Bedste fremgangsmåder for at sende og rapportere på faktisk arbejde

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Organisationer vælger at registrere arbejde, der er udført af ressourcer på mange måder. Microsoft Project Server 2010 understøtter fleksibilitet til de forskellige registrerings behov for organisationer. Nogle organisationer kræver, at arbejdet, der er sendt af ressourcer, registreres på en dag til dags dato, især hvis det faktiske arbejde bruges til fakturering, løn eller andre økonomiske formål. Project Server 2010 kan bruges til at registrere det faktiske arbejde, der er sendt af brugere. Nogle organisationer vælger at overføre det faktiske arbejde til andre ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) og rapporteringssystemer. En organisation kan for eksempel vælge at bruge Project Server 2010 til at registrere faktisk arbejde, men derefter overføre det faktiske arbejde til et regnskabs værktøj for at drive fakturering til interne og eksterne kunder.

Da Project Server hjælper dig med at administrere projekter, kan faktisk arbejde hentes på flere måder, og det vises på den måde, der er mest nyttig for den bruger, der har adgang til den. For eksempel er fokus på den bruger, der er angivet af brugeren, i den timeseddel, der er angivet af brugeren, i Microsoft Project-klienten fokus gælder for aggregeringen, eller skalær, værdi for arbejde, der er fuldført og resterende på en opgave for at hjælpe med planlægning.

I denne artikel beskrives sættet af bedste fremgangsmåder til indsendelse og rapportering af faktisk arbejde i Project Server 2010.

Denne artikel indeholder

1. Brug enkelt indtastningstilstand

2. Beskyt bruger opdateringer

3. Brug sendt faktisk arbejde fra timesedler i stedet for projektplaner for tidsfaseinddelt rapportering

4. Brug administrative tids kategorier til at registrere ikke-projektarbejde

5. Luk opgaver til opdateringer i stedet for at bruge felterne publicering og Booking type

Oversigt

Bekræftelser

1. Brug enkelt indtastningstilstand

Den bedste fremgangsmåde for at sikre, at faktisk arbejde udfyldes korrekt i hele Project Server 2010 er at bruge enkelt indtastningstilstand, og at der kun er ressourcer, der angiver det faktiske arbejde via visningen timeseddel .

Sådan aktiverer du en enkelt indtastningstilstand:

  1. Klik på Server indstillingeri sektionen Indstillinger på værktøjslinjen Hurtig start.

  2. På siden Server indstillinger i sektionen tids-og Opgavestyring skal du klikke på Timeseddelindstillinger og-standarder.

  3. Markér afkrydsningsfeltet enkelt indtastningStilstand i sektionen enkelt indtastnings tilstand.

Hvis din organisation bruger enkelt indtastningstilstand, kan det være i de bedste interesser at skjule opgave visningen helt, så ressourcer kun kan angive faktisk arbejde ved hjælp af visningen timeseddel . Når begge visninger er tilgængelige, kan brugerne angive det faktiske arbejde i en af visningerne, og dataene bevares i begge visninger. Hvis din organisation trækker data fra timesedler til drev fakturering eller løn, er den bedste fremgangsmåde kun at tillade brugere at angive faktisk arbejde i visningen timeseddel . Dette reducerer muligheden for, at faktisk arbejde overskrives forkert, hvis en bruger også kan angive faktisk arbejde i visningen opgaver .

En undtagelse til denne bedste fremgangsmåde er, at der er materialeressourcer. TilDelings ejere for materialeressourcer skal angive tidspunkt for disse materialeressourcer ved hjælp af visningen opgaver . Hvis din organisation har en tildelingsejer, der registrerer tid for materialeressourcer, skal opgave visningen forblive synlig, og brugere bør blive bedt om kun at angive det faktiske arbejde for deres opgaver i visningen timeseddel .

Sådan skjuler du opgavevisningen:

  1. Klik på Server indstillingeri sektionen Indstillinger på værktøjslinjen Hurtig start.

  2. Klik på hurtig starti sektionen udseende og funktionalitet på siden Server indstillinger .

  3. Under Angiv oplysninger om menupunktetskal du klikke på visningen opgaver i kolonnen navn .

  4. Klik på Nej på listen Vis på værktøjslinjen Hurtig start , og klik derefter på OK.

Der er et par vigtige noter at overveje, når tilstanden enkelt indtastning er aktiveret i organisationen. Lad os antage, at en brugers timeseddel indeholder en linje til en bestemt opgave, og at denne opgave slettes. Næste gang brugeren åbner den pågældende timeseddel, fjernes den linje, der er knyttet til den slettede tildeling, muligvis, afhængigt af følgende betingelser:

  • Hvis linjen ikke indeholder nogen bruger poster, fjernes den.

