Knihovna je umístění na webu, kde můžete nahrávat, vytvářet, aktualizovat a spolupracovat na souborech se členy týmu. Každá knihovna zobrazuje seznam souborů a klíčových informací o souborech, jako je poslední osoba, která soubor upraví. Většina webů zahrnuje knihovnu při vytváření webu. Týmový web má například knihovnu dokumenty, kde můžete uspořádat a sdílet dokumenty.
Když potřebujete víc knihoven, můžete si vybrat z několika připravených aplikací knihovny a přidat je na svůj web. Knihovny můžete přizpůsobit několika způsoby. Můžete například určit, jak se budou dokumenty zobrazovat, spravovat a vytvářet. nebo sledovat verze souborů, včetně počtu a typu verze. Můžete dokonce vytvářet vlastní zobrazení, formuláře a pracovní postupy, které vám pomůžou spravovat projekty a firemní procesy.
Pokud chcete vytvořit nebo pracovat s knihovnami a potřebujete informace o návody, tady jsou běžné a užitečné úkoly, které můžete provést.
-
Vytvoření, přidání, zobrazení a přejmenování knihoven dokumentů
-
Video: nastavení ukládání a sdílení dokumentů v Microsoft 365
-
Odstranění souboru, složky nebo odkazu z knihovny dokumentů SharePointu
-
Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny
-
Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu
-
Nastavení šablony souboru pro knihovnu dokumentů nebo formulářů
-
Nastavení oprávnění a pokročilých nastavení v knihovně Principy úrovní oprávnění v SharePointu
-
Nastavení knihovny materiálů pro ukládání obrázků, zvukových souborů nebo videosouborů
-
Správa rozsáhlých dokumentů a knihoven záznamů pomocí metadat (viz Úvod ke spravovaným metadatům)
Marketingový tým ve společnosti Contoso vytvoří týmový web, kde plánuje spravovat projekty a dokumenty. Výběr vlastníka webu pro správu webu Vlastník webu získá úroveň oprávnění Úplné řízení, když se přidá do skupiny Vlastníci webu. Sdílí web a uděluje mu oprávnění přispívat. Tým se rozhodne používat knihovnu dokumenty ke správě tiskových zpráv, souborů rozpočtu, smluv, návrhů a dalších týmových dokumentů.
Vlastník webu nahraje důležité dokumenty, aby mohl tým začít používat knihovnu jako centrální umístění. Aplikace potom zapne správu verzí, takže tým má historii, jak se soubory vyvíjely a v případě potřeby může obnovit předchozí verzi. Vlastník webu taky přidá standardní šablony do knihovny pro sestavy marketingu, prodejní smlouvy, plány kampaně a rozpočtové listy. Každá šablona obsahuje logo společnosti a formát, který se dohodli s používáním všech uživatelů. Když členové vytvoří nový soubor z knihovny dokumentů, můžou snadno vybrat, kterou šablonu chcete použít.
Členové týmu přidávají soubory a spolupracují na dokumentech, organizují knihovnu přidáním sloupců a vytvořením zobrazení, která jim usnadní vyhledání dokumentů. Vlastník webu například přidá sloupec "název projektu", aby členové mohli filtrovat a řadit podle tohoto sloupce. Ostatní členové týmu přidají veřejná zobrazení, které seskupuje podle fiskálních čtvrtletí, a filtr smluv, jejichž platnost vyprší do šesti měsíců. Každý člen také vytvoří osobní zobrazení, která jim pomůže rychle najít informace a dokončit práci.
Po řadě diskusí na schůzkách se tým rozhodne nastavit upozornění na úrovni knihovny tak, aby bylo možné nahlásit aktualizace jednou týdně. Každý člen může podle potřeby rozhodnout, jak nastavit další výstrahy nebo informační kanály RSS pro určité soubory.
Tým také potvrdí důležité "nejlepší postupy" v této nové světové spolupráci. Když členové chtějí sdílet dokument, odporují Temptation, aby ho připojil k e-mailové zprávě, a pak e-mailem pošlete odkaz na dokument. Posílání e-mailů se provádí jednoduše z knihovny a ukazuje lidem na nejnovější verzi na týmovém webu.
