Administrere ekstern deling for dit SharePoint Online-miljø

Hvis organisationen udfører arbejde, der involverer deling af dokumenter eller direkte samarbejde med leverandører, klienter eller kunder, kan du benytte dig af de eksterne delingsfunktioner i SharePoint Online til at dele indhold med personer uden for organisationen. Hvis dette ikke er tilfældet, kan du begrænse brugen af ekstern deling i organisationen. I denne artikel ser vi nærmere på SharePoint Onlines delingsindstillinger, og hvordan du planlægger dem.

(Hvis du vil gå direkte til at se, hvordan du konfigurerer deling, kan du læse: Slå ekstern deling til eller fra for SharePoint Online. Hvis du forsøger at dele en fil eller mappe, kan du læse Del OneDrive-filer og -mapper eller Del SharePoint-filer eller -mapper i Office 365).

Planlægning for ekstern deling bør medtages som en del af din overordnede tilladelsesplanlægning for SharePoint Online.

Ekstern deling er som standard slået til for hele SharePoint Online-miljøet og de grupper af websteder, der findes i miljøet. Det er muligvis en god ide at slå det fra globalt før andre begynder at bruge webstederne, eller indtil du ved præcis, hvordan du vil bruge funktionen.

Hvad er de eksterne delingsfunktioner i SharePoint Online?

SharePoint Online har både globale indstillinger (på tværs af hele lejeren) og webstedsgruppeindstillinger for ekstern deling. Indstillingerne på lejerniveau tilsidesætter eventuelle indstillinger på gruppewebstedsniveau.

For din SharePoint Online-lejer og for hvert enkelt gruppewebsted kan du vælge mellem følgende grundlæggende indstillinger for deling:

  • Ingen ekstern deling – websteder og dokumenter kan kun deles med interne brugere i dit Office 365-abonnement.

  • Del kun med eksterne brugere i dit katalog. Mapper, websteder og dokumenter kan kun deles med eksterne brugere, der allerede findes i dit Office 365-brugerkatalog. F.eks. brugere der tidligere har accepteret en invitation til deling, eller brugere som du har importeret fra en anden Office 365- eller Azure Active Directory-lejer.

  • Del med godkendte eksterne brugere. Websteder, mapper og dokumenter kan deles med eksterne brugere, der har en Microsoft-konto eller en arbejds- eller skolekonto konto fra et andet Office 365-abonnement eller et Azure Active Directory-abonnementet.

  • Del med anonyme brugere. Dokumenter og mapper, men ikke websteder, kan deles via et anonymt link. Alle med linket kan få vist eller redigere dokumentet samt overføre til mappen.

På listen ovenfor går rækkefølgen fra mest til mindst restriktiv. Uanset hvilken indstilling du vælger, er de mere restriktive funktioner stadig tilgængelige for dig. Hvis du f.eks. vælger at tillade deling med anonyme brugere, kan du stadig dele med godkendte eksterne brugere og brugere, der allerede er i dit brugerkatalog, herunder interne brugere.

Deling og sikkerhed   

Hvis du har fortrolige oplysninger, der aldrig skal deles med eksterne brugere, kan du overveje at have en eller flere grupper af websteder, hvor ekstern deling er slået fra, og hvor du sikkert kan opbevare dine fortrolige oplysninger. Opret så mange grupper af websteder, som du har brug for til ekstern deling. Dette hjælper dig, med at administrere sikkerhedsrisikoen ved at forhindre ekstern adgang til følsomme oplysninger.

Hvad er en ekstern bruger?

En ekstern bruger er en person, der ikke er en del af dit Office 365-abonnement, men som du har givet adgang til en eller flere websteder, filer eller mapper. Der findes to typer eksterne brugere:

Godkendte brugere   

Godkendte brugere er brugere, der har en Microsoft-konto eller en arbejds- eller skolekonto fra et andet Office 365-abonnementet. Du kan dele websteder og dokumenter med disse brugere på næsten samme måde, som du deler websteder og dokumenter med dine interne brugere. Tilladelser og grupper fungerer på samme måde for godkendte eksterne brugere som for interne brugere.

Da eksterne brugere ikke har licens til dit Office 365-abonnement, har de kun adgang til grundlæggende samarbejdsopgaver:

  • En godkendt ekstern bruger kan udføre opgaver på et websted i overensstemmelse med det tilladelsesniveau, som vedkommende er tildelt. Hvis du f.eks. føjer en ekstern bruger til gruppen Medlemmer, vil vedkommende få redigeringstilladelse og vil kunne tilføje, redigere og slette lister. Den eksterne bruger vil også kunne få vist, tilføje, opdatere og slette listeelementer og dokumenter.

