Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Ofte stillede spørgsmål

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel er en del af serien Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011. Du kan få mere at vide om de enkelte dele i serien i linkene Se også nederst på siden.

Hvorfor vise læseruden til højre og ikke i bunden (eller slå den fra)?

Det er nemmere at læse en lang og smal spalte af tekst end at læse et kortere, men bredere tekstafsnit. Det er fordi, det er nemmere at flytte øjnene ned end fra venstre mod højre over store afstande, hvilket kan medføre, at du flytter med dit hoved og din hals, hvilket kan medføre træthed. Det er bedre at have læseruden slået til, så du ikke behøver at åbne hver enkelt meddelelse for at læse indholdet.

Hvad skal jeg gøre med mapper, jeg ikke længere har brug for?

Mappelisten i navigationsruden bør reserveres til mapper, du bruger ofte. Hvis den er fyldt med mapper, som du ikke engang lægger mærke til, skal du flytte alle dine mails til referencemappen og slette dine eksisterende mapper.

Hvornår skal jeg bruge samtalevisningen?

Samtalevisningen er nyttig, når:

  • Du tjekker dine meddelelser mindre hyppigt og derfor har flere meddelelser til visning ad gangen.

  • Du har mange meddelelsestråde, der har en masse diskussion frem og tilbage.

  • Du har brug for at se konteksten over, hvem der har svaret til hvem.

  • Du får mange meddelelser.

Når du får vist dine meddelelser i samtalevisningen, kan du nemt se, hvilke samtaler har haft mest diskussion frem og tilbage. I sådanne tilfælde kan det være en god ide kun at læse og svare på den sidste meddelelse i samtalen. Du kan også vælge en hel samtale og reagere på den. Der kan f.eks. være en lang række meddelelser, hvor der i den sidste blot står "Tak, det besvarer mit spørgsmål", og så kan du bare slette hele samtalen.

Du kan også få vist meddelelser fra andre mapper, når du er i samtalevisningen, hvilket er særdeles nyttigt, når du modtager en ny meddelelse i en længerevarende samtale – kan du se hele historien, herunder dine svar.

Skal jeg opbevare personlige og arbejdsrelaterede meddelelser sammen?

Det at du reducerer antallet af steder, hvor du læser meddelelser, betyder ikke, at du bør blande dine personlige og arbejdsrelaterede meddelelser. Den bedste fremgangsmåde er at bruge separate mailkonti til arbejdsrelateret og personlig kommunikation. Du bør dog reducere antallet af mailadresser, du skal håndtere. Heldigvis kan du med Outlook til Mac 2011 få vist flere konti samtidigt. Du kan få vist dine arbejdsmeddelelser (Exchange Server), din Windows Live Hotmail og din Google Gmail-konto, alt imens du arbejder i den samme profil i Outlook til Mac 2011.

For at gøre det nemt at læse meddelelser fra forskellige konti har Outlook til Mac 2011 en samlet indbakke, der grupperer lignende mapper, f.eks. indbakker, fra alle dine konti. Det gør det nemmere at læse alle dine meddelelser på én gang uden at skifte mellem konti. Hvis du vil, kan du slå funktionen fra, så hver enkelt konto og alle dens mapper er adskilt på mappelisten.

Vi anbefaler, at du slår funktionen til samlet indbakke fra.

  • I Outlook-menuen skal du klikke på Indstillinger, klikke på Generelt, og fjern derefter markeringen i afkrydsningsfeltet Gruppér ensartede mapper, som f.eks. indbakker, fra forskellige konti.

Hvad kan jeg bruge tilstandene for læst og ulæst til?

Tilstandene for læst og ulæst i Outlook til Mac 2011 hjælper dig ved hurtigt at vise, hvilke meddelelser der er blevet læst mindst én gang, og hvilke der ikke er. Men meddelelserne tilstande for læst og ulæst kan nemt blive udløst ved at klikke rundt omkring i dine meddelelser, så de skal ikke betragtes som perfekte registreringer – kun som et værktøj.

Hvis du hurtigt vil markere en meddelelse som læst eller ulæst, skal du åbne meddelelsen og derefter klikke på knappen Læst eller Ulæst under fanen Meddelelse. Knappen ændres ud fra den aktuelle status for meddelelsen. Hvis du kun vil have vist de ulæste meddelelser, skal du klikke på pilen ud for Filtre under fanen Hjem og derefter klikke på Ulæste.

Hvorfor er læst/ulæst-tilstanden ikke nok?

