Arbejde smart: Få tilstedeværelse til at fungere

Brug denne vejledning som en hjælp til at bevare kontakten til personer, der er vigtige for dig, og dem, der er centrale for, at dit arbejde bliver udført.

Hvad vil du foretage dig?

Lad andre kende til dine aktiviteter

Ændre status for din tilstedeværelse.

Lade andre vide, hvad der sker i dag

Angive placeringen

Få kontakt til personer, der er vigtige for dig

Søge efter personer

Fastgøre hyppige kontakter

Oprette grupper for personer, som du regelmæssigt har kontakt til

Oprette en gruppe

Føje personer til en gruppe

Sende en chatbesked til en kontakt eller gruppe

Invitere flere personer til en chatsamtale

Finde en travl kollega

Markere en kontakt

Se de kommunikationsformer, der er tilgængelige for en kontakt

Kontrollere en kontakts placering

Kontrollere en kontakts kalender

Holde styr på de daglige kommunikationer

Sende e-mail til en kontakt

Planlægge et møde med nogen

Kontrollere for mistede samtaler

Stoppe disse afbrydelser

Angive din status til Vil ikke forstyrres

Lad andre kende til dine aktiviteter

Microsoft® Lync™ Online-kommunikationssoftwaren angiver automatisk din tilstedeværelse på baggrund af din aktivitet eller Microsoft® Outlook®-kalenderen, men du kan angive en placering eller tilføje en note for at give flere oplysninger.

Ændre status for din tilstedeværelse.

  • Åbn Lync Online, og klik i Lync-hovedvinduet på tilgængelighedsmenuen under dit navn, og vælg derefter en anden status, f.eks. Er straks tilbage.

Status for tilstedeværelse i Lync

I følgende tabel beskrives den tilstedeværelsesstatus, som andre personer ser for dig, og det, som denne status betyder.

Status for tilstedeværelse

Beskrivelse

Lync-tilstedeværelsen Online Kan kontaktes

Du er online og kan kontaktes.

Lync-tilstedeværelsen Optaget Optaget

Du er midt i et opkald, eller du deltager i et møde ifølge Outlook-kalenderen, og du vil ikke forstyrres.

Lync-tilstedeværelsen Vil ikke forstyrres Vil ikke forstyrres

Du vil ikke forstyrres og vil kun se meddelelser om samtaler, hvis de sendes af en person i din arbejdsgruppe.

Lync-tilstedeværelsen Ikke til stede Er straks tilbage

Du fjerner dig fra computeren nogle øjeblikke.

Lync-tilstedeværelsen Ikke til stede Vis som Ikke til stede

Din computer har været ledig i en tidsperiode (som standard 15 minutter).

Lync-tilstedeværelsen Ikke til stede Ikke på arbejde

Du arbejder ikke og kan ikke kontaktes.

Lync-tilstedeværelsen Offline Offline

Du er ikke logget på. Hvis du har blokeret for, at andre kan se din tilstedeværelse, vises du offline for dem.

Lync-tilstedeværelsen Ukendt Ukendt

Din tilstedeværelse kendes ikke. Hvis andre ikke bruger Lync som deres chatprogram, vises din tilstedeværelse måske som Ukendt for dem.

Lade andre vide, hvad der sker i dag

  • Klik på notefeltet over dit navn i Lync-hovedvinduet, og skriv derefter en note, f.eks. "Arbejder hjemme" eller "Arbejder på en deadline, send en chatbesked i stedet for at kigge forbi".

Communicator

Angive placeringen

  • I Lync-hovedvinduet under din tilstedeværelsesstatus viser Lync Online en placering, der er relateret til det netværk, du har forbindelse til. Du kan gøre denne placering mere forståelig ved at omdøbe den til "Arbejde" eller "Privat". Hver gang, du arbejder på denne placering, vil eventuelle kontakter, som du vil dele disse oplysninger med, have en bedre ide om, hvor du er. Du kan finde oplysninger om at konfigurere fortrolighedsforhold under Kontrollere adgang til dine oplysninger om tilstedeværelse.

Vis placering i Lync

Toppen af siden

Få kontakt til personer, der er vigtige for dig

Opbyg din liste over kontakter på en måde, der gør din kommunikation mere enkel og lader dig se oplysninger om tilstedeværelse og kontakter for de personer, der er vigtigst for dig. Den letteste måde at finde personer på, uanset om de allerede er på din liste over kontakter, er at søge efter dem i søgefeltet. Ud over at kunne søge ifølge navn eller telefonnummer kan du også søge efter et andet ord, som en kontakt kan have angivet i sin profil. Hvis knappen Kompetence vises under søgefeltet, skal du prøve at søge efter en kompetence eller et ekspertiseområde, en jobtitel osv.

Som en hjælp til at organisere din liste over kontakter udfylder Lync Online automatisk Hyppige kontakter på baggrund af de 10 kontakter, som du oftest har samtale med. Du kan også fastgøre dine vigtigste kontakter øverst i denne kontaktgruppe for at få hurtig adgang. I Lync Online udfyldes den fastgjorte liste på forhånd med dine teammedlemmer.

Søge efter personer

  • Gå i gang med at skrive navnet på en person i søgefeltet på kontaktlisten i hovedvinduet i Lync. Der vises resultater under feltet.

Søge efter en kontakt

Fastgøre hyppige kontakter

  • Højreklik på listen over kontakter eller i søgeresultaterne på personen, og klik derefter på Fastgør til hyppige kontakter.

