Aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Ved sporing af versioner af filer eller listeelementer nummereres hver version og gemmes som en del af en versionshistorik. Folk i organisationen kan få vist versionshistorikken og gendanne tidligere versioner efter behov. Du kan konfigurere adskillige indstillinger, som påvirker versionsstyring, herunder hvilken type og hvor mange versioner, der skal bevares. Du kan også konfigurere indstillinger, som interagerer med versionsstyring, f.eks. kræve, at indhold skal godkendes, eller at filer skal tjekkes ud.

Oversigt

Versionsstyring på lister og i biblioteker gør det muligt for dig at spore og administrere oplysninger, efterhånden som de udvikles, og at få vist og gendanne tidligere versioner efter behov. På lister spores alle versioner på samme måde. I biblioteker kan du angive, om alle versioner skal spores på samme måde, eller du kan angive, at visse versioner er overordnede, f.eks. versioner, hvor der er føjet et nyt kapitel til en manual, og at andre er underordnede, f.eks. versioner, hvori der er rettet en stavefejl.

For at gøre det nemmere at administrere lagerplads kan du angive, hvor mange versioner du vil gemme. Begrænsning af antallet af versioner gør det nemmere for dig at administrere serverplads og er med til at forhindre versionshistorikken i at blive for besværlig til at være til nogen nytte. Folk kan overskrive en tidligere, underordnet version med en eksisterende version, hvis de ikke vil overfylde filens historik med en masse mindre ændringer.

Hvis din organisation som regel fremstiller mange kladder af filer, kan det være en fordel at spore både overordnede og underordnede versioner. Folk kan skelne mellem niveauerne af ændringer, de foretager, og meddele, når en fil har nået et stade, hvor de ønsker, at andre skal se den. Når din afdeling f.eks. arbejder på en manual, vil du og dine teammedlemmer måske gerne betegne versioner som overordnede, når der tilføjes et nyt afsnit og betegne versioner som underordnede, mens indholdet udarbejdes.

Sporing af begge typer versioner er også med til at gøre versionshistorikken mere meningsfuld. Det er f.eks. mere sandsynligt, at en overordnet version repræsenterer en milepæl i filens udvikling, som f.eks. når en fil fremsendes til gennemsyn eller distribueres til andre. En underordnet version er som regel en almindelig tilvækst, f.eks. en version, som du gemmer eller tjekker ind, mens du stadig skriver på indholdet, eller en version, hvori du retter nogle mindre fejl.

Når overordnede og underordnede versioner spores, gemmes en version som standard som en underordnet version, medmindre du betegner den som overordnet. Når nogen gemmer en fil og lukker den, spores versionen som en underordnet version. Filen skal udgives for at blive en overordnet version. Hvis en forfatter tjekker en fil ud og tjekker den ind igen, bliver han eller hun bedt om at vælge, om den skal tjekkes ind som en overordnet eller en underordnet version.

Når du konfigurerer versioner på det tidspunkt, hvor du opretter en liste eller et bibliotek, aktiveres enkle versioner som standard, og du har ikke mulighed for at aktivere overordnede og underordnede versioner. Du kan dog angive yderligere indstillinger senere ved hjælp af procedurerne i denne artikel.

Du kan konfigurere andre indstillinger, som påvirker versionsstyring. På lister og i biblioteker kan du kræve, at indholdet skal godkendes - denne indstilling kaldes nogle gange indholdsbegrænsning (content moderation). I biblioteker kan du kræve, at filer skal tjekkes ud, hvilket er med til at forhindre konflikter i ændringer, og betyder, at folk bliver bedt om at angive kommentarer til filer, når de tjekker dem ind.

Når der kræves godkendelse af indhold, forbliver et listeelement eller en fil i kladde- eller midlertidig tilstand, indtil det eller den godkendes eller afvises af en person med tilladelse til godkendelse. Hvis elementet eller filen godkendes, tildeles det eller den statussen Godkendt på listen eller i biblioteket og vises for enhver med tilladelse til at få vist listen eller biblioteket. Hvis elementet eller filen afvises, forbliver det eller den i midlertidig tilstand, og det eller den er kun synligt for brugere med tilladelse til at se kladder.

