Bliv fortrolig med databaseobjekter

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Access indeholder seks databaseobjekter, som hjælper dig med at drage fuld nytte af dine data, når de kombineres. Få mere at vide om den rolle, hvert objekt spiller.

Tabeller

Access organiserer dine oplysninger i tabeller: lister af rækker og kolonner, der minder om en bogholders blok eller et regneark. Hver tabel indeholder oplysninger om et bestemt emne, så de fleste databaser indeholder mere end én tabel.

Billeder af tabeller for produkter, kunder og ordrer

Hver række i tabellen kaldes en post, og hver kolonne kaldes et felt. En post indeholder alle de oplysninger, der er specifikke for et bestemt objekt, f.eks. en kunde eller en ordre. Et felt er et enkelt element af oplysninger om den pågældende enhed. I tabellen Produkter vil f.eks. hver række eller post indeholde oplysninger om et produkt. Hver kolonne eller hvert felt indeholder en eller anden form for oplysninger om produktet, f.eks. dets navn eller pris. Hvis du ikke allerede er fortrolig med dem, kan du få mere at vide om grundlæggende oplysninger om databaser.

Forespørgsler

I en veldesignet database er de data, du vil præsentere via en formular eller rapport, normalt placeret i flere tabeller. Du bruger en forespørgsel til at hente oplysninger fra forskellige tabeller og samle dem, så de kan vises i en formular eller rapport.

En forespørgsel kan være en anmodning om dataresultater fra din database, eller den kan bruges til at udføre en handling på dataene, eller den kan være begge dele. Brug forespørgsler til at få svar på simple spørgsmål, udføre beregninger ved hjælp af data, kombinere data fra forskellige tabeller og tilføje, ændre eller slette data fra en database.

Der findes mange typer forespørgsler, men de to grundlæggende typer er:

Overordnede forespørgselstyper

Brug

Vælg

For at hente data fra en tabel eller foretage beregninger.

Handling

Tilføj, rediger eller slet data. Hver opgave har en bestemt type handlingsforespørgsel. Du kan ikke bruge handlingsforespørgsler i Access-webapps.

Formularer

Formularer er som udstillingsvinduer i butikker – de gør det nemmere at få vist eller få adgang til de databaseelementer, du ønsker. Som papirformularer er Access-formularer objekter, som du eller andre brugere kan bruge til at tilføje, redigere eller vise data, der er gemt i din Access-skrivebordsdatabase. Det er vigtigt at designe din formular med brug for øje. Hvis den f.eks. er til flere brugere, hjælper en flot formular med at gøre dataindtastning nøjagtig, hurtig og effektiv.

Rapporter

Rapporter giver mulighed for at få vist, formatere og opsummere oplysninger fra din Access-database. Opret f.eks. en simpel rapport over telefonnumre til alle dine kontakter eller en oversigtsrapport over det samlede salg på tværs af forskellige regioner og tidsperioder.

Rapporter er praktiske, når du vil præsentere oplysningerne i din database for at:

  • Vise eller distribuere en oversigt over dataene.

  • Gemme et snapshot af dataene.

  • Vise detaljer om enkelte poster.

  • Oprette etiketter.

Makroer

En makro er et værktøj, der gør det muligt at automatisere opgaver og føje funktioner til formularer, rapporter og kontrolelementer. Hvis du f.eks. føjer en kommandoknap til en formular og knytter knappens OnClick-handling til en makro, udfører den derefter en kommando hver gang, der klikkes på knappen.

Access har et designmiljø til at hjælpe dig med at oprette makroer. Du bruger i bund og grund et forenklet programmeringssprog til at oprette en liste over de handlinger, der skal udføres. Nogle handlinger kræver yderligere oplysninger, f.eks. i hvilket felt udfyldningen skal vises. Designmiljøet gør det nemmere at oprette makroer, når du vælger fra listerne over handlinger og udfylder oplysninger.

Makroer bruges til at automatisere en række handlinger, foretage ændringer i data i en database og meget mere. I designvisningen indeholder makroer et undersæt af de kommandoer, der er tilgængelige i Visual Basic for Applications (VBA). De fleste finder det lettere at opbygge en makro, der føjer funktioner til formularer, rapporter og kontrolelementer, end at skrive VBA-kode, men du kan altid konvertere makroerne til VBA fra designvisningen.

