Administrere kontakter i SharePoint Workspace 2010

kontakter er de personer, du har kontakt med. Du kan tilføje kontakter til din personlige liste i startområdet. Du kan også administrere din egen kontakt.

Hvad vil du foretage dig?

Tilføje nye kontakter

Tilføje et arbejdsområdemedlem til din liste over kontakter

Gemme en kontakt som en fil

Sende en kontakt til andre personer

Kontrollere en kontakts identitet

Reagere på dialogboksen Besked om kontrol af kontakt

Manuel kontrol af en kontakt

Ophæve bekræftelse af en kontakts identitet

Løse navnekonflikter for kontakter

Oprette et alias for en kontakt

Slet en kontakt

Skjule en kontakt

Se diagnostiske oplysninger om en kontakt

Se egenskaber for en kontakt

Tilføje nye kontakter

Du skal gøre følgende for at søge efter og tilføje nye kontakter til din liste over kontakter i startområdet:

  1. Klik på fanen Startside.

  2. Klik på Tilføj kontakt.

  3. Gå til dialogboksen Find bruger og indtast navnet eller den tekst, du vil finde, i feltet Søg efter.

    Detaljer

    Du kan søge på "Fulde navn", "Fornavn", "Efternavn", "Virksomhedsmail" eller "Personlig mail". Søgningen returnerer alle kontakter, der passer til det, der står i et gyldigt felt. Søgestrengen "John" vil f.eks. returnere kontakter, der hedder "Andrew Johnson", fordi "John" er de første fire tegn i feltet "Efternavn". Du kan sige som en tommelfingerregel, at jo mere specifik, du laver søgestrengen (ved at skrive flere tegn), jo mere specifikt og krævende bliver dit søgeresultat.

    Du kan ændre rækkefølgen af kolonner i dialogboksen Find bruger ved at trække i dem. Du kan også fjerne kolonner (undtagen "Fulde navn") ved at højreklikke på en kolonneoverskrift og fjerne markeringen af navnet på den kolonnen, der skal fjernes. Du kan gendanne en fjernet kolonne ved at højreklikke på en kolonneoverskrift og markere navnet på den kolonne, der skal gendannes. De ændringer, du foretager i dialogboksen Find bruger, gælder kun for den aktuelle søgning. Alle standardindstillinger gendannes, næste gang du åbner dialogboksen Find bruger.

  4. Valgfrit: Markér Medtag Public Workspace Contact Directory, hvis du vil medtage denne mappe i søgningen.

    Som standard søger SharePoint Workspace på dit virksomhedsnetværk (hvis du hører til i en) samt i dine Kendte kontakter.

  5. Klik på Søg.

  6. Klik på et resultat på listen, hvis der er nogen.

    Der vises et tilstedeværelsesikon ud for alle kontaktnavne på listen, så du kan se deres onlinestatus. Omvendt vil kontakter, der fremsøges via Public Workspace Contact Directory, altid umiddelbart vises med statusikonet "Ukendt", indtil du vælger dem og føje dem til din liste over kontakter.

  7. Klik på Egenskaber for at se flere oplysninger om et valgt kontaktresultat.

    Det kan f.eks. være, at du ønsker at bekræfte kontaktens identitet.

  8. Klik på Tilføj for at føje kontakten til listen.

Tilføje et arbejdsområdemedlem til din liste over kontakter

Når dine arbejdsområder får nye medlemmer, ønsker du måske at tilføje kontakterne til din personlige liste. Højreklik på det medlem, du vil tilføje, og vælg Føj til Mine kontakter.

Du kan også tilføje et arbejdsområdemedlem til din liste over kontakter ved at trække medlemmet til listen.

Toppen af siden

Gemme en kontakt som en fil

Du kan gemme en kontakt som en fil og derefter sende kontaktfilen som en vedhæftet fil i en mail.

  1. Højreklik på kontakten og vælg Gem kontakt som fil....

  2. Gå til dialogboksen Gem kontaktoplysninger som..., vælg den placering, hvor du vil gemme kontaktfilen, og klik på Gem.

Toppen af siden

Sende en kontakt til andre personer

Du kan sende en kontakt til andre personer som en vedhæftet fil til en mail eller i en Groove-meddelelse.

  1. Højreklik på kontakten.

  2. Vælg Send via mail til markerede kontakter ....

  3. Indtast en eller flere mailadresser i feltet Til:.

  4. Du kan redigere emnet og beskedteksten, hvis du ønsker det.

    Bemærk, at standardtekstbeskederne indeholder en vejledning i hentning af SharePoint Workspace, hvis modtageren endnu ikke har en konto.

  5. Klik på OK.

Toppen af siden

Kontrollere en kontakts identitet

Vi anbefaler på det kraftigste, at du kontrollerer kontakters identitet for at undgå risikoen for, at du kommer til at dele følsomme oplysninger med de forkerte personer. Alt efter, hvordan din konto er konfigureret, er mange kontakters identitet måske allerede godkendt af en administrator i organisationen. SharePoint Workspace angiver godkendelsesstatus for personerne på din liste over kontakter og medlemmer ved hjælp af følgende farver:

  • Sort: Ikke godkendt.