Kritická odpovědnost za tento tým je návrhem marketingových kampaní pro prodej a výnos. Když členové týmu vytvoří nový plán kampaně, spoluvytvářejí dokumenty a sledují podverze souborů. Spoluvytváření umožňuje, aby dokument současně upravoval více lidí, aniž byste se museli obávat sloučení změn. Pokud v jedné verzi dokumentu provede chybu, může obnovit předchozí verzi. Když dokončí plán kampaně, může vytvořit hlavní verzi a pak ji odeslat ke schválení jejich právním oddělením a vedoucím. Po schválení souboru mohou soubor zobrazit další zaměstnanci společnosti.
Vlastník webu bude vyhledávat online dokumentaci a školení a dozvíte se, jak nastavit pracovní postup, přidružit ho ke knihovně a automatizovat proces shromažďování názorů, shromažďování podpisů a publikování finálního dokumentu.
Po třech měsících používání se knihovna dokumenty a web stalo pro marketingový tým velmi důležitá a pomohl zlepšit svou produktivitu a viditelnost v celém podniku. Nemůžou práci bez ní, a prozkoumá další způsoby, jak používat technologie SharePointu k lepší spolupráci.
Tady jsou některé způsoby práce s knihovnami a jejich užitečnější pro vaši skupinu (uspořádaná volně od základu k pokročilejším):
Použití a vytváření zobrazení Pomocí Zobrazení můžete zobrazit soubory v knihovně, která je pro vás nejdůležitější nebo která nejlépe odpovídá účelu. Obsah knihovny se nemění, ale každé zobrazení uspořádává nebo filtruje soubory, aby je bylo možné snadněji najít a snadno procházet. Další informace o zobrazeních najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.
Sledování verzí Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, můžou vám knihovny pomoct sledovat, ukládat a obnovovat soubory. Všechny verze můžete sledovat stejným způsobem. Můžete také určit některé verze jako hlavní, třeba přidat novou kapitolu k příručce a některé verze jako méně významné, třeba opravit pravopisnou chybu. Pokud chcete pomoct spravovat prostor úložiště, můžete volitelně zvolit číslo každého typu verze, který chcete uložit.
Tip: Pokud váš tým plánuje používat spoluvytváření, doporučujeme v knihovně zapnout aspoň správu hlavních verzí pro případ, že někdo udělá chybu a nahraje dokument se stejným názvem do knihovny, ve které všichni spoluvytvářejí. Když přijdete o změny, můžete díky tomu obnovit předchozí verzi tohoto dokumentu.
Další informace o správě verzí najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.
Spoluvytváření nebo rezervování souborů Když upravujete dokument Microsoft Wordu nebo PowerPointu z knihovny, aniž byste ho rezervovali, můžou ho ostatní uživatelé současně upravovat (spoluvytváření). Když Rezervace soubor, ujistěte se, že soubor může upravovat jenom jedna osoba, dokud nebude vrácen se změnami. V knihovnách, které obsahují citlivé dokumenty, můžete požadovat rezervaci dokumentů nebo když chcete pečlivě sledovat vývoj dokumentů. Ale uvědomte si, že pokud budete chtít vyžadovat rezervaci, nebudou moct lidé moct spoluvytvářet dokumenty. Při použití rezervace budou lidé vyzváni k tomu, aby ponechali komentář o tom, co se v dokumentu změnily, ale také zpomalí úpravy a kontroly. Další informace najdete v tématu spolupráce na dokumentech a spoluvytváření nebo rezervování, vrácení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně.
Úpravy souborů z klientských programů Když ukládáte dokumenty na SharePointovém webu, můžete vytvářet, upravovat a spoluvytvářet dokumenty přímo ze kompatibilních desktopových aplikací, jako je Microsoft Word nebo PowerPoint, bez ohledu na web. PowerPointovou prezentaci můžete například upravovat ve stejnou dobu, kdy ji upraví jiní uživatelé (známý také jako spoluvytváření). Rezervace můžete taky spravovat přímo z PowerPointu. Kromě toho můžete pomocí Používání OneDrivu v práci nebo ve škole nebo Outlooku přecházet obsah knihovny do offline režimu, pracovat s nimi ze vzdáleného umístění a při opětovném přechodu do online režimu synchronizovat změny.
