Der er flere handlinger, du skal udføre for at holde din liste over kontakter opdateret. Denne artikel hjælper dig med at organisere dine kontakter, så du nemt kan finde de personer, du skal kontakte.
Hvad vil du foretage dig?
Søge efter personer
Søgefeltet er placeret på listen over kontakter under ikonet Kontakter og i visningen Telefon under ikonet Telefon. Du kan f.eks. søge efter navnene på personer eller efter en færdighed (stilling) og derefter føje dem til listen over kontakter.
-
Skriv et navn, mailalias eller telefonnummer i søgefeltet. Du kan endda skrive navnet på en distributionsgruppe eller et alias. Microsoft Lync 2010-kommunikationssoftwaren viser resultaterne, mens du skriver. Hvis der vises mere end én kontakt eller gruppe, vises den, der er på listen over kontakter, øverst på listen. Alle kontakter og ikke-kontakter har en lodret statuslinje til venstre for personens billede og angiver tilstedeværelse, f.eks. Tilgængelig, Offline og Optaget.
-
Hvis din virksomhed bruger Microsoft SharePoint-tjenester, vises knapperne Navn og Kompetence under søgefeltet. Du kan søge ved hjælp af et nøgleord, f.eks. stilling eller ekspertiseområde. Klik på Færdighed for at se andre med lignende ekspertiseområder eller jobtitler. Klik på X i søgefeltet for at vende tilbage til listen over kontakter.
Tilføj en kontakt
Det forrige emne angiver, at du kan søge efter en person ved hjælp af et navn, mailalias eller et telefonnummer. Til denne procedure bruger vi som eksempel en søgning efter navn. Så når du har fuldført søgningen, vises der en liste over personer, hvis navne svarer til søgningen. På personens visitkort kan du enten bruge markeringen Føj til listen over kontakter eller knappen Tilføj .
-
Rul gennem listen over søgeresultater, indtil du kommer til den person, du vil føje til din liste over kontakter. Højreklik på personens visitkort, og klik derefter på Føj til listen over kontakter. Eller klik på pil ned på knappen Tilføj .
-
Hvis du har konfigureret grupper eller kategorier af kontakter, vises der en liste over disse grupper. Vælg en kontaktgruppe, som kontakten skal placeres i.
-
Hvis du ikke har konfigureret nogen grupper, men gerne vil, skal du klikke på Føj til ny gruppe og derefter skrive navnet på den nye gruppe, du vil oprette.
Tip!: Skriv personens fulde navn (eller det meste af det) i søgefeltet, for hvis du kun skriver et fornavn, især et almindeligt brugt navn, får du flere returneringer. Hvis din virksomhed har konfigureret en grænse for antallet af personer, der vises, skal du afgrænse og udføre søgningen igen, hvis den ønskede kontakt ikke er angivet.
Som standard kan der maksimalt tilføjes 1000 kontakter. Dit faktiske nummer angives af dit supportteam, så kontakt dem for at få oplysninger, hvis dette nummer ikke er blevet gjort tilgængeligt for dig.
Øverst på siden
Markér flere kontakter
Nogle gange er det mere effektivt at vælge flere kontakter ad gangen. Et eksempel kunne være, når du sammensætter en mødeindkaldelse.
-
Hvis du vil markere flere kontakter, der ikke støder op til hinanden, skal du holde Ctrl nede, mens du klikker på dem.
-
Ved tilstødende kontakter skal du trykke på og holde Skift nede, mens du klikker, eller bruge piletasterne til at vælge.
Føj personer uden for virksomheden til din liste over kontakter
Lync 2010 kan vise oplysninger om tilstedeværelse for kontakter, der bruger mailtjenester, f.eks. Windows Live-netværk af internettjenester (herunder MSN og Hotmail), AOL® og Yahoo!®, og som deltager i Lync. Brugere i organisationsnetværket (brugere uden for virksomheden) kan udføre aktiviteter som f.eks. at dele oplysninger om tilstedeværelse, foretage Lync-opkald og afholde videomøder.
-
Åbn Lync, og skriv mailadressen på den person, du vil føje til din liste over kontakter, i søgefeltet.
-
Klik på knappen Tilføj på det visitkort, der vises.
-
Vælg en kontaktgruppe, som kontakten skal placeres i. Du kan også oprette en ny gruppe på nuværende tidspunkt ved at skrive navnet ud for feltet Ny gruppe .
Nogle brugere har en mailkonto med en tjeneste, der ikke er knyttet til Lync. Selvom du kan føje disse brugere til din liste over kontakter på samme måde, som du tilføjer brugere i organisationsnetværket, kan du ikke se oplysninger om tilstedeværelse for dem.