  • Grøn: Kontrolleret af dig.

  • Blågrøn: Godkendt af organisationen.

  • Blå: Godkendt af organisationen, men uden for dit domæne eller kryds-certificeret.

  • Rød: Navnekonflikt. To kontakter, der har det samme navn, vises med rødt, uanset deres godkendelsesstatus. Se Løse navnekonflikter for yderligere oplysninger.

Den kommunikationspolitik, der gælder for din identitet, er afgørende for din mulighed for at interagere med andre brugere alt efter deres godkendelsesstatus. Nævnte politikker kan gøre et af følgende:

  • Forhindre dig i at kommunikere med alle brugere, der ikke er godkendt af en administrator i organisationen.

  • Åbne dialogboksen Besked om kontrol af kontakt (beskrevet nedenfor) for at advare dig, før du får tilladelse til at at kommunikere med brugere, hvis identitet ikke er blevet kontrolleret.

  • Give dig mulighed for at kommunikere med en kontakt uden nogen advarsel eller begrænsninger.

Organisationens godkendelse af andre brugere kan gøre dig sikker nok på deres identitet. Men i nogle tilfælde, især hvis du arbejder med meget følsomme oplysninger, ønsker du måske også manuelt at bekræfte en brugers identitet.

Reagere på dialogboksen Besked om kontrol af kontakt

Dialogboksen Besked om kontrol af kontakt vises, hvis du forsøger at kommunikere med en bruger, hvis identitet ikke er blevet bekræftet, og kommunikationspolitikken for din kontoidentitet er konfigureret til at advare dig om sådanne brugere. Du kan gøre følgende:

  • Vælge brugeren og klikke på Kontrollér identitet. Følge instruktionerne i næste afsnit for manuelt at kontrollere en kontakts identitet.

  • Klikke på Egenskaber for at se egenskaberne for kontakt for en valgt bruger.

  • Klikke på Fortsæt for at ignorere advarslen om kontrol af brugeren og fortsætte med aktiviteten.

  • Klikke på Annuller for at annullere den aktivitet, du var i gang, der udløste brugerkontrolbeskeden.

Manuel kontrol af en kontakt

SharePoint Workspace tildeler et entydigt "digitalt fingeraftryk" til alle kontaktidentiteter. Et digitalt fingeraftryk vises som en lang streng af bogstaver og tal (med tegnsætning, der letter læsbarheden). Disse digitale fingeraftryk bruges til manuelt at kontrollere de virkelige identiteter for de kontakter, du ser i dine arbejdsområder og lister over kontakter. Du kan også se det digitale fingeraftryk, der er tildelt din identitet.

Gør følgende for manuelt at kontrollere en kontakts identitet:

  1. Højreklik på den kontakt (eller arbejdsområdemedlem), du vil kontrollere, og klik på Kontrollér identitet....

    Dialogboksen Kontrollér identitet viser oplysninger om dine aktuelle relationer med den markerede kontakt, f.eks. de arbejdsområder, I deler, antallet af beskeder, I har udvekslet, og jeres organisatoriske relation. Hvis du ikke har nogen relationer med den markerede kontakt, fortæller dialogboksen Kontrollér identitet dig i stedet, hvordan du kan kontrollere kontaktens identitet ved at kontrollere vedkommendes digitale fingeraftryk.

    Bemærk:  Hvis SharePoint Workspace registrerer, at to eller flere kontakter har det samme navn, viser dialogboksen Kontrollér identitet en advarselsmeddelelse, hvor du anbefales at tildele et alias, når du kontrollerer kontakten.

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis du er tilstrækkeligt sikker på kontaktens identitet på baggrund af de viste oplysninger, skal du klikke på Bekræft.

      Gå til dialogboksen Kontrollér identitet som, indtast et alternativt navn for kontakten, hvis du mener, at der er brug for et, og klik på OK.

    • Hvis du endnu ikke er tilstrækkeligt sikker på kontaktens identitet, og vil gøre mere for at kontrollere vedkommendes identitet, skal du klikke på Stadig ikke sikker?- Kontrollér fingeraftryk.

      Følg trinnene i dialogboksen Kontrollér identitet for at kontrollere kontaktens digitale fingeraftryk og klik på Bekræft.

      Gå til dialogboksen Kontrollér identitet som, indtast et alternativt navn for kontakten, hvis du mener, at der er brug for et, og klik på OK.

Ophæve bekræftelse af en kontakts identitet

Fra tid til anden kan du få brug for at ændre godkendelsesstatus for kontakter, du har manuelt godkendt, så de vises som værende ikke godkendt.

  1. Højreklik på den kontakt (eller arbejdsområdemedlem), hvis godkendelse du vil ophæve, og klik på Kontrollér identitet....

