Administrer din kalender med skabelonen Kalenderindsigt til Excel 2016

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Med Excel 2016, kan du bruge skabelonen Kalenderindsigt til at få omfattende, indsigtsfulde og tilpassede oplysninger om din kalender. Skabelonen viser, hvor meget tid du bruger på møder, hvem du mødes mest med (og hvem du ignorerer), hvilken del af dagen du normalt mødes med andre personer og meget mere.

Med skabelonen Kalenderindsigt kan du se din kalender som et dashboard og interagere med den ved at dykke ned i bestemte tidsperioder, eller mødetyper, du er interesseret i. Du kan bruge skabelonen Kalenderindsigt til at få bedre styr på dine møder, din fritid og dit liv. Lad os komme i gang!

Brug af skabelonen Kalenderindsigt

For at bruge skabelonen Kalenderindsigt skal du have Excel 2016 eller nyere eller et abonnement på Office 365. For at få adgang til din kalender via skabelonen, skal du have en aktiv konto på Exchange Server eller på Exchange Online som en del af dit Office 365-abonnement.

Åbne skabelonen Kalenderindsigt

For at åbne skabelonen Kalenderindsigt skal du i Excel vælge Ny > Kalenderindsigt.

Hvis du ikke kan se skabelonen, kan du bruge søgefeltet og skrive kalenderindsigt og derefter vælge knappen med forstørrelsesglasset for at starte søgningen (eller klikke på tasten Enter). Skabelonen Kalenderindsigt vises.

Når skabelonen er åben, kan du se den første fane i projektmappen med titlen Start. Vælg knappen Lad os komme i gang for at begynde.

Calendar Insights-skabelon

Fanen Importer din kalender er markeret, som viser, hvordan du opretter forbindelse til Exchange Server og importerer din kalender.

Importér din kalender

Når du vælger knappen Log på, viser Excel en dialogboks, hvor du kan angive din mailadresse og adgangskode, så Excel kan oprette forbindelse til Exchange Server og indlæse dine kalenderoplysninger i projektmappen. Processen kan tage et par minutter, afhængigt af hvor mange møder Excel skal downloade.

Exchange-legimitationsoplysninger

Når indlæsningen er fuldført, vises regnearket Mødeindsigt med et udfyldt dashboard, der indeholder en samling af detaljerede analyser baseret på din kalender.

Udfyldt Meeting Insights-ark

Gemme projektmappen Kalenderindsigt med dine data

Nu er du klar til at gemme dette som en projektmappe med aktiverede makroer, så du kan opdatere dataene, når du ønsker det. Gør følgende for at gemme projektmappen:

  1. Vælg Filer > Gem som, vælg derefter en destination og vælg Excel-projektmappe med aktive makroer i rullemenuen med Gem som-filtyper

    Gem som projektmappe med aktiverede makroer

    Ved at gemme projektmappen som en projektmappe med aktive makroer sikrer du, at alle diagrammer automatisk opdateres, hver gang du vælger knappen Opdater indsigt på regnearket Mødeindsigt.

  2. Når du vil have de nyeste data fra din kalender, skal du åbne projektmappen og vælge knappen Opdater indsigt i bunden af regnearket Mødeindsigt.

Få indsigt i kalenderen ved hjælp af arket Mødeindsigt

Når du vælger regnearket Mødeindsigt, ser du se et dashboard, der indeholder omfattende og interessant indsigt i dine kalenderdata. Følgende billede viser regnearket, og under billedet findes en beskrivelse af hver nummererede sektion.

Calendar Insights-områder
  1. Udsnitsværktøjet Mødebesvarelse

  2. Tidslinjen til at vælge perioden til analyse – alle diagrammer afspejler den valgte tidslinje

  3. Oversigt over de indsamlede data

  4. Søjlediagram (pivotdiagram) over din tid i møder efter måned og år

  5. Søjlediagram (pivotdiagram) over dine møder pr. dag efter måned og år

  6. Søjlediagram (pivotdiagram) over dine møder hver time efter tidspunkt på dagen

  7. Søjlediagram (pivotdiagram) over de personer, jeg (du) har holdt flest møder med

  8. Cirkeldiagram (pivotdiagram) over svar på mødeindkaldelser, der viser mængden af møder, du har deltaget i, ikke har svaret på eller var foreløbig deltager i.

  9. Cirkeldiagram (pivotdiagram) over antallet af møder, du har organiseret eller deltaget i

Kontrolelementer til filtrering

Der er to kontrolelementer til filtrering i regnearket Mødeindsigt, der svarer til tallene 1 og 2 i det forrige billede:

  1. Med udsnitsværktøjet Vælg svar kan du vælge enhver kombination af de mødesvar (brug CTRL+klik eller Skift+klik for at vælge flere elementer), som filtrerer alle diagrammer i regnearket:

    • Jeg organiserede det

    • Jeg bekræftede det

    • Jeg deltog foreløbigt

    • Jeg ignorerede

    Udsnitsværktøjet har svarene Jeg bekræftede den og Jeg organiserede det som de valgte indstillinger, når du indlæser arket.

    Tip: Du kan vælge udsnitsværktøjets knap Jeg ignorerede det og derefter se i Diagram 6, hvilken periode på dagen, du normalt ignorerer mødeinvitationer, og derefter i Diagram 7 se, hvem der deltager på de møder, som du ignorerer.

    Du kan få mere at vide om udsnitsværktøjer i Excel.