  • Hvis bruger opdateringer ikke er beskyttet, og linjen indeholder godkendt faktisk arbejde, fjernes den.

  • Hvis bruger opdateringer er beskyttet, og linjen indeholder godkendt faktisk arbejde, forbliver linjen på timesedlen. Men hvis den godkendte timeseddel tilbagekaldes, fjernes linjen.

  • Hvis linjen indeholder faktisk arbejde, der er angivet i timesedlen, men som stadig afventer godkendelse, fjernes linjen, selvom bruger opdateringer er beskyttet.

Projektledere bør være forsigtig, når du sletter eller ændrer opgaver, for at sikre, at alt sendt faktisk arbejde gennemses før ændringen eller sletningen. Dette er med til at sikre, at gyldige brugerindtastede data ikke går tabt. Opgaver kan være eksplicit eller implicit ændret i de scenarier, der er anført nedenfor:

  • Projektlederen sletter eksplicit en opgave, som har afventende faktiske opdateringer til arbejde.

  • Projektplanen, der indeholder opgaven, gendannes fra arkivet.

  • Projektplanen, der indeholder opgaven, slettes.

  • Den projektplan, der indeholder opgaven, overskrives ved hjælp af funktionen Gem som i Microsoft Project 2010.

Toppen af siden

2. Beskyt bruger opdateringer

Nogle organisationer kan vælge at forhindre, at en projektleder opdaterer et teammedlems faktiske arbejde inden for projektet.

Bemærk!:  Projektledere kan ikke opdatere en ressources faktiske arbejde, der er registreret på en timeseddel.

Hvis din organisation ønsker at bevare ressource angivne værdier for faktisk arbejde i timesedler og kontrollere, at værdien afspejles i projektplanen, er den bedste fremgangsmåde at aktivere funktionen i Project Server 2010 , som beskytter bruger opdateringer.

Sådan beskytter du bruger opdateringer:

  1. Klik på Server indstillingeri sektionen Indstillinger på værktøjslinjen Hurtig start.

  2. På siden Server indstillinger i sektionen tids-og Opgavestyring skal du klikke på Opgaveindstillinger og Vis.

  3. Markér afkrydsningsfeltet Tillad kun opgaveopdateringer via opgaver og timesedler i sektionen Beskyt bruger opdateringer .

Når du beskytter bruger opdateringer, bevarer timesedler altid nøjagtigt, hvad brugeren har indtastet for tidsfaseinddelt arbejde, og skalær værdierne mellem timesedler og projektplanen er altid ensartede. Den tidsfaseinddelte fordeling af Skalaværdien kan være en smule anderledes i projektplanen, da den er rettet mod fremtidig planlægning og ikke vedligeholdelse af faktiske historiske værdier for arbejde. Planlægningsprogrammet kan justere nogle af de tidsfaseinddelte faktiske arbejde for at holde planen konsekvent.

Toppen af siden

3. Brug sendt faktisk arbejde fra timesedler i stedet for projektplaner for tidsfaseinddelt rapportering

Faktisk arbejde kan registreres ved hjælp af enten Project 2010 -klienten (projektplan) eller timesedler. Mange brugere registrerer dog kun faktisk arbejde direkte fra deres ressourcer ved hjælp af timesedler, især hvis de også beskytter faktiske opdateringer, som beskrevet tidligere. Når du bruger timesedler til at registrere indsendelse af faktiske oplysninger på daglig eller ugentlig basis, er den bedste fremgangsmåde at rapportere direkte mod det faktiske arbejde, der er registreret i timesedler, når du synkroniserer med eksterne ERP-og rapporteringssystemer. Data fra timesedlen gengives for at sikre, at der er et historisk og tidsbestemt tidsperiode, nøjagtigt som brugeren har indtastet det, også selvom betingelserne i projektplanen er blevet ændret.

Mens der foretages mange beregninger i en projektplan, f. eks omkostning baseret på omkostningssatser, kan disse let replikeres med timeseddeldata. Projektplanen viser på den anden side de faktiske arbejdsdata (og andre planlægningsdata) med en fremhævning af fremtidens plan (analyse og beregning af oparbejdet værdi). Der kan derfor være tilfælde, hvor den brugerindtastede værdi på timesedlen ikke svarer nøjagtigt til den samme værdi i projektplanen for en bestemt dag. Den overordnede aggregering eller skalær, værdi for tildelingen, er konsekvent mellem projektplanen og timesedlen, når beskyttede faktiske oplysninger er aktiveret.

