Administrere en anden persons mail og kalender

Der er to måder at arbejde med andre personers Microsoft Outlook-mapper på – mappedeling og Stedfortræderadgang.

Bemærk: Der kræves en Microsoft Exchange Server-konto.

Deling af mapper giver en anden person adgang til én af dine mapper, f.eks. mens du er på ferie. Det giver dog ikke personen tilladelse til at handle på vegne af den anden person. For eksempel kan en person, der har adgang til dine mapper, ikke svare på e-mails eller mødeindkaldelser på dine vegne.

Stedfortræderadgang er en funktion i Outlook, der giver én person tilladelse til at handle på en anden Outlook-brugers vegne. Den mest almindelige situation, hvor funktionen anvendes, er mellem en overordnet og dennes medarbejder. Medarbejderen kan være ansvarlig for at vedligeholde den overordnedes tidsplan, herunder oprette og svare på mødeindkaldelser. Nogle medarbejdere kan også overvåge den overordnedes indbakke.

I denne artikel antages det, at den overordnede allerede har givet Stedfortræderadgang til stedfortræderen.

Denne artikel indeholder

Føje en anden persons postkasse til din profil

Åbne en anden persons mapper

Sende eller svare på mødeindkaldelser for en anden person

Oprette eller svare på en e-mail på vegne af en anden person

Gemme sendt post i en anden persons Sendt post-mappe

Føje en anden persons postkasse til din profil

Hvis du ofte arbejder med en anden persons Exchange-mapper, ønsker du sandsynligvis at tilføje den anden persons Exchange-postkasse i din Outlook-profil. Hvis du gør dette, åbnes den anden persons postkasse automatisk, hver gang du åbner Outlook. Den anden postkasse vises i navigationsruden under Exchange-postkassemapperne.

Bemærk: Den person, der deler en postkasse, skal give dig tilladelsen Mappe synlig til Exchange-postkassens rodmappe. Den delte postkasse vises typisk som Postkasse - brugernavn.

Instruktioner til at give tilladelsen Mappe synlig

Benyt følgende fremgangsmåde i Outlook, hvis du er en overordnet:

  1. Højreklik i Exchange-postkassens rodmappe, og klik derefter på Mappetilladelser.

    Den delte postkasse vises typisk som Postkasse - brugernavn.

  2. Klik på stedfortræderens navn.

  3. Marker afkrydsningsfeltet Mappe synlig under Andet under Tilladelser.

  4. Klik på OK.

Benyt følgende fremgangsmåde i Outlook, hvis du er stedfortræder:

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Kontoindstillinger , og klik derefter på Kontoindstillinger .

    Kontoindstillinger i Backstage-visningen

  3. Klik på Exchange-kontotypen på listen under fanen E-mail, og klik derefter på Rediger og klik på Flere indstillinger.

  4. Klik på Tilføj under Åbn disse yderligere postkasser på fanen Avanceret, og skriv derefter postkassenavnet for den person, hvis postkasse du vil føje til din brugerprofil. Hvis du ikke kender personens postkassenavn, skal du spørge den person, som gav dig Stedfortræderadgang.

Toppen af siden

Åbne en anden persons mapper

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Åbn.

  3. Klik på Anden brugers mappe.

Tip: Hvis du vil undgå dette trin fremover, skal du se instruktionerne til, hvordan du tilføjer en anden persons postkasse i navigationsruden, i afsnittet Føje en anden persons postkasse til din profil i denne artikel.

  1. Skriv i boksen Navn navnet på den person, der gav dig dele- eller stedfortræderadgang, eller klik på Navn for at vælge navnet på en liste.

  2. Klik på listen Mappetype i den mappe, som du vil åbne.

Toppen af siden

Sende eller svare på mødeindkaldelser for en anden person

Den overordende skal benytte følgende fremgangsmåde til at give stedfortræderen tilstrækkelige tilladelser til at acceptere mødeindkaldelser på vegne af den overordnede:

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Kontoindstillinger, og klik derefter på Stedfortræderadgang.

