Åbne et tomt dataark

I denne artikel er der en beskrivelse af, hvordan du åbner et nyt, tomt dataark i Microsoft Office Access 2007. I artiklen er der også en beskrivelse af, hvordan du bruger design under gennemsyn, en ny funktion, der giver dig mulighed for at udforme store dele af et dataark visuelt i stedet for at være nødt til at bruge tabeldesign.

Denne artikel indeholder

Om at åbne tomme dataark

Oprette et tomt dataark i en ny database

Føje et tomt dataark til en eksisterende database

Føje et skabelonbaseret dataark til en eksisterende database

Angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt

Føje et opslagsfelt til et dataark

Relatere det nye dataark til resten af databasen

Ændre et felts datatype

Administrere felterne i et dataark

Hvordan Access tildeler datatyper, når du indtaster data manuelt

Hvordan Access tildeler datatyper, når du indsætter data

Om at åbne tomme dataark

Et dataark er den visuelle repræsentation af dataene i en tabel eller i resultatet af en forespørgsel. Dataark ligner Microsoft Office Excel 2007-regneark, men i nogle tilfælde med andre funktioner. Du kan f.eks. normalt kun føje én post til hvert felt i et dataark, og du skal normalt angive en bestemt type data i et givet felt, f.eks. Dato og klokkeslæt eller Ja/Nej. Et felt kan også fastsætte grænser for størrelsen eller længden af dine data. Det gør Office Excel 2007 ikke som standard. Du kan f.eks. maksimalt indtaste 256 tegn i visse tekstfelter.

Nye dataarkfunktioner

Office Access 2007 gør det nemmere at oprette en tabel. Du kan nu åbne et tomt dataark (en tabel) og udføre de fleste designopgaver, som du tidligere kun kunne udføre i tabeldesign. Når du har oprettet et nyt dataark, kan du f.eks. angive datatypen for de fleste felter i den nye tabel ved at indtaste data manuelt eller ved at indsætte data i felterne. Hvis du f.eks. indtaster en dato i et tomt felt, indstilles formatet for det pågældende felt til Dato og klokkeslæt. Hvis du indtaster tekst, f.eks. et navn, anvender Access datatypen Tekst på feltet, osv.

Du kan også angive eller ændre feltnavne uden at være nødt til at bruge tabeldesign, og du kan tilføje nye felter ved at indtaste tekst i den tomme kolonne i højre eller venstre side af gitteret, afhængigt af dine sprogindstillinger. Desuden kan du bruge formateringskommandoer, f.eks. Fed og Kursiv, til at føje visningsformater til felter, en opgave, som du tidligere måtte udføre i tabeldesign.

Bemærk: Selvom Access gør det hurtigere og nemmere at oprette en tabel, skal du til sidst være opmærksom på, at tabellerne stadig skal overholde reglerne for databasedesign.

Du kan finde flere oplysninger om disse regler i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Processen i forbindelse med åbning af et tomt dataark

Når du opretter et tomt dataark, føjer du en ny, tom tabel til databasen. Du kan ikke åbne et tomt dataark uden at oprette en ny tabel. Når Access har indlæst det nye dataark, skal du udføre følgende generelle trin.

  • Du kan indtaste et navn til hvert felt, eller du kan acceptere de standardnavne, Access giver dem.

  • Du kan indtaste data i felterne manuelt, eller du kan indsætte data. Det er ikke længere nødvendigt at angive en datatype for hvert felt først, for når du skriver, gør Access en antagelse om datatypen på basis af den type data, du indtaster. Hvis du f.eks. indtaster et navn i det første felt i den nye tabel, angiver Access datatypen for det pågældende felt som Tekst. Hvis du indtaster en dato i det næste felt, angiver Access dets datatype som Dato og klokkeslæt, osv. Yderligere oplysninger om, hvilke datatyper Access angiver, når du indtaster data, finder du under Hvordan Access tildeler datatyper, når du indtaster data manuelt og Hvordan Access tildeler datatyper, når du indsætter data senere i denne artikel.

    Bemærk: Du kan ikke angive bestemte datatyper for et felt ved blot at indsætte data. Du kan f.eks. ikke angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt ved at indsætte en fil i et tomt felt. Du kan heller ikke oprette et opslagsfelt ved at indsætte en dataliste i et felt. Du kan finde flere oplysninger om brug af disse datatyper i afsnittene Angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt og Føje et opslagsfelt til et dataark senere i denne artikel.

  • Hvis du senere vil ændre datatypen for et felt, kan du bruge de værktøjer, som findes i Access.

Hvordan designregler påvirker dataark

Når du åbner og begynder at udfylde et dataark, skal du huske, at der gælder visse designregler for relationsdatabaser, som du skal følge, når du opretter dataark. Disse regler sørger for, at databasen fungerer korrekt, og de er med til at sikre, at du kan hente de ønskede data fra databasen. Det ligger uden for rammerne af denne artikel at beskrive designreglerne.