Nogle personer forsøger at bruge læst/ulæst-indstillingen til at angive, om en meddelelse er ny, eller om den er et referenceelement. Men tilstanden ulæst er upålidelig, fordi så snart en meddelelse mister fokus (når du klikker på en anden meddelelse), markeres den automatisk som læst, og alt for ofte sker det, at andre enheder (f.eks. telefoner) markerer meddelelser som læst. Du vil blive nødt til at skulle læse meddelelserne igen, og det kommer til endnu engang at kræve din opmærksomhed og energi at finde ud af, hvordan du skal reagere på meddelelsen. Hvis du bruger ulæst/læst-tilstanden som en "streg" mellem de elementer i din indbakke, som er "opgaver", og dem, der bare ikke er blevet behandlet, kan dette nemt blive noget rod, når du modtager mange meddelelser, hvor der er nogle iblandt, du aldrig får læst, fordi du ved at kigge på emnet kan se, at du ikke behøver at læse dem. En langt mere effektiv plan for indbakken er at gennemgå dine meddelelser og beslutte, hvad du vil gøre med hver enkelt af dem. Derefter skal meddelelsen ikke længere være i indbakken – ikke forblive "ulæst".

Hvorfor skal jeg arkivere mine meddelelser?

Det er den bedste fremgangsmåde at have et centralt lager til dine meddelelser, så du kan henvise til dem, når du har "taget dig af dem". Når du har et begrænset antal mapper at søge i (1-Reference og 2-Personlig), behøver du ikke bekymre dig om forkert arkivering af en meddelelse eller behovet for at kopiere den ind i flere mapper, hvis den hører under mere end ét emne eller projekt. Der kan dog stadig være behov for at gennemse meddelelser, der alle drejer sig om et bestemt emne eller projekt. Outlook til Mac 2011 giver bedre værktøjer – som f.eks. kategorier og smarte mapper – så du kan søge effektivt.

Hvorfor bør jeg kun have én referencemappe?

Når du kun har én enkelt mappe, behøver du ikke at tænke over, hvilken mappe der indeholder hvilke meddelelser, og du ved, at alt i denne mappe er noget, du har set på før og gerne vil beholde.

At have flere mapper betyder, at du hver gang, du arkiverer en meddelelse, er nødt til at finde ud af, hvilken mappe du vil bruge. Dette bliver endnu mere kompliceret, hvis der er mere end én relevant mappe pr. meddelelse. Da mange mapper forbliver ubrugte, når der er flere valgmuligheder, kan dette skabe rod.

Selvom det måske ikke virker som et stort problem at lade alle meddelelser blive i indbakken, er der en skjult omkostninger, som du betaler, hver gang du ser på en meddelelse og tænker "Er dette noget, jeg er nødt til at reagere på, eller skal jeg kun bruge det som reference?". Det giver også en vis sindsro at have en indbakke, som kun indeholder nye ting. Din indbakke er et sted, som andre personer kan manipulere med. Men kun du bestemmer, hvad du anbringer i din referencemappe.

Hvorfor skal jeg bruge forskellige mapper til kontaktgrupper?

  • Forskellige tidsplaner for sletning

    Du bør have forskellige mapper til forskellige kontaktgrupper baseret på emne og hyppighed af planlagte sletninger. Hvis du f.eks. har en kontaktgruppe for samkørsel, skal meddelelserne i mappen Samkørsel slettes dagligt. En kontaktgruppe, som dækker et arbejdsrelateret emne, skal slettes mindre ofte, f.eks. årligt.

  • Effektiv gruppering af samtaler

    Når du har forskellige mapper til emneinddelte kontaktgrupper, kan du se hele samtaler grupperet sammen. Hvis du får brug for det, kan du søge effektivt i en mappe.

Hvilke kontaktgrupper skal flyttes til en mappe i stedet for min indbakke?

Gode kandidater til en kontaktgrupperegel og -mappe er kontaktgrupper, som:

  • Modtager mange meddelelser.

  • Dirigeres til mange personer.

Meddelelser på virksomhedsniveau med vigtige nyheder (f.eks. fra den administrerende direktør) og meddelelser fra it-afdelingen om nedetid for servere bør ikke flyttes til en mappe. Meddelelser til en kontaktgruppe, som kun lejlighedsvist indeholder nyttige eller interessante oplysninger, uanset hyppigheden, bør have en regel og en mappe

Hvordan konfigurerer jeg reglen "Til: mig"?

  1. Klik på Regler i menuen Funktioner.

  2. Klik på kontonavnet under EXCHANGE-SERVERE i venstre rude i dialogboksen Regler.

  3. Klik på Tilføj en regel i dialogboksen Regler   Tilføj .

  4. Under Når der kommer en ny meddelelse, der opfylder alle disse betingelser: skal du klikke på Sendt til i den første pop op-menu, og derefter skal du klikke på Til mig eller Cc til mig i den anden pop op-menu.

