Aktivere og konfigurere versionsstyring for et SharePoint-bibliotek

En af de mange beslutninger, du skal tage, når du opretter et SharePoint-bibliotek, omhandler versionsstyring. Vil du beholde versioner, hver gang et element eller en fil redigeres? Hvis du vil det, hvor mange versioner skal så gemmes? Vil du registrere overordnede versioner eller både overordnede og underordnede versioner? Skal alle brugerne på webstedet kunne se alle kladdeversioner, eller skal de kun være synlige for den, der har oprettet elementet eller filen, og for dem, der har tilladelser Design eller Fuld kontrol? De beslutninger, du tager, afhænger af typen og vigtigheden af elementer og filer i bibliotekerne, formålet med hvert element eller fil, behovene i brugergruppen og det sikkerhedsniveau, der skal opretholdes.

Denne artikel indeholder

Hvorfor aktivere versionsstyring?

Indstillinger for versioner – sådan bruges de

Aktivere versionering i et SharePoint-bibliotek

Fjerne versionering fra et SharePoint-bibliotek

Hvorfor aktivere versionsstyring?

Når versionsstyring er aktiveret i SharePoint-biblioteker, kan du spore og administrere oplysninger, efterhånden som biblioteket udbygges. Du kan finde tidligere versioner, som du kan gendanne, hvis det bliver nødvendigt. Det er f.eks. praktisk, hvis en fil beskadiges, eller når personer opdager, at tidligere versioner af en fil kan være mere korrekte end de nyere versioner. Nogle organisationer beholder flere versioner af deres filer af juridiske årsager eller af hensyn til revision. Som standard er versionsstyring slået fra. Hvis du vil slå versionsstyring til med dine ønskede indstillinger, skal du have tilladelsen Fuld kontrol eller Design.

Du kan også vælge at spore både overordnede og underordnede versioner af en fil. Dette kan f.eks. være praktisk, hvis du vil se, hvordan en udtalelses udvikler sig, eller hvad ideerne bag et nyt program, der er under udvikling, er. En overordnet version kan signalere, at dokumentet er klar til at blive set af et bredere publikum, mens en underordnet version (kladde) er under udarbejdelse og endnu ikke klar til distribution.

En overordnet version indeholder betydelige ændringer i forhold til den tidligere overordnede version, og den identificeres med et helt tal, f.eks. 2.0. Overordnede versioner kan som regel ses af alle de personer, der har adgang til biblioteket. En underordnet version indeholder kun mindre ændringer i forhold til den seneste overordnede version. Den identificeres ved et decimaltal, f.eks. 2.1. Generelt kan underordnede versioner kun ses af dem, der foretager ændringerne, og af dem, der har tilladelsen Fuld kontrol eller Design. Du kan dog konfigurere biblioteket, så alle brugerne på webstedet kan se alle kladdeversioner.

Bemærk:  Overordnede og underordnede versioner er kun tilgængelige for biblioteker – ikke for lister.

Toppen af siden

Indstillinger for versioner – sådan bruges de

I dialogboksen Indstillinger for versioner er der fire sektioner, hvoraf nogle af dem ikke har direkte relation til versionsstyring. I hver sektion skal du træffe nogle beslutninger, når du konfigurerer et bibliotek. Hvis du har de nødvendige tilladelser, kan du når som helst ændre indstillingerne.

Valg

Funktion

Ingen versionsstyring

Det er kun den aktuelle version af et element eller en fil, der er tilgængelig for brugerne af webstedet. Dette er standardindstillingen.

Opret overordnede versioner

Der oprettes og beholdes versioner for hver overordnede version. Der oprettes og beholdes ikke nogen underordnede versioner.

Opret overordnede og underordnede versioner (kladder)

Der oprettes og spores både overordnede og underordnede versioner, når der tjekkes filer ind. Den person, der arbejder på filen, skal under indtjekningen angive, om filen er en overordnet eller underordnet version.

Behold følgende antal overordnede versioner

Hvis afkrydsningsfeltet for denne valgfri indstilling er markeret, viser tallet under indstillingen, hvor mange overordnede versioner der beholdes i biblioteket. Hvis tallet f.eks. er 25, slettes den ældste version, når du opretter version 26. Derefter er det kun versionerne 2-26, der er tilgængelige. Du kan nemmere administrere biblioteket, hvis du forhindrer, at antallet af versioner griber om sig. Hvis det er vigtigt at beholde alle versioner, eller i hvert fald rigtig mange versioner, kan du enten angive et meget højt tal eller slet ikke angive nogen grænse.

Behold kladder til følgende antal overordnede versioner

Hvis denne valgfri indstilling markeres, angiver tallet i feltet, hvor mange kladdeversioner der beholdes. Du kan f.eks. bestemme, at du vil beholde 25 overordnede versioner, men at du kun vil gemme kladder for de seneste fem versioner. Medmindre der er juridiske eller andre særlige krav, behøver du formentlig ikke beholde alle kladder for alle overordnede versioner.

