Brevfletning med konvolutter

Brevfletning med konvolutter

Når du har masseforsendelser til personer på din adresseliste, kan du bruge brevfletning til at oprette en masse adresserede konvolutter. Hver konvolut har påtrykt en adresse fra adresselisten. Du kan også oprette og udskrive konvolutter uden at bruge brevfletning.

Bemærkninger: 

Tre filer i brevfletningsprocessen, som er et hoveddokument, plus en adresseliste, der producerer sæt af breve eller mailmeddelelser, konvolutter og etiketter.

Disse dokumenter er involveret i at oprette og udskrive konvolutter ved hjælp af brevfletningsprocessen:

  • Dit hoveddokument
    Dette dokument indeholder tekst og grafik (f.eks. et logo eller billede), som er identisk for hver version af den flettede konvolut. Afsenderadressen på konvolutten er et eksempel på identisk indhold.

  • Din adresseliste
    Dette dokument indeholder adresserne, der skal udskrives på konvolutterne.

Når du kombinerer disse to dokumenter ved at følge nedenstående trin, får du adresserede konvolutter.

Trin 1: Konfigurer adresselisten

Adresselisten er din datakilde. Den kan være et Excel-regneark, en mappe af Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den indeholder de poster, som Word henter oplysninger fra til at generere de adresser, der skal udskrives på konvolutterne.

Tip!

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du oprette en under brevfletningen. Før du starter brevfletningprocessen, skal du samle alle dine adresselister og føje dem til datakilden.

  • Hvis du bruger et Excel-regneark, skal du sikre dig, at kolonnen til postnumre er formateret som tekst, så du ikke mister nogen nuller. Du kan få mere at vide under Formatering af brevfletningstal, datoer og andre værdier i Excel

  • Hvis du vil bruge dine Outlook-kontakter, skal du sørge for, at Outlook er dit standardmailprogram.

Trin 2: Test konvoluttens layout

Opsætning af konvolutten til fletning er et indledende trin i brevfletningsprocessen. Det er altid god praksis at køre en lille testbatch med konvolutter, før du udfører en rigtig brevfletning.

Bemærk: Hvis du er bekendt med udskrivning af konvolutter på dit system, kan du gå til trin 3.

  1. I Word skal du vælge Filer > Ny > Tomt dokument.

  2. Vælg Konvolutter i gruppen Opret under fanen Forsendelser.

    Udskrive konvolutter

  3. I feltet Modtageradresse skal du skrive en eksempeladresse for at teste, hvordan en konvolut vil se ud, når den er udskrevet.

    Feltet til modtageradresse på konvolutten

    Bemærk: Eksempeladressen vises ikke i din brevfletning.

  4. I feltet Afsenderadresse skal du skrive din adresse.

    Feltet Afsenderadresse

  5. Vælg Indstillinger > Konvolutindstillinger, og gør følgende:

    • På rullelisten Konvolutstørrelse skal du vælge den størrelse, der svarer til din konvolut, eller vælge Brugerdefineret størrelse.

      Fanen Konvolutindstillinger til indstilling af konvolutstørrelse og skrifttyper til adresser

      Bemærk: Hvis du vælger Brugerdefineret størrelse, skal du angive målene på konvolutten i felterne Bredde og Højde. Vælg OK, når du er færdig.

    • Under Modtageradresse og Afsenderadresse skal du vælge en skrifttype og forskudt placering til venstre og øverst for hver adresse.

      Bemærk: Baseret på eksemplet af konvolutlayoutet kan du foretage eventuelle nødvendige justeringer af dine valg.

  6. Under fanen Udskriftsindstillinger skal du bekræfte, at den rigtige konvolutfødning er valgt, indføre konvolutten som vist i illustrationen og derefter vælge OK.

    Bemærk: Printeren fortæller Word, hvordan konvolutten skal lægges i printeren. Disse oplysninger vises under Konvolutfødning.

    Diagram over indstillinger for fødning af konvolutter i printeren

  7. Vælg Udskriv, og vælg derefter Ja at gemme afsenderadressen som standardadresse.

    Bemærk: Hvis konvolutten er udskrevet korrekt, er du klar til at gå til næste trin i brevfletningen. Hvis konvolutten ikke udskrives som forventet, skal du gå tilbage til trin 5 og igen justere indstillingerne for konvolutlayout og indstillingerne i Form Feed efter behov.

Trin 3: Start brevfletningen

  1. Vælg Start brevfletning > Konvolutter under fanen Forsendelser i gruppen Start brevfletning.

    Menuen Start brevfletning

  2. I dialogboksen Konvolutindstillinger skal du konfigurere konvolutten ved at vælge indstillinger som i trin 2: Test din konvoluts layout, og vælg derefter OK.

    Bemærk: Word opretter et dokument, der er tilpasset målene på konvolutten, og viser, hvor afsenderadressen placeres på konvolutten.

  3. Hvis du gerne vil føje en afsenderadresse eller et logo til konvolutten, er det et godt tidspunkt at gøre det nu.

  4. Vælg Filer > Gem, og tilføj et filnavn.

Trin 4: Kæd din adresseliste sammen med dit hoveddokument

Nu er du klar til at åbne datakilden for din adresseliste.

  1. På fanen Forsendelser skal du i gruppen Start brevfletning vælge Vælg modtagere og derefter vælge en indstilling.

    Kommandoen Skriv en ny liste

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, skal du vælge Skriv en ny liste og oprette en.

      eller

    • Hvis din adresseliste er et Excel-regneark, en Access-database eller en anden type datafil, skal du vælge Brug en eksisterende liste. Gå derefter til ilsten, og vælg Åbn.

      eller

    • Hvis du bruger dine Outlook-kontakter, skal du vælge Vælg fra Outlook-kontakter.

