Office
Log på

Administration af et stort antal filer ved hjælp af Dokumentcenter

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Bemærk!: I denne artikel refererer til et eksempel på SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en opdigtet virksomhed, der producerer cykler, cykler komponenter og bicycling tilbehør.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 omfatter en webstedsskabelon til dokumentcenter. Når du bruger skabelonen, er webstedet resulterende udviklet til at oprette, bruge og gemme et stort antal dokumenter. For eksempel bruger Adventure Works midterpunktet dokument til at lagre og administrere dens tekniske vejledninger, prislister og produktspecifikationer og sammenligninger.

Måder at bruge et Dokumentcenter

Du kan bruge et websted til dokumentcenter som et oprettelsesmiljø eller et indholdsarkiv. I et oprettelsesmiljø brugere aktivt tjekke filer ind og ud og oprette mappestrukturer for disse filer. Versionsstyring er aktiveret, og 10 eller flere tidligere versioner af hvert dokument kan findes. Brugerne tjekke dokumenter ind og ud ofte, og arbejdsprocesser styrer deres livscyklus. Adventure Works Dokumentcenter er konfigureret som et oprettelsesmiljø.

I modsætning forekommer meget lille redigering i et indholdsarkiv. Brugere kun visning eller Overfør dokumenter. Webstedsskabelonen Dokumentcenter understøtter oprettelse af knowledge base-Arkiver. Typisk knowledge grundtal indeholder enkelt versioner af dokumenter, og et websted kan skalere til 10 millioner filer. I et typisk scenarie, som et teknisk supportcenter til en stor organisation 10.000 brugere kan få adgang til indholdet, primært for at læse den. Et undersæt af 3.000 til 4.000 brugere kan overføre nyt indhold til webstedet.

Bemærk!: Du kan også oprette en anden type store archiveby ved hjælp af webstedsskabelonen for datacenter. Skabelonen indeholder funktioner til at administrere opbevaring og fordeling af poster.

Dokumentcenter funktioner

Et dokumentcenterwebsted indeholder funktioner til oprettelse og administration af store datasæt i dokumenter. Webstedsskabelonen Dokumentcenter er de anbefalede funktioner til dokumentstyring aktiveret som standard. I nedenstående afsnit beskrives kortvarigt de vigtigste funktioner.

Navigation i trævisning

Trævisningen skal være et velkendte navigationselement for de fleste Microsoft Windows-brugere. Biblioteket dokumenter kan have mange niveauer af mapper og undermapper, så du kan bruge trævisningen til hurtigt for at gå til det dokument, du vil. I følgende figur vises trævisningen i Adventure Works dokumentcenter.

Navigering med trævisning for et dokumentcenter

Overordnede og underordnede dokumentversioner

Du kan aktivere versionsstyring for et dokumentbibliotek. Adventure Works Dokumentcenter bruger overordnede og underordnede versioner, standardindstillingerne for biblioteket dokumenter.

Versionsstyring gør det muligt at registrere ændringer i dokumenter, og det hjælper dig med at administrere indhold, som du ændrer den. Versionsstyring er især nyttig, når flere personer arbejder sammen på projekter, eller når oplysninger går gennem flere faser af udvikling og gennemse.

Med versionsstyring aktiveret, kan du gendanne en tidligere version som det aktuelle dokument, eller få vist en tidligere version uden at overskrive det aktuelle dokument. I følgende figur vises versionshistorikken for et dokument i Adventure Works dokumentcenter.

Versionshistorik

Indtjekning og udtjekning

Standardindstillingerne i den Dokumentcenter brugerne skal tjekke og tjekke filer ind. At kræve udtjekning hjælper med at forhindre redigeringskonflikter og forvirring over ændringer, fordi kun én bruger kan ændre en fil ad gangen. Når du kræver udtjekning, er en fil tjekket ud automatisk når en person åbner det til redigering, medmindre en anden bruger allerede har tjekket ud.

Mens du har en fil, der er tjekket ud, ændringerne ikke er synlige for andre, før du tjekker filen ind igen. Det er tilfældet, om du arbejder på din harddisk eller på serveren. Når du markerer en fil, du bliver bedt om at angive kommentarer om dine ændringer og kommentarerne bliver en del af versionsoversigten. Og fordi biblioteket dokumenter holder styr på overordnede og underordnede versioner af en fil, du bliver bedt om at vælge, hvilken type version du tjekker.

Indholdstyper

En indholdstype er en genanvendelig gruppe af indstillinger for en kategori af indhold. Du kan bruge indholdstyper til administration af metadata, skabeloner og funktionsmåder af elementer og dokumenter konsistent måde. For eksempel Adventure Works Dokumentcenter definerer seks indholdstyper, og hver indholdstype bruger en bestemt skabelon til typer filer, som brugere kan oprette. Adventure Works bruger Microsoft Office Publisher 2007 filer for prislister og Excel 2007 projektmapper til produktsammenligninger. Menuen Ny viser de indholdstyper, der bruges af webstedets Dokumentcenter og de indholdstyper, der er defineret for en liste eller et bibliotek.

Menuen Ny, der viser indholdstyper

Webdelen relevante dokumenter

Webdelen Relevante dokumenter med kan du oprette en tilpasset visning af de dokumenter, som du opretter, Tjek ud og ændre. I en stor Dokumentcenter sparer webdelen du tid og kræfter ved at gøre det nemmere at finde og bruge filer. I følgende figur vises webdelen:

Webdelen Relevante dokumenter

Webdelen Relevante dokumenter, der indeholder ud over de kolonner, der vises i den foregående figur, et link til den mappe, der indeholder dokumentet og dokumentets egenskaber.

Webdelen kommende opgaver

Webdelen Kommende opgaver giver dig besked om dokument-relaterede opgaver. Hvis din gruppe bruger en arbejdsproces, der automatisk arkiverer dokumenter ifølge en tidsplan, kan du angive webdelen Kommende opgaver til at give dig besked om før systemet udfører denne handling.

Webdelen Kommende opgaver

Ud over de kolonner, der vises i den foregående figur, indeholder webdelen Kommende opgaver placeringen af dokumentet og dokumentets egenskaber.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×