Informování o změnách Aby se aktualizace dokumentů v knihovně pořád aktualizovaná, nastavte upozornění, přihlaste se k odběru informačních kanálů RSS nebo sledovat dokumenty. Hlavní rozdíl mezi výstrahami, kanály RSS a sledováním najdete v části oznámení. Upozornění a informační kanály RSS vám informují o aktualizacích a umožňují přizpůsobit množství informací, které dostanete. Pokud chcete zjistit, jak se v knihovně něco změní, můžete nastavit výstrahy nebo RSS. Pokud zajímajíte jenom konkrétní dokument, můžete nastavit upozornění nebo sledovat dokument. Upozornění můžou být doručené jako e-mail nebo textové zprávy. Oznámení RSS přicházejí do konsolidovaného informačního kanálu, který si můžete přečíst v Outlooku nebo jiné čtečce informačních kanálů. Pokud sledujete dokument, přijde vám v informačním kanálu oznámení (Pokud vaše organizace používá informační kanál). Další informace o oznámeních najdete v tématu Vytvoření upozornění nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS.
Požadování schválení dokumentu Je možné požadovat schválení dokumentů, které uvidí všichni. Dokumenty zůstanou ve stavu čekání na vyřízení, dokud nejsou schváleny nebo odmítnuty někým, kdo má oprávnění k tomu. Můžete určit, které skupiny uživatelů mohou dokument před schválením zobrazit. Tato funkce může být užitečná, pokud vaše knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, které je třeba před ostatními vidět.
Nastavení oprávnění Skupiny SharePointu a úrovně oprávnění vám pomáhají efektivně spravovat přístup k obsahu. Ve výchozím nastavení jsou oprávnění pro knihovny, složky v rámci knihoven a dokumenty zděděná z webu. Přiřazení jedinečných oprávnění ke konkrétní knihovně nebo dokumentu vám může pomoci chránit citlivý obsah, jako jsou smlouvy nebo informace o rozpočtu, bez omezení přístupu ke zbytkům webu. Další informace o oprávněních najdete v tématu Principy úrovní oprávnění v SharePointu.
Vytvoření pracovních postupů Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše organizace definovala pro firemní procesy, jako je například Správa schvalování nebo revize dokumentů. Vaše skupina může použít firemní procesy k dokumentům, které jsou označovány jako pracovní postupy, které určují akce, které je potřeba v pořadí provést, například schvalování dokumentů. Pracovní postup služby SharePoint je automatizovaný způsob přesouvání dokumentů nebo položek pomocí posloupnosti akcí nebo úkolů. Tři pracovní postupy jsou ve výchozím nastavení dostupné pro knihovny: schválení, které směruje dokument skupině lidí ke schválení. Shromáždit názory, které směruje dokument skupině osob pro zpětnou vazbu, a vrátí dokument osobě, která pracovní postup iniciovala jako kompilaci. a shromažďovat podpisy, které směrují dokument skupině lidí pro shromáždění jejich digitálních podpisů.
Poznámka: V SharePointu Foundation je dostupný jenom třístavový pracovní postup.
Další informace o pracovních postupech najdete v tématu pracovní postupy zahrnuté v SharePointu.
Definování typů obsahu Pokud vaše skupina pracuje s několika typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkce knihovny tak, že povolíte a definujete více typů obsahu. Typy obsahu přidávají flexibilitu a konzistenci napříč více knihovnami. Každý typ obsahu může určovat šablonu a dokonce i Pracovní postup procesy. Šablony fungují jako výchozí bod, formátování a jakýkoli standardní text a vlastnosti, které platí pro dokumenty daného typu, například název oddělení nebo číslo smlouvy.
Sledování auditu Pokud máte skupinu citlivých souborů a je to užitečné vědět, jak byly dokumenty použity, můžete definovat zásady, které umožňují povolit sledování událostí, jako jsou změny souborů, kopie nebo odstranění.
Nastavení zásad Nastavení zásad povolují vypršení platnosti dokumentu, automatické odstranění nebo pravidelné revize (prostřednictvím pracovního postupu) dokumentů, které dosáhly určitého stáří. Protože se knihovny vyvíjely, může při použití těchto nastavení dispozice ušetřit čas a snažit se ručně vyčistit místo na pevném disku, které je zabaleno do úplné velikosti nebo aby nedošlo k dosažení limitů kvóty.
Poznámka: Nastavení zásad není dostupné v SharePointu Foundation.