  3. Vælg Filer > Gem.

Rediger din adresseliste

Hvis du udskriver konvolutter for alle på din liste, skal du gå til Trin 5: Føj adresseblokken til konvolutten. Hvis du vil udskrive konvolutter til personer på din liste, som f.eks. bor inden for 32 kilometers afstand af en begivenhed, du er vært for, skal du bruge et filter som f.eks. et postnummer til at indskrænke listen. Du kan få mere at vide om filtrering af dine data under Sortér og filtrér dataene til en brevfletning.

Tip: Det kan det være nyttigt at bruge filterfunktionen til at filtrere dine kontakter, som du ikke har en postadresse til. På den måde mister du ikke konvolutter, som du ikke vil kunne sende.

Hvis du vil vælge enkelte personer på listen, som du vil oprette konvolutter til, skal du gøre følgende:

  1. Vælg Rediger modtagerliste.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Rediger modtagerliste fremhævet.

  2. Markér navnene på de personer, du vil sende post til.

    Vælg rækker ved at markere afkrydsningsfeltet

    Du kan også sortere eller filtrere listen for at gøre det lettere at finde navne og adresser.

Trin 5: Føj adresseblokken til konvolutten

Adresseblokken er et fletfelt til brevfletning. Det er også kendt som en pladsholder, du bruger i fletfeltet til at markere det sted, du ønsker, adresserne skal vises på konvolutten.

Bemærk: Det er ofte nemmere at justere adresseblokken korrekt, hvis du først aktiverer visning af afsnitstegn (¶). Du aktiverer dem ved at gå til fanen Hjem på båndet og klikke på knappen Vis/skjul ¶ eller trykke på Ctrl+Skift+8.

  1. Placer markøren, hvor du vil placere adresseblokken. Hvis du har aktiveret visning af afsnitstegn, skal du klikke umiddelbart efter afsnitstegnet (¶), som Word har placeret midt på konvolutten.

  2. På fanen Forsendelser, i gruppen Skriv og indsæt felter, skal du vælge Adresseblok.

    Fletfeltet Indsæt adresseblok

  3. I dialogboksen Indsæt adresseblok skal du vælge et format til modtagerens navn, som det vises på konvolutten.

    Indstillinger for adresseblok

    Bemærk: Under Eksempel skal du vælge knappen Næste Knappen Næste post til visning af resultater for brevfletning eller Forrige Knappen Forrige post til visning af resultater for brevfletning for at bevæge dig gennem posterne i din datakilde og se, hvordan en adresse vises på konvolutten.

  4. Vælg OK.

  5. Vælg Filer > Gem for at gemme dit flettede dokument, før du fortsætter.

Kontrollér navne på fletfelter

Sørg for, at Word placerer navne og adresser fra din adresseliste de rigtige steder på konvolutten.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Match felter i gruppen Felterne Skriv og Indsæt.

  2. I dialogboksen Match felter er kolonnen til venstre de feltnavne, som Word bruger i en adresseblok. Kolonnen til højre giver dig mulighed for at matche felter i din datakilde med disse feltnavne. Kontrollér, at de feltnavne, der vises i venstre side matcher navnene på kolonneoverskrifterne for poster på adresselisten, så Word kan indsætte de rigtige data det rigtige sted på konvolutten.

    Dialogboksen Match felter
  3. Gør et af følgende:

    • Hvis det viste feltnavn, der vises, svarer til kolonneoverskrifter, du brugte til poster i adresselistens datakilde, skal du ikke gøre noget.

      eller

    • Hvis (ikke tilsvarende) vises i et feltnavn, du forventede, svarede til en kolonneoverskrift i datakilden, skal du vælge pilen i rullelisten og derefter vælge feltnavnet i adresselistens datakilde. Gentag efter behov.

  4. Vælg OK.

Trin 6: Se eksempel, og udskriv konvolutter

Lav et sidste tjek, før du udskriver konvolutterne.

  1. Vælg Vis resultater, og vælg derefter knappen Næste Knappen Næste post til visning af resultater for brevfletning eller Forrige Knappen Forrige post til visning af resultater for brevfletning post for at sikre, at navnene og adresserne på alle konvolutterne ser rigtige ud.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser gruppen Vis resultater.

    Tip:  For at gå til begyndelsen af listen skal du vælge knappen Første Knappen Første post til visning af resultater for brevfletning , og for at gå til slutningen af listen skal du vælge knappen Sidste Knappen Sidste post til visning af resultater for brevfletning .

  2. Vælg Afslut og Flet > Udskriv dokumenter.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Afslut og flet fremhævet.

Trin 7: Gem brevfletningsdokumentet til konvolutter

Når du gemmer brevfletningsdokumentet til konvolutter, forbliver det knyttet til din adresseliste, så du kan bruge det til din næste masseforsendelse.

Sådan genbruger du brevfletningsdokumentet til konvolutter

  • Åbn brevfletningsdokumentet til konvolutter, og vælg Ja, når Word beder dig om at opretholde forbindelsen.

Sådan ændres adresser i brevfletningsdokumentet til konvolutter

  • Åbn brevfletningsdokumentet til konvolutter, og vælg Rediger modtagerliste for at sortere, filtrere og vælge bestemte adresser.

Se også

Har du et spørgsmål til brevfletning i Word, som vi ikke har besvare her?

Stil et spørgsmål i Word-forummet

Hjælp os med at forbedre Word

Har du forslag til, hvordan vi kan forbedre brevfletning (eller en anden funktion) i Word? Hvis det er tilfældet, så besøg Word User Voice og fortæl os om det!

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×