Når du aktiverer overordnede og underordnede versioner i et bibliotek, som kræver indholdsgodkendelse, kan du også tilføje en arbejdsproces, hvis du eller andre i organisationen har oprettet en sådan. En arbejdsproces styrer filernes bevægelser i forretningsgange, f.eks. gennemsyn eller godkendelse. Du kan bruge en arbejdsproces til at administrere godkendelsesprocessen, når overordnede versioner tjekkes ind.

En ventende element eller en fil er synlig kun til forfatteren og for personer med tilladelse til at administrere lister som standard, men du kan angive, om andre grupper af brugere kan få vist elementet eller filen. Hvis biblioteket er konfigureret til at spore både overordnede og underordnede versioner, skal den person, der redigerer filen først publicere en overordnet version af filen.

Kræve udtjekning kan hjælpe dit team, få det bedste ud af versionsstyring, fordi personer tildeler specifikt, når en version der skal oprettes. Der oprettes en version, kun, når en person kontrollerer en fil ud, ændres det og derefter tjekker den ind igen. Når udtjekning ikke er påkrævet, oprettes en version, når en bruger først gemmer en fil, og denne version er opdateret, når personen, lukkes den. Hvis vedkommende eller en anden derefter åbner og gemmer filen igen, oprettes en anden version. Afhængigt af situationen, du kan ikke til hensigt for flere versioner, der skal oprettes, f.eks, hvis du skal lukke en fil for at deltage i et møde, før du er færdig med at foretage ændringer i filen.

Når udtjekning er påkrævet, skal kan ikke personer føje filer, filer i en anden, eller ændre filegenskaberne uden første tjekke filen ud. Når personer tjekke filer ind, de bliver bedt om at angive kommentarer om de ændringer, de har foretaget, som hjælper med at oprette en mere sigende versionshistorik.

Du kan konfigurere, hvem der skal kunne få vist kladder af listeelementer og filer. Kladder oprettes i to situationer:

  • Når der oprettes en underordnet version af en fil, eller den opdateres i et bibliotek, hvor overordnede og underordnede versioner spores

  • Når et listeelement eller en fil oprettes eller opdateres, men endnu ikke er godkendt i en liste eller et bibliotek, hvor der kræves godkendelse af indhold

Når overordnede og underordnede versioner spores, kan du angive, om brugere skal have tilladelse til at redigere filer, for at de kan få vist og læse en underordnet version. Når denne indstilling anvendes, kan brugere med tilladelse til at redigere filen arbejde på filen, men brugere, der kun har tilladelse til at læse filen, kan ikke se den underordnede version. Du ønsker f.eks. måske ikke, at alle, der har adgang til dit bibliotek, skal se kommentarer eller revisioner, mens en fil redigeres. Hvis overordnede og underordnede versioner spores, og der endnu ikke er nogen, der har udgivet en overordnet version, er filen ikke synlig for brugere, som ikke har tilladelse til at se kladdeelementer.

Når der kræves godkendelse af indhold, kan du angive, om filer, der afventer godkendelse, skal kunne ses af folk med tilladelse til at læse, folk med tilladelse til at redigere eller kun forfatteren og folk med tilladelse til at godkende elementer. Hvis både overordnede og underordnede versioner spores, skal forfatteren udgive en overordnet version, før filen kan fremsendes til godkendelse. Når der kræves godkendelse af indhold, kan folk, der har tilladelse til at læse indhold, men ikke har tilladelse til at se kladdeelementer, se den sidste godkendte eller overordnede version af filen.

Lister og biblioteker har tilladelser, der er relateret til versionsstyring og udtjekning, der varierer afhængigt af det tilladelsesniveau, der er anvendt en bruger eller en bestemt gruppe. En person, der kan redigere tilladelsesniveauer kan konfigurere disse tilladelser anderledes eller kan du oprette en ny gruppe med brugerdefinerede tilladelsesniveauer.

