10 vigtigste årsager til at bruge Access med Excel

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Når du bruger Office-produkterne, bør du så bruge Excel, eller bør du bruge Access til at administrere dine tabeldata? En artikel, Brug af Access eller Excel til at administrere dine data, har for nylig beskrevet fordelene ved hvert produkt. Men hvorfor vælge mellem det ene eller det andet? Hvis du gemmer dine data i Access og opretter forbindelse til dem fra Excel, får du fordelene ved begge dele. Her er de ti vigtigste grunde til, at et ægteskab mellem Excel og Access giver masser af mening. Excel-brugere, I skal ikke være bange for at slippe jeres data. Tænk på det på denne måde. Du mister ikke en Excel-datter, du får en Access-svigersøn.

Denne artikel indeholder

Hvorfor er Excel og Access så gode sammen?

Årsag 1: Kopiere et Excel-regneark til en Access-dataark

Årsag 2: Deling af data ved at oprette en kæde til et Excel-regneark fra Access

Årsag 3: Flytning af data ved at importere Excel-data til Access

Årsag 4: Oprette forbindelse til Access-data fra Excel

Årsag 5: Brug af Access-rapporter med Excel-data

Årsag 6: Brug af Access-formularer med Excel-data

Årsag 7: Filtrering, sortering og forespørgsler i Access fungerer som i Excel

Årsag 8: Indsamling af data til Excel-analyse ved hjælp af Access

Årsag 9: Udføre en brevfletning eller oprettelse af etiketter

Årsag 10: Kombinere Excel og Access med SharePoint-teknologier

Næste trin: Sådan bliver du en Access-superbruger

Hvorfor er Excel og Access så gode sammen?

Selvom Excel ikke er en database, bruges den ofte til at gemme data, og den bruges ofte til at løse enkle databaseproblemer. Men Excel er et "fladfilesdatabase" og ikke en relationsdatabase. Når der er behov for at udvikle enkle tabeller til flere tabeller med relaterede data, er Access det første valg for informationsmedarbejdere, der hurtigt vil oprette et databaseprogram. Access har altid været en god "datalandingsplads" til indsamling og konsolidering af spredte data i hele virksomheden, og mange af dem stammer fra Excel-projektmapper. Når dine data er i Access, kan du tilføje flere tabeller og forbinde i dem, oprette forespørgsler (eller visninger af dataene), strukturere data og definere datatyper for at sikre dataintegritet, dele og opdatere data blandt mange brugere og oprette effektive rapporter og formularer.

Der er ingen tvivl om, at Access er et produkt spækket med funktioner. I modsætning til Excels simple regnearkslayout er Access organiseret anderledes med mange indbyrdes forbundne objekter, der kan virke overvældende i starten. Men du behøver ikke at være ekspert for at bruge Access. Access er beregnet til alle typer af brugere, og du kan bruge det præcis i den udstrækning, du vil.

Skræl Access lag for lag

Oversigt over komponenter og brugere i Access

1. Bruge Access på tre måder: som en lejlighedsvis bruger, en superbruger eller en udvikler.

2. Tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter bygger på hinanden og udgør hjertet af et databaseprogram.

3. Lejlighedsvise brugere har guider, egenskabsgeneratorer, Office Fluent-brugergrænsefladen og Excel-lignende funktioner for hurtigt at få en opgave fra hånden.

4. Superbrugere har makroer, egenskabsruden, udtryk og databasens designværktøjer, som lader dem dykke dybere ned og gøre mere.

5. Udviklere kan arbejde med moduler og udvikle VBA-kode til at oprette tilpassede databaseløsninger og installere runtime-programmer.

Faneopdelte objekter i Access 2007 Har du set den nye Access for nylig? Det er ikke din fars skrivebordsdatabase længere. Fra det tidspunkt du starter Access, bemærker du en stor forskel. Robuste, flotte databaseskabeloner til oprettelse af komplette programmer strømmer dig i møde. En strømlinet, fleksibel navigationsrude, mere end 40 guider og egenskabsgeneratorer og en nydesignet WYSIWYG-formular- og rapportbrugergrænseflade samarbejder alle for at få dig hurtigt i gang.

Kommandoer i gruppen Layout for kontrolelementer på fanen Arranger Excel-brugere vil især føle sig hjemme. Mange funktioner i Access har en velkendt udseende: Office Fluent-brugergrænsefladen, stavekontrol dataarkvisning, sortering og filtrering, statuslinjen, gemme rapporter i PDF-format, Hjælp-systemet og meget mere.

