Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Kalendere og møder

Denne artikel er en del af serien Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011. Du kan få mere at vide om de enkelte dele i serien i linkene Se også nederst på siden.

Hvornår er det relevant at indkalde til et møde?

Indkald til møde, når:

  • En ny gruppe personer arbejder sammen for første gang.

  • Flere end 10 relativt lange meddelelser er blevet sendt frem og tilbage mellem flere personer.

  • Der er behov for diskussion, brainstorming eller samarbejde.

  • Indkald til møde, når det er den mest effektive måde at komme videre på, og sørg for at gøre dig klart, hvad formålet med mødet er, før du indkalder til det.

Hvem skal du invitere?

Inviter kun personer, der er nødt til at deltage. Hver ekstra person, du inviterer til et møde, gør kun mødet mere komplekst, hvilket gør det sværere at styre. På den anden side, hvis der skal tages en beslutning, skal du sørge for, at alle de vigtigste interessenter er til stede, da mødet ellers bare ville være spild af tid og ressourcer.

Sådan vælger du et tidspunkt for mødet

Vælg et tidspunkt, hvor alle kan mødes, ved at se på deltagernes oplysninger om ledig/optaget i kalenderen. Brug Planlægning for at få vist alle mødedeltageres tilgængelighed.

Ledig/optaget-gitteret deltagernes tilgængelighed. En grøn lodret linje repræsenterer begyndelsen af mødet. En rød lodret linje repræsenterer slutningen af mødet.

Kalenderplanlægning

Hvis du vil have vist Planlægning, når du skriver en mødeindkaldelse, skal du gøre følgende:

  • Klik på Planlægning under fanen Møde.

Hvornår skal man mødes personligt frem for over telefonen?

Hold møde med personligt fremmøde, hvis:

  • Det er første gang, denne gruppe skal arbejde sammen.

  • Der skal vises eller sendes ikke-elektroniske ting rundt.

  • Det er et brainstormingmøde.

  • Det er et samarbejdsintensivt møde.

  • Ikke alle har en telefon eller det rette elektroniske mødeudstyr og software.

Ellers kan I holde møde over telefonen.

Tip: Hvis du rejser til mødestedet, skal du planlægge din rejsetid i kalenderen før og efter mødet.

Sådan håndteres relaterede dokumenter

I forbindelse med forberedelsen af et møde er der ofte dokumenter, der skal deles rundt før eller under mødet.

Hvis alle deltagerne har forbindelse til virksomhedens netværk, kan du lægge dokumenterne ud på et SharePoint-websted eller på et delt netværksdrev.

Send ikke vedhæftede filer i dine mødeindkaldelser.

Forberede en dagsorden: Lad opgaverne hjælpe

  • @Møde er dit centrale sted for mødets dagsorden.

    Opret en enkelt opgave, markér den med kategorien @Møde, og angiv Startdato eller Slutdato til mødedatoen. I takt med at mødedatoen nærmer sig, og diskussionspunkter dukker op, kan du føje kommentarer, punktopstillinger og tanker til opgaven, når du kommer i tanke om dem. Denne opgave bliver din dagsorden for mødet.

    Efter mødet skal du markere opgaven som fuldført og oprette nye opgaver til dine handlingspunkter.

  • Hvis du vil diskutere et sæt af meddelelser eller blot en enkelt meddelelse ...

    Hvis du har en meddelelse, du vil diskutere på et møde, skal du markere den med flag til mødedagen og markere den med kategorien @Møde.

    Hvis du har mere end tre meddelelser at diskutere, skal du ikke markere hver enkelt af dem, da det vil skabe rod i din opgaveliste. I stedet skal du oprette en ny opgave med navnet på mødet: Kopiér hver meddelelse til opgaven. Markér denne opgave med kategorien @Møde.

Under mødet: Sådan kan I samarbejde

Det værktøj, du bruger til at samarbejde under et møde, afhænger deltagernes placering og adgang.

Hvis du samarbejder med andre i et dokument, og alle er i det samme rum, skal I bruge funktionen Registrer ændringer og kommentarfunktionen i Word.

Hvis du præsenterer, og nogle personer deltager fra en fjernplacering, kan du dele din skærm med andre computerbrugere med Mac OS-systemindstillingen Deling.

Sådan afsluttes et tilbagevendende møde

Når en serie af møder er kørt til ende, kan du i stedet for at annullere mødet, hvilket fjerner alle historiske forekomster af mødet, ændre gentagelsesmønsteret til at slutte på den sidste forekomst af mødet. Det gør du ved at klikke på knappen Gentagelse og ændre slutdatoen.

Hvornår og hvordan skal du dele din kalender?

Du behøver muligvis slet ikke at dele din kalender, fordi alle i organisationen kan se, hvornår du er ledig eller optaget, men de kan ikke nødvendigvis se indholdet eller emnefeltet for dine møder og aftaler. Du kan dog nemt dele din kalender med dit team, hvis de skal kunne se alle dine møder og aftaler.

Det kan være en god ide at lade en anden holde styr på din kalender på dine vegne, f.eks. en assistent, der kan acceptere eller afvise møder for dig. På den måde kan du uddelegere din kalender. Hvis du uddelegerer din kalender til en stedfortræder, skal du kun vælge én person: Du skal ikke uddelegere din kalender ved at gøre alle til stedfortrædere. Hvis der er flere end én stedfortræder, kan det medføre fejl i kalenderen.

Bemærk: Hvorvidt din kalender deles, afhænger af den version af Microsoft Exchange Server, dit system kører, samt hvordan administratoren har konfigureret serveren.

Se også

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: God tidsstyring

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Konfigurere Outlook til at arbejde for dig

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Tæm din indbakke med de fire huskeregler

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Hold styr på tiden med en daglig gennemgang

Bedste fremgangsmåder for Outlook for Mac 2011: Brug Opgaver til at udføre dit arbejde

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Find den meddelelse!

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Skrive gode mails

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Ofte stillede spørgsmål

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×