  2. Med udsnitsværktøjet Tidslinje (det hedder Vælg et tidsinterval til analyse) kan du filtrere diagrammer i regnearket baseret på tidsperiode. I øverste højre hjørne af udsnitsværktøjet findes en rullemenu, hvor du kan vælge, om tidsperiodemarkeringen skal være år, kvartaler, måneder eller dage.

    tidsfilter

    Du kan få mere at vide om tidslinjer i Excel.

Tilpasse skabelonen Kalenderindsigt

Skabelonen Kalenderindsigt bruger Data Analysis Expressions (DAX) til at måle procentdelen af tid brugt på møder (sammenlignet med den samlede arbejdstid). Resultaterne vises i regnearket Mødeindsigt i de diagrammer, der er identificeret som 3 og 4.

De forudsætninger, der bruges i beregninger er en 8-timers arbejdsdag og en 5-dages uge. Desuden udelades møder, der er længere end 4 timer, for at reducere systematiske fejl i beregningen, der er resultatet af langvarige arrangementer i kalenderen.

Du kan tilpasse skabelonen, så den passer til dine specifikke arbejdsvaner, og påvirke beregningen af den tid, der er brugt på møder, ved at gøre følgende:

  1. Højreklik på en fane i regnearket, og vælg Vis... for den viste menu.

    vise regnearket
  2. Vælg arket Parametre fra det viste vindue Vis, og vælg OK.

    Vis markeringer
  3. Kun skjulte regneark vises i vinduet Vis. Vælg regnearket Parametre, og tilpas værdierne i tabellen for at afspejle dit arbejdsmønster.

    tilpasse arbejdsmønstre i regnearket  Parametre

    Følgende værdier kan ændres:

    • Arbejdstimer pr. dag

      Du kan ændre denne parameter til enhver værdi mellem 1 og 24. Hvis du f.eks. har deltidsarbejde og arbejder hver dag, kan du angive denne parameter til 4.

    • Arbejdsdage pr. uge

      Du kan ændre denne parameter til enhver værdi mellem 1 og 7. Hvis du f.eks. har deltidsarbejde og kun arbejder to dage om ugen, kan du angive denne parameter til 2. Hvis du arbejder alle ugens dage, kan du blot angive denne parameter til 7 for bedre at afspejle alle de møder, du deltager i på weekender.

    • Ignorer lange møder (timer)

      Hvis du holder møder på mere end 4 timer, som du vil medtage i beregningerne, kan du øge denne parameter. Hvis du f.eks. ofte deltage i 8-timers kurser og vil have dem med i dine data, kan du angive denne parameter til 8 til for kun at filtrere møder fra, der er længere end 8 timer.

  4. Hvis du redigerer en af disse værdier i regnearket Parametre, skal du opdatere projektmappen ved at vælge Data > Opdater alle, hvorefter de nye værdier træder i kraft.

Flere muligheder med skabelonen Kalenderindsigt

De forrige afsnit indeholder en glimrende mulighed for at visualisere, hvordan du bruger din mødetid og for at se interessante fakta om, hvordan du styrer dine møder (eller hvordan dine møder styrer dig). Der er dog flere ting, du kan foretage dig med projektmappen Kalenderindsigt, som de følgende afsnit beskriver.

Kan jeg dykke ned for at se bestemte møder?

For at få flere detaljer om dine møder kan du se de data, der er knyttet til hvert møde. Højreklik på en vilkårlig regnearksfane i, og vælg Vis..., og vælg derefter regnearket Mødedata .

Arket Mødedata

I regnearket Mødedata kan du få vist alle dine møder og filtrere dataene for at dykke ned til bestemte møder. Et eksempel, hvor dette kan være nyttigt, er at starte i regnearket Mødeindsigt og finde afvigere (møder, der virker usædvanlige eller uden for din normale rutine, f.eks en stor forekomst af møder i februar 2015) og derefter finde de relevante møder i regnearket Mødedata.

Kan jeg dele projektmappen?

Når Excel indlæser kalenderdata i projektmappen Kalenderindsigt, gemmes dine mødedata i projektmappens datamodel, og det gælder også det skjulte regneark ved navn Mødedata.

Dine legitimationsoplysninger er ikke gemt i projektmappen, så hvis du deler projektmappen med en kollega, og hun markerer knappen Opdater indsigt for at opdatere projektmappen, bliver hun bedt om at angive sine legitimationsoplysninger, og dit mødedata fjernes som en del af processen med at opdatere projektmappen (dine data erstattes af din kollegas data).

Hvis du vil returnere projektmappen til dens oprindelige tilstand og fjern dine mødedata, skal du trykke på CTRL+R og gemme projektmappen som en .xlsm- eller .xltm-fil.

Hvor kan jeg få mere at vide mere?

Formålet med denne projektmappe, ud over at hjælpe dig med at få indsigt i din kalender, er at hjælpe dig med at se mulighederne i Excel og funktionerne til dataanalyse. Der findes en liste over nyttige links på regnearket Få mere at vide, som hver er et link til tekniske ressourcer, der hjælper dig med at komme i gang med de funktioner, der er brugt i denne skabelon.

Regnearket Få mere at vide

Hvordan kan jeg selv oprette en lignende projektmappe?

Du kan oprette projektmapper som denne ved hjælp af de indbyggede funktioner til dataanalyse i Excel 2016.

For at oprette forbindelse til Exchange Server, udtrække din kalender, og forme dataene til analyse, anvender denne skabelon teknologien Power-forespørgsel, der er integreret i Excel 2016 og tilgængelig via båndet Data i sektionen Hent og transformer. Du kan få mere at vide om Hent og transformer.

For at begynde at importere din kalender skal du i en ny projektmappe vælge Data > Ny forespørgsel > Fra andre kilder > Fra Microsoft Exchange på båndet.

Hent data fra Exchange

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×