Administrere forretningsdata dynamisk i et dokumentbibliotek

I denne artikel føres du gennem oprettelsen af et Windows SharePoint Services 3.0-dokumentbibliotek, hvor forretningsdata er sammenkædet mellem Microsoft Office Word 2007-dokumenter og biblioteket. Da dataene er sammenkædet, kan du bruge biblioteket til at træffe forretningsbeslutninger, der er baseret på data i dokumenterne, uden at skulle åbne dokumenterne. Ændringer, du foretager af dataene, afspejles automatisk i både dokumentet og biblioteket, uanset hvor du foretager ændringerne.

Du kan organisere dokumenterne, baseret på dataene, oprette rapporter og endda opdatere dataene  – alt sammen fra dokumentbiblioteket. Et PR-firma kan f.eks. lagre pressemeddelelser i et dokumentbibliotek, der organiserer pressemeddelelser efter kundenavn og udgivelsesdato. En forhandler kan lagre fakturaer i et dokumentbibliotek, der opretter rapporter over forfaldne konti.

I denne artikel vises den generelle fremgangsmåde for oprettelse af en hvilken som helst type dokumentbibliotek, hvor en Word-skabelon indeholder data, der er sammenkædet med biblioteket. Artiklen beskriver også specifikke trin til konfiguration af et bibliotek med fakturaer, som du kan bruge til at spore forfaldne konti, se fakturaerne efter kunde og se det forfaldne beløb – alt sammen baseret på data, der er lagret i fakturaerne.

Denne artikel indeholder

Oprette dokumentbiblioteket

Oprette dokumentskabelonen

Knytte skabelonen til dokumentbiblioteket

Sammenkæde forretningsdata mellem skabelonen og dokumentbiblioteket

Oprette et nyt dokument, baseret på skabelonen

Oprette dokumentbibliotekvisninger for at vise rapporter

Oprette dokumentbiblioteket

Vigtigt: Hvis du vil oprette et bibliotek, skal du have administratorrettigheder på det Windows SharePoint Services 3.0-websted, der skal være vært for biblioteket.

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden på dit Windows SharePoint Services 3.0-websted, og klik derefter på Opret.

  2. Klik på Dokumentbibliotek under Biblioteker.

  3. Skriv navnet på den type dokumenter, biblioteket skal lagre, i boksen Navn, f.eks. Fakturaer, og klik derefter på Opret.

Du har nu et tomt bibliotek.

Oprette brugerdefinerede egenskaber

Det næste trin er at definere de forretningsdata (eller egenskaber), du vil administrere. Det gør du ved at oprette kolonner i dokumentbiblioteket.

I et bibliotek over fakturaer kan du f.eks. starte med at oprette brugerdefinerede egenskaber til sporing af kundenavnet, forfaldsdatoen, det forfaldne beløb, og om fakturaen er betalt eller ej. Du kan tilføje yderligere egenskaber senere.

  1. Klik på Indstillinger Settings menu på dokumentbibliotekssiden, og klik derefter på Opret kolonne.

  2. Skriv en etiket til de data, som du lagrer, i boksen Kolonnenavn, f.eks. Forfaldsdato.

  3. Klik på den indstilling, der beskriver den type data, der lagres. Klik f.eks. på Dato og klokkeslæt for en kolonne, der lagrer datoer.

  4. Skriv en beskrivelse af dataene, f.eks.Den dato, hvor betalingen forfalder, i boksen Beskrivelse.

  5. Foretag eventuelle yderligere valg for egenskaben, f.eks. om den kan være tom, eller om der skal anvendes yderligere formatering, i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne. Hvis du f.eks. vil have vist data for forfaldsdatoen, skal du klikke på Kun dato under Dato- og klokkeslætsformat.

  6. Sørg for, at indstillingen Kolonnen skal indeholde oplysninger er angivet til Nej.

    Bemærk: Når du har oprettet og gemt den brugerdefinerede Word-skabelon, kan du ændre de brugerdefinerede egenskaber til at være påkrævede, hvis du vil.

  7. Klik på OK.

Gentag denne fremgangsmåde for hver egenskab, du vil gemme i biblioteket.

Eksempel på egenskaber for et dokumentbibliotek til fakturaer

Hvis du opretter et dokumentbibliotek til fakturaer, kan du konfigurere egenskaber som vist i følgende tabel.

