Angiv reglerne for en brevfletning

Angiv reglerne for en brevfletning

Lær om regler for brevfletning, og udforsk, hvordan de forskellige regler kan bruges af din organisation. Når du opretter et brev eller en mail til alle dine kunder, og du ønsker at levere forskellige budskaber afhængigt af forskellige værdier i bestemte felter i din datakilde, kan du konfigurere en regel.

For eksempel at du har oprettet et brev om en kommende begivenhed, der skal afholdes på tre forskellige geografiske placeringer rundt omkring i verden. Du har oprettet brevet ved hjælp af indstillingen Start brevfletning på fanen Forsendelser i Word, men efter at have gennemset dokumentet opdager du, at der både er gentagelser, og at noget af indholdet er nødt til at blive ændret afhængigt af det sted, hvor begivenheden afholdes. I en sådan situation kan du bruge Regler i gruppen Felter til tekst og indsætning for at dække en række forskellige forhold.

Brug af regler

Ved at føje regler til et brevfletningsdokument får du mulighed for at gøre arbejdsprocessen mere effektiv, og du kan introducere større fleksibilitet. Med regler kan du tilsidesætte behovet for at oprette flere dokumenter, og du kan konfigurere indhold, som kan ændres hurtigt.

Du kan tilføje regler, mens du konfigurerer brevfletningen.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Regler i gruppen Felter til tekst og indsætning.

    Gruppen Skriv og indsæt felter på fanen Forsendelser i Word

  2. Vælg en af de tilgængelige regler.

    Rullelisten Regler i Word, som åbnes i gruppen Skriv og Indsæt under fanen Forsendelser

Du kan ikke få adgang til regler, før du har påbegyndt brevfletningsprocessen. Hvis du vil have mere at vide om, hvordan du konfigurerer et felt, skal du vælge ?-ikonet i dialogboksen for den markerede regel. Du kan også søge efter feltnavnet i Word Hjælp.

Tip: Tryk på Alt+F9 for at skifte mellem at vise og skjule feltkoder.

Felt

Beskrivelse

Eksempel og metode

Spørg

Bruges til at gentage en anmodning om de samme oplysninger på mere end ét sted i et dokument. Svaret på anmodningen vises i det flettede dokument

I Indsæt felt: I Spørg-dialogboksen er der et Spørg én gang-afkrydsningsfelt. Markér afkrydsningsfeltet, hvis du kun vil spørges i starten af den endelige brevfletning. Eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet (standardindstillingen), hvis du vil have, at anmodningen skal vises for hver enkelt post.

Du kan få mere at vide i Feltet Spørg.

Der er planlagt en afskedsfest for en medarbejder, der i mange år har arbejdet med at sælge produkter fremstillet af jeres organisation. Der sendes en invitation på mail til personer i og uden for organisationen, hvor folk bliver spurgt, om de deltager.

I Indsæt felt: Dialogboksen Spørg, i feltet Bogmærke skal du skrive Invitation.

I -boksen Anmodning skal du skrive Deltager du i afskedsfesten?

I feltet Standardtekst til bogmærke skal du skrive Ja.

Vælg OK, når du er færdig.

Fill-in

Brug feltet Fill-in, når du vil stille et spørgsmål. Feltet Fill-in ligner feltet Spørg, flere gange i et dokument.

I Indsæt felt: I Fill-in-dialogboksen er der et Spørg én gang-afkrydsningsfelt. Markér afkrydsningsfeltet, hvis du vil have, at svaret skal gælde for hver post, der flettes. Eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet (standardindstillingen), hvis du vil spørges for hver enkelt post.

Du kan få mere at vide i Feltet Fill-in.

Din organisation sponserer en sundhedsvurderingsbegivenhed. Der sendes en fortrolig tilmeldingsformular til hver enkelt medarbejder. Formularen skal udfyldes med oplysninger – alder, højde og vægt.

I Indsæt felt: Fill-in-dialogboksen, i boksen Anmodning skal du skrive Hvor gammel er du?

Vælg OK, når du er færdig.

Hvis Så Ellers

Bruges til at angive en betingelse, der skal være opfyldt. Hvis de angivne betingelser er opfyldt, opgives visse oplysninger. Men hvis de angivne betingelser ikke er opfyldt, opgives nogle andre oplysninger.

Du kan få mere at vide under Feltet Hvis.

I har en stor medlemskabsdatabase for en velgørenhedsorganisation. Medlemmer får forskellige meddelelser om kommende indsamlingsbegivenheder baseret på deres geografiske placering.