Disse tilladelser muliggør fleksibilitet med hensyn til, hvordan du administrerer dit bibliotek. Du ønsker f.eks. måske, at nogen skal kunne slette versioner af en fil uden at have tilladelse til at slette selve filen. Tilladelsen Slet versioner er ikke lig med tilladelsen Slet elementer, så du kan sørge for et tilpasset styringsniveau. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om tilladelser og konfiguration af tilladelsesniveauer i afsnittet Se også.

I følgende tabel vises de tilladelser, der er relateret til versionsstyring og udtjekning, og de standardtilladelsesniveauer, de gælder for.

Tilladelse

Standardtilladelsesniveau

Vis versioner

Fuld kontrol, Design, Bidrage og Læse

Slet versioner

Fuld kontrol, Design og Bidrage

Tilsidesæt udtjekning

Fuld kontrol og Design

Godkend elementer

Fuld kontrol og Design

Du kan begrænse antallet af versioner af listeelementer eller filer, der gemmes på en liste eller i et bibliotek, hvilket kan være med til at bevare serverplads. Hvis dit team opretter et stort antal versioner, kan begrænsning af antallet af versioner hjælpe teamet til bedre at kunne administrere og finde tidligere versioner. Hvis dit team f.eks. beholder et stort antal versioner i flere måneder eller år, kan det være svært for medlemmer at gennemse versionshistorikken for at finde de versioner, de behøver. Hvis dit team har brug for at få vist eller bevare nogle af de tidligere versioner, skal du enten undlade at begrænse antallet af versioner, der skal beholdes, eller angive et højt antal versioner, der skal beholdes.

Hvis dit bibliotek sporer overordnede og underordnede versioner, kan du vælge, hvor mange overordnede versioner af filer, der skal beholdes, og hvor mange overordnede versioner, der skal beholdes underordnede versionerfor. Hver overordnet version kan som standard have op til 511 kladder (underordnede versioner).

Afhængigt af den måde, som dit team fungerer dit team kan være mere sandsynlighed har brug for de seneste underordnede versioner, såsom en version, som er blevet redigeret for nylig. Over tid, kan dit team være mindre sandsynlighed har brug for en ældre underordnede version. Normalt repræsenterer en overordnet version en milepæl, som en fil, der sendes til gennemsyn eller publikation, mens en underordnet version er en arbejde i gang, der ikke er klar til alle websted deltagere at læse.

Hvis en liste eller et bibliotek begrænser antallet af overordnede versioner, slettes de ældste versioner, når grænsen nås. Hvis der f.eks. kun bevares 20 versioner, og dit team opretter 25, beholdes kun versionerne 6 til og med 25. Hvis der oprettes en anden version, beholdes kun versionerne 7 til og med 26. Hvis din liste eller dit bibliotek begrænser versioner, skal du sørge for, at bidragydere ved, at ældre versioner slettes, når versionsgrænsen nås.

Vigtigt: Hvis din virksomhed begrænser det antal versioner, der kan gemmes, slettes de ældste versioner permanent, når grænsen nås. De sendes ikke til Papirkurv.

I et bibliotek, hvor antallet af overordnede versioner, som der beholdes underordnede versioner for, begrænses, slettes de underordnede versioner for de tidligere overordnede versioner, når versionsgrænsen nås. Hvis du f.eks. kun beholder kladder for 10 overordnede versioner, og dit team opretter 15 overordnede versioner, beholdes kun de overordnede versioner for de ældste versioner. De underordnede versioner, som er knyttet til de fem ældste, overordnede versioner - som f.eks. 1.2 eller 2.3 - slettes, men de overordnede versioner - 1, 2 osv. - beholdes, medmindre biblioteket også begrænser overordnede versioner.

  1. Hvis listen eller biblioteket ikke allerede er åbent, skal du klikke på dets navn på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på listens eller bibliotekets navn.

    1. Klik på Listeindstillinger i menuen Indstillinger for Menuen Indstillinger , eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

      F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Opret en version, hver gang du redigerer et element på en liste i sektionen Versionshistorik for element for at angive, at versioner registreres, til SharePoint-lister.

    • For filer skal du for at angive, at kun én versionstype skal spores, klikke på Opret overordnede versioner i afsnittet Versionsoversigt for dokument.