Skriv følgende i boksen Kolonnenavn:

Klik på følgende under Typen af oplysninger i denne kolonne er:

Skriv følgende i boksen Beskrivelse:

Benyt følgende fremgangsmåde i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne:

Kundenavn

Enkelt tekstlinje

Navnet på den virksomhed, der modtager fakturaen

Intet

Forfaldsdato

Dato og klokkeslæt

Den dato, hvor betalingen er forfalden

Klik på Kun dato under Dato og klokkeslætsformat

Forfaldent beløb

Valuta

Det samlede forfaldne beløb

Klik på 2 på listen Antal decimaler

Betaling modtaget

Ja/Nej

Kontroller, hvornår det fulde fakturabeløb er betalt

Klik på Nej på listen Standardværdi

Toppen af siden

Oprette dokumentskabelonen

Når du har defineret egenskaberne i dokumentbiblioteket, skal du oprette en Word-skabelon for de dokumenter, du vil lagre i biblioteket.

Først skal du oprette en enkel skabelon, der indeholder standardtekst, samt steder til visning af de sammenkædede egenskaber.

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

  2. Dobbeltklik på Tomt dokument.

  3. Skriv det indhold, der skal vises i alle kopier af dokumentet, f.eks. en titel og kontaktoplysninger.

    Hvis der er tale om fakturaer, kan du f.eks. skrive titlen Faktura. Hvis det er pressemeddelelser, kan du skrive Til øjeblikkelig udgivelse.

  4. Klik det sted, hvor teksten skal angives.

    Ved at tilføje et indholdskontrolelement kan du sikre, at alle, som udfylder dokumentet, skriver oplysninger på samme sted

  5. Klik på RTF i gruppen Kontrolelementer på fanen Udvikler.

    Knapflade

    Teksten Klik her, hvis du vil skrive tekst vises med gråt.

    Jeg kan ikke se fanen Udvikler.

    1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Word-indstillinger.

    2. Klik på Populær.

    3. Marker afkrydsningsfeltet Vis fanen Udvikler på båndet, og klik derefter på OK.

  6. Skriv etiketter til de brugerdefinerede egenskaber, du føjede til dokumentbiblioteket. Du skal tilføje pladsholdere til visning af dataene senere.

    I en faktura kan du f.eks. skrive Forfaldsdato: for den Forfaldsdato-egenskab, du føjede til dokumentbiblioteket. Du behøver ikke at bruge samme terminologi som egenskabsnavnet, og du kan arrangere teksten, nøjagtigt som du vil. Den behøver ikke at ligne en formular.

    Til fakturaen kan du skrive følgende med det formål at vise data, der er lagret i egenskaben Forfaldent beløb, før kommaet, og data, der er lagret i egenskaben Forfaldsdato, før punktummet.

    Du har en saldo på DKK, der forfalder den .

  7. Formater dokumentet på den ønskede måde, herunder skrifttype, sidemargener, afsnitsformatering, farveskema osv.

  8. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem som.

  9. Klik på Word-skabelon (*.dotx) på listen Filtype.

  10. Gem skabelonen i en mappe, hvor du nemt kan finde den igen.

  11. Skriv et navn til skabelonen.

  12. Klik på Gem, og luk dokumentet.

Toppen af siden

Knytte skabelonen til dokumentbiblioteket

Når du har oprettet både dokumentbiblioteket og Word-skabelonen, skal du knytte biblioteket til skabelonen.

  1. Brug din webbrowser til at gå til den side, der viser dokumentbiblioteket. URL-adressen til denne side ser sådan ud: http://Webstedsnavn/navn på dokumentbibliotek/Forms/AllItems.aspx

  2. Klik på Handlinger Menubillede på dokumentbibliotekssiden, og klik derefter på Åbn i Windows Stifinder.

  3. Find den brugerdefinerede skabelon, du oprettede, i Windows Stifinder.

  4. Højreklik på filen, og klik derefter på Kopier i genvejsmenuen.

  5. Klik på knappen Tilbage i Windows Stifinder, indtil du vender tilbage til biblioteket, og dobbeltklik derefter på mappen Formularer for at åbne den.

    Bemærk: Hvis dokumentbiblioteksmappen ser ud til at være tom, skal du aktivere indstillingen Vis skjulte filer og mapper på fanen Vis i dialogboksen Mappeindstillinger i Windows.

