Brevfletning: Vælg modtagere

Hvis du vil vælge modtagere til din brevfletning, skal du forbinde dokumentet til en datakilde eller en datafil. Hvis du ikke allerede har en datakilde, kan du oprette en datakilde under brevfletningsprocessen.

Vigtigt: Hvis du bruger en eksisterende liste, skal du kontrollere, at den indeholder de oplysninger, du vil bruge, herunder alle kolonner og rækker. Du kan foretage nogle ændringer under fletningen, men du kan ikke åbne datakilden separat under fletningen. Det er nemmere at foretage fletningen, hvis datakilden er klar, inden du opretter forbindelse til den.

Hvis du planlægger at bruge brugerdefinerede felter for kontakter med listen over kontakter i Microsoft Outlook, eller hvis du planlægger at bruge en offentlig mappe med kontakter, skal du starte brevfletningen i Outlook.

I denne artikel

Vælg en eksisterende datakilde

Tip til at arbejde med kontaktlister i Microsoft Office Outlook

Jeg kan ikke finde Outlook-mappen Kontaktpersoner

Aktivér egenskaben Vis denne mappe som adressekartotek til mail

Skift din Outlook-brugerprofil

Jeg modtager fejlmeddelelser om mailklienter og tabeller

Jeg kan ikke oprette forbindelse til Outlook-mappen Kontaktpersoner under Offentlige mapper

Tip til formatering af data i Excel

Opret en datakilde ved at skrive en ny liste

Vælg en eksisterende datakilde

  1. Under fanen Forsendelser i gruppen Start brevfletning skal du klikke på Vælg modtagere.

    Office 2010-båndet

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Brug Kontaktpersoner i Outlook    Klik på Vælg fra Outlook-kontaktpersoner, hvis du vil bruge dine Microsoft Outlook-kontaktpersoner.

      Vigtigt: Du kan finde flere oplysninger om brug af Lister over Kontakter under Tip til at arbejde med Lister over kontakter i Microsoft Outlook.

    • Brug af en eksisterende datakildefil    Hvis du har et Microsoft Excel-regneark, en Microsoft Access-database eller en anden type datafil, skal du klikke på Brug eksisterende liste og derefter finde filen i dialogboksen Vælg datakilde .

      For Excel kan du vælge data fra ethvert regneark eller et navngivet område i en projektmappe. For Access kan du vælge data fra enhver tabel eller forespørgsel, der er defineret i databasen.

      Vigtigt: Du kan finde tip til at formatere data i et Excel-regneark til brevfletning under Tip til formatering af data i Excel.

      For andre typer datafiler skal du vælge filen i dialogboksen Vælg datakilde. Hvis filen ikke vises på listen, skal du vælge den relevante filtype eller vælge Alle filer i feltet Filtype. Du kan bruge følgende typer datafiler i en brevfletning:

      • Filer fra filbaserede databaseprogrammer på enkeltniveau, som du har installeret en OLE DB-provider eller ODBC-driver til. Microsoft Office 2010 leveres med flere af disse drivere.

      • En HTML-fil, der indeholder en enkelt tabel. Første række i tabellen skal indeholde kolonnenavne, mens de øvrige rækker skal indeholde data.

      • Et Word-dokument. Dokumentet skal indeholde en enkelt tabel. Første række skal indeholde overskrifter, og de øvrige rækker skal indeholde de poster, der skal indgå i brevfletningen.

      • En hvilken som helst tekstfil, der indeholder datafelter, som er separeret (eller afgrænset) af tabulatortegn eller kommaer, og dataposter, der er separeret af afsnitstegn.

    • Opret en ny datafil i Word    Hvis du ikke har en datafil endnu, skal du klikke på Skriv ny liste og derefter bruge den formular, der åbnes, når du opretter din liste. Listen gemmes som en databasefil (.mdb), som du kan genbruge. Du kan finde flere oplysninger under Opret en datakilde ved at skrive en ny liste.

Bemærk: Hvis du har installeret Microsoft Office 2010 (i stedte for at installere Word 2010), kan du også bruge Microsoft Query til at oprette en forespørgsel og hente de ønskede data fra en ekstern datakilde.

Hvis du vil have oplysninger om, hvordan du arbejder med kontakter i Outlook eller med data i Excel-projektmapper, skal du læse videre.

Tip til at arbejde med kontakter i Microsoft Office Outlook

Oprettelse af forbindelse til Outlook-mappen Kontakter er normalt en enkel proces, men der kan opstå problemer. Følgende er løsninger på almindelige problemer, der kan opstå:

Jeg kan ikke finde Outlook-mappen Kontaktpersoner

Du skal muligvis slå egenskaben Vis denne mappe som adressekartotek til mail til i Outlook, eller du skal ændre din Outlook-brugerprofil.

Bemærk: En Outlook-brugerprofil består af en gruppe e-mail-konti og adressekartoteker. Du har normalt kun brug for én profil. Hvis du deler computeren med andre brugere eller benytter forskellige adressekartoteker til forskellige formål, kan du dog oprette flere profiler. Hvis du benytter en profil, der ikke indeholder den mappe med kontaktpersoner, som du vil bruge, når du starter på en brevfletning, vises mappen ikke.

