Administration af et stort antal filer ved hjælp af Dokumentcenter

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inkluderer webstedskabelonen Dokumentcenter. Når du bruger skabelonen, bliver det resulterende websted optimeret til at oprette, bruge og lagre et stort antal dokumenter. Adventure Works bruger f.eks. sit Dokumentcenter til at gemme og administrere sine tekniske manualer, prislister, produktspecifikationer og sammenligninger.

Måder et websted til Dokumentcenter kan bruges på

Du kan bruge et websted til dokumentcenter som et designmiljø eller et indholdsarkiv. I et designmiljø tjekker brugere aktivt filer ind og ud og opretter mappestrukturer for disse filer. Versionsstyring er aktiveret, og der kan være 10 eller flere tidligere versioner af hvert dokument. Brugere tjekker hyppigt dokumenter ind og ud, og arbejdsprocesser kan styre deres livscyklusser. Adventure Works' Dokumentcenter er sat op som et designmiljø.

I kontrast hertil er der meget lidt design i et indholdsarkiv. Brugere får vist eller overfører kun dokumenter. Webstedskabelonen Dokumentcenter understøtter oprettelse af vidensbasearkiver. Vidensbaser indeholder typisk enkelte versioner af dokumenter, og et websted kan nå op på 10 millioner filer. I et typisk scenarie, som f.eks. et teknisk supportcenter i en stor organisation, kan 10.000 brugere få adgang til indholdet, primært for at læse det. Et undersæt af 3.000 til 4.000 brugere kan overføre nyt indhold til webstedet.

Bemærk: Du kan også oprette en anden type større arkiv ved hjælp af webstedskabelonen Datacenter. Skabelonen har funktioner til at administrere bibeholdelse og anbringelse af data.

Funktioner i Dokumentcenter

Et websted til dokumentcenter har funktioner til at oprette og administrere store sæt dokumenter. Webstedskabelonen Dokumentcenter har de anbefalede dokumentstyringsfunktioner aktiveret som standard. De følgende afsnit beskriver kort hovedfunktionerne.

Navigation i trævisning

Trævisningen skulle være et velkendt navigationselement for de fleste brugere af Microsoft Windows. Biblioteket Dokumenter kan have mange niveauer af mapper og undermapper, så du kan bruge trævisningen til hurtigt at gennemse det ønskede dokument. Den følgende figur viser trævisningen i Adventure Works' Dokumentcenter.

Navigering med trævisning for et dokumentcenter

Overordnet og underordnet dokumentversionsstyring

Du kan aktivere versionsstyring for et hvilket som helst dokumentbibliotek. Adventure Works' dokumentcenter bruger overordnet og underordnet versionsstyring, hvilket er standardindstillingerne for biblioteket Dokumenter.

Med versionsstyring kan du spore ændringer til dokumenter, og det hjælper dig med at administrere indhold, efterhånden som du reviderer det. Versionsstyring er særlig nyttigt, når flere personer arbejder sammen på projekter, eller når oplysninger går igennem flere udviklings- og gennemsynsfaser.

Når versionsstyring er aktiveret, kan du gendanne en tidligere version som dit nuværende dokument eller få vist en tidligere version uden at overskrive det nuværende dokument. Den følgende figur viser versionshistorikken for et dokument i Adventure Works' dokumentcenter.

Versionshistorik

Tjek ind og tjek ud

Standardindstillingerne i dokumentcenteret kræver, at brugere tjekker filer ind og ud. Når tjek ud er påkrævet, hjælper det med at forhindre konflikter og forvirring over ændringer, da kun en bruger kan ændre en fil ad gangen. Når du kræver tjek ud, tjekkes en fil automatisk ud, når nogen åbner den til redigering, medmindre en anden bruger allerede har tjekket den ud.

Mens din fil er tjekket ud, er dine ændringer ikke synlige for andre, før du tjekker filen ind igen. Dette gælder, uanset om du arbejder på harddisken eller serveren. Når du tjekker en fil ind, bliver du bedt om at kommentere dine ændringer, og kommentarerne bliver en del af versionshistorikken. Og da biblioteket Dokumenter sporer overordnede og underordnede versioner af en fil, bliver du bedt om at vælge, hvilken versionstype du tjekker ind.

Indholdstyper

En indholdstype er en genbrugelig gruppe af indstillinger for en indholdskategori. Du kan bruge indholdstyper til at administrere metadataene, skabelonerne og funktionaliteten for elementer og dokumenter konsistent. Adventure Works' dokumentcenter definerer f.eks. seks indholdstyper, og hver indholdstype bruger en skabelon, der er specifik for typen af filer, som brugere kan oprette. Adventure Works bruger Microsoft Office Publisher 2007-filer til prislister og Excel 2007-projektmapper til produktsammenligninger. Menuen Ny viser de indholdstyper, der bruges med webstedets dokumentcenter, og de indholdstyper der er defineret for en liste eller et bibliotek.

Menuen Ny, der viser indholdstyper

Webdelen Relevante dokumenter

Webdelen Relevante dokumenter hjælper dig med at oprette en personlig visning af dokumenter, som du opretter, tjekker ud og ændrer. I et stort dokumentcenter kan webdelen spare dig tid og besvær ved at gøre filer lettere at finde og bruge. Den følgende figur viser webdelen:

Webdelen Relevante dokumenter

Udover de kolonner, der er vist i den foregående figur, giver webdelen Relevante dokumenter et link til den mappe, der indeholder dokumentet og dokumentets egenskaber.

Webdelen Kommende opgaver

Webdelen Kommende opgaver giver dig besked om dokumentrelaterede opgaver. Hvis din gruppe f.eks. bruger en arbejdsproces, der automatisk arkiverer dokumentet i overensstemmelse med en plan, kan du indstille webdelen Kommende opgaver til at give dig besked, før systemet iværksætter denne handling.

Webdelen Kommende opgaver

Udover de kolonner, der er vist i den foregående figur, angiver webdelen Kommende opgaver placeringen af dokumentet og dokumentets egenskaber.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×