Arkivere ældre elementer automatisk

Arkivere ældre elementer automatisk

Mails kan hurtigt fylde din Outlook-indbakke op – nye mails, svar og videresendte mails. Før du ved af det, har du tusindvis af mails. Hold indbakken og de andre mapper i Outlook under kontrol ved at flytte de gamle elementer, som du vil beholde, til et arkiv. Brug Autoarkiver til at gøre dette automatisk.

Du kan ændre, hvor ofte funktionen Autoarkiver kører, hvor elementerne gemmes, og hvor lang tid elementer bevares i Outlook, før de arkiveres.

  1. Klik på Filer > Indstillinger > Avanceret.

  2. Klik på Indstillinger for autoarkivering under Autoarkiver.

  3. Klik på Autoarkiver for hver n dage, og angiv, hvor ofte Autoarkiver skal køre.

  4. Vælg andre relevante indstillinger, f.eks. hvis gamle elementer skal slettes i stedet for at arkiveres.

    Tip: Du har muligvis ikke adgang til funktionerne Arkivér og Autoarkiver, hvis din mailprofil er tilsluttet en Exchange-server. Det kan også være, at din virksomhed har en mailopbevaringspolitik, som tilsidesætter Autoarkiver. Du kan få flere oplysninger af din systemadministrator.

Se Gennemgang af indstillinger i Autoarkiver for at få flere oplysninger om indstillinger i autoarkivering.

Ændre indstillinger for Autoarkiver for en individuel mappe

  1. Højreklik på mappelisten i navigationsruden på den mappe, du vil ændre, og klik på Egenskaber.

  2. Vælg indstillinger under fanen Autoarkiver.

Når du starter Outlook første gang, er Autoarkiver slået til som standard og kører hver 14. dag. Du kan ændre, hvor ofte Autoarkiver kører, angive, hvilken Outlook-datafil (.pst), der bruges til at lagre arkiverede elementer, og vælge, hvornår elementer i dine Outlook-mapper skal arkiveres.

  1. Vælg Værktøjer > Indstillinger, og vælg derefter fanen Andre.

  2. Vælg Autoarkiver.

    Autoarkiver i dialogboksen Indstillinger

  3. Markér afkrydsningsfeltet Autoarkiver for hver n dage, og angiv, hvor ofte Autoarkiver skal køre.

  4. Vælg de ønskede indstillinger.

    • Autoarkiver for hver Vælg, hvor ofte Autoarkiver skal køre. Arkivering af mange elementer samtidigt kan forringe din computers ydeevne. Derfor kan du med fordel vælge en tidsperiode, der forkorter autoarkiveringsprocessen. Tænk over, hvor mange elementer, du typisk modtager i løbet af en relevant tidsperiode og juster tidsrammen derefter. Spørg før autoarkivering Vælg denne indstilling, hvis Outlook skal vise en påmindelse, før Autoarkiver behandler dine Outlook-elementer. Når du ser meddelelsen, kan du klikke på Nej for at annullere Autoarkiver-sessionen.

    • Slet udløbne emner (kun e-mail-mapper) Denne indstilling er ikke markeret som standard. Du kan vælge at få mail slettet, når deres forfaldsperiode er udløbet. Standardperioden for dine Kladde- og Indbakke-elementer er seks måneder, og tre måneder for dine Sendt post-elementer, men du kan ændre disse perioder vha. indstillingen Fjern emner, der er ældre end.

    • Arkiver eller slet gamle emner Du skal vælge denne indstilling, hvis Autoarkiver skal slette nogle af eller alle elementer, når de udløber. Denne indstilling aktiverer andre indstillinger, der giver dig mulighed for at beslutte, hvilke elementer, der skal arkiveres, og hvilke elementer, der skal slettes, når deres forfaldsperiode udløber. Du skal derefter vælge yderligere indstillinger, der skal gælde for både arkivering og sletning.

      Bemærk: I dialogboksen Autoarkiver henviser "mapper" til dine hovedfunktionsområder i Outlook, såsom mappen Kalender og Opgave og individuelle mailmapper. Dette skyldes, at dine Kalender- og Opgave-elementer gemmes i deres respektive Kalender- og Opgave-mapper.

    • Vis arkivmappe i mappelisten  Vælg om mappen Arkiv, skal vises på listen over dine andre arbejdsmapper i Navigationsruden. I hovedmappen Arkiv kan du åbne undermapper og få vist arkiverede elementer. Når du gennemser arkiverede elementer, kan du bekræfte, at de korrekte elementer er blevet arkiveret, og du kan også trække nødvendige elementer tilbage til en arbejdsmappe.

    • Fjern emner, der er ældre end    Vælg standardindstillingen for hvornår, elementer skal arkiveres, i dage, uger eller måneder. Du kan angive perioder på én dag og op til en periode på 60 måneder. "Fjern" betyder at arkivere – gemme – elementer. Det betyder ikke "slet", medmindre du har markeret den relevante indstilling i mapper et andet sted.

    • Flyt gamle emner til Standardindstillingen for denne placering er forskellig på computere, der kører operativsystemerne Microsoft Windows Vista og Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Hvis du vil angive en anden destination for de arkiverede elementer, kan du navigere til og angive en anden placering. Elementer flyttes til denne placering efter deres forfaldsperiode.

      Bemærk: Elementer, der arkiveres på en brugerdefineret placering, slettes ikke, medmindre du åbner mapperne og sletter dem manuelt.

    • Slet elementer permanent Denne indstilling sletter straks forfaldne elementer i stedet for at flytte dem til standardplaceringen, en anden mappe, du har angivet, eller til mappen Slettet post.

    • Anvend disse indstillinger på alle mapper nu Denne indstilling anvender indstillingerne for autoarkivering, herunder dine ændringer, i alle dine mapper. Du skal ikke vælge denne indstilling, hvis du vil angive andre indstillinger for en eller flere mapper. Du skal i stedet følge anvisningerne under knappen, der forklarer, hvordan du vælger indstillinger for individuelle mapper. Disse anvisninger findes også i den følgende sektion: "Skift Autoarkiver-indstillinger for en individuel mappe." Ændringer af specifikke mapper gælder kun for disse mapper.

    • Oplysninger om opbevaringspolitik Din organisation har muligvis en systemadministrator, der definerer opbevaringspolitikker med bestemmelser om, hvornår og hvordan elementer i din postkasse autoarkiveres. Du kan få vist politikkerne her, men kan kun ændre dem med de fornødne tilladelser.

  5. Klik på OK.

Ændre indstillinger for Autoarkiver for en individuel mappe

  1. På mappelisten i Navigationsrude skal du højreklikke på mappen, du vil ændre, og derefter klikke på Egenskaber i genvejsmenuen.

  2. Klik på fanen Autoarkiver.

  3. Vælg de ønskede indstillinger.

    Bemærk: Du kan få yderligere oplysninger om indstillingerne under trin 4 i sektionen ovenfor: "Gennemse eller rediger standardindstillingerne for Autoarkiver."

  4. Klik på OK.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×