Hvis du ikke har erfaring med reglerne for databasedesign, kan du finde oplysninger om dem i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Hvordan Access føjer en primær nøgle til nye dataark

Som standard opretter Access et primært nøglefelt med navnet "ID" for alle nye dataark og angiver datatypen for feltet til Autonummerering. Access skjuler også som standard feltet fra dataarkvisning, men du kan til enhver tid på vist ID-feltet ved at højreklikke på en kolonneoverskrift, klikke på Vis kolonner og derefter bruge dialogboksen Vis kolonner til at få vist det skjulte felt. I denne figur vises dialogboksen Vis kolonner for en ny tabel:

Dialogboksen Vis kolonner

Du kan også få vist ID-feltet og andre skjulte felter ved at åbne tabellen i designvisning, og når du får vist listen over tabelfelter i ruden Feltliste. Flere oplysninger om brug af opgaveruden finder du i afsnittet Relatere det nye dataark til resten af databasen senere i denne artikel.

Toppen af siden

Oprette et tomt dataark i en ny database

Når du skal oprette en enkel database, f.eks. en liste over kontaktpersoner, kan du oprette en ny database med et tomt dataark. Office Access 2007 gør processen hurtigere og lettere end i tidligere versioner, da du ikke er nødt til at bruge designvisning til at oprette den nye tabel. Husk, at du kan bruge dataarkvisning til at udføre alle tabeldesignopgaver undtagen at oprette et opslagsfelt. Du kan finde oplysninger om at oprette et opslagsfelt i afsnittet Føje et opslagsfelt til et dataarksenere i denne artikel.

Oprette en ny tabel i en ny database

  1. Start Access. Klik på Tom database under Ny tom database på siden Introduktion til Microsoft Office Access.

  2. Skriv et navn til den nye database i boksen Filnavn under Tom database. Hvis du vil ændre placeringen af den nye database, skal du klikke på mappeikonet. Klik på Opret, når du er færdig.

    Access opretter den nye database og åbner tabellen Tabel1 i dataarkvisning, som vist her:

    En ny, tom tabel i en ny database

  3. Dobbeltklik på den første kolonneoverskrift (den farvede celle med teksten Tilføj et nyt felt) i dataarket, og skriv et navn til feltet.

  4. Klik på den næste kolonneoverskrift, eller brug piltasterne til at flytte fokus til den næste overskrift, og angiv derefter et navn til det pågældende felt. Gentag denne proces, indtil du har navngivet alle tabelfelterne.

  5. Indtast de ønskede data i den første tomme celle under et feltnavn.

    Access bruger de data, du indtaster, til at angive feltets datatype. Hvis du f.eks. indtaster en dato, angiver Access Dato og klokkeslæt som det pågældende felts datatype.

    Vigtigt: Husk, at et felt kun bør indeholde en type data. Et datofelt bør f.eks. ikke indeholde kundenavne, og et prisfelt bør ikke indeholde telefonnumre.

    Flere oplysninger om de datatyper, Access angiver, når du indtaster data, finder du under Hvordan Access tildeler datatyper, når du indtaster data manuelt og Hvordan Access tildeler datatyper, når du indsætter data senere i denne artikel.

  6. Klik på Gem.

    Genvejstaster  Tryk på CTRL+S.

    Dialogboksen Gem som åbnes.

  7. Skriv et navn til den nye tabel i feltet Tabelnavn, og klik på OK.

    Bemærkninger: 

    • Når Access opretter tabellen, tilføjes et primært nøglefelt med navnet Id, og datatypen for feltet angives som Autonummerering. Access skjuler som standard feltet. Hvis du vil have vist feltet, skal du højreklikke på en kolonneoverskrift, klikke på Vis kolonner og derefter bruge dialogboksen Vis kolonner til at få vist kolonnen.

      Eller

      Højreklik på dokumentfanen for tabellen, og klik på Designvisning.

    • Du kan kun ændre eller fjerne den primære nøgle ved at åbne tabellen i designvisning. Oplysninger om, hvordan du gør dette, finder du i artiklen Tilføje, angive, ændre eller fjerne den primære nøgle.

    • Hvis du ikke er vant til at arbejde med Access og databasedesign og ikke ved, hvorfor det er nødvendigt at benytte primære nøgler, henvises til artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Toppen af siden

Føje et tomt dataark til en eksisterende database

Når du føjer et nyt dataark (en tabel) til en eksisterende database, er denne nye tabel uafhængig, indtil du relaterer den til de eksisterende tabeller. Antag for eksempel, at du vil holde styr på ordrer fra offentlige myndigheder. Du føjer en tabel med navnet Kontaktpersoner hos offentlige myndigheder til en salgsdatabase for at gøre dette, og for at udnytte alle fordelene ved en relationsdatabase – f.eks. muligheden for at søge efter ordrer fra en bestemt kontaktperson – skal du oprette en relation mellem den nye tabel og den eller de tabeller, der indeholder ordredataene.

