Øge ydeevnen ved hjælp af afvigelsesgrænser i Office Project 2007

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Af Bonnie Biafore

Sammenlig afvigelser af omkostninger og tidsplaner for at angive tærskelværdier for projektet er en god måde at registrere ydeevne og hente tidlige advarsler om forsinkelse og overskridelser.     Før du kan se, om du er i førerfeltet eller bagud af dansen, skal du imidlertid konfigurere grænseværdier for afvigelse i din projektplan og dit budget. Microsoft Office Project 2007 kan beregne afvigelser i omkostningerne og tidsplanen for dig, men de brugerdefinerede felter er blot din billet til lagring af tærskelværdier og beregning af afvigelser versus tærskelværdier. I denne artikel lærer du at konfigurere grænseværdier til tidsplaner og omkostninger i Office Project 2007 og Microsoft Office Excel 2007 til at sammenligne afvigelser til disse tærskelværdier. Du lærer også at fremhæve afvigelsesstatus med visuelle KPI'er i Office Project 2007 og Office Excel 2007.

Denne artikel indeholder...

Beregn afvigelser i Office Project 2007

Sammenligne afvigelser med tærskelværdier

Gør det nemt at fortolke data for afvigelser i Office Project 2007

Undgå forsinkelser og overskridelser

Beregne afvigelser i Office Project 2007

Office Project 2007 kan beregne afvigelser og ydeevne, men du har én vigtig opgave er afsluttet, før du kan foretage disse beregninger: gem en oprindelig plan af projektet. Denne grundlæggende detalje er den plan, du opbygger til tidsplanen, omkostninger og andre projektmålinger, som interessenter er enige i. Uden den har Office Project 2007 ikke de mål, du vil ramme, og derfor kan den ikke sende en besked, hvis projektet er på vej væk fra sporet.

Brug analyse af oparbejdet værdi til at måle ydeevne

En udfordring er, at de grundlæggende afvigelsesfelter gør det svært at identificere, hvilke opgaver der følger planen eller har problemer. En procentdel er meget nemmere end afvigelser i et pengebeløb eller dato, fordi en procentdel fungerer uanset hvor langt projektet er nået, eller hvor mange gange grundlinjen er ændret.

Men hvilket ydeevneforhold hjælper med at evaluere projektresultater? Som du ved, kan det være vildledende at sammenligne faktiske værdier med estimater. Antag, at projektet har forbrugt halvdelen af dets anslået varighed og budget. Om det er en god nyhed, afhænger af, hvor meget af projektarbejdet der er afsluttet. EV-analyse af oparbejdet værdi gør forløbet tydeligt ved at sammenligne estimerede og faktiske værdier med mængden af arbejde, du har afsluttet.

Før du kigger på EV-forholdene for at registrere ydeevne, er det vigtigt at forstå de underliggende mål:

  • Budgetterede omkostninger for planlagt arbejde (BCWS) er de oprindelige omkostninger gennem statusdato for opgaver, som planlægges i din projektplan: hvor meget du havde planlagt at forbruge efter statusdato, uanset om det er fuldført. Hvis omkostningerne for opgaver, der skal være afsluttet pr. 30. September 2008, f.eks. er $10.000, er BCWS for den dato $10.000.

  • Faktiske omkostninger ved udført arbejde (ACWP) repræsenterer omkostningerne for arbejdet, der er udført via statusdato, uanset hvad der er afsluttet. ACWS d. 30. september 2008 er, hvad du har brugt til og med den pågældende dato.

  • Budgetterede omkostninger for udført arbejde (BCWP) er EV, fordi det måler de omkostninger, du har anslået for det arbejde, der er afsluttet eller oparbejdet gennem statusdato. Hvis de budgetterede omkostninger for fuldførte opgaver f.eks. er $15.000, er BCWP $15.000, hvis du har afsluttet disse opgaver for tidligt, for sent eller lige til tiden.

Brug oparbejdet værdiforhold til at sammenligne med tærskelværdier

EV-analyse bruger flere forhold til at evaluere ydeevnen af tidsplanen og omkostningerne, herunder afvigelser i tidsplanen (SV), afvigelser i omkostninger (CV), ydelsesindeks for tidsplan (SPI) og ydelsesindeks for omkostninger (CPI). Funktionen til beregning af forhold i Office Project 2007 og andre nye funktioner er de bedste værktøjer til at sammenligne med tærskelværdier:

  • EV-omkostningsafvigelse (feltet CV i Office Project 2007) viser forskellen mellem de forventede og faktiske omkostninger på arbejdet, du har afsluttet (BCWP minus ACWP). Hvis CV er negativ, er de faktiske omkostninger større end de budgetterede omkostninger, og opgaven er over budgettet.