Andre brugere logger på et organisationsnetværkswebsted ved hjælp af deres bruger-id (mailadresse), der ikke er medlem af organisationsnetværket. Hvis det er tilfældet, skal du bruge formatet user(unfederated.com)@federatedcompany.com – f.eks. MrContoso(gmail.com)@msn.com.--, når du tilføjer kontakten. Hvis du bruger dette format, sikrer du, at hans eller hendes tilstedeværelse vises i Lync.
Opret en ny gruppe
Når du har fundet de ønskede kontakter, kan du føje dem til en kontaktgruppe, så du nemt kan finde dem næste gang. Lync udfylder automatisk Hyppige kontakter baseret på de 10 kontakter, du oftest har samtaler med. Du kan også "fastgøre" dine vigtigste kontakter øverst i gruppen for at få hurtig adgang. Lync forudfylder den fastgjorte liste med dine teammedlemmer.
Fastgør eller frigør en hyppig kontakt øverst i en gruppe
Hvis du vil fastgøre eller frigøre en hyppig kontakt, skal du gøre et af følgende.
-
Åbn Lync, højreklik på personen på listen over kontakter, og klik derefter på Fastgør til hyppige kontakter.
-
Hvis du vil frigøre en kontakt, skal du højreklikke og derefter klikke på Frigør fra hyppige kontakter.
Opret en kontaktgruppe
Når du opretter en gruppe i Lync, kaldes det en kontaktgruppe, fordi den organiserer dine kontakter i grupper, der giver mening for dig. Du kan chatte med dem, sende dem en mail og arrangere møder med dem.
Du har måske hørt om Microsoft 365 grupper. En Microsoft 365 -gruppe er et delt arbejdsområde til mail, samtaler, filer og kalenderbegivenheder, hvor gruppemedlemmer kan samarbejde og hurtigt få tingene gjort. Du kan ikke oprette en Microsoft 365 gruppe fra Lync. Se Få mere at vide om Office 365 grupper for at få flere oplysninger.
-
Åbn Lync, og højreklik på et vilkårligt gruppenavn på listen Kontakter (f.eks. Hyppige kontakter), klik på Opret ny gruppe, og navngiv derefter gruppen.
-
Hvis du vil føje personer til den nye gruppe, skal du søge efter en kontakt, pege på kontaktnavnet i søgeresultaterne og derefter klikke på plustegnet (+). Eller højreklik på kontakten i søgeresultaterne, klik på Føj til listen over kontakter, og klik derefter på gruppenavnet.
Bemærk!: Når du opretter din første kontaktgruppe, opretter Lync også automatisk en gruppe for dig, der hedder Andre kontakter. Du kan tildele denne gruppe nye kontakter, der ikke kræver mere specifikke gruppemedlemskaber.
Slette eller fjerne en gruppe
Sådan sletter du en gruppe, du har oprettet:
-
Vælg Grupper fra visningsområdet over listen over kontakter. Hvis denne markering ikke vises, skal du klikke på pil ned direkte under feltet Søg for at få vist knapperne Grupper, Status og Relation.
-
Højreklik på navnet på den gruppe, du vil slette, og vælg derefter Slet gruppe i rullemenuen.
Bemærk!: Grupperne Hyppige kontakter og Andre kontakter genereres automatisk og kan derfor ikke slettes.
Omdøbe en gruppe
Sådan omdøbes en gruppe:
-
Højreklik på gruppenavnet på listen Kontakter, vælg Omdøb gruppe, og skriv derefter det nye gruppenavn.
Sortér og vis dine kontakter
Du kan sortere dine kontakter efter forskellige kategorier (deres status, gruppemedlemskab og fortrolighedsforhold), og du kan vælge, hvordan du vil have vist de enkelte kontaktoversigter.
Sortér kontakter på listen over kontakter
-
Hvis du vil organisere dine kontakter således, at dem, som er online, vises øverst på listen, skal du klikke på Status. Dine onlinekontakter vises øverst efterfulgt af dem med statussen Ikke til stede, Ukendt og Ikke tilgængelig.
-
Hvis du vil have vist dine kontakter i overensstemmelse med de grupper, de er medlem af (herunder standardgrupperne Hyppige kontakter og Andre kontakter og eventuelle grupper, du har oprettet), skal du klikke på Grupper.
-
Hvis du vil sortere dine kontakter efter deres fortrolighedsforhold, skal du klikke på Relation. Hvis du vil se forklaringer på, hvad relationerne er, skal du højreklikke på en kontakt og derefter pege på Skift fortrolighedsforhold.
Ændre udseendet af de enkelte poster på din liste over kontakter
-
Klik på pilen ud for knappen Indstillinger for visning under søgefeltet for at få vist menuen Layoutindstillinger .