Årsag 1: Kopiere et Excel-regneark til en Access-dataark

kopiere excel-data til access En god måde at teste den nye Office-families "relation" er ved at kopiere data fra Excel til Access. Du kan oprette en Access-tabel og få den vist i dataarkvisning, som nu mere ligner et Excel-regneark. Du kan foretage almindelige tabelopgaver, som f.eks. definere en datatype, et feltnavn eller et nyt felt, direkte i dataarkvisningen. Hvis du f.eks. angiver en dato i et tomt felt, indstiller Access datatypen Dato/klokkeslæt for feltet. Hvis du skriver tekst, f.eks. et navn, anvender Access datatypen Tekst til feltet. Hvis du vil flytte et felt, skal du blot klikke på det og trække det.

Når du kopierer data fra Excel og indsætter dem i Access, behøver du ikke engang først at oprette en tabel eller åbne en tabel i dataarkvisning. Access spørger automatisk, om dine data indeholder overskrifter, foretager et godt gæt med hensyn til brug af den rigtige datatype og opretter en Access-tabel. Det kunne ikke være nemmere.

Du kan finde flere oplysninger i Artikel: Åbne et tomt dataark.

Årsag 2: Deling af data ved at oprette en kæde til et Excel-regneark fra Access

knytte excel-data til access En af de nemmeste måder at udlede fordelene ved både Excel og Access på er at knytte et Excel-regneark til en Access-tabel. Brug et Access-link, når du planlægger at beholde dataene i Excel, men også jævnligt vil udnytte nogle af de mange funktioner i Access, f.eks. rapportering og forespørgsler. Du skal sammenkæde data fra Access, og ikke fra Excel.

Access understøtter to grundlæggende forskellige måder at oprette databasetabeller på. Brugerne kan oprette nye indbyggede tabeller for at gemme dataene i en Access-database, eller de kan oprette kæder til eksisterende data uden for Access-databasen. Data i sammenkædede tabeller vises og opfører sig på mange måder på samme måde som indbyggede tabeller. Guiden Styring af sammenkædede tabeller hjælper dig med at spore, finde og opdatere Excel-regnearket eller anden datakilde, hvis den flyttes og kæden brydes.

Når du sammenkæder med et Excel-regneark eller et navngivet område, opretter Access en ny tabel, der er knyttet til dataene i Excel. Hvis du vil tilføje, redigere eller slette data, foretager du ændringerne i Excel, og opdaterer (eller genforespørger) data i Access-tabellen. Du kan dog ikke redigere indholdet af tabellen i Access. Med dine data knyttet til Excel kan du nu oprette rapporter, forespørgsler og skrivebeskyttede formularer i Access.

Du kan finde flere oplysninger, se artikel: importere eller sammenkæde med data i en Excel-projektmappe.

Årsag 3: Flytning af data ved at importere Excel-data til Access

importer data fra excel til access Hvis du beslutter dig at klippe datakablet, kan du flytte data til Excel ved at importere data til Access. Bemærk, at ordet "import" har to forskellige betydninger i henholdsvis Excel og Access. Når du importerer i Excel (eller opretter forbindelse), opretter du en permanent forbindelse til data, der kan opdateres. Når du importerer i Access, kopierer du data til Access én gang men uden en permanent dataforbindelse. Når du importerer data, lagrer Access data i en ny eller eksisterende tabel uden at ændre dataene i Excel. I Access 2007 kan du nu importere et eller flere regneark i en Excel-projektmappe på én gang.

Guiden Importér vejleder dig gennem importtrinnene og hjælper dig med at træffe vigtige beslutninger om, om du vil ændre datatyper og tilføje overskrifter. Hvis du støder på problemer, når du importerer data, giver Access dig besked og gemmer fejl i en tabel, så du hurtigt kan finde og rette dem. F.eks. kan der være et alfanumerisk postnummer begravet dybt nede i en kolonne, du troede udelukkende indeholdt numeriske data, eller der blev registreret et dublet-ID til et primært nøglefelt. Du kan enten foretage ændringer i Excel-projektmappen importere dataene igen eller foretage ændringer i den nye tabel i Access. Når du har udført handlingen, kan du gemme de trin, du har brugt, og endda oprette en Outlook-opgave for at minde dig om at foretage importen med jævne mellemrum.