Antag, at du vil åbne en rapport direkte fra en af dine dataindtastningsformularer. Føj en knap til din formular, og opret derefter en makro, der åbner rapporten. Makroen kan enten være en enkeltstående makro (et separat objekt i databasen), som derefter knyttes til en OnClick-handling for knappen, eller makroen kan integreres direkte i OnClick-handlingen for selve knappen. Under alle omstændigheder kører makroen og åbner rapporten, når du klikker på knappen.

Moduler

Moduler er VBA-kode, som du skriver til at automatisere opgaver i dit program og udføre overordnede funktioner. Du skriver moduler i programmeringssproget VBA. Et modul er en samling af erklæringer, udsagn og procedurer, som er gemt sammen som en enhed.

Data i sig selv er ikke særlig interessante – faktisk kan de være meningsløse, indtil du gør noget med dem. Med Access kan du strukturere og forme dine data for at give dem den kontekst, som ikke blot gør dem nyttige, men ligefrem uundværlige. Ved at inkorporere nogle af de seks Access-komponenter eller OBJEKTER i databasen, kan du gøre det nemmere at indtaste, finde, visualisere og på anden vis administrere dine data.

Her er seks Access-objekter, du kan bruge til at arbejde med dine data.

TABELLER gemmer dine data. De er grundstenen i databasen. FELTET er det mindste dataelement i enhver database, og felter er organiseret i kolonner i tabellen. En SAMLING af felter danner en POST, og poster er organiseret i din tabels rækker. På denne måde organiseres dine datafelter og poster som en tabel.

FORESPØRGSLER er de spørgsmål, du stiller til dine data. "Hvor meget blev der solgt i fjerde kvartal?" for eksempel. Forespørgsler kan også filtrere data og foretage beregninger såsom at beregne summer eller rabatter. Resultaterne arrangeres i en tabel. Afhængigt af forespørgselstypen kan du tilføje eller ændre data.

FORMULARER giver din database et færdigt udseende. De kan hjælpe dig med hurtigt at indtaste data og vise knapper til at navigere i din database.

RAPPORTER bruges til at arrangere, uddrage eller visualisere dine data for bedre at præsentere eller analysere dem. Når du har brug for et diagram eller en graf til at repræsentere nogle af dine data, kan du føje en af disse til en rapport.

MAKROER automatiserer din database. De får noget til at ske, når du vælger en knap. Du kan også oprette makroer, som udfører gentagne opgaver for dig.

MODULER hjælper også med at automatisere din database på en måde, som rækker ud over makroer. Du kan udføre opgaver effektivt ved at skrive kode ved hjælp af Visual Basic for Applications i moduler. Med moduler kan du faktisk oprette et brugerdefineret tilføjelsesprogram til din database.

Nu, hvor du er blevet introduceret til de seks databaseobjekter, så lad os igen se på vores eksempel og lære om VISNINGER. Her kan du se tabelobjektet, som vises i DATAARKVISNING. Husk, at det databaseobjekt, du arbejder med, altid er i en eller anden form for visning – enten en visning til at OPRETTE objektet eller en visning til BRUG af det pågældende objekt.

Her er et andet eksempel. DENNE tabel er nu åben i dataarkvisning. Du kan bruge dens fane til nemt at skifte til Designvisning og se de mange muligheder for at oprette og ændre tabellen.

Denne formular er åben i FORMULARVISNING, som du kan bruge til hurtigt at føje data til den underliggende tabel. Du kan åbne formularen i LAYOUTVISNING for at tilføje kontrolelementer eller ændre formularen. Det er her, du opretter formularen i første omgang.

Det samme gælder for forespørgsler. Du kan konfigurere forespørgslen i Designvisning. Når du efterfølgende kører forespørgslen, vises resultaterne i dataarkvisning. Du kan endda åbne forespørgslen i SQL-visning og ændre den faktiske kode, hvis du har brug for det.

Nogle visninger kan begge dele. Du kan f.eks. føje data til denne tabel, som du ville forvente. Men du kan også ændre designet ved at tilføje felter.

Så nu kender du de seks typer Access-databaseobjekter og de visninger, hvor du kan arbejde med disse objekter. Når du planlægger din database, skal du tænke over, hvad vil du foretage dig med dine data. Dine slutbrugere af dataene vil hjælpe dig med at bestemme, hvilke Access-objekter der bedst hjælper dig til at opfylde dine mål.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×