  2. Klik på Ophæv bekræftelse.

Toppen af siden

Løse navnekonflikter for kontakter

Når to eller flere kontakter har identiske visningsnavne, vises deres navne med rødt på lister over kontakter og arbejdsområdemedlemmer samt deres kontaktoplysningskort. Visningsnavne vil blive anset for at være identiske, når de er helt ens efter fjernelse af foranstillede mellemrum, efterfølgende mellemrum og flere mellemrum samt konvertering af navnet til små bogstaver.

"Ann  Beebe" og "Ann Beebe" vil f.eks. give en navnekonflikt. Men "Ann Beebe" og "AnnBeebe" vil ikke udløse en navnekonflikt.

Det er vigtigt at skelne mellem kontakters navne, så du ikke ved en fejl sætter noget i gang med den forkerte kontakt. Du kan oprette et alias for alle de personer, hvor der er navnekonflikter.

Derudover kan en navnekonflikt i sjældne tilfælde skyldes, at der er forældede kontakter gemt på din konto. En kontakt har måske aktiveret en ny konto, har opgivet alle sine aktiviteter på den forrige konto, men brugte det samme visningsnavnet til dem begge. I så fald kan du skjule den forældede kontakt, sådan som det er beskrevet nedenfor, så den ikke længere vises på nogen af dine lister over kontakter.

Gør følgende for at løse en navnekonflikt:

  1. Højreklik på et navn, hvor der er en konflikt, og klik på Løs navnekonflikt.

  2. Gør et af følgende:

    • Klik på Vis vCard ... for at se detaljer for den markerede kontakt. Det kan gøre det nemmere at skelne mellem kontakter med samme navn.

    • Klik på Alias for kontakt ... for at åbne dialogboksen Alias, hvor du kan indtaste et entydigt navn for kontakten.

    • Klik på Kontrollér identitet ... for at udføre trinnene til kontrol af en kontakts identitet.

  3. Klik på Udført.

Toppen af siden

Oprette et alias for en kontakt

Du kan få vist alle kontakter (bortset fra din egen) med et alias. Det er nyttigt, hvis du har svært ved at skelne mellem kontakter, der har det samme navn.

  1. Højreklik på kontakten, og klik derefter på Alias for kontakt.

  2. Skriv et alias og klik på OK.

    Aliasset vises i stedet for det oprindelige navn. For at se kontaktens oprindelige navn kan du åbne kontaktens kontaktoplysninger eller pege på aliasset for at se et pop op-vindue, der viser det oprindelige navn.

Toppen af siden

Slet en kontakt

Sådan slettes en kontakt fra listen over kontakter i startområdet:

  1. Markér den kontakt, du vil slette.

  2. Tryk på tasten DELETE, og klik på Ja for at bekræfte sletningen.

kontakter, der slettes fra listen over kontakter i startområdet, kan stadig blive vist på andre lister over kontakter, f.eks. rullelisten Til: i dialogboksen Send meddelelse eller Send invitation. Det skyldes, at SharePoint Workspace gemmer kontaktoplysninger for alle brugere, du interagerer med, på en samlet liste med navnet "Kendte kontakter". Det omfatter også kontakter, du har føjet til din liste over kontakter i startområdet samt medlemmer af dine arbejdsområder. Husk, at du kan have arbejdsområdemedlemmer, som ikke også er på din liste over kontakter.

Du kan ikke slette de kontakter, der vises på listen Kendte kontakter. Men du kan i det mindste skjule disse kontakter.

Toppen af siden

Skjule en kontakt

kontakter kan nogle gange blive forældet af forskellige årsager. Hvis du har forældede kontakter, kan du skjule dem, så de ikke længere vises i rullelister, der viser kontakter.

  1. Åbn Contact Manager.

  2. Markér de kontakter, du vil skjule.

  3. Klik på Skjul for at sætte de markerede kontakter på listen Skjulte kontakter.

  4. Klik på OK.

Bemærk:  Selvom du skjuler en kontakt, vil det ikke automatisk løse en eventuel navnekonflikt. Hvis en kontakt, du vil skjule, er forbundet med en navnekonflikt, kan du se Løse navnekonflikter for flere oplysninger.

Toppen af siden

Se diagnostiske oplysninger om en kontakt

Du kan se diagnostiske oplysninger for markerede kontakter. Du kan fra tid til anden have brug for at se sådanne oplysninger i forbindelse med teknisk support. Hvis du har brug for at sende diagnostiske oplysninger til en supportmedarbejder, kan du kopiere og indsætte oplysningerne fra dialogboksen Diagnosticering i en mail.

  1. Åbn Contact Manager.

  2. Markér de ønskede kontakter.

  3. Klik på Diagnosticering.

    Du kan kopiere oplysningerne fra ruden kontakter ved at højreklikke og klikke på Vælg Alle og derefter højreklikke og klikke på Kopiér.

    Du kan kopiere oplysninger fra ruden Tilstedeværelse og Netværksdiagnosticering ved at klikke på Kopiér til udklipsholder.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Se egenskaber for en kontakt

For at se "Egenskaber" for en kontakt skal du højreklikke på kontakten og derefter klikke på Egenskaber. Fra en kontakts egenskaber kan du:

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×