Hvis du rapporterer om sendt faktisk arbejde fra timesedler, er det vigtigt, at ressourcerne bliver bedt om ikke at tildele eller tildele opgaver til sig selv. Alle opgaver bør gennemgå projektleder eller ressourceleder. Det hjælper med at sikre korrekt håndtering af faktiske arbejdsdata.

BI Center i Microsoft Project Web App indeholder rapportskabeloner, der udnytter rapporteringsdatabasen (T-SQL) og Analysis Services (OLAP). Disse skabeloner kan hjælpe dig med at udarbejde rapporter mod timesedlens datalager.

Toppen af siden

4. Brug administrative tids kategorier til at registrere ikke-projektarbejde

Nogle organisationer kræver sporing af administrative aktiviteter eller ikke-projektarbejde. Eksempler på administrative aktiviteter omfatter syg tid, ferie og arbejdsrelaterede gentagne aktiviteter som kundesupport, systemvedligeholdelse eller møder. Vi anbefaler, at disse aktiviteter registreres ved hjælp af administrative tids kategorier. Disse kategorier kræver minimal vedligeholdelse, og det tid, der er registreret i disse kategorier, kan bruges til at oprette dataanalyse rapporter fra den tilsvarende OLAP-kube.

Hvis administrative tids kategorier ikke opfylder din organisations behov, og du beslutter dig for at bruge projekter til at holde styr på administrative aktiviteter, skal Projektejeren følge disse retningslinjer for mere effektive projekter:

  • Begræns antallet af ressourcer, der er tildelt til projektplanen, til mindre end 100 ressourcer.

  • Begræns varigheden af projektplaner for at holde styr på administrative aktiviteter på et kvartal eller en halvårlig basis.

  • Behold opgaver i projektplanen automatisk planlagt med en opgavetype med faste enheder.

  • Behold projekt planens tidsplan i overensstemmelse med tidsrapporteringsperioder.

Toppen af siden

5. Luk opgaver til opdateringer i stedet for at bruge felterne publicering og Booking type

Projektledere kan muligvis finde felterne Udgiv og Booking type , der er nyttige til at styre opgave-og ressource synlighed. Feltet Publicer kan bruges til at styre, hvilke opgaver der er synlige i Project Web App, og feltet Booking type kan bruges til at styre, hvilke ressourcer der er synlige under ressource planlægnings processen. Du skal dog være opmærksom på, at disse felter er en del af den tidlige planlægningsproces. De er ikke udviklet til at begrænse brugernes mulighed for at fortsætte med at registrere tid på en bestemt opgave. Hvis felterne publicering og Booking type bruges forkert, kan de resultere i, at opgaveposter fjernes fra en brugers timeseddel eller opgavestatus. Dette er især vigtigt, fordi fjernelsen af opgave posterne kan medføre tab af fremsendt tid.

Hvis du vil lukke en bestemt opgave, så der ikke kan sendes ekstra tid, kan du bruge indstillingen Luk opgave til opdatering i Project Server 2010.

Toppen af siden

Oversigt

Hvis din organisation bruger faktisk arbejde, der er registreret i Project Server 2010 sammen med andre ERP-eller rapporteringssystemer, er det i de bedste interesser at følge de retningslinjer, der er beskrevet i denne artikel:

  • Brug enkelt indtastningstilstand

  • Beskyt bruger opdateringer

  • Brug sendt faktisk arbejde fra timesedler i stedet for projektplaner for tidsfaseinddelt rapportering

  • Brug administrative tids kategorier til at registrere ikke-projektarbejde

  • Luk opgaver til opdateringer i stedet for at bruge felterne publicering og Booking type

Ved at følge disse bedste fremgangsmåder arbejder du med at bevare nøjagtigheden af de faktiske arbejdsdata, der er angivet i timesedler efter organisationens ressourcer.

Toppen af siden

Bekræftelser

Project Server-indholds udgivelses teamet takker følgende bidrag til denne artikel:

  • Bobby-brændinger, program manager II, Project/Project Server

  • AIK Chens, Senior support eskalerings teknik, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, Senior Technical Product Manager, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, Senior Manager for kundeemner, Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, Principal Group program manager, Project/Project Server

  • Mat ROE, program styring, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, program manager, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, program manager, Project/Project Server

  • Brian Smith, chefen support eskalering, Project/Project Server

  • Eric Zenz, Senior Manager for kundeemner, Project/Project Server

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×