Flere oplysninger om databasedesign og tabelrelationer finder du i artiklerne Grundlæggende oplysninger om databasedesign og Oprette, redigere eller slette en relation.

Husk endvidere, at felter af typen Vedhæftet fil eller OLE-objekt skal føjes til den nye tabel manuelt ved hjælp af listen Datatype (i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark) eller ved at bruge tabeldesign. Under Angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt senere i denne artikel er der en trinvis beskrivelse af, hvordan du tilføjer disse typer felter.

Føje et dataark til en database

  1. Åbn den database, du vil ændre.

  2. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Billede af båndet i Access

    Access tilføjer en ny, tom tabel og åbner den i dataarkvisning.

    Et nyt dataark føjet til en eksisterende database

  3. Dobbeltklik på den første kolonneoverskrift (den farvede celle med teksten Tilføj et nyt felt) i dataarket, og skriv et navn til feltet.

  4. Klik på det næste felt, eller brug piltasterne til at fokusere på det næste felt, og angiv et navn til det pågældende felt. Gentag denne proces, indtil du har navngivet alle tabelfelterne.

  5. Indtast de ønskede data i den første tomme celle under et feltnavn.

    Access bruger de data, du indtaster, til at angive feltets datatype. Hvis du f.eks. indtaster en dato, angiver Access Dato og klokkeslæt som det pågældende felts datatype.

    Flere oplysninger om de datatyper, Access angiver, når du indtaster data, finder du under Hvordan Access tildeler datatyper, når du indtaster data manuelt senere i denne artikel.

  6. Klik på Gem.

    Genvejstaster  Tryk på CTRL+S.

    Dialogboksen Gem som åbnes.

  7. Skriv et navn til den nye tabel i feltet Tabelnavn, og klik på OK.

Toppen af siden

Føje et skabelonbaseret dataark til en eksisterende database

Ud over tomme tabeller indeholder Office Access 2007 også en række skabelonbaserede tabeller. Alle de skabelonbaserede tabeller svarer til de databaseskabeloner, som Office Access 2007 indeholder. Du kan f.eks. tilføje en tabel, der er designet til data om aktiver, kontaktpersoner eller problemer. Ved hjælp af de skabelonbaserede tabeller er det muligt at oprette små databaser på kortere tid, fordi du ikke behøver navngive felter og angive datatyper.

Når du fortsætter, skal du huske, at du kun kan føje en skabelonbaseret tabel til en eksisterende database.

Føje en skabelonbaseret tabel til en database

  1. Åbn den database, du vil ændre.

  2. Klik på Tabelskabeloner i gruppen Tabeller på fanen Opret, og vælg derefter en af de tilgængelige skabeloner på listen.

    Billede af båndet i Access

    Access åbner den nye tabel i dataarkvisning. Hvert felt i den nye tabel indeholder et navn og en datatype, og du kan indtaste data uden at gøre yderligere.

  3. Indtast dataene.

  4. Klik på Gem.

    Genvejstaster  Tryk på CTRL+S.

    Dialogboksen Gem som åbnes.

  5. Skriv et navn til den nye tabel i feltet Tabelnavn, og klik på OK.

Toppen af siden

Angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt

Når du bruger dataarkvisning til at få vist og oprette en ny tabel, kan du angive de fleste datatyper ved at indtaste nogle data i den første række for et felt, men du kan ikke bruge denne metode til at angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt. Disse datatyper skal angives manuelt ved hjælp af listen Angiv datatype under fanen Dataark eller ved hjælp af tabeldesign. Fremgangsmåden i dette afsnit viser, hvordan du bruger begge metoder til at angive datatyperne.

Bruge listen Angiv datatype

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Marker et nyt felt.

    Nye felter findes som standard i højre eller venstre side af dataarket (afhængigt af Internationale og sproglige indstillinger i Windows), og overskriften er Tilføj nyt felt.

    Et nyt felt i et dataark

    Bemærk: Du skal markere et nyt felt. Du kan ikke ændre datatypen for et eksisterende felt til Vedhæftet fil eller OLE-objekt.

  3. Hvis du tilføjer et felt til et OLE-objekt, skal du dobbeltklikke på overskriftsrækken og angive et navn til feltet. Ellers skal du gå videre til næste trin. Hvis du tilføjer et felt til en vedhæftet fil, ændres overskriftsrækken til et papirclips-ikon.