Použití webu Centrum dokumentů Web Centrum dokumentů můžete využít v případě, že potřebujete vytvářet, spravovat a ukládat velké množství dokumentů. Centrum dokumentů slouží jako centralizované úložiště pro správu mnoha dokumentů. Funkce, jako jsou metadata a navigace v zobrazení stromu, typy obsahu a webové části, usnadňují uspořádání a načítání dokumentů. "Osoby zodpovědné za obsahu" může rychle nakonfigurovat navigaci řízené pomocí metadat, která bude fungovat dobře pro většinu knihoven bez explicitního vytváření indexů. Nebo osoby zodpovědné za obsahu může vytvářet indexy, které zlepšují výkon v širší škále filtrů a zobrazení. Web Centrum dokumentů můžete použít jako vývojové prostředí (kde uživatelé kontrolují a vytvářejí soubory a vytvářejí pro tyto soubory struktury složek) nebo jako archiv obsahu (Pokud uživatelé můžou jenom prohlížet nebo nahrávat dokumenty).
Poznámka: Centrum dokumentů není k dispozici v SharePoint Foundation.
Způsob, jakým uspořádáte soubory v knihovně, závisí na potřebách vaší skupiny a na tom, jak dáváte přednost ukládání a vyhledávání informací. Některé plánování vám pomůže nastavit strukturu, která bude pro vaši skupinu nejvhodnější. Knihovny mají několik funkcí, které vám pomůžou pracovat s víc soubory v jedné knihovně. Více knihoven ale ve vaší skupině můžeme lépe vyhovovat.
Můžete chtít, aby jedna knihovna sloužila pro různé potřeby. Můžete mít například několik projektů ve stejné skupině nebo více skupin pracujících na stejném projektu. Jedinou knihovnu zvažte v těchto případech:
-
Vaše skupina potřebuje zobrazit souhrnné informace o stejné sadě souborů nebo různá zobrazení. Manažer může chtít například zobrazit všechny soubory seskupené podle oddělení nebo podle termínu splnění.
-
Uživatelé chtějí hledat soubory ve stejném umístění na webu.
-
Chcete použít stejné nastavení pro soubory, například sledování verzí souborů nebo vyžadování schválení.
-
Skupiny pracující s knihovnou sdílejí podobné vlastnosti, například stejné úrovně oprávnění.
-
Chcete analyzovat informace o souborech v tabulce nebo dostávat konsolidované aktualizace týkající se souborů.
Abyste mohli pracovat efektivně s dokumenty v jedné knihovně, můžete soubory uspořádat do knihovny přidáním sloupců, definováním zobrazení nebo vytvořením složek.
Pokud existují odlišné rozdíly mezi sadami souborů, které chcete ukládat a spravovat, nebo mezi skupinami uživatelů, kteří pracují se soubory, můžete vytvořit více knihoven. Více knihoven použijte v těchto případech:
-
Typy souborů, které chcete uložit a spravovat, jsou odlišné a neočekáváte, že uživatelé budou často zobrazovat souhrny souborů nebo je chcete prohledávat.
-
Skupiny uživatelů, kteří soubory používají, se liší a mají různé úrovně oprávnění.
-
Pro různé sady souborů musíte použít různá nastavení, například Správa verzí nebo schvalování.
-
Soubory nepotřebujete analyzovat nebo dostávat konsolidované aktualizace týkající se souborů.
-
Chcete poskytnout různé sady možností pro vytváření nových souborů nebo chcete možnosti v místní nabídce knihovny zobrazit v jiném pořadí.
Tady jsou některé způsoby efektivní práce s více knihovnami.
Nastavení šablon webu a sloupců Pokud se vaše organizace pokouší vytvořit určitá konzistentní nastavení u svých knihoven, může nastavit šablony webu a sloupce webu. Nastavení můžete sdílet mezi více knihovnami, abyste je nemuseli pokaždé znovu vytvářet.
Odeslání souborů do jiného umístění Pokud chcete, aby byl soubor dostupný v několika knihovnách, můžete ho uložit do jedné knihovny a pak poslat kopii do jiných knihoven. Když změníte původní nastavení, můžete si vybrat, jestli chcete, aby se aktualizovaly všechny kopie dokumentu.
Vytvoření šablon knihovny Pokud chcete vytvořit jednotná nastavení pro knihovny nebo opakovaně použít vlastnosti napříč knihovnami, můžete knihovnu uložit jako šablonu. Šablony knihoven jsou dostupné na stránce Přidat aplikaci na vašem webu.
Soubory v knihovně můžete uspořádat několika způsoby. Můžete přidávat sloupce, definovat zobrazení a vytvářet složky. Každý přístup má svoje vlastní výhody a můžete každý přístup sloučit, abyste vyhovovali jedinečným potřebám vaší knihovny a vašeho týmu.