  • Omkostningsafvigelsen i procent (CV%) er EV-omkostningsafvigelsen som en procentdel af de estimerede omkostninger af udført arbejde: [(BCWP – ACWP)/BCWP] X 100. Antag, at BCWP er $10.000 og ACWP er $12.000. CV er lig med $10.000 – $12.000 eller – $2.000. Det færdige arbejde koster $2.000 mere, end du budgetterede. Derfor er CV% lig med (– $2.000/$10.000) X 100 eller –20 %.

    CV% er ideel til at sammenligne til din CV-tærskelværdi.

  • EV-tidsplanafvigelse (feltet SV i Office Project 2007) viser BCWP minus BCWS – forskellen mellem de estimerede omkostninger ved udført arbejde og arbejde, du havde planlagt at afslutte gennem statusdato. Hvis SV er negativ, har du afsluttet mindre arbejde end planlagt og er bagud i forhold til tidsplanen.

  • Tidsplanafvigelsesprocenten (SV%) er EV-tidsplanafvigelsen som en procentdel af de budgetterede omkostninger for planlagt arbejde: [(BCWP – BCWS)/BCWS] X 100. SV% viser tidsplanafvigelsen som en procentdel af det planlagte arbejde. Overvej f.eks. den samme BCWP på $10.000 med en på $9.000. CV er lig med $10.000 – $9.000 eller $1.000. Det planlagt arbejd koster $1.000 mindre end det udførte arbejde, hvilket betyder, at du har fuldført mere arbejde, end du havde planlagt, og du er forud for tidsplanen. CV% lig med ($1.000/$10.000) X 100 eller 10 %.

    SV% er ideel til at sammenligne til din SV-tærskelværdi.

Øverst på siden

Sammenligne afvigelser med tærskelværdier

Trafiklys gør det enkelt: grøn betyder gå, gul advarer, og rød betyder stop. Projektets tærskelværdier er projektets trafiklys. Ved at indstille tærskelværdier for at angive, om projektet kører uden problemer, har stødt på nogle få problemer eller er på vej ind i problemer, kan du se, hvordan projektet har det og beslutte, hvilke handlinger der er brug for.

Når du bestemmer tærskelværdierne, definerer du de afgrænsningspunkter, som angiver grønt, gult eller rødt lys for projektresultater, baseret på afvigelsen i tidsplanen og omkostningerne.

En tærskel på 5 % over budgettet eller bagud i forhold til tidsplan er f.eks. den maksimale, acceptable ydeevne. En tærskel på 10 % angiver, at du skal handle. Hvis forholdet er mellem 5 og 10 %, skal du holde øje med opgaverne, for at sikre, at de ikke bliver værre.

Øverst på siden

Gør det nemt at fortolke data for afvigelser i Office Project 2007

Hvis du medtager kolonner for CV% og SV% i en Office Project 2007-tabel, kan du holde øje med negative tal, der viser, at dine opgaver er bagud i forhold til tidsplanen eller over budgettet. Dog er den perfekte løsning at bestemme, hvilke opgaver du skal holde øje med, og dem du skal handle på.

Grafiske symboler i Office Project 2007 får disse situationer til at skille sig ud. Hvis CV% eller SV% f.eks. er mindre end – 10 %, omkostninger eller tidsplanen har overskredet din tærskelværdi, vises der et rød lys.

Du kan vise trafiksignalerne for omkostningens ydeevne baseret på dine foruddefinerede tærskelværdier ved at udføre følgende trin:

  1. Oprette et brugerdefineret felt, der viser CV% som en grafiske indikator: Vælg Tilpas på menuen Værktøjer, og vælg derefter Felter.

  2. Vælg Tal på rullelisten Type i dialogboksen Tilpas felter.

  3. Vælg et brugerdefineret talfelt, f.eks nummer 1.

  4. Klik på omdøbe for at give det brugerdefinerede felt et beskrivende navn. Skriv et navn i dialogboksen Omdøb felt, f.eks Omkostningsafvigelse %. Klik på OK.

  5. Klik på Formel, hvis du vil angive det brugerdefinerede felt værende lig med CV%. Klik på Felt, peg på Omkostning, og vælg derefter CV% i dialogboksen Formel for omkostningsafvigelse %. Klik på OK.