  4. Klik på den første tomme datarække under overskriften.

  5. Klik på Pil ned ud for Datatype (listen øverst i gruppen) i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark, og vælg enten OLE-objekt eller Vedhæftet fil.

    Listen over datatyper

    Hvis du vælger datatypen Vedhæftet fil, vises papirclips-ikonet i overskriftsrækkes som vist her: Et nyt tabelfelt af datatypen Vedhæftet fil

  6. Gem ændringerne.

  7. Hvis du vil føje en fil til det nye felt, skal du dobbeltklikke på den første tomme række og bruge dialogboksen Vedhæftede filer til at finde den ønskede fil.

    Flere oplysninger om at vedhæfte filer til databasen finder du i artiklen Vedhæfte filer og grafik til poster i databasen.

Bruge tabeldesignvisning

  1. Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Vælg en tom række, og skriv et navn til det nye felt, i kolonnen Feltnavn.

    Bemærk: Du skal markere et nyt felt. Du kan ikke ændre datatypen for et eksisterende felt til Vedhæftet fil eller OLE-objekt.

  3. Klik på pilen ud for det nye feltnavn i kolonnen Datatype, og vælg enten OLE-objekt eller Vedhæftet fil på listen.

  4. Gem ændringerne.

Oplysninger om at vedhæfte filer til poster i dataarket finder du i artiklen Vedhæfte filer og grafik til poster i databasen.

Toppen af siden

Føje et opslagsfelt til et dataark

Et opslagsfelt er den anden funktion, du skal angive manuelt i et nyt dataark. Et felt af typen Opslag viser et sæt værdier i form af en liste. Når du vælger et element på en rulleliste i en Access-database, bruger du som regel en opslagsliste. Du kan oprette to typer opslagslister:

  • Tabelbaserede lister     bruger forespørgsler til at hente værdier fra andre tabeller. Forespørgslen findes i det nye dataarks underliggende tabel. Du opretter en tabelbaseret liste, når du skal bruge værdier, der findes et andet sted i databasen. Antag for eksempel, at du har en database med supportproblemer. Oplysningerne om problemerne findes i én tabel, mens listen over personer, der tager sig af problemerne, findes i en anden tabel, og data i den pågældende tabel ændres hyppigt. Hvis du bruger en tabelbaseret liste, slipper du for at skulle indtaste en lang liste med navne manuelt, og data er altid helt opdateret. Du kan udfylde en tabelbaseret liste med dataene i en tabel, eller du kan bruge data fra en anden forespørgsel til at udfylde en tabelbaseret liste.

  • Værdibaserede lister     er forholdsvis korte lister over elementer, som du kun bruger ét sted i en database. Antag for eksempel, at du bruger Access til at lagre og administrere oplysninger om firmaaktiver. Du kan oprette et opslagsfelt med navnet Betingelse (eller lignende) og lade brugerne vælge en værdi på den pågældende liste, f.eks. God, Jævn, Dårlig osv. Du opretter værdilister ved at indtaste en liste med elementer direkte i den tabel, der ligger til grund for det nye dataark.

Når du føjer en tabelbaseret opslagsliste til det nye dataark, opretter Access en relation mellem den tabel, der ligger til grund for det nye dataark, og den tabel, hvorfra opslagsfeltet får sine data. Det resulterende opslagsfelt bliver også en fremmed nøgle – en kolonne, hvis værdier matcher værdien af den primære nøgle i den anden tabel. Hvis du ikke er vant til at arbejde med Access og har brug for yderligere oplysninger om relationer, primære nøgler og fremmede nøgler, finder du disse oplysninger i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Endelig kan du tilføje en værdibaseret liste eller en tabelbaseret liste ved at bruge en guide eller ved at oprette dem manuelt i tabeldesign. Guiden er den letteste og hurtigste måde at oprette opslagsfelter på, og derfor er denne metode beskrevet i det følgende.

Tilføje et opslagsfelt i dataarkvisning

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Klik på Opslagskolonne i gruppen Felter og kolonner under fanen Dataark.

    Guiden Opslag starter.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Oprette en tabelbaseret liste    

      1. Marker Opslagskolonnen skal slå værdierne op i en tabel eller forespørgsel, og klik derefter på Næste.

      2. Vælg en indstilling under Visning, vælg en tabel eller forespørgsel på den resulterende liste, og klik derefter på Næste.

        Klik f.eks. på Tabeller, hvis du vil bruge værdier fra en tabel i opslagsfeltet. Klik på Forespørgsler, hvis du vil bruge en forespørgsel. Klik på Tabeller og forespørgsler for at få vist en liste over alle tabeller og forespørgsler i databasen.

      3. Flyt de felter, der skal vises på opslagsfelterne, fra ruden Tilgængelige felter til ruden Valgte felter, og klik derefter på Næste.

