Arkivere Access-data

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Du kan holde dine data organiserede ved regelmæssigt arkivere gamle eller inaktiv poster. Lad os antage, at du bruger Access til at administrere en udlånsbibliotek. Du kan have en tabel, der registrerer långivende transaktioner, elementet blev lånt med et felt, som indeholder datoen og et felt, som indeholder datoen, den blev returneret. Måske er din post opbevaringspolitik at arkivere långivende transaktions-poster et år efter elementets retur, og at ødelægge posterne efter to år.

Du kan arkivere alle tabeller i en database, bestemte tabeller eller kun bestemte poster – for eksempel poster, der er ældre end en bestemt dato. Dette emne forklares, hvordan til at arkivere data.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Flytte med jævne mellemrum poster til en arkivtabel

Erstatte en tabel med jævne mellemrum

Erstatte alle tabeller med jævne mellemrum

Oversigt

Du bør overveje arkivering data, når du har data, du ikke vil bruge, og du vil bevare dataene praktiske i tilfælde af, at du har brug for. Du kan have en politik, der hjælper dine planer, arkiv, som en dataopbevaringspolitik.

Arkivering er ofte bruges til at gemme data baseret på en betingelse for datoen, som slutningen af en måned ankommer.

Måder til at arkivere data

I følgende tabel vises måder til at arkivere data, når du skal bruge hver enkelt metode og andre overvejelser i forbindelse med.

Metode

Beskrivelse

Brug, når...

Andre overvejelser

Flytte med jævne mellemrum poster til en arkivtabel

Med jævne mellemrum, kan du køre en forespørgsel, der markerer de data, du ønsker at arkivere og tilføjer dataene til en arkivtabel. Derefter skal køre du en forespørgsel, der markerer de samme data (fra den oprindelige tabel) og sletter den.

Nogle af posterne i en tabel opfylder betingelsen, som du kan bruge til at finde ud af, om du vil arkivere.

Eksempel: du ønsker at arkivere bibliotek transaktioner (afkrydsningsfelt Sådan fungerer), hvis markeret i dato er mindst et år gamle.

  • Kan være nødvendigt at løse referentiel integritet, især hvis de poster, du ønsker at arkivere er i én side af en en-til-mange-relation.

  • Hvis du vil bruge parametre i dine forespørgsler, skal du oprette en formular til at håndtere parametrene. Ellers risikerer du tab af data.

Erstatte en tabel med jævne mellemrum

Med jævne mellemrum, du lave en arkivkopi af en bestemt tabel, og derefter erstatte tabellen med en ny, tom kopi.

Alle poster i en tabel opfylder betingelsen, som du kan bruge til at finde ud af, om du vil arkivere.

Eksempel: du har en tabel, der gemmer daglige temperaturer. Hvert år, du arkivere tabellen og starte forfra med en tom liste.

  • Kan være nødvendigt at løse referentiel integritet.

Erstatte alle tabeller med jævne mellemrum

Du starter med en opdelt database (en database, der omfatter: en back end-databasefil, der indeholder alle tabellerne, og en front end-databasefil, der indeholder alle de andre databaseobjekter). Med jævne mellemrum, du lave en arkivkopi af back-end-databasen, og derefter erstatte back-end-databasen med en ny, tom.

Alle poster i de fleste af tabellerne i databasen opfylder den betingelse, du kan bruge til at finde ud af, om du vil arkivere.

Eksempel: databasen består af flere tabeller med forskellige typer af meteorologiske data. Hvert år, arkiverer du alle tabeller.

  • Hvis du har en hvilken som helst opslagstabeller (tabeller, som du kan bruge til at gemme værdier for at slå op, sådanne postnumre eller afdelinger), skal du muligvis importere deres data til den nye back end-database.

  • Du kan ikke bruge en makro til denne metode. Du skal manuelt arkivere databasen.

Arbejde omkring referentiel integritet

Hvis de poster, du ønsker at arkivere er relateret til poster i andre tabeller, du muligvis kan løse relationen. Hvis de poster, du ønsker at arkivere er "underordnede" poster (de hører til "mange"-siden af en en-til-mange-relation ), kan du sandsynligvis sikkert arkivere dem uden problemer. Hvis de poster, du ønsker at arkivere er "overordnede" poster (de hører til relationens en-siden af en en-til-mange-relation ), når du arkiverer dem deres relaterede "underordnede" poster maj:

  • Forhindre dig i at slette de "overordnede" poster. Dette kan forårsage problemer, hvis du allerede har tilføjet de "overordnede" poster til arkivtabellen.