Når data er importeret, ligger de nu i Access, og du kan bruge dataark og formularer til at tilføje, redigere og slette dataene. Når du har importeret dataene, kan du bestemme, om du vil slette dataene i Excel. Det er som regel en god idé kun at have ét sted, hvor dataene opdateres.

Bemærk: Import af data fra Excel til Access importerer ikke formler, kun resultaterne af formlerne.

Du kan finde flere oplysninger i:

Årsag 4: Oprette forbindelse til Access-data fra Excel

Oprette forbindelse til Access-data fra Excel Hvis du mener, at dine data kan få hjemve, kan du tilslutte kablet igen ved at sende Access-data dataene tilbage til Excel. For at gøre dette skal du oprette en forbindelse i Excel, ofte gemt i en Office Data Connection-fil (.odc), til Access-databasen og hente alle data fra en tabel eller forespørgsel. Når du opretter forbindelse til dataene, kan du også automatisk opdatere (eller genopfriske) dine Excel-projektmapper fra den oprindelige Access-database, når databasen er opdateret med nye oplysninger. Du kan med andre ord både blæse og have mel i munden.

Oprette forbindelse til eksterne datakilder

1. Generelt kan du oprette en dataforbindelse til mange forskellige datakilder, i dette tilfælde til Access.

2. Du kan bruge en ODBC-driver eller OLE DB-provider.

3. En forbindelsesfil definerer alle de oplysninger, du skal bruge til at få adgang til og hente data fra Access.

4. Oplysningerne om forbindelsen kopieres fra en forbindelsesfil og ind i en projektmappe og er nemme at redigere i en dialogboks.

5. Dataene kopieres ind i en projektmappe, så du kan bruge dem på samme måde, som når du anvender data, der er gemt direkte i projektmappen.

Du kan finde flere oplysninger i:

Årsag 5: Brug af Access-rapporter med Excel-data

Medarbejderne rapporterer i et tabulært layout Når dine data er i Access, kan du drage fordel af en lang række funktioner til rapportgenerering og -tilpasning. Vil du oprette en rapport med blot nogle få klik? Så brug guiden Rapport. Vil du designe og redigere rapportens layout i realtid med aktuelle data, flytte og ændre størrelsen på blokke med data, tilføje og fjerne felter, og med det samme se ændringerne, efterhånden som du opbygger den? Så brug den nye visning Layout. Vil du arbejde med rapporten til søgning, filtrere og sortere dynamiske data? Så brug den nye visning Rapport. Vil du tilføje kommandoknapper, sidetal, billeder, links og professionelle typografier på egen hånd? Så brug de mange kontrolelementguider og gallerier i grupperne Kontrolelementer og Layout på fanen Design på båndet. Meddelelsen er klar. Ved hjælp af Access kan du nemt oprette enkle rapporter, grupper og oversigtsrapporter, adresseetiketter, grafiske rapporter og underrapporter.

Når rapporten er oprettet, kan du bruge Access til at distribuere rapporten elektronisk. Du kan f.eks. sende rapporten ved hjælp af en mail eller gemme rapporten i forskellige formater, f.eks. et Access-øjebliksbillede eller en PDF-fil, for at føje den til en webside eller et SharePoint-websted.

Du kan finde flere oplysninger i:

Årsag 6: Brug af Access-formularer med Excel-data

eksempel på en formular Når dine data er i Access, kan du drage fordel af en lang række funktioner til formulargenerering og -tilpasning. Vil du oprette en formular med blot nogle få klik? Så brug guiden Formular. Vil du designe og redigere formularens layout i realtid med aktuelle data, flytte og ændre størrelsen på blokke med data, tilføje og fjerne felter, og med det samme se ændringerne, efterhånden som du opbygger den? Så brug den nye visning Layout. Vil du føje kommandoknapper, lister, kombinationsfelter, gruppebokse, billeder, inputmasker, diagrammer, links og professionelle typografier på egen hånd? Så brug de mange kontrolelementguider og gallerier i grupperne Kontrolelementer og Layout på fanen Design på båndet. Meddelelsen er klar. Ved hjælp af Access kan du nemt oprette enkle formularer, faneinddelte formularer, fortløbende formularer, pop op-formularer, modale dialogbokse og underformularer.