      4. Vælg eventuelt et eller flere sorteringsvalg for de felter, du valgte i det forrige trin, og klik derefter på Næste.

      5. Juster eventuelt bredden af hver kolonne i opslagslisten (valgfrit), og klik derefter på Næste.

      6. Skriv eventuelt et navn i tekstboksen under Hvilken etiket vil du have til opslagskolonnen (valgfrit).

      7. Marker eventuelt afkrydsningsfeltet Tillad flere værdier (valgfrit).

        Hvis du markerer denne indstilling, kan du markere og gemme flere elementer fra listen.

      8. Klik på Udfør. Klik på Ja, hvis du bliver bedt om at gemme tabellen.

        Access føjer opslagsforespørgslen til den nye tabel. Som standard henter forespørgslen de felter, du angiver, plus de primære nøgleværdier for kildetabellen. Derefter angiver Access datatypen for opslagsfeltet, så den svarer til datatypen for feltet med den primære nøgle i kildetabellen. Hvis feltet med den primære nøgle i kildetabellen f.eks. har datatypen Autonummerering, angiver Access opslagsfeltets datatype til Tal.

      9. Gå tilbage til dataarkvisning, gå til opslagsfeltet, og vælg et element på listen.

    • Oprette en værdibaseret liste    

      1. Klik på Jeg vil selv indtaste de ønskede værdier, og klik derefter på Næste.

      2. Angiv det ønskede antal kolonner i listen i boksen Antal kolonner, og gå derefter til den første tomme celle, og skriv en værdi.

        Når du indtaster den første værdi, vises en anden tom celle under den aktuelle celle.

      3. Brug tabuleringstasten eller piltasterne til at flytte fokus til den næste celle, når du er færdig med at indtaste den første værdi, og indtast derefter en anden værdi.

      4. Gentag trin 2 og 3, indtil du er færdig med at oprette listen, og klik derefter på OK.

      5. Skriv eventuelt et navn til det nye felt (valgfrit), og klik derefter på Udfør.

Tilføje et opslagsfelt i designvisning

  1. Højreklik på den tabel, der ligger til grund for det nye dataark, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Marker det felt, du vil konvertere.

    Eller

    Marker en tom række, og skriv et navn til det nye felt i kolonnen Feltnavn.

  3. Klik på pil ned i kolonnen Datatype, og marker guiden Opslag.

    Guiden Opslag vises.

  4. Følg trinnene i det forrige afsnit for brug af guiden.

Bemærk: Når du opretter et opslagsfelt, kan du bruge en ny funktion, der kaldes en liste med flere værdier. Flere oplysninger om lister med flere værdier og teknologien bag dem (felter med flere værdier) finder du i artiklerne Tilføje eller ændre et opslagsfelt, hvor du kan lagre flere værdier, Vejledning i brug af felter med flere værdier og Bruge en liste, der lagrer flere værdier.

Toppen af siden

Relatere det nye dataark til resten af databasen

Dataene i et nyt dataark er som standard isoleret fra de andre data i databasen, indtil du opretter mindst én relation mellem den tabel, der ligger til grund for dataarket, og de andre tabeller i databasen. Office Access 2007 forenkler processen med at oprette relationer, for nu kan du trække felter fra en opgaverude til et åbent dataark.

Du kan oprette to typer relationer med den nye teknik.

  • Føje et felt med en fremmed nøgle til den tabel, der ligger til grund for det nye dataark. Det placerer det nye dataark på mange-siden i en en til mange-relation.

  • Dele de primære nøgleværdier fra det nye dataark med en anden tabel. Det placerer det nye dataark på en-siden i en en til mange-relation.

Når du opretter disse typer relationer, bruger du guiden Opslag til at oprette et tabelbaseret opslagsfelt. Følgende fremgangsmåde viser, hvordan du opretter begge typer relationer.

Vigtigt!    Du skal have erfaring med databasedesign for at oprette relationer mellem forskellige tabeller.

Flere oplysninger om databasedesign og relationer finder du i artiklerne Grundlæggende oplysninger om databasedesign, Tilføje, indstille, ændre eller fjerne den primære nøgle, Vejledning i tabelrelationer og Oprette, redigere eller slette en relation.

Føje et felt med en fremmed nøgle til det nye dataark

  1. Åbn det nye dataark i dataarkvisning, hvis det ikke allerede er åbnet i dataarkvisning. Dobbeltklik på tabellen i navigationsruden for at gøre det.

  2. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Felter og kolonner under fanen Dataark.

    Opgaveruden Feltliste vises med en liste over de andre tabeller i databasen.

