Bliv fortrolig med databaseobjekter

Tabeller

Access organiserer dine oplysninger i tabeller: lister af rækker og kolonner, der minder om en bogholders blok eller et regneark. Hver tabel indeholder oplysninger om et bestemt emne, så de fleste databaser indeholder mere end én tabel.

Hver række i tabellen kaldes en post, og hver kolonne kaldes et felt. En post indeholder alle de specifikke oplysninger for en bestemt enhed, f.eks. en kunde eller en ordre. Et felt er et enkelt oplysningselement om den pågældende enhed. I tabellen Produkter indeholder hver række eller post f.eks. oplysninger om ét produkt. Hver kolonne eller hvert felt indeholder en eller anden type oplysninger om det pågældende produkt, f.eks. dets navn eller pris. Hvis du ikke allerede kender dem, kan du lære de grundlæggende funktioner i databaser.

Forespørgsler

I en veldesignet database er de data, du vil præsentere via en formular eller rapport, normalt placeret i flere tabeller. Du bruger en forespørgsel til at hente oplysninger fra forskellige tabeller og samle dem, så de kan vises i en formular eller rapport.

En forespørgsel kan være en anmodning om dataresultater fra din database, eller den kan bruges til at udføre en handling på dataene, eller den kan være begge dele. Brug forespørgsler til at få svar på simple spørgsmål, udføre beregninger ved hjælp af data, kombinere data fra forskellige tabeller og tilføje, ændre eller slette data fra en database.

Der findes mange typer forespørgsler, men de to grundlæggende typer er:

Formularer

Formularer er som udstillingsemner i butikker – de gør det nemmere at få vist eller få adgang til de databaseelementer, du ønsker. På samme måde som papirformularer er Access-formularer objekter, som du eller andre brugere kan bruge til at tilføje, redigere eller vise de data, der er gemt i din Access-skrivebordsdatabase. Det er vigtigt at designe din formular med brug for øje. Hvis den f.eks. er til flere brugere, hjælper en veldesignet formular med at gøre dataindtastning nøjagtig, hurtig og effektiv.

Rapporter

Rapporter gør det muligt at få vist, formatere og opsummere oplysninger fra din Access-database. Du kan f.eks. oprette en simpel rapport over telefonnumre for alle dine kontakter eller en oversigtsrapport over det samlede salg på tværs af forskellige områder og tidsperioder.

Rapporter er praktiske, når du vil præsentere oplysningerne i din database for at:

• Vise eller distribuere en oversigt over dataene.

• Gemme et snapshot af dataene.

• Vise detaljer om enkelte poster.

• Oprette etiketter.

Makroer

En makro er et værktøj, der gør det muligt at automatisere opgaver og føje funktioner til formularer, rapporter og kontrolelementer. Hvis du f.eks. føjer en kommandoknap til en formular og knytter knappens OnClick-hændelse til en makro, udfører den derefter en kommando, hver gang der klikkes på knappen.

Access indeholder et designmiljø, der kan hjælpe dig med at oprette makroer. I bund og grund bruger du et forenklet programmeringssprog til at opbygge en liste over handlinger, der skal udføres. Nogle handlinger kræver yderligere oplysninger, f.eks. hvilket felt der skal vises udfyldning. Designmiljøet gør det nemmere at oprette makroer, når du vælger fra lister over handlinger og udfylder oplysninger.

Makroer bruges til at automatisere en række handlinger, foretage ændringer i data i en database og meget mere. I designvisningen indeholder makroer et undersæt af de kommandoer, der er tilgængelige i Visual Basic for Applications (VBA). De fleste finder det lettere at opbygge en makro, der føjer funktioner til formularer, rapporter og kontrolelementer, end at skrive VBA-kode, men du kan altid konvertere makroerne til VBA fra designvisningen.

Antag, at du vil åbne en rapport direkte fra en af dine dataindtastningsformularer. Føj en knap til din formular, og opret derefter en makro, der åbner rapporten. Makroen kan enten være en enkeltstående makro (et separat objekt i databasen), som derefter knyttes til en OnClick-handling for knappen, eller makroen kan integreres direkte i OnClick-handlingen for selve knappen. Under alle omstændigheder kører makroen og åbner rapporten, når du klikker på knappen.

Moduler

Moduler er VBA-kode, som du skriver til at automatisere opgaver i dit program og udføre overordnede funktioner. Du skriver moduler i programmeringssproget VBA. Et modul er en samling af erklæringer, udsagn og procedurer, som er gemt sammen som en enhed.