Øge ydeevnen ved hjælp af afvigelsesgrænser i Office Project 2007

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Af Bonnie Biafore

Sammenlig afvigelser af omkostninger og tidsplaner for at angive tærskelværdier for projektet er en god måde at registrere ydeevne og hente tidlige advarsler om forsinkelse og overskridelser.     Før du kan se, om du er i førerfeltet eller bagud af dansen, skal du imidlertid konfigurere grænseværdier for afvigelse i din projektplan og dit budget. Microsoft Office Project 2007 kan beregne afvigelser i omkostningerne og tidsplanen for dig, men de brugerdefinerede felter er blot din billet til lagring af tærskelværdier og beregning af afvigelser versus tærskelværdier. I denne artikel lærer du at konfigurere grænseværdier til tidsplaner og omkostninger i Office Project 2007 og Microsoft Office Excel 2007 til at sammenligne afvigelser til disse tærskelværdier. Du lærer også at fremhæve afvigelsesstatus med visuelle KPI'er i Office Project 2007 og Office Excel 2007.

Denne artikel indeholder...

Beregn afvigelser i Office Project 2007

Sammenligne afvigelser med tærskelværdier

Gør det nemt at fortolke data for afvigelser i Office Project 2007

Undgå forsinkelser og overskridelser

Beregne afvigelser i Office Project 2007

Office Project 2007 kan beregne afvigelser og ydeevne, men du har én vigtig opgave er afsluttet, før du kan foretage disse beregninger: gem en oprindelig plan af projektet. Denne grundlæggende detalje er den plan, du opbygger til tidsplanen, omkostninger og andre projektmålinger, som interessenter er enige i. Uden den har Office Project 2007 ikke de mål, du vil ramme, og derfor kan den ikke sende en besked, hvis projektet er på vej væk fra sporet.

Brug analyse af oparbejdet værdi til at måle ydeevne

En udfordring er, at de grundlæggende afvigelsesfelter gør det svært at identificere, hvilke opgaver der følger planen eller har problemer. En procentdel er meget nemmere end afvigelser i et pengebeløb eller dato, fordi en procentdel fungerer uanset hvor langt projektet er nået, eller hvor mange gange grundlinjen er ændret.

Men hvilket ydeevneforhold hjælper med at evaluere projektresultater? Som du ved, kan det være vildledende at sammenligne faktiske værdier med estimater. Antag, at projektet har forbrugt halvdelen af dets anslået varighed og budget. Om det er en god nyhed, afhænger af, hvor meget af projektarbejdet der er afsluttet. EV-analyse af oparbejdet værdi gør forløbet tydeligt ved at sammenligne estimerede og faktiske værdier med mængden af arbejde, du har afsluttet.

Før du kigger på EV-forholdene for at registrere ydeevne, er det vigtigt at forstå de underliggende mål:

  • BCWS (budgetterede omkostninger ved planlagt arbejde) er de oprindelige omkostninger ved siden af statusdatoen for opgaver, der er planlagt i din projektplan: hvor meget du har planlagt at bruge på statusdatoen, uanset om den er fuldført. Hvis omkostningen for de opgaver, der skal udføres ved september 30, 2008, er $10.000, er BCWS for den pågældende dato $10.000.

  • ACWP (faktiske omkostninger ved udført arbejde) repræsenterer omkostningerne for det arbejde, der er udført via statusdatoen, uanset hvad der er udført. ACWS på september 30, 2008, er det, du har brugt på denne dato.

  • BCWP (budgetterede omkostninger ved udført arbejde) er EV, fordi det måler den omkostning, du har anslået for det arbejde, der er fuldført, eller optjent, via statusdatoen. Hvis de budgetterede omkostninger for fuldførte opgaver er $15.000, er BCWP $15.000, hvis du har færdiggjort disse opgaver tidligt, sent eller til sidst.

Brug oparbejdet værdiforhold til at sammenligne med tærskelværdier

EV-analyse bruger flere forhold til at evaluere ydeevnen af tidsplanen og omkostningerne, herunder afvigelser i tidsplanen (SV), afvigelser i omkostninger (CV), ydelsesindeks for tidsplan (SPI) og ydelsesindeks for omkostninger (CPI). Funktionen til beregning af forhold i Office Project 2007 og andre nye funktioner er de bedste værktøjer til at sammenligne med tærskelværdier:

  • EV-omkostningsafvigelse (feltet CV i Office Project 2007) viser forskellen mellem de forventede og faktiske omkostninger på arbejdet, du har afsluttet (BCWP minus ACWP). Hvis CV er negativ, er de faktiske omkostninger større end de budgetterede omkostninger, og opgaven er over budgettet.

