Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Hold styr på tiden med en daglig gennemgang

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel er en del af serien Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011. Du kan få mere at vide om de enkelte dele i serien i linkene Se også nederst på siden.

Det betragtes som bedste fremgangsmåde at sætte tid af hver morgen til at administrere din opgaveliste og din kalender. Dette omfatter:

  • Gennemgå dine aftaler og møder for den pågældende dag og en uge frem.

  • Gennemse dine opgaver, og foretage justeringer.

  • Tilføje aftaler i din kalender for at vinde tid til at få arbejdet gjort.

At sige nej

Når du gennemgår din kalender og din opgaveliste, skal du være realistisk med hensyn til, hvad du kan nå. Nogle gange betyder det, at du skal sige nej. Her er nogle metoder til at få mere tid ved at sige nej:

  • Afvis møder, du ikke behøver at deltage i. Ja, det kan du godt.

  • Slet opgaver, du ikke behøver at udføre, eller som du ved, at du ikke vil udføre.

  • Send meddelelser for at gøre opmærksom på, at du arbejder på et svar (og husk at markere det med flag til dig selv, når du sender meddelelsen). Det er bedre at give andre besked om, at du vil svare inden for en realistisk dato, end at vedkommende tror, at du har glemt at svare.

Kalenderstyring

Faktum er, at hvis din dag er fuld af møder, så har du mindre tid til at udføre opgaver og skrive meddelelser, så du er nødt til at flytte opgaver til andre dage.

Hvis en opgave kommer til at tage lang tid, eller hvis det er noget, du er nødt til at gøre (i modsætning til opgaver, du beslutter, ikke er nødvendige), så optager den tid i kalenderen.

Måder at oprette opgaver på

Når du går igennem din kalender og dine opgaver, vil du uundgåeligt komme til at tænke på andre ting, du skal gøre. Her er nogle metoder til at oprette, redigere eller slette opgaver i Outlook:

  • Markér meddelelsen med flag.

  • Klik på Ny på båndet, og klik derefter på Opgave for at oprette en ny opgave.

  • Hvis du kører bil, og det er lovligt og sikkert at gøre det, kan du bruge talenotatfunktionen på din mobilenhed eller mobiltelefon til at optage dine opgaver og omskrive dem senere på din opgaveliste.

Måder at administrere opgaver på

Her er nogle måder, hvorpå du kan hjælpe dig selv med at håndtere dine opgaver:

  • Tilføj opgaver, i takt med at de kommer, ved at klikke på Ny og derefter på Opgaver på båndet.

  • Ryd ud i opgaver, du ikke behøver at tage dig af. Din opgaveliste er dit hellige sted – lad den ikke blive forurenet, fordi så forsvinder dens funktion. For meddelelser, der er markeret med flag, og som du vil gemme, skal du klikke på Fjern flag, og ellers bare Slet.

  • Markér fuldførte opgaver som udført, så de fjernes fra opgavelisten.

  • Gør opgaver nemmere at handle på ved at ændre opgavens emne. Eksempelvis bør en opgave med emnelinjenKan ikke ændre gruppemedlemskab via tastatur skal omdøbes til Svar til Ryan, hvilket er den næste handling for denne opgave. Hvis du vil ændre opgavens emne, skal du dobbeltklikke på opgaven og derefter skrive et nyt emne.

  • Kategoriser et element for at gøre det nemmere at identificere, hvor du skal tage det næste skridt, og for at få nogle opgaver til at skille sig ud.

  • Omarranger dine opgaver for at gruppere ensartede opgaver, f.eks. opgaver med samme kategori. På den måde kan du arbejde på flere ensartede opgaver samtidig.

Selvom det er godt at være organiseret, skal du ikke bruge for meget tid på at prioritere og administrere din opgaveliste. Processen med at administrere opgavelisten bør ikke overtage kontrollen over dit liv!

Oprette aftaler for at administrere din tid

Husk: Der er altid mere at lave, end der er tid til.

Som en del af god tidsstyring skal du bruge tid til at behandle dine meddelelser, administrere dine aftaler og opgaver og reflektere over, hvad du skal gøre.

Du kan planlægge denne tid for dig selv med almindelige aftaler og møder i din kalender. Kalenderen skal behandles som dine egentlige plan for din tid – hvis du har planlagt det, så er det, hvad du har forpligtet dig selv til at gøre på det pågældende tidspunkt.

Afsæt tid til at:

  • Håndtere dine meddelelser. At afsætte tid til at behandle meddelelser er især vigtigt, hvis du modtager mange meddelelser. Selvom du har konfigureret regler, så det kun er vigtige meddelelser, der vises i din indbakke, skal du stadig bruge tid til at behandle disse meddelelser.

    Tip: Når du behandler og læser dine meddelelser, skal du fjerne visuelt rod ved at minimere navigationsruden og båndet.

  • Foretag en daglig og en ugentlig gennemgang af dine opgaver og aftaler. Se på din kalender og dine opgaver, og afstem dine aftaler og opgaver med dine prioriteter. Hvis du har en travl kalender, så er det tid til at:

    1. Rydde ud i samtidige aftaler, fordi du ikke kan være to steder på én gang.

    2. Planlægge tiden til at arbejde.

    3. Reflektere over, hvad du foretager dig, uanset om det er en værdifuld brug af din tid, og om du har de rette prioriteringer.

    4. Mødes regelmæssigt med din chef. Regelmæssige møder med din chef kan hjælpe dig til at forklare, hvad du arbejder på og målrette prioriteter, hvor der er behov for det. Du kan konfigurere et tilbagevendende møde ved at klikke på Gentagelse.

    Fanen Opgaver, Gentagelse

Se også

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: God tidsstyring

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Konfigurere Outlook til at arbejde for dig

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Tæm din indbakke med de fire huskeregler

Bedste fremgangsmåder for Outlook for Mac 2011: Brug Opgaver til at udføre dit arbejde

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Find den meddelelse!

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Skrive gode mails

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Kalendere og møder

Bedste fremgangsmåder for Outlook til Mac 2011: Ofte stillede spørgsmål

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×