  3. Udvid posten for den tabel, du vil bruge.

  4. Træk det primære nøglefelt fra Feltliste til det åbne dataark, og slip feltet mellem to af de eksisterende felter i dataarket. Musemarkøren ændres til en tekstmarkør, når du vælger et gyldigt sted at slippe det nye felt.

    Trække et felt fra Feltlisten til en placering mellem to kolonner

    Når du er færdig med at trække det nye felt til en ny placering, starter guiden Opslag.

  5. Fortsæt med den næste gruppe trin for at gøre processen færdig.

Bruge guiden Opslag til at oprette relationen

  1. Flyt de felter, der skal vises på opslagsfelterne, fra ruden Tilgængelige felter til ruden Valgte felter, og klik derefter på Næste.

  2. Vælg eventuelt et eller flere sorteringsvalg for de felter, du valgte i det forrige trin, og klik derefter på Næste.

  3. Juster eventuelt bredden af hver kolonne i opslagslisten (valgfrit), og klik derefter på Næste.

  4. Skriv eventuelt et navn i tekstboksen under Hvilken etiket vil du have til opslagskolonnen (valgfrit).

  5. Marker eventuelt afkrydsningsfeltet Tillad flere værdier (valgfrit).

    Hvis du markerer denne indstilling, kan du markere og gemme flere elementer fra listen.

  6. Klik på Udfør. Klik på Ja, hvis du bliver bedt om at gemme tabellen.

    Access føjer opslagsforespørgslen til den nye tabel. Som standard henter forespørgslen de felter, du angiver, plus de primære nøgleværdier for kildetabellen. Derefter angiver Access datatypen for opslagsfeltet, så den svarer til datatypen for feltet med den primære nøgle i kildetabellen. Hvis feltet med den primære nøgle i kildetabellen f.eks. har datatypen Autonummerering, angiver Access opslagsfeltets datatype til Tal.

Føje den primære nøgle fra det nye dataark til en anden tabel

  1. Luk det nye dataark, hvis det er åbent.

  2. I navigationsruden skal du dobbeltklikke på den tabel, som du vil føje de nye fremmede nøgle til.

  3. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Felter og kolonner under fanen Dataark.

    Opgaveruden Feltliste vises med en liste over de andre tabeller i databasen, bl.a. det nye dataark.

  4. Klik på plustegnet ud for posten for det nye dataark i opgaveruden, træk feltet med den primære nøgle (med standardnavnet Id) fra opgaveruden til en passende placering i det åbne dataark.

    Som standard skal du slippe det nye felt mellem to af de eksisterende felter i dataarket. Musemarkøren ændres til en tekstmarkør, når du vælger et gyldigt sted at slippe det nye felt.

    Trække et felt fra Feltlisten til en placering mellem to kolonner

    Når du er færdig med at trække det nye felt til en ny placering, starter guiden Opslag.

  5. Udfør den tidligere gruppe trin for at gøre guiden Opslag færdig.

Toppen af siden

Ændre et felts datatype

Når du opretter en tabel i dataarkvisning, finder du måske ud af, at du har indtastet data, som har fået Access til at vælge en forkert datatype. Hvis du f.eks. kun indtaster de første fem cifre i et postnummer i amerikansk format, anvender Access datatypen Tal på feltet. Dette valg forhindrer dig i at indtaste postnumre fra visse andre lande. Du kan ændre feltets datatype for at løse dette problem.

I Access er der to måder, du kan ændre en datatype på. Du kan bruge kommandoerne under fanen Dataark, eller du kan bruge tabeldesign. Følgende fremgangsmåder beskriver, hvordan du bruger begge teknikker.

Vigtigt!    Ændring af datatyper kan få Access til at slette eksisterende data. Hvis du f.eks. ændrer datatypen for et felt fra Tekst til Tal, og feltet indeholder både bogstaver og tal, sletter Access de eksisterende data, da der ikke kan udføres beregninger på bogstaver.

Bruge kommandoerne på båndet til at ændre en datatype

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Marker det felt, du vil ændre.

  3. Marker en indstilling på listen Angiv datatype øverst i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark.

    Bemærk: Båndet er en del af Brugergrænsefladen Microsoft Fluent (båndet)n.

  4. Hvis Access beder dig bekræfte ændringen, skal du kun klikke på Ja, hvis du er sikker på, at du ønsker at fortsætte.

  5. Gem ændringerne.

Bruge tabeldesign til at ændre en datatype

  1. Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på kolonnen Datatype, og vælg en ny datatype.

  3. Hvis Access beder dig bekræfte ændringen, skal du kun klikke på Ja, hvis du er sikker på, at du ønsker at fortsætte.

  4. Gem ændringerne.

Toppen af siden

Administrere felterne i et dataark

Du kan udføre mange tabeladministrationsopgaver ved at højreklikke på overskriftsrækken og vælge en kommando i genvejsmenuen. Du kan f.eks. indsætte et felt på en bestemt placering, slette eller omdøbe et felt, få vist eller skjule en kolonne og starte guiden Opslag og konvertere en kolonne til et opslagsfelt.

