Arbejde smart: Bruge Lync 2010 Attendant

Microsoft® Lync™ 2010 Attendant er et integreret program til administration af opkald, der giver dig mulighed for effektivt at administrere mange samtaler på én gang ved hurtigt at håndtere og viderestille telefonopkald og chatbeskeder.

Denne artikel indeholder

Foretage og modtage opkald

Sådan foretages et opkald

Sådan besvares et opkald

Sådan afvises et opkald

Sådan omstilles et opkald til telefonsvareren

Hvad du kan foretage dig under et opkald

Sådan sættes et opkald i venteposition

Sådan viderestilles et opkald

Sådan kontakter du den tiltænkte modtager, før du viderestiller et opkald

Sådan inviteres en person til at deltage i opkaldet

Sådan afsluttes opkaldet

Administrere flere samtaler

Én aktiv samtale

Flere aktive samtaler (telefon og chat)

Liste over kontakter og grupper

Sådan søges der efter og tilføjes kontakter

Sådan sorteres kontakter

Sådan organiseres brugerdefinerede grupper

Oprette en tom brugerdefineret gruppe

Opret en brugerdefineret gruppe ud fra listen over kontakter

Arrangere brugerdefinerede grupper

Sådan får du vist standardgrupper

Sådan får du vist de seneste søgninger

Hvordan fungerer teamopkald?

Sådan føjes en kontakt til en teamopkaldsgruppe

Sådan angives en opkaldsforsinkelse

Besvare opkald for en svargruppeagent

Sådan besvares et opkald

Parkere opkald

Sådan parkeres et opkald

Sådan hentes et parkeret opkald

Foretage og modtage opkald

Nogle af de mest almindelige opgaver, der udføres i Lync 2010 Attendant, er at foretage og modtage opkald. Procedurerne svarer til at sende og modtage chatbeskeder. Du kan stadig modtage chatbeskeder, mens du i midt i et opkald.

Sådan foretages et opkald

Hvis du vil ringe til én på listen over kontakter, skal du dobbeltklikke på personens navn eller klikke på telefonknappen ud for navnet.

Foretage et opkald

  1. Når du dobbeltklikker på et navn på listen over kontakter, foretages der som standard et telefonopkald til den pågældende person.

Du kan ændre standarden, så du i stedet sender en chatbesked, når du dobbeltklikker:

  1. Klik på knappen Indstillinger på værktøjslinjen, klik på Indstillinger på rullelisten, og klik derefter på fanen Handlinger og vigtige beskeder.

  2. Vælg Send en chatbesked på rullelisten ud for Foretag følgende, når jeg dobbeltklikker på en kontakt.

  3. Tryk på OK.

Ikonet Lync Attendant-indstillinger

  1. Du kan søge efter en kontakt ved at skrive navnet i feltet Søg. Efterhånden som du skriver, vises der tilsvarende navne på listen over kontakter. Bemærk, at du skal bruge tid på at søge for at fuldføre den indledende indeksering.

  2. Hvis du vil ringe til et nummer, skal du angive nummeret i feltet Søg og derefter dobbeltklikke på resultatet i feltet Søg.

Opkaldsnummer

Sådan besvares et opkald

  • Når en person ringer til dig, vises der en vigtig besked i området Indgående i hovedvinduet i Lync. Hvis du vil besvare det, skal du dobbeltklikke på den vigtige besked.

Vigtig besked om indgående opkald

Bemærk:  Den vigtige besked om opkald ser anderledes ud for en person, der ringer op igen – dvs. en kontakt, der har ringet til dig mere end én gang i løbet af 30 minutter. Besvar opkaldet ved at dobbeltklikke på den vigtige besked eller ved at klikke på Acceptér eller Afvis.

Meddelelse om person, der ringer op igen

Sådan afvises et opkald

  • Hvis du vil afvise et taleopkald, skal du højreklikke på den vigtige besked om det indgående opkald og derefter klikke på Ignorer. Hvis telefonsvareren er slået til, omstilles opkaldet til telefonsvareren.

Sådan omstilles et opkald til telefonsvareren

  • Hvis du vil omstille et opkald til telefonsvareren, skal du højreklikke på den vigtige besked om det indgående opkald, vælge Omstil og derefter vælge et andet nummer eller Telefonsvarer.