Communicator

Toppen af siden

Oprette grupper for personer, som du regelmæssigt har kontakt til

Har du brug for at sende en hurtig besked til hele gruppen? Du kan oprette en gruppe for hvert team, som du arbejder med, så du kan se, hvem der er tilgængelig på et bestemt tidspunkt, eller du kan kontakte hele teamet.

Oprette en gruppe

  • Højreklik på et vilkårligt gruppenavn (f.eks. Hyppige kontakter) på din liste over kontakter i Lync-hovedvinduet, klik på Opret ny gruppe, og giv derefter gruppen et navn.

Opret ny gruppe vælges ved at højreklikke på en eksisterende gruppe

Føje personer til en gruppe

  • Benyt en af følgende fremgangsmåder på din liste over kontakter:

    • Træk kontakter til en gruppe.

    • Søg efter en kontakt, og højreklik på personen i søgeresultaterne, klik på Føj til listen over kontakter, og klik derefter på det nye gruppenavn.

Sende en chatbesked til en kontakt eller gruppe

  • Peg på kontakten eller gruppen på listen over kontakter, og vent på, at visitkortet åbnes.

  • Klik på knappen Chatbesked i visitkortet.

Communicator

Invitere flere personer til en chatsamtale

  • Klik på menuen Indstillinger for personer i samtalevinduet, og klik derefter på Inviter via navn eller telefonnummer.

Inviter personer i Lync

Du kan også trække kontakter eller grupper fra listen Kontakter til samtalevinduet for at tilføje dem.

Tip:  Hvis du har kontakter uden for organisationen, kan du også tilføje dem. Du skal blot klikke på Inviter via e-mail, hvorefter de kan deltage i samtalen ved at klikke på et link i e-mailen (uanset om de har installeret Lync).

Toppen af siden

Finde en travl kollega

Lync viser dig ikke blot personens status (f.eks. Kan kontaktes, Optaget eller Ikke til stede), du får også mulighed for at bestemme vedkommendes placering og hjælp til at beslutte den bedste kommunikationsform. Du kan f.eks. "markere" en kontakt, hvilket betyder, at Lync vil vise en besked, når kontaktens status ændres til Kan kontaktes, så du ved, at det er i orden at sende en chatbesked eller kigge forbi.

Markere en kontakt

  • Højreklik på en kontakt på din liste over kontakter i Lync-hovedvinduet, og klik derefter på Giv besked ved statusændring.

Communicator

Se de kommunikationsformer, der er tilgængelige for en kontakt

  • Peg på kontaktens billede på din liste over kontakter for at åbne visitkortet.

  • Langs bunden kan du se forskellige former, som du kan bruge til at kommunikere med denne person, f.eks. e-mail og chat. Klik blot på en af disse knapper for at få kontakt til denne person.

Communicator

Kontrollere en kontakts placering

  • Peg på kontaktens billede på din liste over kontakter, og klik derefter på udvidelsespilen i nederste højre hjørne for at åbne et udvidet visitkort.

Udvide visitkort

  • På visitkortet vises personens aktuelle placering (knyttet til det netværk, som vedkommende i øjeblikket er forbundet til) plus kontor og telefonnumre.

Kontrollere en kontakts kalender

  • Dobbeltklik på personens billede på din liste over kontakter for at åbne det udvidede visitkort.

  • Se på posten ved siden af Kalender.

Communicator

Toppen af siden

Holde styr på de daglige kommunikationer

Lync Online er tæt integreret med Outlook. Ikke blot kan du styre dine chatsamtaler via Lync Online, du kan også sende e-mail og Outlook-mødeindkaldelser til dine Lync-kontakter. Både i Lync og Outlook får du at vide, når du har mistet samtaler.

Sende e-mail til en kontakt

  • Peg på en kontakts billede eller tilstedeværelsesindikator på din liste over kontakter i Lync-hovedvinduet. Visitkortet åbnes, og hvis denne person kan kontaktes via e-mail, kan du se en e-mail-knap langs bunden.

  • Klik på denne knap for at åbne en ny e-mail i Outlook.

Communicator

Planlægge et møde med nogen

  • Klik i et visitkort på indstillingsmenuen ved siden af telefonknappen, og klik derefter på Planlæg et møde.

Communicator

Kontrollere for mistede samtaler

  • Klik på ikonet Samtaler i hovedvinduet for at få vist alle samtaler.

Bemærk:  Klik på Personligt i dialogboksen Lync – Indstillinger, og sørg for, at afkrydsningsfeltet Gem mine chatbeskeder i mappen Samtaleoversigt i Outlook er markeret.

Personlige indstillinger i Lync

Toppen af siden

Stoppe disse afbrydelser

Du kan angive din status til Vil ikke forstyrres for at styre afbrydelser. Alle kan se, at du ikke ønsker at blive forstyrret, og hvis de forsøger at invitere dig til chatsamtaler, bliver du ikke forstyrret af beskeder (medmindre de sendes af nogen i din arbejdsgruppe. Se flere oplysninger nedenfor.

Angive din status til Vil ikke forstyrres

  • Klik på din tilstedeværelsesstatus i Lync-hovedvinduet, og klik derefter på Vil ikke forstyrres.

Communicator

Bemærk:  Som standard er alle dine kontakter Kollegaer. Hvis du vil gøre nogen til Arbejdsgruppe-kontakt, så du modtager samtalebeskeder (selvom din status er Vil ikke forstyrres), skal du højreklikke på kontakten på din liste over kontakter, klikke på Skift fortrolighedsforhold og derefter klikke på Arbejdsgruppe. Hvis du vil deaktivere alle beskeder fra alle, når din status er Vil ikke forstyrres, skal du klikke på knappen Indstillinger, klikke på Vigtige beskeder og derefter klikke på Vis ikke vigtige beskeder.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×