  5. Klik på Flyt til mappe i den første pop op-menu under Gør følgende, og klik derefter på Vælg mappe i den anden pop op-menu.

  6. Skriv Indbakke, og klik derefter på den ønskede indbakke.

  7. Markér afkrydsningsfeltet Anvend ikke regler på meddelelser, der opfylder de samme betingelser.

Hvordan konfigurerer jeg reglen "Kontaktgrupper"?

For hver kontaktgruppe, du er medlem af, hvor du ikke behøver at læse alle meddelelser, skal du oprette en regel.

  1. Klik på Regler i menuen Værktøjer.

  2. Klik på kontonavnet under EXCHANGE-SERVERE i venstre rude i dialogboksen Regler.

  3. Klik på Tilføj en regel i dialogboksen Regler   Tilføj .

  4. Under Når der kommer en ny meddelelse, der opfylder alle disse betingelser: skal du klikke på Fra i den første pop op-menu, og derefter skal du klikke på Er i den anden pop op-menu.

  5. Skriv kontaktgruppens navn i tekstfeltet, og vælg det derefter på listen.

  6. Klik på Flyt til mappe i den første pop op-menu under Gør følgende, og klik derefter på Vælg mappe i den anden pop op-menu.

  7. Angiv navnet på kontaktgruppemappen, og klik derefter på den.

  8. Gentag trinnene for hver kontaktgruppe.

Tip: Hvis du ikke kan komme i tanke om en grund til, at du vil have, at en mail, som sendes til denne kontaktgruppe, også skal sendes til din indbakke, skal du overveje at bede om at blive fjernet fra kontaktgruppen.

Hvorfor bør jeg benytte regler?

Som tiden går, vil du sandsynligvis modtage flere og flere meddelelser. Du kan ikke læse alle meddelelser, du modtager – det skal du heller ikke forsøge at gøre. Derimod bør du kun læse de meddelelser, der er vigtige for dig at læse. Regler hjælper dig med at prioritere vigtige meddelelser og minimere forstyrrelser.

Hvad skal jeg stille op med ubrugte kategorier?

Slet alle de kategorier, du ikke har planer om at bruge. Det samme kategorisæt gælder for alle elementer, så hvis du bruger en kategori til kontakter, så behold den.

Hvad er den bedste måde at vælge farver på?

Overvej sammensætningen i dit farvevalg, når du opretter farvekategorier. Du skal f.eks. ikke vælge den samme farve til @Telefon som til @Mail, men sørg for at vælge farver, der ligner hinanden (f.eks. grønne nuancer) til alle dine 1:1-kategorier. Med tiden vil du kunne kigge på din opgaveliste og afgøre ud fra farven, om der i øjeblikket kan handles på opgaven. Hvis eksempelvis @Hjemme er lilla, og du er på arbejdet, kan du ikke udføre nogen lilla opgaver.

Hvorfor lave en tidsplan til mig selv?

Når du planlægger tid til dig selv i din kalender, opdateres dine oplysninger om ledig/optaget-tid, og andre personer vil være mindre tilbøjelige til at planlægge noget for dig på det pågældende tidspunkt. Hvis du har en travl kalender, kan det være den eneste måde, du kan få dedikeret tid til at gøre dit arbejde.

Det kan også hjælpe dig med at dedikere dig til at udføre arbejdet – hvis anbringer det i din kalender, skal du prøve at forpligte dig selv til at gøre arbejdet på det pågældende tidspunkt. Hvis nogen planlægger oven i din arbejdstid, skal du sørge for at ændre planlægningen af din tid. Snyd ikke dig selv!

Hvordan kan jeg håndtere de 10.000 meddelelser i min indbakke?

Hvis du har mere end 20 elementer i din indbakke, skal du behandle den seneste uges meddelelser og derefter markere de resterende meddelelser og flytte dem til din referencemappe (1-Reference). Ja, det kan du godt gøre, og det vil føles fantastisk.

Hvorfor får jeg så mange meddelelser?

Hvis du føler dig overvældet af meddelelser, modtager du sandsynligvis mere, end du overhovedet kan håndtere, og så skal du muligvis konfigurere nogle mere aggressive regler. Prøv at analysere, hvor dine meddelelser kommer fra, ved at arrangere dine meddelelser efter Fra og derefter skjule alle overskrifterne. Læser du kontaktgrupper, som du ikke behøver at læse? Hvis det er tilfældet, skal du oprette en regel. Hvis du ændrer din visning, skal du huske at ændre den tilbage!

Jeg har 10 minutter: Hvad skal jeg læse først i min indbakke?

Hvis du kun har lidt tid, f.eks. mellem møder, kan du læse meddelelser med Enhver modtager er mig – meddelelser, som er sendt direkte til dig. Disse meddelelser afventer ofte, at du tager det næste skridt, og de er derfor de vigtigste.