Toppen af siden

Hvad du kan foretage dig under et opkald

Når du har besvaret et opkald, vises det i området med aktive opkald. Du kan udføre forskellige opgaver ved hjælp af opkaldsindstillinger.

Sådan sættes et opkald i venteposition

  • Klik på knappen I venteposition i vinduet Samtale.

Opkaldsindstillinger

Sådan viderestilles et opkald

  1. Klik på knappen Viderestil i vinduet Samtale.

  2. Dobbeltklik på det navn på listen over kontakter, opkaldet skal viderestilles til.

  3. Opkaldet forsvinder ganske enkelt fra vinduet Samtale. Der vises som standard en fejlmeddelelse, hvis viderestillingen ikke lykkes.

Opkaldsindstillinger

Bemærk:  Hvis du vil deaktivere vigtige beskeder, skal du klikke på Indstillinger, klikke på fanen Handlinger og vigtige beskeder, fjerne markeringen i de relevante afkrydsningsfelter og derefter klikke på OK.

Sådan kontakter du den tiltænkte modtager, før du viderestiller et opkald

  1. Klik på knappen Kontakt, før opkald viderestilles eller sammenflettes i vinduet Samtale. Opkaldet sættes i venteposition.

Opkaldsindstillinger

  1. Klik på modtagerens ikon for telefon på listen over kontakter. Eller klik på ikonet Chatbesked for at kontakte personen via chat.

Kontakt

Bemærk: Når du kontakter den tiltænkte modtager, åbnes der et nyt samtalevindue. Den oprindelige person, der ringer op, forbliver forbundet, og denne samtale sættes i venteposition og flyttes til området I venteposition. Dobbeltklik for at skifte mellem samtaler.

  1. Hvis modtageren accepterer viderestillingen, skal du klikke på knappen Ring til denne kontakt, opret forbindelse.

Communicator

Bemærk: Hvis modtageren ikke vil acceptere viderestillingen, skal du afslutte konsultationen. Hvis du vil genoptage samtalen med den person, der har ringet op, skal du klikke på knappen I venteposition/Fortsæt opkald. Du kan derefter tale med den person, der har ringet op, og tage noter, før samtalen afsluttes.

Hvis viderestillingen lykkes, vises der ikke en synlig indikator – opkaldet forsvinder ganske enkelt fra vinduet Samtale. Hvis viderestillingen ikke lykkes, vises der en fejlmeddelelse, medmindre du har deaktiveret beskeder i vinduet Indstillinger.

Sådan inviteres en person til at deltage i opkaldet

  • Hvis du vil tilføje kontakter under et telefonmøde, skal du klikke på ikonet Tilføj og derefter dobbeltklikke på navnet på kontakten eller trække kontakten fra listen over kontakter til området Samtale. Du kan også angive et mobilnummer ved hjælp af det numeriske tastatur.

Opkaldsindstillinger

Sådan afsluttes opkaldet

  • Hvis du vil afslutte opkaldet, skal du klikke på ikonet Afslut samtale.

Opkaldsindstillinger

Toppen af siden

Administrere flere samtaler

Området Samtale til venstre i hovedvinduet er det sted, hvor alle samtaleaktiviteter indtræffer. Hvis du er opmærksom på indgående, aktive og ventende samtaler (i venteposition), kan du administrere flere samtaler på én gang.

Én aktiv samtale

  • Husk, at samtalen i området Aktiv, er den, du i øjeblikket er midt i. Hvis du vil besvare et indgående opkald eller flytte et opkald i venteposition til området Aktiv, skal du blot dobbeltklikke på det.

Flere aktive samtaler (telefon og chat)

  • Du kan vedligeholde flere aktive samtaler på én gang, hvis kun én af dem er en stemmesamtale. Du kan f.eks. acceptere et indgående opkald, mens du vedligeholder to andre chatsamtaler. I dette tilfælde flyttes den chatsamtale, du i øjeblikket er midt i, til området Aktiv, og stemmesamtalen er stadig aktiv (vises med den røde pil), også selvom den flyttes til området Venter på skærmen.

Flere samtaler i Attendant

Dobbeltklik på en vigtig besked om et opkald eller en samtale for at flytte den til området Aktiv.