I Indsæt felt: I HVIS-dialogboksen, i rullelisten Feltnavn skal du vælge kolonnen placering i datakilden (typisk et Excel-regneark).

På rullelisten Sammenligning skal du vælge Lig med.

I feltet Sammenlign med skal du skrive Sydamerika. Derefter skal du i feltet Indsæt denne tekst skrive det indhold, der skal indsættes, hvis sammenligningen opfyldes. Og hvis sammenligningen ikke opfyldes, tilføjes det indhold, som er angivet i feltet Og ellers denne tekst.

Vælg OK, når du er færdig.

Flet postnr.

Bruges til at registrere det faktiske postnummer i datakilden, som skal medtages i det flettede dokument. Tallet afspejler eventuel sortering eller filtrering, du har anvendt på datakilden før fletningen

Du kan få mere at vide under Feltet MergeRec.

Brug et MergeRec-felt ud for et udskriftsdatofelt til at oprette entydige fakturanumre.

På fanen Forsendelser skal du vælge Regler i gruppen Felter til tekst og indsætning, og vælg derefter Flet postnr..

Flet sekvensnr.

Bruges til at få en optælling af posterne i det flettede dokument.

Du kan få mere at vide under Feltet MergeSeq.

Du har flettet et bundt breve, og den sidste post i et bundt standardbreve viser det samlede antal breve. Du kan bruge denne total til at beregne portoudgifterne.

På fanen Forsendelser skal du vælge Regler i gruppen Felter til tekst og indsætning, og vælg derefter Flet sekvensnr.

Næste post

Bruges til at indsætte den næste datapost i det aktuelle dokument uden at starte et nyt dokument.

Du kan få mere at vide under Feltet Næste.

På fanen Forsendelser skal du vælge Regler i gruppen Felter til tekst og indsætning, og vælg derefter Næste post.

Næste post hvis

Bruges til at sammenligne to værdier. Et match mellem indholdet i datafeltet og værdien afgør, om den næste post skal flettes ind i det aktuelle dokument eller i et nyt dokument.

Du kan få mere at vide under Feltet NextIf.

På fanen Forsendelser skal du vælge Regler i gruppen Felter til tekst og indsætning, og vælg derefter Næste post hvis.

På listen Feltnavn skal du vælge navnet på fletfeltet, f.eks. By.

Vælg den ønskede operator på listen Sammenligning. Vælg f.eks. Lig med for at finde modtagere i en bestemt by.

Angiv den værdi, der skal bruges, i feltet Sammenlign med. Skriv f.eks. Tokyo for at finde modtagere i Tokyo.

Angiv bogmærke

Bruges til at knytte navnet på et bogmærke til en bestemt værdi. Et bogmærke kan placeres flere forskellige steder i et dokument. Uanset hvor du indsætter et bogmærke i et dokument, vises den værdi, der er knyttet til det pågældende bogmærke.

Du kan få mere at vide under Feltet Angiv.

Din organisation forbereder en offentliggørelse af en oversigt over miljøarbejde, der skal udføres inden for et bestemt område. Projektlederne har en foreløbig projekttitel, men indikerer, at denne kan blive ændret. Den bedste valgmulighed her er at tilføje et bogmærke. Hvis titlen ændres, kan du nøjes med at ændre bogmærket og ikke alle henvisninger til titlen.

I Indsæt felt: Dialogboksen Angiv, i feltet Bogmærke skal du skrive Projektnavn.

I tekstblokken Værdi skal du skrive Støtteprojekt for Frøernes dal

Vælg OK, når du er færdig.

Spring post over hvis

Bruges til at sammenligne indholdet af et datafelt med en værdi og derefter springe til inkluderingen af den aktuelle datapost, hvis sammenligningen er sand.

Du kan få mere at vide under Feltet SkipIf.

Du ejer en tøjbutik og opdager, at du har et overskudslager af en bestem T-shirt, men ikke i den mest populære størrelse. Så når du gør klar til at udsende et stykke salgsmateriale, vil du gerne udelade kunder, der bruger en bestemt størrelse.

I Indsæt felt: I Dialogboksen Spring post over hvis, på rullelisten Feltnavn skal du vælge kolonnenavnet Størrelse i datakilden (typisk et Excel-regneark).

På rullelisten Sammenligning skal du vælge Lig med.

I feltet Sammenlign med skal du skrive XL. Vælg OK, når du er færdig. Kunder, der bruger størrelse XL i T-shirts, modtager ikke dette salgsmateriale.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×