  • Klik på Filtre > Enhver modtager er mig under fanen Hjem.

Hvor ofte skal jeg læse mine meddelelser?

For mange af os er det næsten en afhængighed at læse meddelelser. Brug 20 minutter om morgenen på gennemgå dine meddelelser, og koncentrer dig derefter om at foretage en daglig gennemgang af opgavelisten. Sørg derefter for at komme videre i din dag! Hvis du begrænser den tid, du bruger på læse meddelelser, til én gang om morgenen og én gang mod slutningen af dagen, kan det øge produktiviteten markant. Prøv det i en hel uge, og se selv.

Hvordan kan jeg administrere komplicerede opgaver?

Hvis du blot ønsker at huske et par relaterede opgaver, kan du skrive dem i brødteksten i opgaven

Skal jeg opbevare personlige og arbejdsrelaterede opgaver sammen?

Hvis det er muligt, skal du opbevarer dine personlige og arbejdsrelaterede opgaver på ét sted. Kun at have én liste reducerer antallet af steder, skal du se efter, hvad der skal gøres. Selvom du allerede kun har én liste, skal du bruge kategorier til at sortere dine personlige opgaver fra de arbejdsrelaterede opgaver og administrere din liste effektivt. Dine personlige opgaver lagres på virksomhedens Exchange Server, og de kan være synlige for din it-afdeling, så sæt kun de passende personlige opgaver på listen.

Hvad er der galt med at holde styr på opgaverne i hovedet?

Det fungerer ikke at holde styr på opgaver i hovedet. Det er befriende at overlade det til Outlook til Mac 2011 at holde styr på opgaverne i stedet for i dit hoved, hvor der allerede er så meget andet at holde styr på. Du slipper for at bruge kræfter på at minde dig selv om opgaver ("Okay, jeg skal huske at sende John en meddelelse om skabelonerne, send John en meddelelse om skabelonerne …"), og du kan i stedet fokusere på den aktivitet, du står står over for.

Hvorfor skal jeg have mine opgaver i Outlook til Mac 2011?

Derfor fungerer en opgaveliste i Outlook til Mac 2011 bedre end en liste på papir:

  • Papirlister kan ikke automatisk holdes opdaterede.

  • Papirlister kan ikke nemt omarrangeres.

  • Du kan bruge Outlook Web App til at få vist din opgaveliste, uanset hvor du befinder dig.

  • Papirlister kan nemt gå tabt.

Avanceret: Hvordan opretter jeg en smart mappe til mails?

En smart mappe, også kendt som en gemt søgning eller en søgemappe, er en virtuel mappe, der på dynamisk vis viser et sæt søgeresultater. Du kan f.eks. oprette en søgning for at finde alle elementerne i den overordnede kategori, der er markeret med opfølgningsflag, men som endnu ikke er blevet udført. Denne søgning kan gemmes som en smart mappe, så du kan bruge disse søgekriterier senere uden at skulle oprette den avancerede søgning igen manuelt.

  1. Klik i søgefeltet i øverste højre hjørne af Outlook-vinduet Søgefelt i Outlook .

    Fanen Søg vises.

  2. Definer søgningens omfang ved at klikke på en omfangsknap på fanen Søg, f.eks. Alle mails eller Alle elementer.

    Fane til søgning i mails, gruppe 1

  3. Klik på Avanceret på fanen Søg, og definer dine søgekriterier.

    Fanen Søg, Gem og Avanceret

  4. Klik på Gem under fanen Søg.

    Fanen Søg, Gem og Avanceret

    Den smarte mappe vises i Navigationsrude.

  5. Skriv et navn til den smarte mappe.

    Bemærkninger: 

    • Hvis du vil redigere de kriterier, der bruges til en smart mappe, skal du holde Control nede, klikke på den smarte mappe, og derefter skal du klikke på Rediger. Når du er færdig med at ændre kriterierne for eller omfanget af søgningen, skal du klikke på Gem under fanen Søg.

    • Hvis du vil slette en smart mappe, skal du holde Ctrl nede, klikke på den smarte mappe, og derefter skal du klikke på Slet. Hvis du sletter en smart mappe, sletter det ikke nogen af elementerne i den smarte mappe.

Se også

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: God tidsstyring

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Konfigurere Outlook til at arbejde for dig

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Tæm din indbakke med de fire huskeregler

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Hold styr på tiden med en daglig gennemgang

Bedste fremgangsmåder for Outlook for Mac 2011: Brug Opgaver til at udføre dit arbejde

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Find den meddelelse!

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Skrive gode mails

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Kalendere og møder

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×