  6. Højreklik på et tomt område, hvor filer i mappen Formularer vises, og klik derefter på Sæt ind i genvejsmenuen.

  7. Luk Windows Stifinder, og vend tilbage til biblioteket på webstedet.

  8. Klik på Indstillinger Settings menu , og klik derefter på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  9. Klik på Avancerede indstillinger under Generelle indstillinger.

  10. Skriv stien til den fil, du anbragte i mappen Formularer, i boksen URL-adresse til skabelon i sektionen Dokumentskabelon, startende med navnet på dokumentbiblioteket. Hvis biblioteksnavnet f.eks. er Mit bibliotek, og skabelonen hedder Vandmrke.dotx, skal du skrive Mit bibliotek/Forms/Vandmrke.dotx.

  11. Klik på OK.

Toppen af siden

Sammenkæde forretningsdata mellem skabelonen og dokumentbiblioteket

Når du har oprettet skabelonen og defineret egenskaberne, skal du kæde egenskaberne sammen med skabelonen. De brugerdefinerede egenskaber, du føjede til dokumentbiblioteket, vises på listen Dokumentegenskaber, når du åbner skabelonen i Microsoft Office Word.

  1. Klik på Indstillinger Settings menu på dokumentbibliotekssiden, og klik derefter på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klik på Avancerede indstillinger under Generelle indstillinger.

  3. Klik på Rediger skabelon i sektionen Dokumentskabelon.

  4. Klik det sted i Word-skabelonen, hvor dataene skal vises.

  5. Klik på Hurtige dele i gruppen Tekst på fanen Indsæt.

    Billede af båndet i Word

  6. Peg på Dokumentegenskaber, og klik derefter på egenskabsnavnet for de data, du vil indsætte.

    Hvis du f.eks. vil indsætte data, der er lagret i egenskaben Forfaldsdato, skal du klikke på Forfaldsdato. Dokumentet ligner nu følgende, hvor [Forfaldsdato] vises som grå tekst:

    Venligst fremsend betaling senest [Forfaldsdato].

  7. Tryk på CTRL+S for at gemme dokumentet, og luk det derefter.

  8. Klik på OK på siden Avancerede indstillinger for dokumentbibliotek.

    Skabelonen gemmes nu med dine ændringer, og alle nye dokumenter, der oprettes i dette bibliotek, baseres på skabelonen.

Toppen af siden

Oprette et nyt dokument, baseret på skabelonen

Når du har oprettet skabelonen, skal du teste den for at sikre, at den får det ønskede udseende, når den er blevet udfyldt. Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette et nyt dokument, baseret på skabelonen:

  1. Klik på Ny i dokumentbiblioteket.

    Word åbner et nyt dokument, baseret på skabelonen, der er knyttet til dokumentbiblioteket.

  2. Skriv tekst i det indholdskontrolelement, hvor der står Klik her for at angive tekst. Hvis du ikke vil skrive nogen tekst, skal du slette indholdskontrolelementet.

  3. Angiv data, f.eks. det forfaldne beløb og forfaldsdatoen, i de relevante indholdskontrolelementer.

    Hvis du f.eks. vil skrive en værdi i indholdskontrolelementet Forfaldent beløb, skal du klikke der, hvor der står [Forfaldent beløb] med grå tekst, og skrive beløbet uden valutasymbol. Hvis du vil angive en værdi i indholdskontrolelementet Forfaldsdato, skal du klikke der, hvor der står [Forfaldsdato] med grå tekst, klikke på den nedadvendte pil for at åbne datovælgeren og derefter klikke på en dato.

  4. Benyt følgende fremgangsmåde for at ændre data, der ikke er repræsenteret i dokumentets indhold, f.eks. egenskaben Betaling modtaget:

    1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , klik på Forbered, og klik derefter på Egenskaber.

    2. Foretag de ønskede ændringer. Marker eller fjern f.eks. markeringen i afkrydsningsfeltet Betaling modtaget.

  5. Gem dokumentet på standardplaceringen, og luk det, når du er færdig.

    Dokumentet vises på bibliotekslisten. Hvis du ikke kan se det, skal du klikke på Opdater.

Du kan automatisk opdatere indholdet af dokumentet (og de data, der er lagret i dokumentbiblioteket) ved at ændre værdien af egenskaberne i panelet for dokumentoplysninger.