  3. Indtast oplysningerne om stedfortræderen, og klik på Tilføj.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • I dialogboksen Stedfortrædertilladelser skal du give stedfortræderen tilladelsen Redaktør (kan læse, oprette og redigere emner) til den overordnedes mapper Kalender eller Opgaver og som minimum tilladelsen Læser (kan læse emner) til den overordnedes Indbakke.

    • k på OK for at lukke dialogboksen Stedfortrædertillladelser, og marker derefter afkrydsningsfeltet Kun mine stedfortrædere, men send en kopi af mødeindkaldelser og svar til mig eller Kun mine stedfortrædere.

  5. Klik på en hvilken som helst anden fane for at vende tilbage til filen.

Svare på mødeindkaldelser

  1. Åbn den anden persons indbakke, hvis personens mødeindkaldelser ikke sendes direkte til dig.

  2. Åbn mødeindkaldelsen.

  3. Klik på Accepter, Foreløbig eller Afslå.

Sådan sendes en mødeindkaldelse

  1. Åbn den anden persons kalender.

  2. Klik på Nyt møde i gruppen Ny under fanen Startside.

  3. Angiv deltagere, emne, placering og start- og sluttidspunkter, som du normalt gør det.

Toppen af siden

Oprette eller svare på en mail på vegne af en anden person

Sådan oprettes en mail

  1. Klik på Ny e-mail i gruppen Ny under fanen Startside i Post.

Tastaturgenvej    Tryk på Ctrl+Skift+M for at oprette en mail.

  1. Skriv navnet på den person, du sender meddelelsen på vegne af, i boksen Fra.

    Klik på Fra for at vælge navnet på en liste i adressekartoteket.

    Hvis du ikke kan se knappen og boksen Fra, skal du klikke på Fra i gruppen Vis felter under fanen Indstillinger.

  2. Tilføj modtagerne, et emne og meddelelsens indhold på samme måde, som du plejer at gøre.

Sådan besvares en mail

  1. Markér den meddelelse, du vil besvare på vegne af chefen, i den anden persons postkasse.

  2. Klik på Besvar, Svar til alle eller Videresend i gruppen Besvar under fanen Startside (eller under fanen Meddelelse, hvis du har åbnet meddelelsen).

    Gruppen Besvar på båndet

Tastaturgenvej    Tryk på Ctrl+R for at besvare en mail.

  1. Skriv den overordnedes navn i boksen Fra. Klik på Fra for at vælge navnet på en liste i adressekartoteket. Klik på Fra i gruppen Vis felter under fanen Indstillinger, hvis du ikke kan se knappen og boksen Fra.

  2. Tilføj modtagerne, et emne og meddelelsens indhold på samme måde, som du plejer at gøre.

Toppen af siden

Gemme sendt post i en anden persons Sendt post-mappe

Når e-mails og mødeindkaldelser sendes af en stedfortræder på vegne af en overordnet, gemmes en kopi af hvert emne som standard i stedfortræderens Sendt post-mappe.

Den overordnede kan også give stedfortræderen adgang til sin Sendt post-mappe. Stedfortræderen kan derefter flytte emnerne fra sin egen Sendt post-mappe til den overordnedes Sendt post-mappe.

Bemærk:  Du kan få flere oplysninger om, hvordan du finder en anden persons mapper i navigationsruden, under Føje en anden persons postkasse til din profil.

Den overordnede skal benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Højreklik på mappen Sendt post i navigationsruden.

  2. Klik på Rediger tilladelser til deling.

  3. Klik på stedfortræderens navn under fanen Tilladelser.

  4. Klik påRedaktør (kan læse, oprette og ændre emner) på listen Tilladelsesniveau under Tilladelser.

  5. Klik på OK.

    Den overordnedes Sendt post-mappe vises i stedfortræderens navigationsrude under Postkasse - overordnet.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×