Hvis læsning af dette afsnit gav dig fornemmelsen af deja-vu, er der en god grund til dette. Oprettelse, redigering og brug af rapporter og formularer minder meget om hinanden og gør det meget nemmere at lære Access.

I Access 2007 kan du nu nemt oprette en ny delt formular, som viser et synkroniseret dataark og en formularvisning, så du kan få et bedste fra begge verdener. Når du har oprettet en elegant formular, er det nemt at rulle, filtrere og endda søge i de underliggende data i formularen ved hjælp af de almindelige navigationsknapper og søgefeltet nederst i formularen.

Delt formular

Du kan finde flere oplysninger i:

Årsag 7: Filtrering, sortering og forespørgsler i Access fungerer som i Excel

AutoFilter Uanset hvilket produkt, du bruger, filtrerer du data for at arbejde med en delmængde af data, og du sorterer data for at vise dem i den rækkefølge, du ønsker. I Access kan Excel-brugere filtrere og sortere data i en dataarkvisning uden at skulle lære en helt ny brugergrænseflade at kende. Ikonerne, kommandomenuerne, kommandoerne, kriterierne og dialogboksene ligner meget, uanset om du arbejder med tekst, tal, datoer eller tomme celler. Du kan endda gemme filtrene og sorteringerne sammen med dataarkvisningen.

Du kan oprette en forespørgsel i Access helt uden at vide, hvad SQL står for. Fire forespørgselsguider hjælper dig med at oprette enkle forespørgsler, finde dubletter, finde ikke-relaterede poster og oprette krydstabuleringsforespørgsler. Du behøver endda ikke at oprette en forespørgsel, men skal blot filtrere og sortere data, som du ønsker at se dem, hvorefter dette gemmes sammen med dataarket. Hvis du vil bruge Forespørgselsdesigner til at oprette grupperede forespørgsler, parametre eller avancerede kriterier, kan du se den iøjnefaldende lighed med Excels gamle Microsoft Query – en fjern slægtning til Access.

Kriterier for Land/område

Du kan finde flere oplysninger i:

Årsag 8: Indsamling af data til Excel-analyse ved hjælp af Access

Vil du ikke selv indtaste data? Så inddrag familien, og få en anden til at gøre det for dig.

Access gør det nemt at indsamle data fra personer i hele verden, f.eks. medlemmer af dit salgsteam, deltagere i en undersøgelse eller kontaktpersoner. Hvis du bruger guiden Dataindsamling, fungerer Access 2007 sammen med Office Outlook 2007 til at hjælpe dig med at oprette og sende mail, der indeholder en dataindtastningsformular. Når modtagerne har udfyldt og returneret formularerne til dig, bliver svarene behandlet i overensstemmelse med dine specifikationer. Hvis du f.eks. vælger at få behandlet svarene automatisk, føjes indholdet af formularen til den rette tabel i databasen, så snart svarene er modtaget i din indbakke.

Bruge e-mail-meddelelse til at indsamle data

Du kan f.eks.:

  • Foretage en undersøgelse og samle resultaterne i Access.

  • Oprette statusrapporter over lagerbeholdninger eller opdaterede oplysninger om afventende problemer, der er sendt af dit team med jævne mellemrum for at holde dig orienteret.

  • Organisere en begivenhed, f.eks. en konference eller et kursus og indsamle kontaktoplysninger, rejse- og hotelpræferencer.

    Du kan finde flere oplysninger i Artikel: Indsamle data ved hjælp af mails.

Årsag 9: Udføre en brevfletning eller oprettelse af etiketter

Første side i guiden Etiket Nu, hvor din familie er vokset, er feriekalenderen blevet for lille, og du har brug at holde styr på mange flere fødselsdage og mærkedage. Det er ikke noget problem. Du kan bruge en Access-tabel eller forespørgsel som datakilde til brevfletning, og du kan oprette en brevfletning ved hjælp af guiden Microsoft Word-brevfletning til breve, kort, meddelelser og konvolutter. Hvis du har brug at oprette adresseetiketter, kan du bruge guiden Etiket i Access til at oprette og udskrive dine etiketter fra en rapport, du opretter. Vil du gøre mere endnu? Derefter kan du endda automatisk tilføje en stregkode, der svarer til hver kundes adresse.