  • Omkostningsafvigelsen i procent (CV%) er EV-omkostningsafvigelsen som en procentdel af de estimerede omkostninger af udført arbejde: [(BCWP – ACWP)/BCWP] X 100. Antag, at BCWP er $10.000 og ACWP er $12.000. CV er lig med $10.000 – $12.000 eller – $2.000. Det færdige arbejde koster $2.000 mere, end du budgetterede. Derfor er CV% lig med (– $2.000/$10.000) X 100 eller –20 %.

    CV% er ideel til at sammenligne til din CV-tærskelværdi.

  • EV-tidsplanafvigelse (feltet SV i Office Project 2007) viser BCWP minus BCWS – forskellen mellem de estimerede omkostninger ved udført arbejde og arbejde, du havde planlagt at afslutte gennem statusdato. Hvis SV er negativ, har du afsluttet mindre arbejde end planlagt og er bagud i forhold til tidsplanen.

  • Afvigelse i procent for planlægning (SV%) er afvigelsen i planlægningen for EV som en procentdel af de budgetterede omkostninger ved planlagt arbejde: [(BCWP – BCWS)/BCWS] X 100. SV% viser afvigelse i tidsplanen som en procentdel af det planlagte arbejde. F. eks. skal du overveje den samme BCWP for $10.000 med $9.000. CV er lig med $10.000 – $9.000 eller $1.000. Den planlagte arbejdsomkostning på $1.000 mindre end det udførte arbejde, hvilket betyder, at du har udført mere arbejde, end du planlagde SV% er lig med ($1.000/$10.000) X 100 eller 10%.

    SV% er ideel til at sammenligne til din SV-tærskelværdi.

Toppen af siden

Sammenligne afvigelser med tærskelværdier

Trafiklys gør det enkelt: grøn betyder gå, gul advarer, og rød betyder stop. Projektets tærskelværdier er projektets trafiklys. Ved at indstille tærskelværdier for at angive, om projektet kører uden problemer, har stødt på nogle få problemer eller er på vej ind i problemer, kan du se, hvordan projektet har det og beslutte, hvilke handlinger der er brug for.

Når du bestemmer tærskelværdierne, definerer du de afgrænsningspunkter, som angiver grønt, gult eller rødt lys for projektresultater, baseret på afvigelsen i tidsplanen og omkostningerne.

For eksempel kan en grænseværdi på 5% overskredet budget eller en tidsplan være den største acceptable ydeevne. En tærskel på 10 procent ville angive, at det er tid til at foretage korrigerende handlinger. Hvis forholdet er mellem 5 og 10 procent, skal du holde øje med de opgaver, der er nødvendige for at sikre, at de ikke får nogen værre.

Toppen af siden

Gør det nemt at fortolke data for afvigelser i Office Project 2007

Hvis du medtager kolonner for CV% og SV% i en Office Project 2007-tabel, kan du holde øje med negative tal, der viser, at dine opgaver er bagud i forhold til tidsplanen eller over budgettet. Dog er den perfekte løsning at bestemme, hvilke opgaver du skal holde øje med, og dem du skal handle på.

Grafiske indikatorer i Office Project 2007 gør disse situationer iøjnefaldende. Hvis CV% eller SV er mindre end – 10%, har omkostningen eller tidsplanen overskredet tærsklen, og du får vist en rød lampe.

Du kan vise trafiksignalerne for omkostningens ydeevne baseret på dine foruddefinerede tærskelværdier ved at udføre følgende trin:

  1. Oprette et brugerdefineret felt, der viser CV% som en grafiske indikator: Vælg Tilpas på menuen Værktøjer, og vælg derefter Felter.

  2. Vælg Tal på rullelisten Type i dialogboksen Tilpas felter.

  3. Vælg et brugerdefineret talfelt, f.eks nummer 1.

  4. Klik på omdøbe for at give det brugerdefinerede felt et beskrivende navn. Skriv et navn i dialogboksen Omdøb felt, f.eks Omkostningsafvigelse %. Klik på OK.

