Bedste fremgangsmåder, når du bruger Outlook-kalenderen

Outlook-kalenderen er fuldt integreret med mail, kontakter og andre funktioner. Denne integration gør kalenderkomponenten til en af de mest populære funktioner i Outlook. I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du kan bruge de forskellige kalenderfunktioner. Herudover vil vi introducere dig for forbedringer af kalenderen, der specifikt har til formål at gøre din oplevelse mere ensartet.

Bemærk: Der blev tilføjet mange forbedringer af kalenderen til Outlook 2007-servicepakkerne. Vores allerførste anbefaling er derfor, at du sørger for at bruge Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) eller nyere. I afsnittene herunder antages det, at du bruger Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 eller Outlook 2016.

Videresende mødeindkaldelser

Hvis du bruger Outlook 2007, bør du ikke videresende mødeindkaldelser. Dette kan medføre, at møder går tabt eller bliver forkerte. Bed i stedet mødets arrangør om at føje deltageren til den oprindelige mødeindkaldelse.

Hvis du bruger Outlook 2010 eller nyere, og du er mødedeltager, kan du videresende et møde til en anden person, der bruger Outlook 2010 eller nyere med funktionen Meddelelse om videresendelse af møde. Når du bruger Outlook 2010 eller nyere til at videresende et møde til en anden, som ikke oprindeligt blev inviteret til mødet, sender Outlook en meddelelse om videresendelse af møde til mødets arrangør. Når arrangøren modtager mødemeddelelsen, føjes den nye deltager til arrangørens møde. Hvis de eksisterende mødedeltagere skal vide, at der er blevet føjet endnu en deltager til mødet, så skal arrangøren åbne mødet og sende en mødeopdatering til alle deltagerne.

Bemærk: Hvis du vil fortælle om et møde, men ikke invitere dem, skal du blot trække mødeindkaldelsen fra din kalender til ikonet Mail i nederste venstre side af Outlook. Dette åbner en mail med oplysninger om mødet, som du kan sende ud. Bemærk, at denne mail ikke tilføjer modtageren eller modtagerne til mødet, og at den kun indeholder mødeoplysningerne, som f.eks. dato, klokkeslæt, emne og dagsorden.

For Microsoft Exchange-brugere

I Microsoft Exchange Server 2007 blev der også introduceret meddelelser om videresendelse af møder som del af funktionen Calendar Attendant. Hvis du bruger Outlook til at oprette forbindelse til en postkasse til en organisation med en Exchange Server, kan meddelelsen om videresendelse af møder være underlagt Exchange-indstillingerne, hvis det er konfigureret af Exchange-administratoren. Exchange-administratoren kan f.eks. forhindre, at der sendes en meddelelse om videresendelse af møde til eksterne domæner.

Vi anbefaler generelt, at en deltager ikke videresender et møde, hvis de ikke er i samme Exchange-organisation som arrangøren, medmindre en af følgende betingelser gælder:

  • Deltageren bruger Microsoft Outlook 2010 eller nyere.

  • Deltagerens Exchange-administrator giver mulighed for meddelelser om videresendelse af møder til eksterne domæner.

  • Arrangøren bruger en Microsoft Outlook-klient.

Hvis der er tale om en deltager, der bruger et andet postsystem end Exchange, anbefaler vi generelt, at man ikke videresender et møde, medmindre alle følgende betingelser gælder:

  • Deltageren bruger Microsoft Outlook 2010 eller nyere.

  • Arrangøren bruger en Microsoft Outlook-klient.

Hvis arrangøren af en eller anden årsag ikke modtager meddelelsen om videresendelse af mødet, føjes mødedeltagerne ikke til arrangørens møde. Hvis arrangøren efterfølgende ændrer mødet og udsender en opdatering, sendes opdateringen kun til dem, der oprindeligt blev inviteret. De deltagere, der tidligere har modtaget den videresendte kopi, modtager ikke opdateringen.

Hvis de ovenstående begrænsninger forhindrer dig i at videresende mødeinvitationer på en konsekvent måde, er det bedst blot at bede mødets arrangør om at tilføje de ønskede deltagere. Det er vigtigt at bede mødets arrangør om at tilføje de ønskede deltagere, hvis du ikke er sikker på, at både dit og de ønskede deltageres miljø overholder ovenstående betingelser.

Bemærk: Outlook-stedfortrædere modtager ikke meddelelser om videresendelse af møde.

