaldes referentiel integritet.
Du kan også angive dine egne begrænsninger og regler for yderligere at sikre, at data indtastes korrekt. I Excel kan du angive data på en mere fri måde, men fordi Excel ikke understøtter relationelle data, understøtter det ikke referentiel integritet. Du kan dog bruge kommandoen Datavalidering til at styre dataindtastning i Excel.
Forespørge Hvis du ofte har brug for at få vist dine data på en række forskellige måder, kan Access være det bedste valg til lagring og arbejde med dine data, afhængigt af skiftende betingelser eller begivenheder. Access giver dig mulighed for at bruge Structured Query Language -forespørgsler (SQL) til hurtigt at hente de rækker og kolonner med data, du ønsker, uanset om dataene er indeholdt i én tabel eller mange tabeller. Du kan også bruge udtryk i forespørgsler til at oprette beregnede felter. Brug af et udtryk i Access minder om processen med at bruge formler i Excel til at beregne værdier. Du kan også bruge Access-forespørgsler til at opsummere data og præsentere aggregeringsværdier, f.eks. summer, gennemsnit og optællinger.
Modellering I Excel kan du bruge hvad-nu-hvis-analyser værktøjer til at forudsige resultatet af en regnearksmodel. What if-analyse giver dig mulighed for at køre forskellige scenarier på dine data, f.eks. bedst tænkelige og værst tænkelige scenarier, og sammenligne de resulterende data fra flere scenarier i en oversigtsrapport. Der findes ingen tilsvarende funktion i Access.
Pivotering og diagram I begge programmer kan du oprette pivottabeller og pivottabeldiagrammer. Excel indeholder dog mere avancerede pivottabelrapporterings- og diagramfunktioner end Access. Hvis du planlægger at oprette omfattende pivottabeller eller regelmæssigt levere professionelt udseende diagrammer, skal du bruge pivottabelrapportering eller pivottabeldiagrammer i Excel i stedet for de samme funktioner i Access.
Både Access og Excel kan bruges i samarbejdsmiljøer, f.eks. Windows SharePoint Services og netværksfilshares, men der er forskelle i måden, hvorpå data kan tilgås af flere brugere.
Adgang til data for flere brugere Under normal drift giver Access flere brugere mulighed for at åbne en enkelt database på samme tid. dette fungerer godt, fordi Access kun låser de data, der redigeres. derfor kan andre brugere redigere forskellige poster uden konflikter. I Excel kan du dele en projektmappe med andre brugere, men flerbrugersamarbejde fungerer bedst, når brugere arbejder på dataene i projektmappen på forskellige tidspunkter i stedet for samtidigt. Faktisk samarbejder brugere af en Access-database om et sæt data, og brugere af en Excel-projektmappe samarbejder om et dokument.
Brug af Windows SharePoint Services til samarbejde Begge programmer integreres med Microsoft Windows SharePoint Services teknologier, f.eks. SharePoint-lister og dokumentbiblioteker.
Access indeholder en række forskellige måder at samarbejde med flere brugere på et SharePoint-websted. Du kan f.eks. uploade en fuld database til et Windows SharePoint Services dokumentbibliotek, gøre formularer og rapporter tilgængelige som Windows SharePoint Services visninger og sammenkæde en database med data, der er gemt på SharePoint-lister.
Excel indeholder kun én metode til at samarbejde med flere brugere på et SharePoint Services websted. Du kan uploade en projektmappe til Windows SharePoint Services dokumentbiblioteker, hvor de enkelte brugere kan tjekke projektmappen ud for at foretage ændringer og forhindre andre brugere i at ændre projektmappen på samme tid. Brugerne kan redigere en projektmappe uden at tjekke den ud af dokumentbiblioteket. I så fald skal de koordinere med andre brugere for at undgå datakonflikter.
Brug af netværksmapper til samarbejde Hvis du gemmer en Access-database i en delt netværksmappe, kan flere brugere åbne databasen og arbejde med dens data samtidigt. Individuelle poster låses, når en bruger redigerer dem. Hvis du gemmer en Excel-projektmappe i en delt netværksmappe, kan kun én bruger redigere projektmappen ad gangen. Til visningsformål kan flere brugere åbne projektmappen, mens en anden bruger redigerer den, men disse brugere kan ikke foretage ændringer i dataene, før den bruger, der redigerer projektmappen, lukker den.
Begge programmer indeholder lignende funktioner – adgangskoder og kryptering – der kan hjælpe dig med at forhindre datatab og beskytte dine data mod uautoriseret adgang. Der er dog nogle forskelle mellem Access og Excel i, hvordan databeskyttelse på brugerniveau fungerer.