Aktivér egenskaben Vis denne mappe som adressekartotek til mail

  1. Klik på Kontakter i Microsoft Outlook.

  2. Højreklik på den mappe med Kontakter, der indeholder de oplysninger, som du vil benytte til en brevfletning, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen.

  3. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Vis denne mappe som adressekartotek til e-mail er markeret under fanen Outlook-adressekartotek, og klik derefter på OK.

Skift din Outlook-brugerprofil

  1. Start Outlook igen.

  2. Når du bliver bedt om at angive en profil, skal du vælge den profil, der indeholder den mappe med Kontakter, du vil bruge i brevfletningen.

    Hvis du ikke bliver bedt om at angive en profil, og du ved, at du har mere end én, kan du konfigurere Outlook til at anmode dig om en profil. Dette gør du på følgende måde:

    1. Afslut Outlook.

    2. Klik på Brugerkonti i Kontrolpanel, og klik derefter på Post.

    3. Klik på Vis profiler.

    4. Hvis du vil spørges om, hvilken profil der skal benyttes, hver gang du starter Outlook, skal du klikke på Spørg efter den profil, der skal benyttes og derefter klikke på OK.

Tilbage til Outlook-tip

Jeg modtager fejlmeddelelser om mailklienter og tabeller

Hvis Outlook ikke er indstillet som dit standardprogram til mail, vises der muligvis en meddelelse som denne i Word: "Enten er der ingen standardmailklient, eller den aktuelle mailklient kan ikke gennemføre meddelelsesanmodningen. Kør Microsoft Office Outlook, og angiv det som standardmailklienten."

Sådan kan du løse problemet:

  1. Klik på Indstillinger under fanen Filer.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Gør Outlook til standardprogram for e-mail, kontakter og kalender under Startindstillinger, og klik derefter på OK.

  3. Start Word igen, åbn dit brevfletningsdokument, og opret forbindelse til Outlook-mappen Kontaktpersoner.

Tilbage til Outlook-tip

Jeg kan ikke oprette forbindelse til Outlook-mappen Kontakter under Offentlige mapper

Hvis du vil bruge kontakter fra en offentlig mappe til en brevfletning, skal du starte brevfletningen i Outlook.

  1. Gå til den offentlige mappe i Outlook, og vælg de kontakter, du vil bruge i brevfletningen.

  2. På fanen Hjem i Outlook skal du gå til Handlinger og klikke på Brevfletning.

    For at få mere at vide om, hvordan du starter brevfletningen i Outlook, skal du se Brug Outlook-kontakter som en datakilde til en brevfletning

Tilbage til Outlook-tip

Tip til formatering af data i Excel

Hvis din datafil er et Excel-regneark, som indeholder procenter, valutaværdier eller postnumre, kan du bevare dataenes numeriske formatering ved at oprette forbindelse til Excel-regnearket fra Word ved hjælp af DDE (Dynamic Data Exchange). Du kan f.eks. sikre, at det femcifrede postnummer 07865 i datafilen ikke vises som tallet 7865 (uden foranstående nul).

Inden du opretter forbindelse til regnearket, skal du gøre følgende i Word:

  1. Klik på Indstillinger under fanen Filer.

    I Word 2007 skal du klikke på Microsoft Office-knappen Office-knapflade og derefter klikke på Word-indstillinger.

  2. Klik på Avanceret.

  3. Rul til afsnittet Generelt, og marker afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning.

  4. Klik på OK.

  5. Når hoveddokumentet til brevfletning er åbent, skal du klikke på Vælg modtagere i gruppen Start brevfletning under fanen Forsendelser og derefter klikke på Brug eksisterende liste.

  6. Find Excel-regnearket i dialogboksen Vælg datakilde, og dobbeltklik på det.

  7. Klik på MS Excel-regneark via DDE (*.xls) i dialogboksen Bekræft datakilde, og klik derefter på OK. Hvis MS Excel-regneark via DDE (*.xls) ikke vises, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis alt.

  8. Markér det celleområde eller regneark, der indeholder de oplysninger, som du vil flette, under Navngivet område eller celleområde i dialogboksen Microsoft Excel, og klik derefter på OK.

    Bemærk: Hvis du ikke vil spørges, hver gang du åbner en datafil, kan du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering ved åbning, når du opretter forbindelse til regnearket.

Oprette en datakilde ved at skrive en ny liste

  1. Skriv oplysningerne for den første adresse eller den første post, som skal medtages i brevfletningen, i dialogboksen Ny adresseliste.

    Hvis du vil tilføje eller fjerne kolonner, skal du klikke på Tilpas kolonner og derefter foretage de ønskede ændringer.

  2. Når du har skrevet alle oplysningerne for den første post, skal du klikke på Ny post og derefter skrive oplysningerne til den næste post. Fortsæt, indtil du har skrevet oplysningerne for alle de poster, du vil medtage.

  3. Når den nye liste er fuldført, skal du klikke på OK.

  4. Skriv et navn på den nye liste i dialogboksen Gem adresseliste, og klik derefter på Gem.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×