    - eller -

  • Blive "børn" – poster, der tilhører en "overordnet", der ikke findes. Dette kan medføre problemer med dataintegritet og forskellige funktioner i databasen, der bruger "enkeltstående" poster.

For at tage højde for referentiel integritet, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Finde ud af, hvilke "underordnet" poster tilhører de poster, du ønsker at arkivere. Eksempelvis hvis jeg gerne vil arkivere poster af aktiver, som jeg udlåne på biblioteket, afgøre jeg først, om der er en hvilken som helst transaktioner åben på disse aktiver, det vil sige, om aktiverne, der er tjekket ud, men ikke returneres.

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis de "underordnede" poster kan altid slettes uden problemer, skal du kontrollere, håndhæves relationen referentiel integritet, med Kaskadevis sletning. Dette sikrer, at alle relaterede "underordnede" poster, slettes.

    • Hvis de "underordnede" poster ikke kan altid slettes sikkert, kan du overveje at arkivere alle tabellerne i databasen.

    • Oprette en forespørgsel, der markerer "overordnede" poster, der ikke har "underordnede" poster. Brug derefter den første forespørgsel til at oprette dine arkiv forespørgsler (se afsnittet flytte poster til en arkivtabel med jævne mellemrum) i stedet for ved hjælp af den "overordnede" tabel.

      Tip!: Du kan bruge guiden forespørgsel til at søge efter ikke-relaterede poster. Få mere at vide artiklen sammenligne to tabeller og finde poster uden forekomster.

Tilbage til toppen

Flytte med jævne mellemrum poster til en arkivtabel

Først skal lave du en tom kopi af den tabel, der har poster, du ønsker at arkivere. Denne ny, tom tabel er arkivtabellen. Derefter skal oprette du en tilføje forespørgsel for at kopiere poster fra den oprindelige tabel til arkivtabellen. Derefter skal oprette du en slet søgning for at fjerne de arkiverede poster fra den oprindelige tabel. Til sidst skal oprette du en makro, der kører begge forespørgsler. Når du vil arkivere poster, skal køre du makroen.

Tip!: Du kan vedhæfte en makro til en knap på en formular, så når der klikkes på knappen, afspilles makroen.

Trin 1: Oprette et arkivtabel

Trin 2: Oprette en forespørgsel, der kopierer data til arkivtabellen

Trin 3: Oprette en sletteforespørgsel, der fjerner de samme data fra den oprindelige tabel

Trin 4: Oprette en makro, der kører begge forespørgsler

Trin 1: Oprette et arkivtabel

Hvis du vil beholde dine arkiverede poster i en tabel, skal gøre du kun dette trin én gang. Arkivtabellen, som du opretter i dette trin skal indeholde alle dine arkiverede poster.

Hvis du vil destroy gamle arkivtabellen, når du opretter en ny, behøver du ikke at udføre dette trin. Du kan bruge en opret-tabel-forespørgsel i stedet for en tilføjelsesforespørgsel til at kopiere dataene i arkivtabellen. For at gøre dette skal du gå videre til trin 2.

Hvis du vil bruge en ny tabel i arkiv, hver gang, du arkiv, og du vil beholde dine gamle arkiv tabeller, Omdøb gamle arkivtabellen, inden du opretter en ny. Hvis du arkiverer baseret på en dato, overvejer at navngive din gamle arkiv tabeller efter det datointerval, de repræsenterer.

Bemærk!: Hvis du opretter en ny tabel i arkiv, hver gang og hold den gamle liste, skal du omdøbe den gamle arkiv, før du kører dine forespørgsler.

  1. Vælg den tabel, der indeholder posterne til at arkivere, tryk på CTRL + C, og tryk derefter på CTRL + V i navigationsruden.

  2. Vælg Kun strukturIndsæt tabel som i dialogboksen, under Indstillinger for Sæt ind.

  3. I feltet Tabelnavn Slet ord Kopi af og tilføje et understregningstegn og word "Arkiver" til den eksisterende tabelnavn og klik derefter på OK. Hvis den oprindelige tabel hedder transaktioner navnet arkivtabellen for eksempel Transactions_archive.

    Indsæt tabel som

Trin 2: Oprette en forespørgsel, der kopierer data til arkivtabellen

  1. Klik på <ui>Forespørgselsdesign</ui> i gruppen <ui>Andet</ui> under fanen <ui>Opret</ui>.

  2. Brug dialogboksen Vis tabel til at tilføje den tabel, der har poster, du ønsker at arkivere. Luk dialogboksen Vis tabel.

  3. Dobbeltklik på stjernen (*) i tabellen, som du lige har tilføjet i designvinduet for forespørgslen. Tabelnavnet og en stjerne vises i den første kolonne i forespørgslens designgitter.

