Angive politikker for administration af oplysninger for en liste, et bibliotek eller en listeindholdstype

Virksomheder kan definere og bruge politikker for administration af oplysninger på Microsoft Office SharePoint Server 2007-websteder til at gennemtvinge overholdelse af virksomhedens forretningsprocesser eller juridiske eller offentlige myndigheders bestemmelser for administration af oplysninger. Politikker for administration af oplysninger gør det muligt for websteds- eller listeadministratorer at styre, hvordan indhold administreres.

Hvad vil du foretage dig?

Anvende en politik for en gruppe af websteder på en liste, et bibliotek eller en listeindholdstype

Oprette en ny politik for administration af oplysninger for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Anvende en politik for en gruppe af websteder på en liste, et bibliotek eller en listeindholdstype

Hvis der i forvejen er oprettet politikker for administration af oplysninger for webstedet som politikker for en gruppe af websteder, kan du anvende en af disse politikker for gruppen af websteder på en liste eller et bibliotek. Hvis en liste eller et bibliotek understøtter administration af flere indholdstyper, kan du ikke angive en politik for administration af oplysninger, som gælder for hele listen eller biblioteket. I stedet for skal du definere en politik for administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, der er knyttet til den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Ved listeindholdstyper forstås forekomster af en webstedsindholdstype, som er tilknyttet en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Du skal mindst have tilladelsen Administrer lister for at kunne ændre indstillingerne for en politik til administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek.

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som du vil angive en politik for administration af oplysninger for.

    Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger under Tilladelser og administration.

    Bemærk: Hvis listen eller biblioteket understøtter administration af flere indholdstyper, skal du vælge den indholdstype, du vil angive en politik for administration af oplysninger for, og derefter klikke på OK.

  3. Klik på Brug en politik for en gruppe af websteder i sektionen Angiv politikken, og vælg derefter den politik, du vil anvende, på listen.

    Bemærk: Hvis indstillingen Brug en politik for en gruppe af websteder ikke er tilgængelig, er der ikke defineret nogen politikker for den pågældende gruppe af websteder.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Oprette en ny politik for administration af oplysninger for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Du kan definere en politik for administration af oplysninger, som kun gælder for en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Hvis du opretter en politik for administration af oplysninger på denne måde, kan du ikke genbruge denne politik til andre lister, biblioteker eller websteder. Hvis en liste eller et bibliotek understøtter administration af flere indholdstyper, kan du ikke definere en politik for administration af oplysninger, som gælder for hele listen eller biblioteket. I stedet for skal du definere en politik for administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, der er knyttet til den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Ved listeindholdstyper forstås forekomster af en webstedsindholdstype, som er tilknyttet en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Du skal mindst have tilladelse til at administrere lister for at kunne ændre indstillingerne for en politik til administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek.

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som du vil angive en politik for administration af oplysninger for.

    Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger under Tilladelser og administration.

    Bemærk: Hvis listen eller biblioteket understøtter administration af flere indholdstyper, skal du vælge den indholdstype, du vil angive en politik for administration af oplysninger for, og derefter klikke på OK.

  3. Klik på Definer en politik i sektionen Angiv politikken.

  4. Klik på OK.

  5. Skriv en kort beskrivelse af den politik, du er ved at oprette, i sektionen Navn og administrativ beskrivelse på siden Rediger politik.

    Bemærk: Du kan kun angive navne for politikker for administration af oplysninger, som er defineret på listen Politikker for gruppe af websteder.

  6. Skriv en redegørelse, som forklarer formålet med politikken for brugere, i sektionen Politikerklæring. Denne redegørelse vises, når brugere åbner dokumenter eller elementer, som er underlagt politikken. Det bør angives, hvilke politikfunktioner der anvendes på indholdet, eller hvilken særhåndtering der kræves til indholdet. En politikerklæring kan være på indtil 512 tegn.

  7. Vælg de politikfunktioner, som du vil føje til politikken for administration af oplysninger, i de næste sektioner.

  8. Klik på Aktiver etiketter for at gøre det obligatorisk, at dokumenter, som er underlagt denne politik, har etiketter, og angiv derefter de ønskede indstillinger for etiketterne.

    Sådan gør du

    1. Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en etiket, før de gemmer eller udskriver, hvis du vil gøre det obligatorisk for brugere at føje en etiket til et dokument.

      Hvis du vil lade brugeren bestemme, om der skal bruges etiketter, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.

    2. Marker afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af etiketter, efter de er tilføjet, hvis du vil låse en etiket, så den ikke kan ændres, når den er blevet indsat.

