Bemærk!: Denne artikel er tjent sit formål, og fjernes snart. For at forhindre meddelelser om "Siden blev ikke fundet", fjerner vi de links, som vi kender til. Hvis du har oprettet links til denne side, skal du fjerne dem og sammen vi internettet tilsluttet.
Webstedspostkasser er blevet brugt af mange organisationer som deres samarbejdsværktøjer. Den fulgte med en fælles postkasse for at hjælpe dig med at koordinere og gemme team eller projektrelateret mail på ét sted og et SharePoint-websted for at gemme alle dine almindelige filer. Men efterhånden som de personer, der samarbejder, har ændret sig over årene, har kunderne bedt om en løsning, der giver en mere aktiv form for samarbejde. Vi har derfor frarådet webstedspostkasser og opfordrer dig til at flytte til Office 365-grupper, som giver en mere avanceret samarbejds oplevelse.
Hvis du vil have mere at vide om beslutningen, skal du se fraråde Webstedspostkasser.
Med Grupper i Office 365 kan du vælge en gruppe af personer, som du ønsker at samarbejde med og let definere en ressourcesamling, som de pågældende personer kan dele. Du behøver ikke at bekymre dig om at tildele tilladelser til alle disse ressourcer manuelt, for når du tilføjer medlemmer til gruppen, får de automatisk de nødvendige tilladelser til de værktøjer, som din gruppe leverer.
Office 365-grupper finder ud af, hvilke webstedspostkasser der tilbyder og omfatter:
-
Gæsteadgang – med webstedspostkasser kan du ikke give personer uden for din organisation adgang. Med grupper kan du tilbyde gæster adgang til mailsamtaler, filer og endda den delte OneNote-notesbog.
-
Delt indbakke – hvor de samtaler, du normalt har i postkassen, foregår. Denne delte indbakke er fuldt søgbar, så den udgør et levende arkiv over gruppens meddelelser. Newcomers til gruppen kan søge efter eller rulle tilbage gennem oversigten for hurtigt at komme hurtigt i gang med at blive kommunikeret med gruppen tidligere.
-
Biblioteket delte filer – din gruppe har et bibliotek i SharePoint-filer, hvor brugerne kan gemme, dele og samarbejde om dokumenter, projektmapper, præsentationer, billeder eller en hvilken som helst anden form for fil, de skal arbejde på.
-
Delt kalender – Din gruppe får en delt kalender til at holde styr på begivenheder, der vedrører gruppen. Hvert medlem, der abonnerer på gruppen, bliver automatisk inviteret til begivenheder, der er sendt til kalenderen, så disse hændelser også kan vises i deres Office 365-kalendere, hvis de ønsker det.
-
Delt OneNote-notesbog – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notesbog, hvor medlemmerne kan indsamle og samarbejde om oplysninger. Mange grupper bruger notesbogen til at oprette en levende wiki med ofte stillede spørgsmål og andre ressourcer.
-
Indhold er kan findes – grupper i Outlook er som standard offentlige i organisationen, hvilket betyder, at de er nemme for andre personer i organisationen til at finde og deltage i eller gennemse materialerne i gruppen. Hvis indholdet af gruppen er mere følsomt, kan du ændre gruppen til at være privat, hvilket skjuler indholdet for ikke-medlemmer og kræver, at gruppeejeren godkender anmodninger om at blive medlem.
-
Oprettelse af selvbetjenings administratorer behøver ikke at få bogged ned ved anmodninger fra brugere om at oprette grupper. Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov. Hvis du vil styre, hvilke brugere i organisationen der kan oprette grupper, skal du se kontrol af, hvem der kan oprette Office 365-grupper.
Katalogadministration
At holde styr på adressekataloget er en bekymring, som enhver administrator kender til. Her er nogle af de værktøjer til Office 365-grupper, der giver dig mulighed for at gøre det nemmere:
-
Navngivnings politikker – navngivnings politikker gør det muligt at definere, hvad der er og ikke er acceptable navne for dine grupper. Det forhindrer, at brugerne giver grupperne krænkende eller forbudte navne. Derudover kan du gennemtvinge standard præfikser eller-suffikser for virksomheder til gruppenavnene.
-
Dynamisk medlemskab-dynamisk medlemskab gør det muligt at angive gruppemedlemskab efter regel, som tilføjer (eller fjerner) gruppemedlemmer, der er baseret på metadata (f. eks. afdeling eller rolle) i dit Active Directory.
-
Gruppemedlemskab – hvis du har en årsag til, at medlemslisten over din gruppe skal være fortrolig, for eksempel hvis medlemmerne er studerende, kan du skjule medlemslisten fra eksterne parter.
-
Tilladelser til oprettelse – Der kan være nogle personer i organisationen, som du ikke ønsker at give tilladelse til at oprette nye grupper. Der er flere teknikker til at administrere tilladelser til oprettelse i dit katalog.
-
Overvågningslogger – Du kan få større sindsro, når du giver brugerne tilladelse til at oprette grupper og administrere gruppemedlemskab, fordi overvågningslogger for Office 365-grupper gør det muligt at finde ud af, hvem der har oprettet eller slettet en bestemt gruppe eller foretaget ændringer i medlemskabet af gruppen.
Leverings styring
Leveringsstyring giver dig nogle metoder til at håndtere, hvordan meddelelser skal sendes eller modtages af gruppen. Desuden er der værktøjer til at overvåge strømmen af disse meddelelser.
-
Send som eller Send på vegne af – Disse indstillinger gør det muligt for angivne brugere at sende mails, som om de kom fra eller er på vegne af gruppen.