Bemærk: Formatet af dataene i panelet for dokumentoplysninger vises muligvis lidt anderledes end formatet af dataene i indholdskontrolelementerne. Feltet Forfaldent beløb i panelet for dokumentoplysninger viser f.eks. et valutasymbol, men det gør indholdskontrolelementet Forfaldent beløb ikke. Desuden kan datoformatet i feltet Forfaldsdato i panelet for dokumentoplysninger afvige fra datoformatet i indholdskontrolelementet Forfaldsdato. Felter i panelet for dokumentoplysninger afspejler den datoformatering, der er angivet på SharePoint-webstedet, men indholdskontrolelementerne afspejler den datoformatering, der er angivet i Word. Du kan undersøge, hvordan et indholdskontrolelement er formateret, ved at klikke på det og derefter klikke på Egenskaber i gruppen Kontrolelementer på fanen Udvikler.

Toppen af siden

Oprette dokumentbibliotekvisninger for at vise rapporter

Du kan oprette brugerdefinerede visninger af biblioteket for at oprette rapporter over forretningsdata. I et bibliotek over fakturaer kan du f.eks. få vist alle de fakturaer, som endnu ikke er blevet betalt.

Oprette en brugerdefineret visning

  1. Klik på Opret visning i menuen Vis Menuen Vis på dokumentbibliotekssiden.

  2. Klik på Standardvisning under Vælg et visningsformat.

  3. Skriv et navn på visningen i boksen Visningsnavn, f.eks. Ubetalte fakturaer.

  4. Vælg, om du vil oprette en personlig visning, som kun du kan bruge, eller en offentlig visning, som andre kan bruge, under Målgruppe for visning i sektionen Målgruppe.

  5. Du kan vise eller skjule kolonner ved at markere de ønskede afkrydsningsfelter i sektionen Kolonner. Angiv nummeret for kolonnens rækkefølge i visningen ud for kolonnenavnet.

  6. Vælg, om og hvordan oplysningerne skal sorteres, i sektionen Sorter. Du kan bruge to kolonner til sorteringen, f.eks. først efter forfatter og derefter efter filnavn for hver forfatter.

  7. Vælg, om og hvordan du vil filtrere filerne, i sektionen Filter. En filtreret visning viser et mindre udvalg, f.eks elementer, som der endnu ikke er modtaget betaling for.

  8. I sektionen Grupper efter kan du gruppere elementer med samme værdi i deres egen sektion, f.eks. en udvidelig sektion til dokumenter af en bestemt forfatter.

  9. I sektionen Totaler kan du tælle antallet af elementer i en kolonne, f.eks. det samlede antal problemer. I nogle tilfælde kan du opsummere eller uddrage yderligere oplysninger, f.eks. gennemsnit.

  10. Klik på OK.

Bemærk: Hvis du vil have flere oplysninger om oprettelse af brugerdefinerede visninger af dokumentbiblioteker, kan du klikke på Hjælp på dit Windows SharePoint Services 3.0-websted.

Eksempel på visning af ubetalte fakturaer

I et fakturabibliotek, der indeholder egenskaber for Kundenavn, Forfaldsdato, Betaling modtaget og Forfaldent beløb, kan du oprette en visning, der viser en rapport over ubetalte fakturaer, grupperet og opgjort efter kunde, i henhold til indstillingerne vist i følgende tabel.

Skriv følgende i boksen Navn:

Marker disse afkrydsningsfelter i sektionen Kolonner:

Gør følgende i sektionen Sorter:

Gør følgende i sektionen Filter:

Gør følgende i sektionen Grupper efter:

Gør følgende i sektionen Totaler:

Ubetalte fakturaer

Kundenavn, Forfaldsdato, Betaling modtaget, Forfaldent beløb

Klik på Kundenavn på listen Sorter først efter kolonne, og klik på Forfaldsdato på listen Sorter derefter efter kolonne.

Klik på Vis kun elementerne, hvis følgende er sandt, og klik på Betaling modtaget på listen Vis elementerne, hvis kolonnen. Klik derefter på er ikke lig med, og skriv Ja på listen Hvis kolonnen.

Klik på Kundenavn på listen Grupper først efter kolonne.

Klik på Sum på listen Forfaldent beløb.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×