      Bemærk: Hvis etiketten skal opdateres, når egenskaberne for dette dokument eller dette element opdateres, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.

    3. Skriv teksten til etiketten, som den skal vises, i boksen Etiketformat. Etiketter kan indeholde indtil ti kolonnereferencer, som hver kan være på indtil 255 tegn. Benyt følgende fremgangsmåde til at oprette formatet for etiketten:

      • Skriv navnene på kolonnerne, du vil medtage, i den rækkefølge, de skal vises i. Sæt kolonnenavnene i klammeparenteser ({}), som vist i eksemplet på siden Rediger politik.

      • Skriv ord, som identificerer kolonnerne uden for parenteserne, som vist i eksemplet på siden Rediger politik.

      • Du kan indsætte et linjeskift ved at skrive \n, hvor linjeskiftet skal vises.

    4. Vælg den ønskede skriftstørrelse og typografi i sektionen Udseende, og angiv, om etiketten skal placeres til venstre, centreret eller til højre i dokumentet. Vælg en skrifttype og typografi, som er tilgængelig på brugernes computere. Skriftstørrelsen spiller også en rolle for, hvor megen tekst der kan vises på etiketten.

    5. Angiv etikettens højde og bredde i sektionen Etiketstørrelse. Etiketten kan være fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm) høj og ligeledes fra 0,25 til 20 tommer bred. Etikettekst er altid centreret lodret i etiketbilledet.

    6. Klik på Opdater for at se en forhåndsvisning af etiketindholdet.

  9. Klik på Aktiver overvågning for at aktivere overvågning for de dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, og angiv derefter de hændelser, som skal overvåges.

    Overvågningspolitikfunktionen sætter virksomheder i stand til at oprette og analysere overvågningslogfiler for dokumenter og listeelementer som f.eks. opgavelister, lister over problemer, diskussionsgrupper og kalendere. Denne politikfunktion giver en overvågningslog, som registrerer hændelser, som f.eks. når indhold ses, redigeres eller slettes. Når overvågning er aktiveret som et led i en politik for administration af oplysninger, kan administratorer se overvågningsdata i politikanvendelsesrapporter, som findes i Microsoft Office Excel, og som opsummerer den aktuelle brug. Administratorer kan bruge disse rapporter til at se, hvordan oplysninger bruges i virksomheden. Disse rapporter kan også hjælpe virksomheder med at kontrollere og dokumentere, at lovforskrifter overholdes, eller undersøge eventuelle problematiske anliggender.

    Overvågningsloggen registrerer følgende oplysninger: hændelsesnavn, dato og klokkeslæt for hændelsen og systemnavn på den bruger, der har udført handlingen.

  10. Klik på Aktiver udløb for at angive en opbevaringsperiode for dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, og angiv derefter opbevaringsperioden og de handlinger, der skal udføres, når elementerne udløber.

    Sådan gør du

    1. Vælg en indstilling for opbevaringsperiode for at angive tidspunktet for dokumenters eller elementers udløb. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

      • Klik på En tidsperiode, der er baseret på elementets egenskaber: for at angive udløbsdatoen på grundlag af en datoegenskab, og vælg derefter dokument- eller elementhandlingen (f.eks. Oprettet eller Ændret) samt tidsintervallet efter denne handling (f.eks. antallet af dage, måneder eller år), hvor elementet skal udløbe.

      • Hvis du vil bruge en arbejdsproces eller en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløbet, skal du klikke på Angives ved hjælp af programmer.

    2. Angiv, hvad der skal ske, når dokumentet eller elementet udløber, under Når elementet udløber. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

      • Klik på Udfør denne handling, hvis du vil aktivere en bestemt handling, som skal udføres på dokumentet eller elementet (f.eks. sletning), og vælg derefter en handling på listen.

      • Klik på Start denne arbejdsproces, hvis du vil starte en arbejdsproces på dokumentet eller elementet, og vælg derefter navnet på arbejdsprocessen.

        Bemærk: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du definerer en politik for en liste- eller biblioteksindholdstype, som allerede har en tilknyttet arbejdsproces.

  11. Klik på Aktiver stregkoder, hvis du vil gøre det obligatorisk, at dokumenter eller elementer, som er underlagt denne politik, har stregkoder, og marker derefter afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives, hvis brugere skal gøres opmærksom på, at de skal indsætte stregkoder.

  12. Når du er færdig med at vælge indstillinger for de enkelte politikfunktioner, som du vil føje til denne politik for administration af oplysninger, skal du klikke på OK for at anvende politikfunktionerne.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×