Du kan finde flere oplysninger i:

Årsag 10: Kombinere Excel og Access med SharePoint-teknologier

Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data i Microsoft Windows SharePoint Services-lister. Excel 2007 indeholder en skrivebeskyttet (envejs) forbindelse til sammenkædede SharePoint-lister; mens du i Access 2007 kan læse og skrive (tovejs) data i tilknyttede SharePoint-lister. Lister i Access- og SharePoint fungerer godt sammen. Nye Access- og SharePoint-datatyper – f.eks. RTF-format, tilføj kun (til at understøtte sporing af revisionshistorik i et notatfelt), vedhæftede filer, autonummerering, opslag og felter med flere værdier – sikrer problemfri integration og få, om nogen, datauoverensstemmelser.

Når du publicerer din Access-database på et SharePoint-websted, kan du også tage SharePoint-listens data offline i en lokal Access-database, arbejde med data lokalt og derefter oprette forbindelse til SharePoint-webstedet igen for at overføre eventuelle ændringer. Modstridende dataændringer, foretaget af andre brugere, skal håndteres af en konfliktløsningsguide. Formularer og rapporter, du har oprettet i Access, er baseret på samme data, men knyttet til SharePoint-lister, og kan åbnes direkte fra Windows SharePoint Services.

Excel indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server 2007.

Data-fokuserede integrationspunkter for Excel

1. Importér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste, eller eksportér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste for at oprette en permanent, envejsdataforbindelse.

2. Brug denne permanente envejsdataforbindelse til at opdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Publicer Excel-projektmapper på Excel Services, og vis og arbejd med data ved hjælp af Microsoft Office Excel Web Access-webdele på en webdelsside.

4. Importér data i en Excel-projektmappe fra OLAP-servere, SQL Server og Access-databaser og flade filer.

Access indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server 2007.

Datafokuserede integrationsadgangspunkter

1. Udfør en engangsimport eller -eksport af data mellem Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. Sammenkæd data mellem tabeller i Access og en SharePoint-liste ved at oprette en permanent tovejsforbindelse (opdaterede listedata kan ses i en Access-tabel: opdaterede Access-tabeldata kan ses på en liste).

3. Se listedata offline, opdatér dem i Access, overfør online igen, synkronisér opdateringer, og løs konflikter.

4. Vis og rediger listedata i Access-dataark, formularer, og rapportvisninger.

5. Udgiv Access-databaser til Office SharePoint Server 2007.

Du kan finde flere oplysninger i:

Næste trin: Sådan bliver du en Access-superbruger

Hvis du er den eventyrlystne type, kan du skrælle endnu et lag af og grave dybere ned i Access. Du kan oprette ret avancerede databaseprogrammer på computeren uden overhovedet at skrive en linje VBA-kode. Hvert Access-objekt indeholder et stort antal egenskaber og hændelser, der er let tilgængelige fra et egenskabsark, så du kan tilpasse din løsning. Hvert objekt har detaljerede designere, der viser dig alle de tilgængelige funktioner. Yderligere databaseskabeloner findes på Office Online. Felt- og tabelskabeloner hjælper dig med hurtigt at oprette og tilpasse nye tabeller. Design en ny database fra bunden med indbyggede redskaber til databasedesign.

Der findes desuden Access-makroer. Makroer anvender et deklarativt miljø, som ikke kræver, at du skriver VBA-kode, så du behøver ikke at være udvikler. Hver makrohandling udfører en opgave, f.eks. åbning af en formular, kørsel af en forespørgsel, søgning efter poster eller visning af en meddelelse. Du kan integrere makroer i enhver hændelse i en rapport, en formular eller et kontrolelement. De fleste makroer har argumenter, og du kan føje betinget logik dem til for at få dem til at gøre det, du ønsker. Du kan endda definere variabler og udføre fejlkontrol – igen uden at skrive VBA-kode.

Design en prototype, og kør den via IT-afdelingen. Opret en løsning "on-the-go" til dit team, fordi de har brug for den hurtigst muligt, og opret den næsten uden adgang til ressourcer. Hold styr på solgte billetter til en firmafest, hold øje med liggetiden for råvarer eller udskriv acceptmærkater til reservedele. Hold styr på opgaver, problemer og leverancer i gruppeprojekter. Opret en salgspipelinedatabase for at overvåge potentielle salg inden for en lille gruppe sælgere.

Som du kan se, er en kombination af Excel og Access mere end blot et fornuftsægteskab. Sammen former disse Office-produkter et datadynasti, der kan være svært at slå.

Flere oplysninger

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×