    • For filer skal du for at angive, at både overordnede og underordnede versioner skal spores, klikke på Opret overordnede og underordnede (kladder) versioner i afsnittet Versionsoversigt for dokument.

  4. Du kan angive, hvor mange versioner af elementer eller filer for at bevare. Gør et af følgende i sektionen Versionshistorik for element eller Dokumentversionshistorik sektionen:

    • Markér afkrydsningsfeltet Behold følgende antal versioner for at angive antallet versioner af listeelementer, der er gemt, og skriv derefter antallet versioner, som du vil beholde.

    • Hvis du vil angive, hvor mange overordnede versioner af filer, der skal gemmes, skal du markere afkrydsningsfeltet Behold følgende antal overordnede versioner: og derefter skrive hvor mange overordnede versioner, du vil beholde.

    • Markér afkrydsningsfeltet Behold kladder til følgende antal overordnede versioner for at angive antallet af overordnede versioner til Behold kladder til, og derefter skrive antallet af overordnede versioner, du vil beholde kladder (underordnede versioner) til.

  5. Klik på OK.

Når du opretter en liste eller et bibliotek, kan du kræve godkendelse af elementerne eller filerne – eller af ændringer af elementerne eller filerne – der sendes til listen eller biblioteket.  

Når denne indstilling til godkendelse af indhold er anvendt, forbliver et element eller en fil, der er blevet ændret i en afventende tilstand indtil den er blevet godkendt eller afvist af en person, der har tilladelse til at godkende den. Hvis elementet eller filen er godkendt, den er tildelt statussen godkendt i listen eller biblioteket, og den vises for alle, der har tilladelse til at få vist listen eller biblioteket. Hvis elementet eller filen er blevet afvist, forbliver i en afventende tilstand og er kun synligt for personer med tilladelse til at få vist kladder.

En ventende element eller en fil er synlig kun til forfatteren og for personer med tilladelse til at administrere lister som standard, men du kan angive, om andre grupper af brugere kan få vist elementet eller filen.

  1. Hvis listen eller biblioteket ikke allerede er åbent, skal du klikke på dets navn på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på listens eller bibliotekets navn.

    1. Klik på Listeindstillinger i menuen Indstillinger for Menuen Indstillinger , eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

      F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  3. Klik på Ja under Skal der kræves godkendelse af indhold for sendte elementer? i afsnittet Godkendelse af indhold.

  4. Klik på OK.

Når du markerer en fil ud fra nogle programmer, der er kompatible med Windows SharePoint Services 3.0, kan du arbejde med filen på din harddisk, selvom du ikke er tilsluttet. Kopien er gemt i kladdemappen din server, som er som standard SharePoint kladdemappe i mappen dokumenter. Dog kan du ændre placeringen i nogle klientprogrammer. Arbejde på filer på harddisken er ofte hurtigere end arbejde med filer på serveren, og gør det muligt at nemt fortsætte med at arbejde, mens du er på kontoret.

Når en fil tjekkes ud, kan ingen kan redigere det undtagen den person, som det er tjekket ud. Ikonet i biblioteket ændres til at angive, at filen er tjekket ud af ikonbillede . Når du holder musemarkøren over ikonet checket ud, vises navnet på den person, filen er tjekket ud til et skærmtip. Ændringer, der nogen gør til en fil, mens det er tjekket ud af, er ikke synlige for andre, indtil filen er tjekket ind igen. Dette gælder, uanset om personen arbejder på filen på deres harddisk eller på serveren.

Når folk tjekker en fil ind, bliver de bedt om at angive kommentarer til de ændringer, de har foretaget. Hvis et bibliotek sporer versioner, bliver kommentarerne en del af versionshistorikken. Hvis både overordnede og underordnede versioner spores, bliver folk bedt om at angive, hvilken versionstype, de tjekker ind. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om versioner i afsnittet Se også.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på bibliotekets navn.

  2. Menuen Indstillinger for Menuen Indstillinger , klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

    F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  3. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  4. I sektionen Kræv udtjekning under Kræv, at dokumenter tjekkes ud, før de kan redigeres, klik på Ja.

  5. Klik på OK.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×