Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Konfigurere Outlook til at arbejde for dig

Denne artikel er en del af en række Bedste fremgangsmåder med Outlook til Mac 2011. Du kan få mere at vide om de bestemte dele i serien ved at bruge linkene Se også nederst på siden.

Konfigurere Outlook til Mac 2011: Layoutet

Det første trin til at følge disse bedste fremgangsmåder er at konfigurere et system til at optimere, hvordan du bruger Outlook til Mac 2011. Det betragtes som bedste fremgangsmåde at have:

Hvis du vil vide, hvordan du konfigurerer de anbefalede layout, skal du se afsnittet Ofte stillede spørgsmål i slutningen af dette dokument.

Mapper

Det betragtes som bedste fremgangsmåde at have:

  • En indbakke til de meddelelser, du er nødt til at behandle (reagere på). Din indbakke er til de meddelelser, der er sendt direkte til dig, eller som kunne være vigtige at læse. Hvis du modtager mange meddelelser, der går frem og tilbage mellem flere forskellige personer, skal du skifte til samtalevisningen. Ellers skal du bruge datoopsætningen (standardopsætningen).

  • En enkelt referencemappe under indbakken til alt det referencemateriale, som du muligvis vil henvise til senere. Intet arkiveres automatisk (dvs. med en regel) i denne mappe. Giv denne mappe navnet 1-Reference. (Ved at skrive 1- foran vil mappen være det første element under indbakken). Denne mappe oprettes under indbakken, så du kan skjule indbakken og fjerne den fra visningen.

    Bemærk   Hvis denne mappe bliver for stor (10.000 elementer eller mere), kan Outlook til Mac 2011 blive langsomt, når du skifter til denne mappe.

  • En mappe til karriererelaterede, private og personlige meddelelser. Hvis du har en separat mappe til personlige og karriererelaterede oplysninger, får du frihed til at søge efter en mail, mens nogen kigger dig over skulderen, uden at du skal bekymre dig om, at der kommer personligt følsomme meddelelser frem. Giv denne mappe navnet 2-Personligt.

    Ledere kan have en enkelt mappe til feedback for deres medarbejdere, som hedder 3-Ledelse.

  • Et sæt af mapper til kontaktgruppemeddelelser. Alle meddelelser, der sendes til kontaktgrupper (også kaldet listeservere eller adresselister eller distributionslister), behøver ikke nødvendigvis at blive læst. Dette sæt af mapper er lageret for alle kontaktgruppemeddelelser, der ikke automatisk leveres til din indbakke. Opret en enkelt mappe på øverste niveau under din indbakke, som hedder Kontaktgrupper, og opret derefter en undermappe til hvert emne for kontaktgrupper. Normalt er én mappe pr. kontaktgruppe nok, men hvis du er i flere relaterede kontaktgrupper, skal du overveje at få alle meddelelserne leveret til den samme mappe. Skjul kontaktgruppemappen på øverste niveau, så du ikke bliver forstyrret af de ulæste meddelelser i mapperne under den.

    Bemærk    Hvis du har brug for at læse alle meddelelser i en kontaktgruppe, skal du ikke oprette en mappe til den. Disse meddelelser skal leveres direkte i din indbakke.

smart folders   

Smarte mapper, også kaldet søgemapper, er praktiske til at indsamle oplysninger på tværs af forskellige mailmapper. Smarte mapper kan være særdeles nyttige, når du vil indsamle oplysninger, der er gemt i forskellige mapper – f.eks. når du forbereder dig til et stort møde.

Smart-mapper

Hvis du modtager en stor mængde meddelelser (flere end 200 meddelelser om dagen), kan søgemapper være en god metode til at sortere mails fra forskellige afsendere.

Hvis du vil vide, hvordan du konfigurerer smarte mapper, skal du se afsnittet Ofte stillede spørgsmål i slutningen af dette dokument.

Regler

Formålet med at organisere dit Outlook er at reducere mængden af unødvendig "støj" i din indbakke og at få de vigtigste elementer til at flyde op til toppen. Regler hjælper denne proces på vej ved at flytte meddelelser til mapper ud fra de kriterier, du har angivet. Regler filtrerer meddelelserne, så du kun får de vigtigste ting leveret i indbakken.

Det betragtes som bedste fremgangsmåde at have følgende regler (du kan få oplysninger om, hvordan du konfigurerer disse regler, i Ofte stillede spørgsmål i slutningen af dette dokument):

  • Til: mig    Alle meddelelser, der sendes direkte til dig eller med dig på Cc, sendes til indbakken og behandles ikke af andre regler, selvom de også sendes til en kontaktgruppe.

  • Kontaktgrupper    Alle mailmeddelelser, der sendes til en kontaktgruppe, sendes til en kontaktgruppemappe – medmindre dens nøgleord indikerer, at meddelelsen er vigtigt for dig, hvor den i så fald bliver sendt til din indbakke. Flere kontaktgrupper, der ligner hinanden, bør anvende den samme regel og arkivere i den samme mappe. Hvis du er medlem af en kontaktgruppe, hvor du skal læse hver enkelt meddelelse, skal du ikke oprette en regel for den. Alle meddelelser, du er nødt til at læse, skal leveres direkte i din indbakke.