Toppen af siden

Liste over kontakter og grupper

Listen over kontakter er en liste over de kollegaer, familiemedlemmer, venner og arbejdsforbindelser, som du oftest kommunikerer med. På listen vises kontakternes tilgængelighed, og du kan få vist flere kontaktoplysninger ved at højreklikke på kontaktens navn og derefter klikke på Egenskaber. Du kan bruge listen over kontakter som udgangspunkt for at kommunikere med dine kontakter. Listen over kontakter er udgangspunktet for kommunikation med kontakterne.

Sådan søges der efter og tilføjes kontakter

Brug feltet Søg til at søge efter personer, du vil føje til listen over kontakter.

  1. Skriv det viste navn på eller e-mail-adressen til en person i feltet Søg. Alle tilsvarende navne vises i søgeresultaterne. Det kan tage et par minutter at udføre søgningen.

Bemærk: I Lync 2010 Attendant vises som standard alle tilsvarende brugere fra Active Directory®-domænetjenester og fra listen over kontakter i meddelelses- og samarbejdsklienten til Microsoft® Outlook.

  1. Højreklik på personens navn, og peg på Føj til listen over kontakter. Listen over brugerdefinerede grupper vises.

  2. Klik på en brugerdefineret gruppe, eller klik på Ny gruppe for at oprette en ny gruppe for kontakten.

Føj til listen over kontakter

Sådan sorteres kontakter

Du kan sortere kontakterne efter forskellige kriterier, f.eks. vist navn, tilgængelighed eller firma. Hvis du sorterer kontakterne, er det nemmere og hurtigere at organisere, søge efter og oprette forbindelse til teammedlemmerne.

  1. Klik på pilen ud for Arrangeret efter øverst på listen over kontakter. Vist navn er standardsorteringsrækkefølgen i Lync 2010 Attendant.

  2. Vælg et sorteringskriterium på rullelisten (f.eks. Tilgængelighed).

Bemærk:  Du kan ikke skjule kontakter, hvor tilstedeværelsesstatus er angivet til Offline eller Ukendt.

Sådan organiseres brugerdefinerede grupper

Du kan hurtigere opnå adgang til tilknyttede kontakter ved at organisere dem i brugerdefinerede grupper. Du kan f.eks. have brugerdefinerede grupper, der hedder Udvikling, Salg og Mit team.

Toppen af siden

Oprette en tom brugerdefineret gruppe

Du kan oprette en brugerdefineret gruppe ud fra gruppelisten. Den brugerdefinerede gruppe er tom, indtil du føjer kontakter til den.

  1. Klik på plustegnet ud for Brugerdefineret på listen Gruppe. Der vises en ny gruppe på listen Gruppe.

  2. Angiv et navn til gruppen, og tryk derefter på Enter.

Brugerdefineret gruppe

Opret en brugerdefineret gruppe ud fra listen over kontakter

Du kan oprette en brugerdefineret gruppe, der straks udfyldes med kontakter, du vælger.

  1. Vælg en eller flere kontakter på listen over kontakter, eller brug søgefeltet til at søge efter en kontakt.

Bemærk: Hvis du vil vælge flere kontakter, skal du holde Ctrl nede og klikke på navnene eller holde Skift nede og klikke på tilstødende navne.

  1. Højreklik på kontakterne, og peg derefter på Føj til listen over kontakter.

  2. Klik på Ny gruppe.

  3. Angiv et navn til gruppen, og tryk derefter på Enter.

  4. Hvis du vil tilføje flere kontakter, skal du bare trække dem til gruppen fra listen over kontakter.

Arrangere brugerdefinerede grupper

Brugerdefinerede grupper arrangeres som standard alfabetisk. Hvis du vil omarrangere dem, skal du benytte en af følgende fremgangsmåder:

  • Træk og slip en gruppe til en anden placering på listen.

  • Højreklik på en gruppe, og klik derefter på Flyt gruppe op eller Flyt gruppe ned.

  • Klik på en gruppe for at markere den, og tryk derefter på Alt+Skift+pil op eller Alt+Skift+pil ned.

Sådan får du vist standardgrupper

Lync 2010 Attendant indeholder tre standardgrupper: Ofte, Kan kontaktes og Alle kontakter.

  • I gruppen Ofte vises navnene på de personer, du for nylig har haft kontakt til i Lync 2010 Attendant, i faldende rækkefølge.