Bruge kommandoerne i genvejsmenuen

  • Højreklik på en kolonneoverskrift, og vælg en kommando i genvejsmenuen.

    Genvejsmenuen vises i denne figur:

    Genvejsmenuen for tabelfelt

Toppen af siden

Hvordan Access tildeler datatyper, når du indtaster data manuelt

Når du opretter et tomt dataark, tildeler Access en datatype til hvert felt, når du første gang indtaster data i det pågældende felt. I den følgende tabel er der en liste over de forskellige typer data, du kan indtaste, og de datatyper, Access tildeler dem.

Bemærk: Du kan ikke angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt ved at indtaste data i et tomt felt. Oplysninger om, hvordan du angiver disse datatyper finder du under Angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt tidligere i dette dokument.

Hvis du skriver:

Opretter Office Access 2007 et felt med følgende datatype:

John

Tekst

En blok tekst eller tekst og tal, der er længere end 256 tegn.

Notat

Bemærk: Du kan ikke bruge design under gennemsyn til at aktivere RTF-formatering. Oplysninger om RTF-formatering finder du i artiklen Indtaste eller redigere data i et kontrolelement eller en kolonne, der understøtter RTF-formatering.

http://www.contoso.com

Access genkender følgende internetprotokoller: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Bemærk: Hvis du vil have Access til at genkende protokollen og angive datatypen Hyperlink, skal du skrive et tegn, der ikke er et mellemrumstegn, efter protokollen.

Hyperlink

50000

Tal, langt heltal

50.000

Tal, langt heltal

50.000,99

Tal, dobbelt

50000,389

Tal, dobbelt

31/12/2006

De dato- og klokkeslætsformater, der er angivet i Internationale og sprogindstillinger i Windows, bestemmer, hvordan Access formaterer datoer og klokkeslæt.

Vis, hvordan disse indstillinger ændres

I Windows Vista    

  1. Klik på knappen Start Knapflade , og klik derefter på Kontrolpanel.

  2. Hvis du bruger standardvisning i Kontrolpanel, skal du dobbeltklikke på Klokkeslæt, sprog og region.

    Eller

    Hvis du bruger klassisk visning, skal du dobbeltklikke på

    Internationale og sproglige indstillinger.

    Dialogboksen Internationale og sproglige indstillinger vises.

  3. Klik på Tilpas under Standarder og formater.

    Dialogboksen Tilpasning af internationale indstillinger vises.

  4. Klik på den fane, der indeholder de indstillinger, du vil ændre, og foretag de ønskede ændringer. Hvis du f.eks. vil ændre et talformat eller en del af det, skal du klikke på fanen Tal og ændre indstillingen. Du kan få hjælp til en indstilling ved at klikke på knappen Hjælp (?) og derefter klikke på den pågældende indstilling.

I Microsoft Windows XP (klassisk visning)    

  1. Klik på Start på proceslinjen i Windows, og klik derefter på Kontrolpanel.

  2. Dobbeltklik på Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel.

    Dialogboksen Internationale og sproglige indstillinger vises.

  3. Klik på Tilpas under Standarder og formater.

    Dialogboksen Tilpasning af internationale indstillinger vises.

  4. Klik på den fane, der indeholder de indstillinger, du vil ændre, og foretag de ønskede ændringer. Hvis du f.eks. vil ændre et talformat eller en del af det, skal du klikke på fanen Tal og ændre indstillingen. Du kan få hjælp til en indstilling ved at klikke på knappen Hjælp (?) og derefter klikke på den pågældende indstilling.

I Microsoft Windows XP (kategorivisning)

  1. Klik på Start på proceslinjen i Windows, og klik derefter på Kontrolpanel.

    Kontrolpanel vises.

  2. Klik på Indstillinger for dato og klokkeslæt samt internationale og sproglige indstillinger.

    Dialogboksen Indstillinger for dato og klokkeslæt samt internationale og sproglige indstillinger vises.

  3. Klik på Skift formatering af tal, datoer og klokkeslæt.

    Dialogboksen Internationale og sproglige indstillinger vises.

  4. Klik på Tilpas under Standarder og formater.

    Dialogboksen Tilpasning af internationale indstillinger vises.

  5. Klik på den fane, der indeholder de indstillinger, du vil ændre, og foretag de ønskede ændringer. Hvis du f.eks. vil ændre et talformat eller en del af det, skal du klikke på fanen Tal og ændre indstillingen. Du kan få hjælp til en indstilling ved at klikke på knappen Hjælp (?) og derefter klikke på den pågældende indstilling.