-
Afsenderbegrænsninger – Disse indstillinger giver dig mulighed for at styre, hvem der har tilladelse til at sende meddelelser til gruppen. Gruppen kan konfigureres til at tillade mails fra eksterne parter, men det kan du vælge at begrænse til kun at omfatte bestemte eksterne parter.
-
Understøttelse af eksterne brugere – Ved at invitere gæster til din gruppe kan du vælge at inkludere dem i mailsamtaler i gruppen.
-
Transport regler – transport regler kan bruges til grupper på samme måde som i Exchange. Reglerne kan lede efter meddelelser, der opfylder bestemte betingelser og kan reagere på disse meddelelser.
-
MailTips – MailTips er informative meddelelser, der vises til brugerne, mens de skriver en meddelelse. De kan reducere antallet af rapporter om manglende levering (NDR) ved at advare brugeren, hvis vedkommendes meddelelse med sandsynlighed leveres til eksterne parter eller overskrider meddelelseskvoter.
-
Flere proxyadresser – En gruppe kan have aliasser, ligesom en brugerpostkasse har. Flere proxyadresser kan være praktisk for at acceptere meddelelser, der sendes til disse andre aliasser, eller for at gøre det nemmere at nå ud til en gruppe, der har et langt eller svært navn.
-
Maks. størrelse for Send/modtag – Disse kvoter kan reducere problemer med, at gruppen modtager (eller sender) meget store meddelelser, så det er nemmere at administrere krav til lagerplads og båndbredde.
Indholdspolitikker
Office 365 giver dig også nogle værktøjer til administration af, hvilke typer af indhold, der bliver delt i din gruppe.
Retningslinjer for anvendelse – Du kan definere retningslinjer for brug af Office 365 Grupper – for at informere brugerne om bedste fremgangsmåder, som er med til holde deres grupper effektive og uddanne dem om interne indholdspolitikker.
Data klassificering -du kan oprette et brugerdefineret dataklassifikations system til Office 365-grupper, der gør det muligt at adskille grupper efter politiktype (f. eks. "ikke-klassificeret," "virksomhed-fortroligt" eller "øverste hemmelighed"). På denne måde kan dine grupper udvise politikker for andet indhold i organisationen. Extensible Policy gør det muligt for din organisation at konfigurere et slutpunkt, der kaldes, når en gruppe oprettes eller ændres – og derefter kan du implementere dine egne politikker for oprettelse eller ændring af gruppe.
Hvorfor foretager vi denne ændring?
Webstedspostkasser fremmede en passiv form for samarbejde. Når samarbejdet bliver mere kritisk for moderne teams, har vores kunder i stigende grad mulighed for at bede om løsninger, der giver en mere aktiv samarbejds oplevelse. Vi har derfor besluttet at tilbageføre webstedspostkasser og fremme brugen af grupper.
Det er nemt at komme i gang med grupper, og du kan være i gang med at køre i minutter.
Opret et SharePoint Online-teamwebsted, der følger med en Office 365-gruppe, ved at følge disse trin:
-
Gå til SharePoint Online. Du kan komme derhen ved at logge på Office 365-portalen på https://www.Office.com og derefter klikke på App-starteren i øverste højre hjørne af din browser.
-
Klik på + Opret websted på SharePoint-startsiden, og vælg team websted
-
Angiv det nye navn på teamwebstedet og en beskrivelse i ruden, der vises. Udfyld eventuelle andre felter, som organisationen har brug for, og klik på næste.
-
Føj ejere og medlemmer til webstedet i følgende rude, og klik på Udfør. Du kan vælge at tilføje de samme medlemmer, der hører til dit klassiske teamwebsted.
Det nyligt oprettede SharePoint Online-teamwebsted er nu klar til brug. Se Opret et teamwebsted i SharePoint Online for at få flere oplysninger.
Hvis du vil have adgang til dine grupper, skal du klikke på App-starteren og gå til mail. Du kan finde en gruppe fane under mapper , og der oprettes en gruppe til dig med det samme navn som navnet på webstedet på SharePoint. Denne gruppe huser den delte postkasse i form af et samtale område, fanen filer, som giver en hurtig oversigt over siden dokumenter fra SharePoint-webstedet, en gruppekalender og en notesbog, som også kan vises fra SharePoint-webstedet.
Du er nu klar til at bruge gruppen.
Hvad med eksisterende webstedspostkasser?
Vi er indforstået med, at nogle af dem har muligvis vigtige data i dine webstedspostkasser, som du skal bruge til kontinuitet i dine handlinger. Dine eksisterende webstedspostkasser vil fortsat fungere som før tid.
Hvad nu, hvis jeg bruger Project online?
Hvis du er Project online -kunde, kan du ikke oprette forbindelse til SharePoint Online-teamwebstedet. Du kan dog fortsætte med at bruge det klassiske websted for Project-teamwebstedet, som vil fortsætte med at arbejde, minus muligheden for at oprette en ny webstedspostkasse. Hvis du har brug for en adresseliste løsning sammen med webstedet, anbefaler vi, at du opretter en ny Office 365-gruppe og bruger den til mail. Se Opret en gruppe i Outlook for at få flere oplysninger.
Vi er i gang med at arbejde på en langsigtet løsning og giver dig besked, når vi har en løsning.
Hvad skal der ske nu?
Vi er gået i gang med at implementere lejer administrationsværktøjer for at forbinde eksisterende SharePoint-teamwebsteder til nye Office 365-grupper. Du kan finde flere oplysninger i dette indlæg.
Flere oplysninger
Vi lytter
Denne artikel blev senest opdateret den 10. juli 2018 som følge af dine kommentarer. Hvis du har fundet disse oplysninger nyttige, og især hvis du ikke har, skal du bruge feedback-kontrolelementerne nedenfor for at fortælle os, hvordan vi kan gøre det bedre.
