Arbejde med firmadata på SharePoint-lister

Du kan let integrere data fra forskellige erhvervsprogrammer, f.eks. SAP, Siebel og Microsoft SQL Server, i samarbejdsmiljøet i Microsoft Office SharePoint Server 2007 ved at tilføje kolonnen med firmadata på en Office SharePoint Server 2007-liste. På denne måde får du en liste med en kombination af forskellige kolonner fra Office SharePoint Server 2007 og et eksternt erhvervsprogram.

Denne artikel indeholder

Bruge firmadata på lister

Tilføje en kolonne med firmadata på en SharePoint-liste

Tilføje firmadata på en SharePoint-liste

Opdatere dataene i kolonnen med firmadata med data fra erhvervsprogrammer

Se profilen for et element på listen

Genveje til handlinger for firmadata

Slette en firmadatakolonne fra en SharePoint-liste

Bruge firmadata på lister

Der er flere fordele ved at bruge firmadata på lister. Contoso A/S, som er et konsulentfirma, der bruger et CRM-system (Customer Relationship Management), anvender f.eks. firmadata på lister til følgende formål:

  • Knytte dokumenter til kundeposter    Forskellige dokumenter som f.eks. tilbud, kontrakter og præsentationer kan gemmes på SharePoint-lister og knyttes til den pågældende kunde i CRM-databasen. Det gør det lettere at gemme alle kunderelaterede dokumenter ét sted og giver brugerne mulighed for hurtigt at finde frem til kundeposterne i erhvervsprogrammet.

  • Tilføje data fra eksterne datakilder på en let måde    Det kan være dyrt og besværligt at føje brugerdefinerede felter til en stor database, f.eks. et CRM-system. Ved hjælp af en SharePoint-liste kan medarbejderne i Contoso oprette brugerdefinerede kolonner til alle typer data, f.eks. tekstanmærkninger, og derefter knytte den pågældende kolonne til kundeposten i CRM-systemet. Det er let at tilføje denne type kolonne, og det er også en hjælp til at undgå at ændre de oprindelige data.

  • Vælge data på en liste    Forfattere kan bruge den forhåndsgodkendte masterliste over værdier fra CRM-databasen til at oprette en ny kolonne på en SharePoint-liste over forskellige værdier, f.eks. postnumre. Det sparer tid og mindsker risikoen for inkonsekvens og fejl under dataindtastningen.

Vigtigt: Administratoren skal registrere det eksterne erhvervsprogram i Office SharePoint Server 2007, før kolonnen med firmadata er tilgængelig. Hvilke typer data, du kan tilføje fra erhvervsprogrammet, afhænger af de felter, administratoren registrerer i Office SharePoint Server 2007.

Toppen af siden

Tilføje en kolonne med firmadata på en SharePoint-liste

Når du benytter denne fremgangsmåde, skal du udpege én primær kolonne, som du eventuelt kan vælge relaterede kolonner til.

  1. Klik på Indstillinger på værktøjslinjen Liste for den liste, hvor du vil tilføje kolonnen, og klik på Opret kolonne.

  2. Skriv et navn til kolonneoverskriften i boksen Kolonnenavn i sektionen Navn og type.

  3. Vælg Firmadata under Typen af oplysninger i denne kolonne er. Sektionen Yderligere indstillinger for kolonne opdateres med de indstillinger, der gælder for kolonner med firmadata.

  4. Vælg typen Firmadata og det erhvervsprogram, du vil tilføje kolonner fra, på listen Type i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne.

  5. Vælg den type værdi, der skal vises i den primære firmadatakolonne, på listen Vis dette felt med den valgte type.

  6. Marker alle de yderligere felter, du ønsker, under Vælg en kolonne for at vise hver af disse ekstra felter. Disse kolonner bliver automatisk udfyldt med data, når du vælger en værdi i den primære kolonne med firmadata.

  7. Klik på OK for at vende tilbage til siden Tilpas liste.

  8. Klik på hyperlinket Gå tilbage til navnet på listen øverst på siden. Titlen på den nye kolonne og de relaterede kolonner vises på værktøjslinjen Liste.

Bemærk: Du kan sortere og filtrere på de ekstra kolonner, men du kan ikke ændre deres rækkefølge på listen.

Nu har du defineret kolonnerne med firmadata og kan fortsætte med at tilføje firmadata på listen.

