Brevfletning ved hjælp af et Excel-regneark

Brevfletning ved hjælp af et Excel-regneark

Brevfletning bruges til at oprette flere dokumenter på én gang. Disse dokumenter har samme layout, formatering, tekst og grafik. Kun bestemte dele af hvert dokument varierer og er tilpasset. Dokumenterne Word kan vha. brevfletning oprette bl.a. etiketter, breve, konvolutter og mails. Der er tre dokumenter involveret i brevfletningsprocessen:

  • Det primære dokument

  • Datakilden

  • Det flettede dokument

Du kan få mere at vide om, hvordan du kan bruge Excel-data til brevfletning, i følgende video, der er en del af et kursus: Tag brevfletning et skridt videre.

Trin 1: Klargør dataene i Excel til brevfletning

Det vigtigste trin i brevfletningsprocessen er at konfigurere og klargøre dataene. Du skal bruge dit Excel-regneark som datakilde for modtagerlisten.

Her er nogle tip til, hvordan du klargør dataene til en brevfletning. Sørg for, at:

  • Kolonnenavnene i dit regneark matcher de feltnavne, du vil indsætte i din brevfletning. Hvis du f.eks. vil tiltale læserne med deres fornavn, skal du bruge separate kolonner til for- og efternavn.

  • Alle data, der skal flettes, findes i det første ark i regnearket.

  • Dataindtastninger med procenter, valuta og postnumre er formateret korrekt i regnearket, således at Word kan læse deres værdier korrekt.

  • Det Excel-regneark, der skal bruges i brevfletningen, er gemt lokalt på din computer.

  • Ændringer eller tilføjelser til dit regneark er foretaget, før det forbindes med dit dokument til brevfletning i Word.

Bemærkninger: 

  • Du kan importere oplysninger fra dit Excel-regneark ved at importere oplysninger fra en kommasepareret fil (.csv) eller (.txt) og bruge guiden Tekstimport til at oprette et nyt regneark.

  • Få mere at vide under Forbered din Excel-datakilde til brevfletning i Word.

Trin 2: Start brevfletningen

  1. I Word skal du vælge Filer > Ny > Tomt dokument.

  2. Under fanen Forsendelser, i gruppen Start brevfletning, skal du vælge Start brevfletning og derefter den type brevfletning, du vil køre.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Start brevfletning og listen over tilgængelige indstillinger for den type brevfletning, du vil køre.

  3. Klik på Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Vælg modtagere med indstillingen Brug en eksisterende liste valgt.

  4. Gå til Excel-regnearket, og vælg derefter Åbn.

  5. Hvis Word beder dig om det, skal du vælge Ark1$ > OK.

    Bemærk: Excel-regnearket er nu forbundet med det brevfletningsdokument, du opretter i Word.


Rediger din adresseliste

Du kan begrænse, hvem der modtager din mail.

  1. Vælg Rediger modtagerliste.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Rediger modtagerliste fremhævet.

  2. I dialogboksen Brevfletning – modtagere skal du fjerne markering af afkrydsningsfeltet ud for navnet på en person, du ikke ønsker, skal modtage din mail.

    Vælg rækker ved at markere afkrydsningsfeltet

    Bemærk: Du kan også sortere eller filtrere listen for at gøre det lettere at finde navne og adresser. Du finder flere oplysninger om at sortere og filtrere en adresseliste under Sortér og filtrer dataene til en brevfletning.

Trin 3: Indsæt et fletfelt

Du kan indsætte ét eller flere fletfelter, der trækker oplysninger fra dig regneark ind i dokumentet.

Sådan indsættes en adresseblok til en konvolut, en etiket, en mail eller et brev

  1. På fanen Forsendelser, i gruppen Skriv og indsæt felter, skal du vælge Adresseblok.

    Fletfeltet Indsæt adresseblok

  2. I dialogboksen Indsæt adresseblok skal du vælge et format til modtagerens navn, som det vises på konvolutten.

    Indstillinger for adresseblok

  3. Vælg OK.

  4. Vælg Filer > Gem.

Sådan indsættes en hilsen i en mail eller et brev

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Hilsen i gruppen Skriv og indsæt felter.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Hilsen fremhævet.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Hilsen:

    • Under formatér hilsen kan du, om nødvendigt, ændre hilsenen ved at vælge hilsenen (Kære er standard), formatet for modtagerens navn og den sidste tegnsætning (et komma er standard).

      og

    • Under Hilsen for ugyldige modtagernavne skal du vælge en mulighed fra listen over hilsener.

  3. Vælg OK.

  4. Vælg Filer > Gem.

Sådan indsættes data fra dit regneark i en mail eller et brev

  1. På fanenForsendelser skal du vælge Indsæt fletfelt i gruppen Skriv og indsæt felter.

  2. I dialogboksen Indsæt fletfelt skal du under Felter vælge et feltnavn (kolonnenavn i dit regneark) og derefter vælge Indsæt.

  3. Gentag trin 2 efter behov, og vælg Luk, når du er færdig.

  4. Vælg Filer > Gem.

Du kan finde flere oplysninger om at tilføje felter fra dit regneark til brevfletningsdokumentet i Indsæt brevfletningsfelter. Og hvis du er interesseret i at lære mere om indstillinger til konfiguration af mails, kan du se Mailfletning i Word.

Trin 4: Gennemse og afslut brevfletningen

Når du har indsæt de fletfelter, du ønsker, kan du se eksempel på resultatet for at kontrollere, at indholdet er i orden. Herefter er du klar til at gennemføre brevfletningsprocessen.

  1. Vælg Vis resultater på fanen Forsendelser.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser gruppen Vis resultater.

  2. Vælg knappen Næste Knappen Næste post til visning af resultater for brevfletning eller Forrige Knappen Forrige post til visning af resultater for brevfletning for at bevæge dig gennem poster i din datakilde og se, hvordan posterne vises i dokumentet.

  3. I gruppen Udfør skal du vælge Afslut og flet og vælge Udskriv dokumenter eller Send mails.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Afslut og flet fremhævet.

Trin 5: Gem din brevfletning

Når du gemmer brevfletningsdokumentet, forbliver det knyttet til datakilden. Du kan genbruge brevfletningsdokumentet til din næste masseforsendelse.

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Ja, når Word beder dig om at opretholde forbindelsen.

Se også

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×