Behandle alle mødeindkaldelser og -aflysninger

Selvom du kan slette en mødeindkaldelse direkte fra din indbakke, skal du behandle mødeindkaldelsen korrekt ved enten at acceptere eller afvise den. Brug altid kommandoen Fjern fra kalender til at behandle mødeaflysninger fra din indbakke. Undgå at behandle møder direkte fra kalendermodulet.

Arbejde med tilbagevendende møder

Angiv slutdatoer, og begræns antallet af forekomster

Outlook gør det nemt at planlægge et møde, der har flere regelmæssige forekomster. Vi anbefaler, at du altid angiver en slutdato og begrænser den tilbagevendende serie til et bestemt antal forekomster. Det vil sandsynligt blive nødvendigt at redigere tilbagevendende møder på et eller andet tidspunkt. Deltagerne tilføjes eller fjernes f.eks. fra en enkelt forekomst, eller mødestedet eller -tiden ændres på grund af feriedatoer eller uforudsete omstændigheder. Outlook gemmer hver enkelt af disse unikke ændringer som en mødeundtagelse. Møder, hvor der er et meget stort antal undtagelser, medfører en mødeserie, som er svær at administrere. Derudover kan den medføre en uventet virkemåde. Du kan altid oprette en ny mødeserie, når den aktuelle afsluttes. Når du overvejer antallet af forekomster, skal du tænke på hyppigheden. Over en periode på et år vil et møde, der holdes to gange om ugen, have mere end 90 forekomster mere end et månedsmøde i samme periode.

Afslutte et tilbagevendende møde før den oprindelige slutdato

Selvom du kan annullere et tilbagevendende møde, er det en bedre mulighed at ændre slutdatoen for serien. Det giver dig og deltagerne mulighed for at holde styr på de møder, der er sket i fortiden. Hvis du annullere det tilbagevendende møde helt, går disse registreringer tabt. Den bedste valgmulighed er at angive en ny slutdato og derefter sende opdateringen til alle deltagerne. Dermed afsluttes mødeserien tidligt, samtidigt med at registreringerne for de tidligere møder bevares.

Bemærk: Hvis du afslutter mødeserien tidligt, mister du de undtagelser, der er knyttet til det tilbagevendende møde. Du kan få mere at vide om undtagelser ved at se "Angive slutdatoer og begrænse antallet af forekomster" ovenfor.

Du kan få flere oplysninger om annullering af alle fremtidige møder i en serie under: Annullere alle fremtidige møder i en serie

Ændre arrangøren

I Outlook er der ikke en måde, hvorpå du kan ændre en mødearrangør. Hvis du vil skifte mødearrangøren for et tilbagevendende møde, skal du afslutte det tilbagevendende møde. Det gør du ved at angive en tidligere slutdato og sende opdateringen til alle deltagerne. Når du har fuldført dette trin, skal den nye arrangør oprette et nyt tilbagevendende møde.

Du kan også få oplysninger om indstilling af en tidligere slutdato ved at se under Annullere et møde.

Undgå at bruge et tilbagevendende møde til at dele vedhæftede filer

Vedhæftede filer gør undtagelserne for tilbagevendende møde mere komplicerede. Hver enkelt undtagelse har sin egen kopi af de vedhæftede filer. Da undtagelser føjes til tilbagevendende møder, oprettes der nye kopier af de vedhæftede filer. Hvis du foretager ændringer til et sæt vedhæftede filer, videreføres disse ændringer ikke til de andre undtagelser. Hvis alle deltagerne skal have den seneste kopi af ændringer for et givet møde, skal du dele dokumenterne via en delingstjeneste som f.eks. OneDrive. Virksomhedsbrugere kan anvende SharePoint eller en anden delt filserver på netværket.

Undgå kopiering af møder

Outlook er designet, så links mellem et kopieret møde og det oprindelige møde fjernes. Dette er med til at forhindre uoverensstemmelser. I nyere versioner af Outlook føjes tekststrengen "Kopi:" til emnet. Det gør det nemt at identificere mødekopier.

Handlinger, der er relateret til kopierede møder, giver uventede resultater, så vi anbefaler derfor, at du ikke kopierer møder. Dette gælder både møder, der er kopieret fra en anden brugers kalender, samt dem, der er kopieret fra en anden kalendermappe, som du ejer.

Du kan få flere oplysninger om, hvordan du flytter møder, som du har arrangeret, til en anden kalendermappe under:

Sådan flytter du Outlook-møder uden at miste valgmuligheden "Send opdateringen"

Vedligeholde enheder, der har forbindelse til din kalender

Sørg for, at enheder, der har forbindelse til din kalender, alle har fået de seneste opdateringer installeret. Visse enheder anvender Exchange ActiveSync til at synkronisere kalenderen og andre mapper. Disse enheder omfatter Windows Phone-, Windows RT-, Apple iOS- og Android-enheder. Research In Motion (RIM) BlackBerry-enheder og andre enheder kan også synkroniseres med kalenderen.