    Bemærk!: Stjernen angiver, at forespørgslen skal medtage alle felterne fra tabellen i forespørgslens output. Når du bruger stjernen, hvis felter er tilføjet eller fjernet fra tabellen, justeres forespørgslens output tilsvarende.

  4. Dobbeltklik på det felt, du vil bruge til at angive en betingelse, der registrerer skal opfylde, før du arkivere dem i designvinduet for forespørgslen. Eksempelvis hvis transaktionstabellen har et felt med navnet markeret i dato, og du ønsker at arkivere alle poster, hvor denne dato er mere end et år gamle, du dobbeltklikke på markeret i dato. Feltet vises i den næste tomme kolonne i forespørgslens designgitter.

    Forespørgselsgitter

    Gentag dette trin, hvis du vil anvende kriterier med flere felter.

  5. Brug række kriterier til at angive kriterier for de felter, du lige har tilføjet. For eksempel du kan angive, markeret i datoen skal være tidligere end 1st januar 2008 ved hjælp af udtrykket < #1/1/2008 # i rækken kriterier.

    Hvis dine kriterieværdier ændres, hver gang, du arkiverer, skal du gøre forespørgslen bede om input. For at gøre dette skal bruge du en parameter i rækken kriterier, så forespørgslen beder om input. Du kan bruge en parameter ved at bruge et udtryk, som du normalt ville gøre, men i stedet for en bestemt værdi, bruge et kort spørgsmål, der er angivet i kantede parenteser. Du kan for eksempel bruge udtrykket < [arkivere transaktioner, der er afsluttet før:], som vist her:

    Parameterudtryk

    Du kan finde flere oplysninger om at bruge parametre artiklen foretage en forespørgsel, bede om input.

    Du kan også bruge rækken eller til at angive alternative betingelser. Du kan finde flere oplysninger om brug af kriterier, i artiklen eksempler på forespørgselskriterier.

    Tip!: Hvis du bruger et datofelt til at angive kriterier, og du vil arkivere alle poster, der er ældre end den aktuelle dato, skal du angive < Date() i rækken kriterier for datofeltet.

  6. Gør et af følgende:

    • Hvis du allerede har oprettet arkivtabellen, skal du en tilføjelsesforespørgsel til at føje de angivne poster til tabellen.

      1. Klik på Tilføj i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

      2. Vælg navnet på arkivtabellen i dialogboksen Tilføj i feltet Tabelnavn, og klik derefter på OK.

        Føj til

        Rækken Føj til vises i forespørgslens designgitter.

      3. Fjern markeringen i rækken Føj til for alle felter, du brugte til at angive kriterier. (Kun stjernen skal have en værdi for Rækken Føj til ).

        Rækken Føj til i forespørgselsgitteret

    • Hvis du ikke har oprettet arkivtabellen, skal du en tabeloprettelsesforespørgsel til at oprette arkivtabellen ved hjælp af de angivne poster.

      1. Klik på Tabeloprettelse i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

      2. Skriv navnet på arkivtabellen i dialogboksen Tabeloprettelse i feltet Tabelnavn, og klik derefter på OK.

  7. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.

Trin 3: Oprette en sletteforespørgsel, der fjerner de samme data fra den oprindelige tabel

  1. Klik på <ui>Forespørgselsdesign</ui> i gruppen <ui>Andet</ui> under fanen <ui>Opret</ui>.

  2. Brug dialogboksen Vis tabel til at tilføje den tabel, der har poster, du ønsker at arkivere. Luk dialogboksen Vis tabel.

  3. Dobbeltklik på stjernen (*) i tabellen, som du lige har tilføjet i designvinduet for forespørgslen. Tabelnavnet og en stjerne vises i den første kolonne i forespørgslens designgitter.

  4. Dobbeltklik på de samme felter, du brugte til at angive en betingelse i tilføjelsesforespørgslen i designvinduet for forespørgslen.

  5. Brug række kriterier til at angive kriterier for de felter, du lige har tilføjet. Du kan finde flere oplysninger om brug af kriterier, i artiklen eksempler på forespørgselskriterier.

    Vigtigt!: Hvis forespørgslen tilføjelses- eller tabeloprettelse brugt en parameter, så du bør sletteforespørgslen. Desuden skal du sikre dig, at du angiver den samme værdi for begge forespørgsler. Hvis du angiver forskellige parameterværdier, kan du miste data. For at undgå tab af data, du overveje at bruge en formular til at indsamle værdierne, og bruge forespørgsler stille formularen for inputværdierne. Få mere at vide artiklen foretage en forespørgsel, bede om input.

