Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Tæm din indbakke med de fire huskeregler

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel er en del af serien Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011. Du kan få mere at vide om de enkelte dele i serien i linkene Se også nederst på siden.

De fire huskeregler

Når først du har konfigureret dit system, er du klar til at begynde at administrere indgående meddelelser. Ved at gøre din indbakke til det centrale sted til modtagelse af vigtige meddelelser kan du gå den igennem med vished om, at hvert element er noget relevant, du skal handle på.

Følgende gælder for alle meddelelser i indbakken:

  • Hvis det ikke er vigtigt, skal du slette det med det samme.

  • Hvis det kan gøres på to minutter eller mindre, skal du gøre det (svare, arkivere, ringe osv.).

  • Hvis det ikke er til dig, eller hvis du kan, skal du sende det til en stedfortræder (videresende).

  • Hvis du skal gøre det, men det tager længere tid end to minutter (herunder læsning), skal du udskyde (vente med) det.

Hvis du skal bruge det som reference (også selvom du har besluttet at udsætte det), skal du flytte det til din referencemappe. Målet er at reducere antallet af gange, du har fat hver meddelelse.

Slette den

Slet meddelelser, du ikke behøver at læse. Hvis meddelelsen er uønsket, skal du slette den.

Reagere på den: 2-minuttersøvelsen

Det er imponerende, hvad man kan nå på to minutter. Eksempelvis kan man svare eller reagere på mange meddelelser i løbet af 2 minutter eller mindre. Men hvis det tager længere tid end to minutter at reagere på en meddelelse, skal du udskyde det. Prøv at tage tid på dig selv for at få en fornemmelse af, hvor lang tid to minutter faktisk er, og hvad du kan nå.

Når du har behandlet meddelelsen, skal du gøre et af følgende:

  • Slet den, hvis det er noget med kun små konsekvenser.

  • Arkivér den i en af dine referencemapper (f.eks. 1-Reference).

Videresende den til en stedfortræder

Nogle gange modtager du en meddelelse, som det i virkeligheden er meningen, at en anden skal tage sig af. I sådanne tilfælde skal du svare og skrive vedkommende, som du videresender opgaven til, på linjen Til.

Hvis du vil følge op senere, så tilføj eller fjern et opfølgningsflag til dig selv før du sender. Markér opgaven med kategorien @Venter.

Udskyde den

HVORNÅR SKAL EN MEDDELELSE UDSKYDES?    

At udskyde en meddelelse betyder, at du vil gennemgå den senere, når du har tid, og grundene til at udsætte en meddelelse er følgende:

  • Den kan ikke behandles på mindre end to minutter.

  • Det tager lang tid at læse den.

  • Den kræver et nøje udformet svar.

  • Den kræver yderligere handling i et andet program (f.eks. "skal føjes til dokumentet <navn>")

SÅDAN UDSKYDES EN MEDDELELSE: MARKÉR DEN MED FLAG    

Når du beslutter, at du ikke har tid til at behandle en meddelelse straks, kan du markere den med flag:

  • Hvis du er nødt til at handle på den i dag, skal du markere den med flag til opfølgning I dag (bare klik på flaget).

  • Hvis du kan udskyde det til senere, skal du holde KOMMANDO + Control nede, klikke på meddelelsen og derefter markere med flag til opfølgning på en senere dato.

  • Hvis du skal referere til meddelelsen mere end én gang, og du ønsker nem adgang til den, skal du bruge flaget Startdato og angive det til 100 år ude i fremtiden. Brug dette flag sjældent, så det ikke bliver en vane, der ender med en stor mængde.

  • Hvis det er noget, du skal bruge inden for kort tid, skal du markere med flaget Ingen forfaldsdato, så den vises øverst. Brug denne gruppe moderat, og ryd jævnligt ud i den, fordi den er øverst på opgavelisten.

Ved at markere med flag og arkivere i referencemappen har du behandlet elementet, og du kan nu flytte det ud af din visning. Men fordi det er på din opgaveliste, kan du gå videre til den næste meddelelse, velvidende at du senere vil vende tilbage til elementet, der er markeret med flag.

HVIS DU VIL KATEGORISERE ELEMENTER, DER ER MARKERET MED FLAG     

Du kan tilføje en kategori som hjælp til at få overblik over, hvor din næste handling er. Et hurtigt kig på de opgaver, som er kategoriseret, angiver, hvad der omgående kan handles på (@Office), hvilke opgaver, hvor du venter på andres input (@venter på), og hvad du skal mødes om (@møde).

HVORNÅR SKAL DU TAGE DIG AF DE OPGAVER, DU HAR UDSKUDT?    

Når du har behandlet dine meddelelser, kan du tage dig af din opgaveliste. Det er her, du svarer på de meddelelser, du har udskudt.

BARE ARKIVÉR DEN    

Nogle gange modtager du en meddelelse, som du ikke behøver at reagere på, men som du kan få brug for på et senere tidspunkt. Et godt eksempel er en meddelelse med instruktioner. Arkivér sådanne meddelelser i din referencemappe (1-Reference). Hvis du tilføjer en kategori, er det nemmere at finde meddelelsen senere, hvis du har brug for det (f.eks. @Projekt). Gør dette, før du arkiverer.

Når du er færdig med at behandle dine meddelelser, bør du have en ren indbakke, og du kan flytte fokus til din kalender og dine opgaver.

Se også

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: God tidsstyring

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Konfigurere Outlook til at arbejde for dig

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Hold styr på tiden med en daglig gennemgang

Bedste fremgangsmåder for Outlook for Mac 2011: Brug Opgaver til at udføre dit arbejde

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Find den meddelelse!

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Skrive gode mails

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Kalendere og møder

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Ofte stillede spørgsmål

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×