Du kan få flere oplysninger om nogle af de kendte problemer under: Aktuelle problemer med Microsoft Exchange ActiveSync og tredjepartsenheder.

Bemærk:  I visse tilfælde kan flere Outlook-klienter og enheder ændre ting samtidigt, og det kan medføre uoverensstemmelser. For at minimere sandsynligheden for dette skal du ikke behandle det samme element på to eller flere klienter eller enheder inden for en relativ kort tidsperiode.

Vedligeholde tilføjelsesprogrammer, der integreres med Outlook

De fleste, om ikke alle, Outlook-tilføjelsesprogrammer, har adgang til Outlook-data. Et tilføjelsesprogram kan ændre et Outlook-element, som du redigerer samtidigt, uanset om det er i Outlook eller på en anden enhed. Dette kan give uoverensstemmelser. For at minimere sandsynligheden for, at dette sker, skal du sørge for at installere de seneste opdateringer til eventuelle tilføjelsesprogrammer eller programmer, der integreres med Outlook. Fjern eller deaktiver de programmer og tilføjelsesprogrammer, som du ikke bruger, eller som ikke har brug for at kunne integreres med Outlook.

Bemærk:  I visse tilfælde kan flere Outlook-klienter og enheder ændre ting samtidigt, og det kan medføre uoverensstemmelser. For at minimere sandsynligheden for dette skal du ikke behandle det samme element på to eller flere klienter eller enheder inden for en relativ kort tidsperiode.

Flere anbefalinger til Microsoft Exchange-brugere

Arbejde i et scenarie med administrator/stedfortræder

Hvis din organisation tillader det, skal du konfigurere Outlook til at oprette forbindelse til din Exchange-postkasse vha. Cachelagret Exchange-tilstand. Dette giver den bedste ydeevne.

Nyere versioner af Microsoft Outlook, Microsoft Entourage og Microsoft Outlook til Mac har mange forbedringer af stedfortræderfunktionen. Du kan finde flere oplysninger om disse forbedringer under:

Outlook-stedfortræderfunktion i blandede versioner af Microsoft Outlook og Entourage

Begrænse antallet af stedfortrædere

Outlook begrænser ikke det antal stedfortrædere, du kan tilføje. Vi anbefaler imidlertid, at du kun giver Redaktør-rettigheder til en (1) stedfortræder. På den måde kan du spore, hvornår og hvordan et møde blev behandlet. Overvej den kendsgerning, at en stedfortræder kan bruge flere enheder til at få adgang til dine, og hvis man så har mange stedfortrædere med Redaktør-tilladelser kan det være meget svært at finde ud af, hvorfor møder mangler eller er forældede.

Også selvom du kun giver Redaktør-tilladelser til en stedfortræder, skal du undgå at have et stort antal stedfortrædere med Korrekturlæser- eller Bidragyder-tilladelser. Dette skyldes, at du ved at tilføje et stort antal stedfortrædere kan udtømme andre ressourcer. Det kan f.eks. være, at størrelsesgrænsen for regeldata bliver nået. Når du tilføjer en stedfortræder, sker der flere forskellige ændringer:

  • Outlook anvender tilladelser på relevante mapper.

  • Attributten PublicDelegates Active Directory er opdateret til at tilføje "Send on Behalf of"-tilladelser til stedfortræderen.

  • Outlook føjer stedfortræderen til en videresendelsesregel på administratorens postkasse. Dette videresender mødeanmodninger til stedfortræderen.

  • Outlook gemmer yderligere stedfortræderoplysninger i administratorens postkasse.

Hvert af disse komponentområder kan have forskellige begrænsninger. Når du nærmer dig disse begrænsninger, kan det påvirke ydeevnen og stabiliteten.

Bemærkninger: Under udviklingen og testdelen af produktet anvendte Microsoft maksimalt fire (4) stedfortrædere. Derudover brugte stedfortræderne kun Outlook. Enheder blev ikke medtaget i testen.

Hvis stedfortræderen med Redaktør-tilladelser skal erstattes enten midlertidigt eller for altid, skal du skifte tilladelserne fra Redaktør til Korrekturlæser eller ingen. Giv derefter Redigeret af tilladelser til ny eller ekstra stedfortræder.

Se også

Oplysninger om Outlook Configuration Analyzer Tool

Oplysninger om Calendar Checking Tool for Outlook (CalCheck)

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×