Aktivere og konfigurere entydige dokument-id'er

I denne artikel kan du læse om fordelene ved at bruge dokument-id'er til dokument‑ og datastyring. Du kan også læse, hvordan du aktiverer tjenesten Dokument-id for en gruppe af websteder, og hvordan du konfigurerer indstillingerne for Dokument-id for brugerdefinerede konventioner for navngivning af filer.

I denne artikel

Oversigt

Ting, der er vigtige at huske

Aktivere og konfigurere dokument-id'er

Aktivere funktionen Dokument-id for en gruppe af websteder

Aktivere og konfigurere brugen af dokument-id'er i en gruppe af websteder

Oversigt

Ved hjælp af dokument-id'er kan du administrere dine dokumenter ved at gøre det nemt at holde styr på elementer, uanset hvor de er placeret. Hvis en juridisk kontrakt f.eks. flyttes fra et dokumentbibliotek på et websted til et dokumentbibliotek på et andet websted, er det nemt at finde kontrakten ud fra dokument-id'et. Dokument-id'er tildeles automatisk til overførte dokument, og id'er følger elementet i hele dets livscyklus. Dokument-id'er kan også anvendes for dokumentgrupper.

Finde elementer med dokument-id'er

Når tjenesten Dokument-id er aktiveret, får nye dokumenter i gruppen af websteder automatisk tildelt nye id'er. Der planlægges et timerjob, der tildeler id'er til de dokumenter, der allerede findes i gruppen af websteder.

Når tjenesten er aktiveret, bliver der også automatisk tilføjet indholdstyper for dokumenter og dokumentgrupper. I kolonnen Dokument-id vises det id, der er tildelt et element.

Inden du bruger funktionen Dokument-id i dit indholdsstyringssystem, skal du først aktivere det for den gruppe af websteder, som dine dokumenter er placeret i.

Ting, der er vigtige at huske

Der kan opstå nogle forhold, hvor dokument-id'et ikke opretholdes. I følgende tabel kan du se en oversigt over disse undtagelser.

Handling

Resultat

Hente et dokument og derefter overføre det til et andet websted

Dokumentet betragtes som en kopi, som tildeles et nyt dokument-id.

Brug af kommandoen Flyt med Send til.

Dokumentet betragtes som en kopi, som tildeles et nyt dokument-id.

Brug af kommandoen Kopiér.

Der tildeles et nyt dokument-id.

Den eneste metode til at beholde et dokument-id på webstederne er ved at bruge administrationssiden Webstedsindhold og struktur i Indstillinger for websted under dokumentflytning. Bemærk, at kopiering ikke bevarer dokument-id'et ved brug af denne metode.

Du kan få flere oplysninger om webstedsindhold og struktur i Arbejde med webstedsindhold og struktur.

Toppen af siden

Aktivere og konfigurere dokument-id'er

Inden du kan begynde at bruge dokument-id'er til at holde styr på dokumenter eller poster, skal du følge denne totrinsproces:

Aktivere funktionen Dokument-id for en gruppe af websteder

Bemærk:  Hvis du vil aktivere funktionen Dokument-id, skal du være administrator for gruppen af websteder.

  1. Gå til gruppen af websteder på det øverste niveau.

  2. Klik på Webstedshandlinger, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Funktioner for gruppen af websteder under Administration af gruppe af websteder.

  4. Klik på Aktivér ud for Dokument-id-tjeneste. Ikonet Aktiv vises ud for elementet, og funktionen aktiveres for den aktuelle gruppe af websteder.

Aktivere og konfigurere brugen af dokument-id'er i en gruppe af websteder

Når du aktiverer funktionen Dokument-id for en gruppe af websteder, bliver alle dokumenterne i gruppen af websteder automatisk tildelt et dokument-id. Husk på, at processen kan tage noget tid, hvis gruppen af websteder indeholder mange dokumenter.

Bemærk:  Hvis du vil aktivere og konfigurere funktionen Dokument-id, skal du være administrator for gruppen af websteder.

  1. Gå til gruppen af websteder på det øverste niveau.

  2. Klik på Webstedshandlinger, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Indstillinger for dokument-id under Administration af gruppe af websteder.

  4. Kontrollér, at afkrydsningsfeltet Tildel dokument-id'er er markeret i sektionen Tildel dokument-id'er på siden med indstillingerne for funktionen Dokument-id.

Bemærk:  Første gang du aktiverer tildeling af dokument-id'er for en gruppe af websteder, vises meddelelsen "Konfiguration af dokument-id-funktionen er planlagt til at blive fuldført af en automatisk proces". Det betyder, at et timerjob fuldfører tildelingen af dokument-id'er for alle dokumenterne i gruppen af websteder. Det kan tage lang tid at fuldføre denne proces, hvis gruppen af websteder indeholder mange dokumenter.

  1. Hvis du vil angive en brugerdefineret streng med tegn og tal, som automatisk indsættes i starten af hvert dokument-id, skal du angive strengen under Start id'er med følgende tegn.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Nulstil alle dokument-id'er i denne gruppe af websteder for at begynde med disse tegn, hvis der automatisk skal tilføjes et præfiks for alle eksisterende dokument-id'er i gruppen af websteder.

  3. Markér de websteder, du vil bruge som søgeområde for opslag efter id'er, i sektionen Søgeområde til opslag med dokument-id.

  4. Klik på OK.

    Bemærk:  Som nævnt ovenfor føjes der en kolonne til indholdstyperne Dokument og Dokumentgruppe på niveauet for gruppen af websteder, når tjenesten Dokument-id aktiveres for en gruppe af websteder. Kolonnen Dokument-id bruges til at vise det id, der er tildelt et element.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×