  • I gruppen Kan kontaktes vises alle kontakter, hvis tilstedeværelse ikke er angivet til Ikke til stede, Ukendt eller Offline.

  • I gruppen Alle kontakter vises alle kontakter, der er føjet til din liste over kontakter (dog ikke via en distributionsliste).

Sådan får du vist de seneste søgninger

  • Klik på Seneste søgning for at få vist de seneste søgekriterier og resultater ved hjælp af Lync 2010 Attendant.

Toppen af siden

Hvordan fungerer teamopkald?

Du kan føje en kontakt til en teamopkaldsgruppe, der kan besvare dine opkald på dine vegne. Du kan når som helst redigere medlemmerne af teamopkaldsgruppen.

Sådan føjes en kontakt til en teamopkaldsgruppe

  1. Klik på Vis eller rediger indstillinger for viderestilling af opkald på værktøjslinjen.

Attendant-ikonet Viderestilling af opkald

  1. Vælg Ring til mig og min teamopkaldsgruppe under Foretag følgende, når jeg modtager opkald under Indstillinger for viderestilling af opkald.

Indstillinger for viderestilling af opkald

  1. Klik på Tilføj under Tilføj medlemmer til teamopkaldsgruppen, som besvarer opkald på dine vegne.

  2. Skriv navnet på en kontakt, der kan besvare dine opkald, og klik derefter på OK.

Vigtigt: Alle de kontakter, du vælger som medlem af en teamgruppe, skal aktiveres til Enterprise Voice.

Tilføj teamopkald

Sådan angives en opkaldsforsinkelse

Når du aktiverer teamopkald, er det vigtigt at angive en opkaldsforsinkelse. Når du slår opkaldsforsinkelse til, ringer indgående opkald først til dig og derefter til teamopkaldsgruppen efter en forsinkelse.

  1. Hvis du vil angive en opkaldsforsinkelse, skal du klikke på Opkaldsforsinkelse.

Angiv opkaldsforsinkelse

  1. Markér afkrydsningsfeltet Slå opkaldsforsinkelse til, og angiv derefter tiden for opkaldsforsinkelse.

  2. Klik på OK, når du er færdig.

  3. Klik på OK igen nederst for at gemme og anvende disse indstillinger.

Bemærk: Før du gemmer disse indstillinger, skal du markere afkrydsningsfeltet for at anvende disse indstillinger i de arbejdstimer, der er angivet i Outlook.

Toppen af siden

Besvare opkald for en svargruppeagent

Som svargruppeagent er du blevet valgt til at hjælpe med at besvare telefonopkald for en eller flere grupper. Du kan bruge Lync 2010 Attendant til at besvare og administrere de telefonopkald, der foretages til gruppen.

  • Når serveradministratoren opretter dig som agent for en svargruppe, kan du i Lync 2010 Attendant se en vigtig besked om, hvilken gruppe du er tilføjet.

Sådan besvares et opkald

Når du er logget på en gruppe, er du klar til at modtage et opkald.

  1. I en vigtig besked om indgående opkald kan du se, hvilken gruppe der viderestiller opkaldet til dig, i feltet Via.

  2. Hvis du vil besvare opkaldet, skal du bare klikke på den vigtige besked.

Vigtig besked om svargruppe

Toppen af siden

Parkere opkald

Når du modtager et opkald, der skal viderestilles til en anden afdeling, kan du i stedet for at anbringe opkaldet i venteposition parkere det i en ventekø. Fra ventekøen får du et hentenummer, du kan bruge til at hente opkaldet. Kontrollér, at supportteamet har konfigureret funktionen til parkering af opkald.

Sådan parkeres et opkald

  1. Besvar den vigtige besked om indgående opkald.

  2. Hvis du vil parkere opkaldet, skal du klikke på rullemenuen under knappen I venteposition og derefter vælge Parkér opkald.

Parkér opkald

  1. Når opkaldet er parkeret, modtager du en meddelelse med hentenummeret.

  2. Oplys om hentenummeret til den person eller afdeling, opkaldet viderestilles til.

Parkeret nu

Sådan hentes et parkeret opkald

  • Hvis meddelelsen er synlig, skal du klikke på Hent.

  • Du kan også angive hentenummeret for det parkerede opkald i søgefeltet. Du får derefter forbindelse til det parkerede opkald.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×