Meddelelser

Hvis du modtager mange meddelelser, eller hvis du nemt bliver distraheret af lyden, der afspilles, når du modtager en ny meddelelse, anbefaler vi, at du deaktiverer følgende indstillinger:

Hvis du vil ændre disse indstillinger, skal du klikke på Indstillinger i Outlook-menuen, og derefter skal du klikke på Meddelelser og lyde. Under Modtagelse af meddelelse skal du fjerne markeringen i alle afkrydsningsfelter.

Besked modtaget

Kategorier

Kategorier i Outlook til Mac 2011 giver dig mulighed for at administrere elementer på mange forskellige måder. Der findes tre primære typer af kategorier, som vi anbefaler at oprette:

  • Projekt (kan omfatte personer)

  • Emne

  • Placering eller aktivitet

Kategorier er ikke et obligatorisk aspekt af dette system, men de gør dit liv nemmere, hvis du er omhyggelig med at bruge dem. De kan f.eks. hjælpe dig med lettere at identificere, hvad du kan gøre nu, og hjælpe dig med at gruppere ensartede opgaver, så du kan udføre dem alle på én gang.

Sådan oprettes kategorier:

  • Klik på Kategoriser under fanen Hjem, og klik derefter på Tilføj ny.

Det betragtes som bedste fremgangsmåde at have en kategori til:

  • Hver af dine direkte underordnede og din chef til de elementer, du vil gennemgå, næste gang I mødes (f.eks. en kategori med navnet 1:1 Chef).

  • Hver af de steder, du arbejder mest, eller de typer aktiviteter, du foretager dig mest, så du kan udføre flere handlinger for flere elementer på en gang (en nyttig del af at administrere dine opgaver), f.eks.:

    @Transport    til opgaver, du kan udføre på vej hjem fra arbejde.

    @Mail    til opgaver, der involverer mails, møder eller andre aspekter af Outlook til Mac 2011.

    @Hjemme    til opgaver, du kun kan udføre derhjemme.

    @Møde    til de elementer, du skal bruge til at forberede dig til et møde.

    @Offline     til opgaver, som fører dig væk fra computeren, f.eks. at tage en kopi af et dokument.

    @Online    til opgaver, du kun kan udføre online eller via en webbrowser.

    @Telefon    til opkald, du skal foretage eller modtage.

    @Læse    til opgaver, der kun involverer at læse – ikke at svare. Denne kategori er nyttig til lange meddelelser eller vedhæftede filer, som du skal læse, men ikke kan komme i gang med lige med det samme.

    @Venter    til meddelelser eller opgaver, hvor du afventer et svar, og som du ikke umiddelbart kan handle på med det samme.

    Outlook-kategorier

    Bemærk   Brugen af @-tegnet får kategorierne til at skille sig ud på din kategoriliste. Brugen af @ før visse kategorier hjælper dig med at holde disse kategorier øverst på din kategoriliste, og det minder dig om, hvor du bør befinde dig, når du udfører de enkelte opgavetyper (f.eks. @Telefon er "over telefonen").

  • Hvert vigtige emne eller projekt er markeret, så du nemt kan finde meddelelser om et bestemt emne – især hvis der er nogen ord i meddelelsens brødtekst eller emne, der ville få den til at blive vist i en søgning.

  • Vigtige ting, som skal udføres i dag og ikke kan vente til en anden dag.

    Bemærk   Du kan anvende flere kategorier på et enkelt element – i modsætning til arkivering, hvor elementer kun kan befinde sig i én mappe ad gangen. Hvis der f.eks. er en vigtig meddelelse, som du vil diskutere med din chef, før du svarer, kan den kategoriseres både med kategorien @Mail og 1:1 Chef.

Som du vil se, kan kategorier gøre søgningen mere effektiv og hjælpe dig med at blive klar til møder.

Bemærk   Vær meget forsigtig med kategoriseringen af udgående meddelelser – modtagerne kan muligvis se dine kategorier. Hvis modtagerne ikke bruger Outlook til Mac 2011 eller Exchange Server 2010, kan de se de kategorier, du angiver.

Se også

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: God tidsstyring

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Tæm din indbakke med de fire huskeregler

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011 Hold styr på tiden med en daglig gennemgang

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Brug Opgaver til at udføre dit arbejde

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Find den meddelelse!

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Skrive gode mails

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Kalendere og møder

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Ofte stillede spørgsmål

Gælder: Outlook for Mac 2011



Var disse oplysninger nyttige?

Ja Nej

Hvordan kan vi forbedre det?

255 tegn tilbage

Inkluder ikke kontaktoplysninger i din feedback for at beskytte dine personlige oplysninger. Gennemse vores erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Tak for din feedback!

Supportressourcer

Skift sprog