Toppen af siden

Tilføje firmadata på en SharePoint-liste

Du tilføjer firmadata på en SharePoint-liste på siden Nyt element.

  1. Klik på Ny på værktøjslinjen Liste, og klik derefter på Nyt element. Siden Nyt element vises.

  2. Skriv et navn til dette element på listen i boksen Titel.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at søge efter data i en kolonne med firmadata:

Hvis du

Skal du

Kender navnet på elementet

  1. Skrive så meget af værdien, som du kan, og derefter trykke på CTRL+K.

  2. Vælg et resultat på listen, hvis der er flere resultater, og klik på OK.

Vil søge efter et element

  1. Klikke på Gennemse.

  2. Klik på pilen, og vælg derefter navnet på det filter, du vil søge efter.

  3. Skriv værdien i boksen i højre side, og klik derefter på den grønne pil.

  4. Marker dataene i boksen med søgeresultater, og klik på OK.

  1. Klik på Gem for at tilføje elementet på listen.

Toppen af siden

Opdatere dataene i kolonnen med firmadata med data fra erhvervsprogrammer

Du skal opdatere kolonnerne på SharePoint-listen hyppigt for at sikre, at kolonnerne med firmadata på SharePoint-listen er opdateret med de dynamiske data i erhvervssprogrammet. Du opdaterer kun den primære kolonne med firmadata. Eventuelle yderligere relaterede kolonner med firmadata opdateres automatisk, når den primære kolonne opdateres.

  1. Du kan se, hvilken kolonne der er den primære kolonne til firmadata, ved at finde kolonnen med ordet Opdater i parentes.

  2. Klik på Opdater.

  3. Siden Bekræftelse af opdatering vises. Klik på OK for at fortsætte opdateringen.

  4. Siden Status for opdatering viser, hvor mange poster der er blevet opdateret, og hvor mange der havde fejl. Klik på OK for at vende tilbage til listen.

Toppen af siden

Se profilen for et element på listen

Hvert firmadataelement på en SharePoint-liste har en profil med oplysninger fra erhvervsprogrammet. I kolonnen vises måske kun produktnavnet, men profilen kan vise forskellige andre oplysninger, f.eks. produktbeskrivelse, farve, listepris eller omkostning, uden at du er nødt til at få adgang til erhvervsprogrammet.

  1. Hvis du ønsker at få vist profilen for et element, skal du pege på det pågældende element og klikke på den pil, der vises.

  2. Klik på Vis profil.

Toppen af siden

Genveje til handlinger for firmadata

Handlinger for firmadata er hyperlinks, der vises ved siden af firmaobjekter. Disse hyperlinks kan f.eks. åbne websider, vise brugergrænsefladerne til de forskellige erhvervsprogrammer eller åbne Microsoft Office InfoPath-formularer. Menuen Handlinger for firmadata vises også på SharePoint-lister og i søgeresultater. Ved hjælp af disse hyperlinks kan du let opdatere et element eller få vist relaterede data.

De typer handlinger for firmadata, der er tilgængelige på en SharePoint-liste, afhænger af de tilladelser, administratoren har aktiveret til det pågældende element, og typen af element. Hvis elementet f.eks. er en enhed i en SAP-database, kan du få adgang til og redigere elementerne i databasen direkte fra SharePoint-listen.

  1. Hvis du ønsker at få vist handlingslisten, skal du pege på det pågældende element og klikke på den pil, der vises.

  2. Klik på en af handlingerne i menuen.

Toppen af siden

Slette en firmadatakolonne fra en SharePoint-liste

Når du tilføjer flere kolonner med firmadata fra samme eksterne database på en liste, skal du udpege én primær kolonne og derefter eventuelt vælge yderligere relaterede kolonner. Hvis du sletter den primære kolonne, slettes alle de relaterede kolonner også. Relaterede kolonner kan ikke slettes uafhængigt af den primære kolonne.

  1. Klik på Indstillinger på værktøjslinjen Liste for den liste, hvor du vil slette kolonnen, og klik på Listeindstillinger.

  2. Marker navnet på den kolonne, du vil slette, under Kolonne.

    Bemærk: Det er kun navne på primære kolonner, der vises på listen.

  3. Klik på Slet på siden Skift kolonne.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×