  6. Klik på Slet i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

    Rækken Slet vises i forespørgslens designgitter.

    Rækken Slet i forespørgselsgitteret

  7. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.

Trin 4: Oprette en makro, der kører begge forespørgsler

  1. Klik på <ui>Makro</ui> i gruppen <ui>Andet</ui> under fanen <ui>Opret</ui>. Hvis denne kommando ikke er tilgængelig, skal du klikke på pilen under enten knappen <ui>Modul</ui> eller <ui>Klassemodul</ui>, og klik derefter på <ui>Makro</ui>.

  2. Vælg OpenQuery i den første række i designgitteret makro i kolonnen handling.

    Makrohandling i Åben forespørgsel

  3. Vælg i bunden af gitteret under Handlingsargumenter, i feltet Forespørgselsnavn den (føje eller tabeloprettelse) forespørgsel, du oprettede i trin 2 fra på rullelisten.

    Forespørgselsargument for makrohandling for åben forespørgsel

  4. Vælg OpenQuery i den anden række i designgitteret makro i kolonnen handling.

  5. Vælg sletteforespørgslen på rullelisten nederst i gitteret, under Handlingsargumenter, i feltet Navn til forespørgslen.

    Din makro bør se nogenlunde sådan ud:

    makro klar til at gemme

  6. Tryk på CTRL + S for at gemme makroen.

    Når du vil arkivere poster, skal du køre makroen.

Tilbage til toppen

Erstatte en tabel med jævne mellemrum

Hvis du altid vil arkivere alle data i en tabel, har du ikke bruge forespørgsler eller makroer. Du kan med jævne mellemrum erstatte tabellen med en tom kopi som et alternativ.

Vigtigt!: Hvis den tabel, du arkiverer er relateret til andre tabeller, du muligvis kan løse referentiel integritet.

  1. Vælg den tabel, du vil arkivere, tryk på CTRL + C, og tryk derefter på CTRL + V i navigationsruden.

  2. Vælg Kun strukturIndsæt tabel som i dialogboksen, under Indstillinger for Sæt ind, og klik derefter på OK.

    Access navngiver kopi kopi af oprindelige tabelnavn.

  3. Højreklik på den oprindelige tabel i navigationsruden, og klik derefter på Omdøb i genvejsmenuen, der vises.

    Give tabellen et navn, der angiver, hvad den indeholder, såsom "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. Højreklik på den tomme kopi i navigationsruden, og klik derefter på Omdøb i genvejsmenuen, der vises.

    Giv den tomme kopi det oprindelige tabelnavn.

Tilbage til toppen

Erstatte alle tabeller med jævne mellemrum

Hvis du bruger en opdelt database, kan du erstatte alle tabeller med jævne mellemrum ved at erstatte back-end-databasen med en tom kopi.

Først skal forberede du den tomme kopi. Medmindre databasedesignet ændres, kan du genbruge denne kopi hver gang, du arkiverer. Derefter, når du vil arkivere, skal du omdøbe den eksisterende back end-database for at angive, at det er et arkiv, og Gem derefter tom kopien som den nye back end-database.

Forberede en tom kopi af en back end-database

Importere tabeldefinitionerne for alle tabeller i back-end-databasen.

  1. Oprette en ny, tom database. Slette Tabel1.

  2. På fanen Eksterne data i gruppen Importér skal du klikke på Access.

  3. Vælg Importer tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler til den aktuelle database, og klik derefter på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne Data.

  4. Vælg den back end-database i dialogboksen Åbn fil. Klik på Åbn for at lukke dialogboksen Åbn fil, og klik derefter på OK.

  5. Klik på Indstillinger i dialogboksen Importer objekter.

  6. Vælg Kun Definition under Importere tabeller.

  7. Klik på Markér alt på fanen tabeller, klik på OK, og klik derefter på Luk.

Næste, føje data til en hvilken som helst opslagstabeller i den tomme kopi. Gør følgende for hver opslagstabel:

  1. Link til opslagstabellen i den eksisterende back end-database.

  2. Oprette en tilføjelsesforespørgsel, der tilføjer alle poster fra oprindeligt til kopien.

Erstatte back-end-databasen med en tom kopi

Først skal omdøbe den eksisterende back end-database for at angive, at det er nu et arkiv.

Derefter åbne den tomme kopi, og Gem den ved hjælp af det oprindelige navn i back end-databasen.

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og peg derefter på Gem som. Menuen Gem som åbnes.

  2. Klik på Access 2007-Database under Gem database i et andet format.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×