|
|
Risiko i et projekt bestemmes af to ting:
Eller risiko=indvirkning x sandsynlighed En projektleder kan f.eks. tro, at udskrivning af en endelig projektrapport indeholder en risiko for, at strømmen går før udskrivning. Men fordi et strømsvigt er usandsynligt, kan risikoen ignoreres sikkert. En mere rimelig risiko at planlægge for kan være manglende tilgængelighed af et trykkeri til en mere kompleks, høj kvalitet aktionær rapport. Til denne risiko bør projektlederen planlægge mere tid til rapportudskrivning. Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring. |
Tip til projektstyring før du starter…
Eksempler på aktiviteter med høj risiko
Her er nogle typiske aktiviteter og hændelser, der kan øge risikoen i et projekt.
|
Risikabel aktivitet |
Beskrivelse |
|
|
Kritiske opgaver |
Vær opmærksom på opgaver, som ligger på den risikable side. De har større risiko, fordi de har størst indvirkning på projektets slutdato. |
|
|
Leverandøropgaver |
Når du indgår en aftale med en leverandør, kan du anmode om hyppigere eller detaljerede statusrapporter end du ville med dine egne teammedlemmer. Leverandøropgaver, der opstår ved slutningen af et projekt har større risiko end leverandøropgaver på andre tidspunkter. Leverandører omfatter både kontraktansatte personer uden for virksomheden samt ansatte fra andre områder i din virksomhed. Da begge er længere væk fra din kontrol end personer på dit eget team, skal begge behandles på samme måde i forhold til risiko for et projektresultat. |
|
|
Uerfarne teammedlemmer |
At tildele uerfarne medarbejdere arbejde ved slutningen af projektet bringer projektets slutdato i fare, fordi de måske skal bruge længere tid. Minimér risikoen ved at planlægge tilstrækkelig tid for nye medarbejdere. |
|
|
Projekter, som varer mere end et år |
Projekter, der tager mere end et år, har flere ukendte faktorer og indeholder dermed større risiko forbundet med tilgængelighed, teknologiske ændringer, ændringer i markedet osv. |
|
|
For mange opgaver, der foregår på samme tid |
Kontrollér om, der er mange opgaver planlagt på samme tid. Selvom disse opgaver bliver udført af forskellige personer, kan for mange af dem på samme tid udgøre en risiko i projektet - især mod slutningen af projektet. |
|
|
Designe en tidsplan i den rigtige rækkefølge |
Nye projektledere begår den fejl at sammenkæde opgaver, før de er beskrevet. Dette kan føre til forvirring og en masse ændringer. Når du starter et nyt projekt, skal du lave en liste over opgaver og gruppere dem først, så du kan se hele omfanget af projektet og dets leverancer. Derefter kan du starte sammenkædning af opgaver for at opnå den ideelle tidsplan. |
|
|
Ignorere fortiden |
Hvis du ikke registrerer projektfejl, kommer du til at gentage dem i fremtidige projekter. Ofte slutter projekter med afsluttende dokumenter med det formål at minimere gentagelse af risici i fremtidige projekter. |
Sådan administreres risici
Her er tips som erfarne projektledere bruger til at håndtere projektrisici.
|
Undgå risikoen |
Hvis en projektaktivitet får alvorlige konsekvenser, er undgåelse en god politik. Hvis du f.eks. bruger en produktionsproces på samme tid for to leverancer, kan det sætte projektets tidsindstilling på. I stedet kan en projektleder undgå risikoen ved at bruge produktionsprocessen sekventielt. |
|
Mindske risikoen |
Find metoder til at reducere sandsynligheden for en risiko. Du kan f.eks. beslutte at bruge en forenklet og velkendt produktionsproces, hvis det tager for lang tid at installere en mere innovativ og dyr produktionsproces. |
|
Overføre risikoen |
Styr risikoen ved at overføre den til en ekstern leverandør. Hvis dokumentationen til et computerundersystem f.eks. er for stor til, at interne ressourcer kan fuldføres til tiden, skal du kontraktdele af det til en ekstern leverandør. |
|
Lære af risikoen |
Ikke alle risici er dårlige. Risiko kan også åbne døren for muligheder. Hvis du f.eks. efter at have udforsket risici i dit projekt opdager, at et softwareundersystem, der udvikles som en del af en større produktionsproces, selv kan markedsføres, kan du vælge at omfordele dine bedste teknikere til yderligere udvikling af undersystemet. Hvis du tager erfarne teknikere ud af et projekt, skaber det yderligere risiko i dit projekt, men i dette tilfælde kan det blive opvejet af den opnåede mulighed. |
Administrere risici
|
Opret eller opdater en oprindelig plan eller en midlertidig plan |
Hvis du vil spore status for din tidsplan med henblik på at afdække opgaver, der udgør en risiko, skal du lære om at angive oprindelige planer for projektet. |
|
Gennemse, hvor effektivt dine ressourcer bruges i projektet, og om du har brug for at foretage justeringer af overallokerede eller underallokerede ressourcer. |
|
|
Få vist opgaveopdateringer fra teammedlemmer for at finde ud af, hvor risici ligger. Du kan hurtigt spore fremgang ved hjælp af Gantt-diagrammet, eller du kan bruge en avanceret analyse af oparbejdet værdi. |
|
|
Få vist opgaver, der har den største påvirkning på projektets slutdato. Kig på disse opgaver først for at spotte risici i din tidsplan. |
|
|
Risici i et projekt kan ikke ses ved kun at bruge én visning. Bliv fortrolig med at udforske projektrisici ved hjælp af en række forskellige visninger. |
|
|
Analyse af oparbejdet værdi hjælper dig med at få øje på fremskridtsrisici ved at stille spørgsmål som "Hvor mange penge skulle vi have brugt?" eller "Bliver vi færdige til tiden?" |
|
|
Når du risikostyrer et projekt, skal du flytte rundt på opgaver i tidsplanen. Enhver ændring i et projekt medfører øget forbrug af tid eller penge eller øget omfang. |
|
|
Når du planlægger risiko og justerer din tidsplan, flytter Project muligvis opgaver rundt uventet. Forstå det store "Hvorfor?" Her er din mulighed for at få mere at vide om, hvad der foregår i det effektive planlægningsprogram i Project. |
|
|
Når du har indtastet projektomkostningerne, skal du undersøge dem for at sikre dig, at du ikke har skabt nogen risici i dit budget. |
Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring.