Dato og klokkeslæt

31. december, 2006

Bemærk: Access genkender ikke dagenes navne (mandag, tirsdag osv.) som gyldigt input til at vælge datatypen Dato og klokkeslæt. Du skal skrive navnet på en måned.

Dato og klokkeslæt

10:50:23

Dato og klokkeslæt

10:50:00

Dato og klokkeslæt

17:50

Dato og klokkeslæt

Kr. 12,50

Access genkender det valutasymbol, der er angivet i Internationale og sproglige indstillinger i Windows.

Vis, hvordan disse indstillinger ændres

I Windows Vista    

  1. Klik på knappen Start Knapflade , og klik derefter på Kontrolpanel.

  2. Hvis du bruger standardvisning i Kontrolpanel, skal du dobbeltklikke på Klokkeslæt, sprog og region.

    Eller

    Hvis du bruger klassisk visning, skal du dobbeltklikke på

    Internationale og sproglige indstillinger.

    Dialogboksen Internationale og sproglige indstillinger vises.

  3. Klik på Tilpas dette format under Nuværende format under fanen Formater.

    Dialogboksen Tilpasning af internationale indstillinger vises.

  4. Klik på fanen Valuta, og vælg det symbol, du vil bruge, på listen Valutasymbol. Du kan få hjælp til en indstilling ved at klikke på knappen Hjælp (?) og derefter klikke på den pågældende indstilling.

I Microsoft Windows XP (klassisk visning)    

  1. Klik på Start på proceslinjen i Windows, og klik derefter på Kontrolpanel.

    Kontrolpanel vises.

  2. Dobbeltklik på Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel.

    Dialogboksen Internationale og sproglige indstillinger vises.

  3. Klik på Tilpas under Standarder og formater.

    Dialogboksen Tilpasning af internationale indstillinger vises.

  4. Klik på fanen Valuta, og vælg det symbol, du vil bruge, på listen Valutasymbol. Du kan få hjælp til en indstilling ved at klikke på knappen Hjælp (?) og derefter klikke på den pågældende indstilling.

I Microsoft Windows XP (kategorivisning)    

  1. Klik på Start på proceslinjen i Windows, og klik derefter på Kontrolpanel.

    Kontrolpanel vises.

  2. Klik på Indstillinger for dato og klokkeslæt samt internationale og sproglige indstillinger.

    Dialogboksen Indstillinger for dato og klokkeslæt samt internationale og sproglige indstillinger vises.

  3. Klik på Skift formatering af tal, datoer og klokkeslæt.

    Dialogboksen Internationale og sproglige indstillinger vises.

  4. Klik på Tilpas under Standarder og formater.

    Dialogboksen Tilpasning af internationale indstillinger vises.

  5. Klik på fanen Valuta, og vælg det symbol, du vil bruge, på listen Valutasymbol. Du kan få hjælp til en indstilling ved at klikke på knappen Hjælp (?) og derefter klikke på den pågældende indstilling.

Valuta

21,75

Tal, dobbelt

123,00%

Tal, dobbelt

3,46E+03

Tal, dobbelt

Toppen af siden

Hvordan Access tildeler datatyper, når du indsætter data

Når du indsætter data i et nyt regneark, kan det ske, at du indsætter blandede eller indbyrdes modstridende datatyper i et eller flere felter. Antag for eksempel, at du indsætter flere kolonner med oplysninger om kontaktpersoner, og at disse data indeholder postnumre fra hele verden – en blanding af poster og tal.

Når du indsætter data, behandler Access hver post (hver række i kolonnen) og bestemmer datatypen for hver post. Derefter forsøger Access at vælge en datatype, så alle data kan lagres, uden at nogen post går tabt eller bliver beskåret. For at klare dette anvender Access sommetider en bred datatype på et felt.

I denne liste er der nogle eksempler på, hvordan Access vælger datatyper.

  • Når Access finder blandede datatyper, angives feltets datatype normalt til Tekst, da tekstfelter giver størst fleksibilitet.

  • Når Access finder tal blandet med ét valutasymbol, angiver Access feltets datatype til Tal og fjerner valutasymbolet. Det giver flere muligheder for sortering og filtrering og mulighed for at anvende flere aggregatfunktioner. Hvis du ønsker et valutasymbol, kan du anvende et valutaformat på feltet med datatypen Tal eller konvertere feltet til et felt med datatypen Valuta.

  • Hvis du indsætter data med en blanding af forskellige valutasymboler. anvender Access datatypen Tekst på feltet og beholder valutasymbolerne som en del af teksten.

  • Hvis du indsætter datoer og klokkeslæt i flere forskellige formater (f.eks. 12/14/2005 og 14.12.2005), anvender Access datatypen Dato og klokkeslæt og det generelle datoformat på feltet.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×