  5. Klik på Formel, hvis du vil angive det brugerdefinerede felt værende lig med CV%. Klik på Felt, peg på Omkostning, og vælg derefter CV% i dialogboksen Formel for omkostningsafvigelse %. Klik på OK.

  6. Klik på Grafiske symboler i Værdier, der skal vises.

  7. I dialogboksen Grafiske symboler for omkostningsafvigelse % skal du angive den første prøve for at kontrollere, hvilke CV% værdier der overskrider en tærskelværdi:

    1. Klik i den først række Test for 'Omkostningsafvigelse %', Vælg Er mindre end på rullelisten.

    2. Skriv – 10 i den første række med værdi(er) (Brug ikke et procenttegn).

    3. Klik i den først række med billede fra rullelisten Billedkolonnen, vælg den røde cirkel, fordi CV% mindre end – 10 betyder, at opgaven er mere end 10 % over budgettet.

      Bemærk!: Hvis du bruger de samme tærskler for alle opgaver, kan du definere testen med tærskel numrene. Hvis du vil have variation fra opgave til opgave, skal du tildele tærskelværdier til andre brugerdefinerede felter og derefter vælge en tærskel i kolonnen værdi (er) .

  8. I den anden test for rækken ' omkostning-afvigelser " skal du vælge er større end. I rækken tilsvarende værdi (er) skal du skrive – 5; og vælg den grønne cirkel i billed rækken.

  9. Vælg Er større end i den tredje række Test for 'Omkostningsafvigelse %'. Skriv –10, og vælg den gule cirkel i rækken Billede i den tilsvarende række Værdi(er). Klik på OK.

Bemærk!: Da Office Project 2007 behandler test i rækkefølge, fanger den tredje test værdier, der er større end – 10, men mindre end –5.

Konfigurere en grafisk indikator til at sammenligne afvigelser til tærskler

Bemærk!:  Vise trafiksignaler for tidsplanens ydeevne er de samme, bortset fra at du bruger feltet SV% i stedet for CV%

Få vist de grafiske symboler i en tabel i Office Project 2007:

  1. Markér Tabel på menuen Vis, og vælg derefter Flere tabeller.

  2. Vælg en tabel i dialogboksen Flere tabeller, og klik på Anvend.

  3. Højreklik på en kolonneoverskrift.

  4. Vælg Indsæt kolonne på genvejsmenuen.

  5. Vælg et brugerdefineret felt på rullelisten Feltnavn i dialogboksen Kolonnedefinition. Hvis der henvises til det forrige eksempel, skal du vælge (Tal 1) omkostningsafvigelse %, og klik derefter på OK.

Bemærk!:  Du kan oprette en ny tabel for at vise tilpassede afvigelsesmål. Markér Tabel på menuen Vis, og vælg derefter Flere tabeller for at gøre det. Klik på Ny i dialogboksen Flere tabeller . Angiv navnet på den tabel og de felter, der skal medtages i tabellen, i dialogboksen Tabeldefinition.

Kolonnen viser status for dine opgaver med grønt, gult eller rødt lys, som vist i figur 2.

Evaluering af omkostninger og resultater med grafiske indikatorer

I figur 2 kan du se forskellen mellem EV-og grundlæggende afvigelser. For eksempel er CV for design sættet et positivt tal ($60,00), fordi de faktiske omkostninger er større end de oprindelige omkostninger. CV% er dog en negativ værdi (– 6%). Begge afvigelser angiver, at omkostningerne overskrider budgettet.

Toppen af siden

Undgå forsinkelser og overskridelser

Du kan bruge Office Project 2007 til at beregne afvigelser i tidsplanen og omkostninger og evaluere projektets ydeevne. Grafiske symboler gør det nemt at få vist, hvilke opgaver der er på rette spor, og dem, du skal være opmærksom på.

Desværre forstår projektets interessenter og teammedlemmer ofte ikke de målinger, der er naturlige for projektledere. Hvis du vil lære at transformere oplysningerne om afvigelser i en formular, som andre målgrupper kan forstå, skal du se Work Essentials-artiklen Tips for communicating project variances.

Toppen af siden

Om forfatteren     Bonnie Biafore er PMI (Project Management Institute) – certificeret PMP (Project Management Professional). Hun er en konsulent, underviser, taler og prisvindende forfatter til flere bøger om investering af personlig økonomi og projektstyring, herunder On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×