  • Sektionen Sikkerhed for klasseelement   . Brug denne sektion til at bestemme, hvem der skal kunne se kladdeelementerne i biblioteket. Du kan tillade, at brugere med læsetilladelser til biblioteket kan se kladdeelementerne, eller du kan angive, at det kun er de brugere, der kan redigere, eller den bruger, der har oprettet elementet, samt de personer, der kan godkende elementer, der kan se kladdeelementerne. Hvis du vælger at begrænse visningen, er det kun de udvalget brugere, der kan se de underordnede versioner (kladder). Andre brugere kan kun se de overordnede versioner.

  • Sektionen Kræv udtjekning   . Brug denne sektion til at angive, om brugere skal kunne tjekke filer ud, før de kan foretage ændringer i dem. Du kan finde flere oplysninger under Kræve udtjekning af filer i et SharePoint-bibliotek.

Toppen af siden

Aktivere versionering i et SharePoint-bibliotek

  1. Gå til det bibliotek, du vil arbejde i. Hvis navnet på biblioteket ikke vises i ruden Hurtig start, skal du klikke på Alt indhold på webstedet og derefter vælge navnet på biblioteket.

  2. Klik på Bibliotek i gruppen Biblioteksværktøjer.

  3. Klik på Indstillinger for bibliotek Knappen Indstillinger for bibliotek på båndet i SharePoint Foundation-biblioteket .

  4. Klik på Indstillinger for bibliotek under Generelle indstillinger på siden Listeindstillinger. Dialogboksen Indstillinger for versioner åbnes.

  5. Vælg en af følgende indstillinger i sektionen Dokumentversioner:

    • Opret overordnede versioner – hvis du markerer denne indstilling, kan du angive en grænse for antallet af overordnede versioner.

    • Opret overordnede og underordnede versioner (kladder) – hvis du markerer denne indstilling, kan du angive en grænse for antallet af overordnede versioner og for antallet af kladdeversioner.

  6. Valgfrit: Angiv en begrænsning for det antal versioner, du vil beholde.

    • Markér afkrydsningsfeltet Behold følgende antal overordnede versioner, hvis du vil begrænse, hvor mange versioner der skal beholdes i biblioteket. Hvis du ikke vil angive en begrænsning, skal du ikke markere afkrydsningsfeltet. I feltet under afkrydsningsfeltet kan du angive, hvor mange versioner der skal bevares.

    • Markér afkrydsningsfeltet Behold kladder til følgende antal overordnede versioner, hvis du vil begrænse det antal kladder, der skal beholdes. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis afkrydsningsfeltet Opret overordnede og underordnede versioner (kladder) er markeret. I feltet under afkrydsningsfeltet kan du angive, hvor mange kladdeversioner der skal bevares.

  7. Valgfrit: Bestem, hvilke brugere der skal have lov til at se kladdeelementer i dokumentbiblioteket. I sektionen Sikkerhed for kladdeelement skal du vælge en af følgende.

    • Alle brugere, der kan læse elementer. Markér denne indstilling for at give adgang til alle dem, der har læsetilladelser til webstedet. Denne indstilling er tilgængelig, når Opret overordnede og underordnede versioner (kladder) er markeret under Dokumentversioner.

    • Kun brugere, der kan redigere elementer. Markér denne indstilling for at begrænse visningen af kladder til dem, der har redigeringstilladelser til webstedet. Denne indstilling er tilgængelig, når Opret overordnede og underordnede versioner (kladder) er markeret under Dokumentversioner.

    • Kun brugere, der kan godkende elementer (og elementets forfatter). Markér denne indstilling for at begrænse visning til den oprindelige forfatter til elementet og til dem, der har tilladelse til at godkende elementer i biblioteket. Denne indstilling er tilgængelig, når sektionen Godkendelse af indhold er indstillet til Ja.

  8. Valgfrit: Bestem, om du vil kræve, at elementer skal tjekkes ud fra dette element. Som standard er dette ikke påkrævet. Hvis du vil ændre standardindstillingen, skal du vælge Ja i sektionen Kræv udtjekning. Du kan finde flere oplysninger om at kræve udtjekning under Kræve udtjekning af filer i et SharePoint-bibliotek.

  9. Klik på OK for at lukke dialogboksen og vende tilbage til siden Indstillinger for dokumentbibliotek.

Toppen af siden

Fjerne versionering fra et SharePoint-bibliotek

Hvis du på et tidspunkt finder ud af, at det ikke er nødvendigt at anvende versionsstyring for dit SharePoint-bibliotek, kan du fjerne versionsstyringen fra biblioteket, hvis du har tilladelserne Fuld kontrol eller Design.

  1. Gå til det bibliotek, du vil arbejde i. Hvis navnet på biblioteket ikke vises i ruden Hurtig start, skal du klikke på Alt indhold på webstedet og derefter vælge navnet på biblioteket.

  2. Klik på Bibliotek i gruppen Biblioteksværktøjer på båndet.

  3. Klik på Indstillinger for bibliotek Knappen Indstillinger for bibliotek på båndet i SharePoint Foundation-biblioteket .

  4. Klik på Indstillinger for bibliotek under Generelle indstillinger på siden Listeindstillinger.

  5. Vælg Ingen versioner i sektionen Dokumentversioner i dialogboksen Indstillinger for versioner. Dette fjerner alle de poster, du tidligere har oprettet i denne sektion.

  6. Klik på OK for at lukke dialogboksen og vende tilbage til siden Indstillinger for dokumentbibliotek.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×