Forebyggelse af datatab I Access gemmes dit arbejde kontinuerligt, så du i tilfælde af en uventet fejl sandsynligvis ikke mister meget arbejde (hvis relevant). Men da Access gemmer dit arbejde løbende, er det også muligt for dig at foretage ændringer, som du senere beslutter, at du ikke vil bekræfte. For at sikre, at du kan gendanne databasen, som du ønsker det, skal du oprette en sikkerhedskopi af databasefilen efter en tidsplan, der passer til dine behov. Du kan gendanne en hel database fra en sikkerhedskopi, eller du kan gendanne den tabel eller det andet databaseobjekt, du har brug for. Hvis du bruger et sikkerhedskopieringsværktøj til filsystemet, kan du også bruge en kopi af en database fra en sikkerhedskopi af filsystemet til at gendanne dine data. I Excel kan du gemme oplysninger til automatisk gendannelse med bestemte intervaller, mens du opdaterer dine data.
Databeskyttelse på brugerniveau I Excel kan du fjerne kritiske eller private data fra visningen ved at skjule kolonner og rækker med data og derefter beskytte hele regnearket for at kontrollere brugeradgangen til de skjulte data. Ud over at beskytte et regneark og dets elementer kan du også låse og låse celler op i et regneark for at forhindre andre brugere i utilsigtet at ændre vigtige data.
Sikkerhed på filniveau På filniveau kan du bruge kryptering i begge programmer til at forhindre uautoriserede brugere i at se dataene. Du kan også kræve, at der angives en adgangskode for at åbne en databasefil eller projektmappe. Desuden kan du hjælpe med at sikre en databasefil eller projektmappe ved at anvende en digital signatur.
Begrænset adgang til data I Excel kan du angive brugerbaserede tilladelser for at få adgang til dataene eller angive skrivebeskyttede rettigheder, der forhindrer andre brugere i at foretage ændringer i de data, de har adgang til. Access indeholder ikke sikkerhedsfunktioner på brugerniveau, men Access understøtter brugersikkerhedsmodellen for alle databaseservere, der oprettes forbindelse til. Hvis du f.eks. opretter et link til en SharePoint-liste, holder Access øje med brugertilladelserne for SharePoint-listen. Hvis du vil holde uautoriserede brugere ude af dine Access-data, kan du kryptere din database ved at angive en adgangskode. Brugerne skal angive adgangskoden for at kunne læse data fra databasen, også selvom de får adgang til dem ved hjælp af et andet program, f.eks. Excel.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du beskytter dine data, under Angive eller ændre access 2003-sikkerhed på brugerniveau i Access 2007 eller nyere og Beskyttelse og sikkerhed i Excel.
Hvornår skal du bruge Access?
Generelt set er Access det bedste valg, når du skal spore og registrere data regelmæssigt og derefter få vist, eksportere eller udskrive undersæt af disse data. Access-formularer giver en mere praktisk brugergrænseflade end et Excel-regneark til at arbejde med dine data. Du kan bruge Access til at automatisere ofte udførte handlinger, og Access-rapporter giver dig mulighed for at opsummere data i trykt eller elektronisk form. Access giver mere struktur til dine data. Du kan f.eks. styre, hvilke typer data der kan indtastes, hvilke værdier der kan angives, og du kan angive, hvordan data i én tabel er relateret til data i andre tabeller. Denne struktur hjælper dig med at sikre, at kun de korrekte typer data indtastes.
Access gemmer data i tabeller, der ligner regneark , men Access-tabeller er designet til komplekse forespørgsler i forhold til data, der er gemt i andre tabeller.
Brug Access, når du:
-
Forvent mange personer, der arbejder i databasen, og du vil have robuste indstillinger, der sikkert håndterer opdateringer af dine data, f.eks. postlåsning og konfliktløsning.
-
Forvent behovet for at føje flere tabeller til et datasæt, der stammer fra en flad eller ikke-relationel tabel.
-
Vil køre komplekse forespørgsler.
-
Vil oprette en række rapporter eller adresseetiketter.
-
Administrere kontakter Du kan administrere dine kontakter og postadresser og derefter oprette rapporter i Access eller flette dataene med Microsoft Office Word for at udskrive standardbreve, konvolutter eller adresseetiketter.
-
Sporing af lager og aktiver Du kan oprette et lager over elementer derhjemme eller i virksomheden og gemme fotos eller andre relaterede dokumenter sammen med dataene.
-
Ordresporing Du kan angive oplysninger om produkter, kunder og ordrer, og derefter oprette rapporter, som viser salg efter medarbejder, region, tidsperiode eller en anden værdi.
-
Opgavesporing Du kan spore opgaver for en gruppe af personer og angive nye opgaver på samme tid, som andre opdaterer deres eksisterende opgaver i den samme database.