  • Godkendte eksterne brugere kan bruge Office Online til at få vist og redigere dokumenter. Hvis din plan omfatter Office Professional Plus, kan de ikke installere computerversionen af Office på deres egne computere, medmindre du tildeler dem en licens.

  • Godkendte eksterne brugere vil kunne se andre typer indhold på websteder afhængigt af det tilladelsesniveau, du har givet dem. De kan f.eks. navigere til forskellige underordnede websteder inden for gruppen af websteder, hvortil de er inviteret. De kan også gøre ting som f.eks. at få vist webstedsfeeds.

Hvis dine godkendte eksterne brugere skal kunne udføre flere funktioner, skal du tildele dem en passende Office 365-licens. Du kan gøre dette på samme måde, som når du tildeler licens til en intern bruger.

Anonyme brugere   

Anonyme brugere er brugere, der har et delings-link til en mappe eller et dokument. De kan se eller redigere dokumentet samt overføre til mappen (afhængigt af typen af link) uden at logge på med et brugernavn eller adgangskode. Anonyme links kan frit sendes rundt mellem brugere og er gyldige, indtil du deaktiverer dem, eller de udløber (hvis du har angivet en udløbsdato).

Anonyme brugere kan ikke få adgang til websteder, og du kan ikke tildele dem licenser. De kan kun få vist eller redigere det bestemte dokument eller den bestemte mappe, de har et anonymt adgangslink til.

Hvad sker der når jeg deler et websted eller dokument?

Når du deler et websted, en mappe eller et dokument, afhænger det, der sker i baggrunden af, om du vælger at dele med godkendte eksterne brugere eller anonyme brugere.

Deling med godkendte eksterne brugere   

Når du deler et dokument, eller et websted, med en godkendt ekstern bruger, sendes en invitation til dem via mail, der indeholder et link til webstedet eller dokumentet. Når de klikker på linket, bliver de bedt om at logge på med brugernavnet og adgangskoden til deres Microsoft-konto eller deres arbejds- eller skolekonto. Når brugeren logger på, bliver de føjet til brugerlisten i dit Office 365-abonnement. De er angivet med #EXT# i deres brugernavn og får adgang til webstedet eller dokumentet.

Når de først er på brugerlisten i dit Office 365-abonnement, kan du give dem adgang til andre websteder eller dokumenter uden at sende dem yderligere invitationer. (Det kan være nødvendigt at sende dem et link til webstedet eller dokumentet så, de kan finde det.) Du kan også tildele dem en Office 365-licens, hvis du ønsker.

Du kan afbryde deling med en godkendt ekstern bruger, ved at fjerne deres tilladelser fra webstedet eller dokumentet. Eller ved at fjerne dem fra brugerlisten i Office 365.

Deling med anonyme brugere   

Når du deler med anonyme brugere, kan du give dem tilladelse til at redigere, få vist et dokument eller overføre til en mappe. Links til at få vist og redigere oprettes separat og kan indstilles til at udløbe på et bestemt tidspunkt. Når du har oprettet disse links, kan de genbruges og frit gives videre. Alle med linket kan få adgang til dokumentet.

Anonyme brugere føjes ikke til brugerlisten i Office 365. Du kan afbryde delingen med de anonyme brugere ved at gå til det dokument eller den mappe, du har delt og slette linket.

Samarbejd med eksterne forretningspartnere

Hvis du har forretningspartnere eller leverandører, som du vil samarbejde eller dele dokumenter med. Kan du overveje, at konfigurere et SharePoint Online-ekstranetwebsted. Et ekstranetwebsted er en dedikeret gruppe af websteder, du bruger til business-til-business samarbejde med en bestemt partner eller leverandør. Du kan låse dette websted, så kun webstedsejere kan invitere eksterne brugere, og så det kun er eksterne brugere fra bestemte domæner, der kan blive inviteret.

SharePoint Online-ekstranetwebsteder er meget nemme at konfigurere. De er også meget nemmere, og billigere at vedligeholde end lokale ekstranet websteder. For at få flere detaljer, kan du læse: Brug Office 365 SharePoint Online som en business-til-business (B2B) ekstranetløsning.

Relaterede emner

Administrer deling med eksterne brugere i Office 365 Small Business
Konfigurer og administrer adgangsanmodninger
Del websteder eller dokumenter med personer uden for din organisation
Søg efter indhold på webstedet, der er delt med eksterne brugere
Planlæg din strategi for tilladelser

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×