Afhængigt af hvordan du har sorteret dine kontakter, vises der forskellige indstillinger i menuen. Du kan f.eks. vælge at vise "fulde navne" i modsætning til mailnavne eller statusoplysninger i stedet for kun navne. Hvis din virksomhed har aktiveret visning af kontaktbilleder på listen over kontakter, kan du vælge, om der skal vises billeder, som bestemmer, hvor mange kontakter der kan være i vinduet. (Hvis du ikke får vist billeder, er valget mellem kun navn, på én linje eller navn og detaljer på en anden linje).
Bemærk!: Du kan også deaktivere billeder overalt i Lync ved at klikke på Mit billede i dialogboksen Lync – Indstillinger . Du kan få mere at vide under Angive billedindstillinger.
Ændre den måde, kontakter vises på i Lync
-
På listen over kontakter skal du klikke på knappen Visningsindstillinger under søgefeltet for at skifte mellem én og to linjer med oplysninger pr. kontakt. Hvis din virksomhed bruger kontaktfotografier, vises billederne i en tolinjet visning.
-
Du kan få flere valgmuligheder ved at klikke på pil ned ud for Visningsindstillinger for at åbne menuen Layoutindstillinger .
Få vist kontakter efter fortrolighedsforhold (tidligere kaldet adgangsniveau)
-
Klik på knappen Relation under søgefeltet på listen over kontakter.
Hvis du vil vide, hvilke oplysninger om tilstedeværelse der vises for hvert fortrolighedsforhold, skal du se Kontrollere adgang til dine oplysninger om tilstedeværelse.
Flyt, kopiér og fjern kontakter
Gør følgende på listen over kontakter for at flytte, kopiere og fjerne eller slette kontakter.
-
Hvis du vil flytte en kontakt til en anden gruppe, skal du højreklikke på kontakten, pege på Flyt kontakt til og derefter klikke på den ønskede gruppe.
-
Hvis du vil kopiere kontakten til en anden gruppe, skal du højreklikke på kontakten, klikke på Kopiér kontakt til og derefter klikke på den ønskede gruppe.
-
Hvis du vil fjerne kontakten fra gruppen, skal du højreklikke på kontakten og derefter klikke på Fjern fra gruppe.
-
Hvis du vil fjerne kontakten helt, skal du højreklikke på kontakten og derefter klikke på Fjern fra listen over kontakter.
Vigtigt!: Når du fjerner en kontakt fra én gruppe, fjernes kontakten helt fra din liste over kontakter, medmindre vedkommende stadig er medlem af en anden af dine grupper.
Vigtigt!: Afhængigt af hvordan du får vist kontakter (efter gruppe, status eller relation), er flytnings- og kopieringsfunktionerne forskellige. Vær opmærksom på, at hvis du trækker kontakter mellem fortrolighedsgrupper, ændres fortrolighedsforholdet for kontakten.
Bemærk!: Listen over kontakter kan ikke eksporteres til eller kopieres af andre Lync-brugere. Hver persons liste over kontakter vil være forskellig, fordi alle har unikke relationer, krav til beskyttelse af personlige oplysninger og kommunikationsindstillinger. En nem måde at dele vigtige professionelle kontakter med kollegaer på er at oprette en distributionsliste over vigtige kontakter i Outlook, hvorfra alle kan vælge kontakter, der skal føjes til deres lister over kontakter i Lync.
Få vist et visitkort
Afhængigt af det fortrolighedsforhold, som en kontakt har givet dig, kan du se vedkommendes tidsplan samt en personlig note. Visitkortet indeholder også et sted, hvor du kan oprette forbindelse til kontakten, herunder starte en chatsamtale, ringe, planlægge et møde eller sende en mail.
-
Peg på en kontakts billede (eller statusikonet, hvis der ikke vises billeder) på listen over kontakter for at få vist et grundlæggende visitkort.
-
Du kan få flere oplysninger ved at klikke på knappen Udvid visitkort (pil ned) i nederste højre hjørne af kortet.
-
Hvis kortet skal forblive synligt, skal du klikke på knappen Fastgør i øverste højre hjørne af kortet. Du kan trække kortet til et praktisk sted på skrivebordet.
Markere en kontaktperson
Du kan markere eller "mærke" en kontakt på din liste over kontakter, så du får besked, når vedkommende bliver tilgængelig. Lync viser en meddelelse, så snart en kontakts status ændres til Tilgængelig.
-
Højreklik på den person, du vil mærke, på listen over kontakter.
-
Klik på Giv besked ved statusændring.
Blokere en kontakt
Hvis du vil blokere individuelle kontakter, så de ikke kan kontakte dig ved hjælp af Lync, skal du gøre følgende:
-
Højreklik på kontakten på listen over kontakter, og klik derefter på Skift fortrolighedsforhold.
-
Klik på Blokeret kontakt.