-
Organisere udlånsbiblioteker Du kan bruge Access til at gemme data om dine bøger og cd'er og holde styr på, hvem du har udlånt dem til.
-
Planlægning af begivenheder Du kan angive oplysninger om begivenhedsdatoer, steder og deltagere og derefter udskrive tidsplaner for eller opsummeringer af begivenhederne.
-
Sporing af ernæring Hold styr på opskrifter og logfør kost- og motionsaktiviteter.
Hvornår skal jeg bruge Excel?
Som et regnearksprogram kan Excel gemme store mængder data i projektmapper, der indeholder et eller flere regneark. Men i stedet for at fungere som et databasestyringssystem, f.eks. Access, er Excel optimeret til dataanalyse og beregning. Du kan bruge dette fleksible program til at oprette modeller til analyse af data, skrive enkle og komplekse formler for at udføre beregninger på disse data, pivotere dataene, som du ønsker det, og præsentere data i en række professionelt udseende diagrammer. Microsoft Create har flere Excel-designskabeloner at vælge mellem
Brug Excel, når du:
-
Kræv en flad eller ikke-relationel visning af dine data i stedet for en relationsdatabase , der bruger flere tabeller, og når dataene for det meste er numeriske.
-
Kør ofte beregninger og statistiske sammenligninger af dine data.
-
Vil bruge pivottabeller til at få vist hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt layout.
-
Planlæg at oprette diagrammer regelmæssigt og vil bruge de nye diagramformater, der er tilgængelige i Excel.
-
Vil fremhæve dine data ved hjælp af ikoner for betinget formatering, datalinjer og farveskalaer.
-
Vil udføre avancerede what if-analysehandlinger på dine data, f.eks. statistiske, tekniske og regressionsanalyser.
-
Vil holde styr på elementer på en simpel liste, enten til personlig brug eller til begrænset samarbejde.
-
Revision Du kan bruge de effektive beregningsfunktioner i Excel i mange regnskabsopgørelser – f.eks. en pengestrømsopgørelse, resultatopgørelse eller driftsregnskab.
-
Budgettering Uanset om dine behov er personlige eller forretningsrelaterede, kan du oprette en hvilken som helst type budget i Excel – f.eks. en marketingbudgetplan, et begivenhedsbudget eller et pensionsbudget.
-
Fakturering og salg Excel er også nyttigt til administration af fakturerings- og salgsdata, og du kan nemt oprette de formularer, du skal bruge – f.eks. salgsfakturaer, følgesedler eller indkøbsordrer.
-
Rapportering Du kan oprette forskellige typer rapporter i Excel, der afspejler din dataanalyse eller opsummerer dine data – f.eks. rapporter, der måler projektets ydeevne, prognosedata, opsummerer data eller præsenterer afvigelsesdata.
-
Planlægning Excel er et godt værktøj til at oprette professionelle planer eller nyttige planlæggere – f.eks. en ugentlig klasseplan, en marketingundersøgelsesplan, en skatteplan ved årets udgang eller planlæggere, der hjælper dig med at planlægge ugentlige måltider, fester eller ferier.
-
Tracking Du kan bruge Excel til at holde styr på data i en timeseddel eller liste – f.eks. en timeseddel til sporing af arbejde eller en lagerliste, der holder styr på udstyr.
-
Brug af kalendere På grund af den gitterlignende karakter egner Excel sig godt til at oprette en hvilken som helst type kalender – f.eks. en akademisk kalender til at holde styr på aktiviteter i skoleåret eller en kalenderårskalender til at spore forretningsbegivenheder og milepæle.
Hvis du vil have nyttige Excel-skabeloner i en af disse kategorier, skal du se Skabeloner til Excel på Microsoft Office Online.
Brug af Access og Excel sammen
Der kan være tidspunkter, hvor du ønsker at drage fordel af de fordele, som begge programmer har at tilbyde. Du har f.eks. oprettet et regneark i Excel, hvor du kan beregne og analysere dataene, men regnearket er blevet for stort og komplekst, og mange andre brugere skal have adgang til dataene. På dette tidspunkt kan det være en god ide at importere eller sammenkæde dit regneark i Access og bruge det som en database i stedet for at arbejde med det i Excel. Eller måske har du data i en Access-database, som du vil oprette nogle detaljerede pivottabeller og professionelle Excel-diagrammer til.
Uanset hvilket program du bruger først, kan du altid overføre data fra det ene program til det andet, hvor du kan fortsætte med at arbejde med det. Med eller uden en dataforbindelse kan du hente data til Access fra Excel (og omvendt) ved at kopiere, importere eller eksportere dem.
Du kan få mere at vide om, hvordan du udveksler data mellem begge programmer, under Flyt data fra Excel til Access.