  6. Klik på Grafiske symboler i Værdier, der skal vises.

  7. I dialogboksen Grafiske symboler for omkostningsafvigelse % skal du angive den første prøve for at kontrollere, hvilke CV% værdier der overskrider en tærskelværdi:

    1. Klik i den først række Test for 'Omkostningsafvigelse %', Vælg Er mindre end på rullelisten.

    2. Skriv – 10 i den første række med værdi(er) (Brug ikke et procenttegn).

    3. Klik i den først række med billede fra rullelisten Billedkolonnen, vælg den røde cirkel, fordi CV% mindre end – 10 betyder, at opgaven er mere end 10 % over budgettet.

      Bemærk: Hvis du bruger de samme tærskelværdier for alle opgaver, kan du definere en test med tærskeltallene. Hvis du vil variere fra en opgave til en anden, skal du tildeles tærskelværdier til andre brugerdefinerede felter og derefter klikke på kolonnen Værdi(er). Vælg en tærskelværdi.

  8. Vælg Er større end i den anden række Test for 'Omkostningsafvigelse %'. Skriv –5; i den tilsvarende række Værdi(er) . og vælg den grønne cirkel i rækken Billede.

  9. Vælg Er større end i den tredje række Test for 'Omkostningsafvigelse %'. Skriv –10, og vælg den gule cirkel i rækken Billede i den tilsvarende række Værdi(er). Klik på OK.

Bemærk: Da Office Project 2007 behandler test i rækkefølge, fanger den tredje test værdier, der er større end – 10, men mindre end –5.

Konfigurere en grafisk indikator til at sammenligne afvigelser til tærskler
Figur 1: Konfigurere en grafisk indikator til at sammenligne afvigelser til tærskler

Bemærk:  Vise trafiksignaler for tidsplanens ydeevne er de samme, bortset fra at du bruger feltet SV% i stedet for CV%

Få vist de grafiske symboler i en tabel i Office Project 2007:

  1. Markér Tabel på menuen Vis, og vælg derefter Flere tabeller.

  2. Vælg en tabel i dialogboksen Flere tabeller, og klik på Anvend.

  3. Højreklik på en kolonneoverskrift.

  4. Vælg Indsæt kolonne på genvejsmenuen.

  5. Vælg et brugerdefineret felt på rullelisten Feltnavn i dialogboksen Kolonnedefinition. Hvis der henvises til det forrige eksempel, skal du vælge (Tal 1) omkostningsafvigelse %, og klik derefter på OK.

Bemærk:  Du kan oprette en ny tabel for at vise tilpassede afvigelsesmål. Markér Tabel på menuen Vis, og vælg derefter Flere tabeller for at gøre det. Klik på Ny i dialogboksen Flere tabeller . Angiv navnet på den tabel og de felter, der skal medtages i tabellen, i dialogboksen Tabeldefinition.

Kolonnen viser status for dine opgaver med grønt, gult eller rødt lys, som vist i figur 2.

Evaluering af omkostninger og resultater med grafiske indikatorer
Figur 2: Evaluering af omkostninger og resultater med grafiske indikatorer

I figur 2 vises forskellen mellem EV og grundlæggende afvigelse. CV for opgaven Design Deck er f.eks. et positivt tal ($60,00), da de faktiske omkostninger er større end de oprindelige omkostninger. CV% er imidlertid en negativ værdi (–6 %). Begge afvigelser angiver, at omkostningerne er over budgettet.

Øverst på siden

Undgå forsinkelser og overskridelser

Du kan bruge Office Project 2007 til at beregne afvigelser i tidsplanen og omkostninger og evaluere projektets ydeevne. Grafiske symboler gør det nemt at få vist, hvilke opgaver der er på rette spor, og dem, du skal være opmærksom på.

Desværre forstår projektets interessenter og teammedlemmer ofte ikke de målinger, der er naturlige for projektledere. Hvis du vil lære at transformere oplysningerne om afvigelser i en formular, som andre målgrupper kan forstå, skal du se Work Essentials-artiklen Tips for communicating project variances.

Øverst på siden

Om forfatteren     Bonnie Biafore er en Project Management Institute PMI-certificeret Project Management Professional (PMP). Hun er en konsulent, underviser, højttaler og Resultatorienteret forfatter af flere bøger om investere, personlige økonomi og projektstyring, herunder i gang! På rette spor! På destinationen! Administrere dine projekter korrekt med Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×