V knihovnách je ve výchozím nastavení sledován název souboru a informace o stavu souboru, například jestli je vrácen se změnami. Můžete ale určit další sloupce, které vaší skupině pomůže zařadit do kategorií a sledovat soubory, jako je název kampaně nebo číslo projektu nebo jiné informace, které jsou pro váš tým důležité. Máte několik možností pro typ sloupce, který vytvoříte, včetně jednoho řádku textu, rozevíracího seznamu možností, čísla počítaného z jiných sloupců nebo dokonce jména a obrázku osoby na vašem webu.
Sloupce obsahují záhlaví sloupců, která lidem usnadňují řazení a filtrování dokumentů. Když zobrazíte soubory v knihovně, můžete soubory dočasně seřadit nebo filtrovat tak, že přejdete na název sloupce a potom kliknete na šipku dolů vedle názvu. To je užitečné, pokud potřebujete soubory zobrazit určitým způsobem, ale musíte je zopakovat při příštím prohlížení knihovny.
Další informace o přidávání sloupců najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění sloupce v seznamu nebo knihovně.
Budou uživatelé chtít se často podívat na: všechny dokumenty související s konkrétním projektem, všechny dokumenty patřící k určitému oddělení nebo seskupit dokumenty podle měsíce, který jsou splatné? Pokud očekáváte, že budete soubory zobrazovat určitým způsobem často, můžete definovat zobrazení. Toto zobrazení můžete použít kdykoli s knihovnou pracujete. Když vytvoříte zobrazení, přidá se do rozevíracího seznamu aktuální zobrazení umístěného na pásu karet knihovny.
Zobrazení knihovny je výběr sloupců na stránce zobrazující položky v knihovně a často definuje konkrétní pořadí řazení, filtr, seskupení a vlastní rozložení. Knihovny můžou mít osobní zobrazení a veřejná zobrazení. Kdokoli, kdo byl přiřazen ke skupině členové na webu (který má úroveň oprávnění přispívání), může vytvořit osobní zobrazení a zobrazit soubory určitým způsobem nebo filtrovat pouze soubory, které chtějí zobrazit. Pokud máte oprávnění k návrhu knihovny, můžete vytvořit veřejné zobrazení, které může kdokoli použít při prohlížení knihovny. Můžete taky nastavit libovolné veřejné zobrazení jako výchozí zobrazení, aby se lidé automaticky viděli do knihovny.
Pokud členové vaší skupiny zobrazují knihovny na mobilním zařízení, můžete dokonce vytvořit mobilní zobrazení s omezeními, například počet položek v zobrazení, které jsou optimální pro šířku pásma a omezení zařízení.
Další informace o zobrazeních najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.
Složky jsou kontejnery, které umožňují seskupovat a spravovat obsah v knihovně nebo seznamu. Pokud jsou pro knihovnu povolené složky, můžete přidat složky do většiny typů knihoven. Pokud knihovna obsahuje hodně položek, zlepší se také efektivita přístupu k těmto položkám. Při vytvoření složky se na pozadí vytváří interní index. Tento interní index se vytvoří také pro kořenovou složku nebo pro nejvyšší úroveň knihovny či seznamu. Při přístupu k položkám ve složce využíváte ve skutečnosti pro přístup k datům tento interní index.
Pokud knihovna obsahuje hodně položek, které se dají seskupit určitým způsobem, můžete pomocí složek uspořádat obsah v knihovně. Dobrými příklady skupin jsou projekty, týmy, oddělení, kategorie produktů, věkové kategorie, abecední seznamy a abecední podskupiny (A–C, D–F, atd.). Složky pomáhají lidem prohledávat a spravovat spoustu souborů známým způsobem.
Ve výchozím nastavení zobrazuje knihovna se složkami povolené složky ve výchozím zobrazení knihovny bez filtrů. To je užitečné, protože uživatelé mohou při vkládání nových dokumentů zvolit příslušnou složku. Když se zobrazí všechny složky, je to méně pravděpodobné, že se položky v knihovně nesprávně přidají mimo složky. Dokumenty můžete snadno uspořádat do různých složek knihovny pomocí příkazu otevřít v Průzkumníkovi , který je dostupný na pásu karet knihovny.
Poznámka: Zobrazení knihovny může být nastaveno tak, aby se seřadilo pouze podle zadaných kritérií, v takovém případě se složky nezobrazují před jakýmikoli položkami v zobrazení. Tuto možnost řazení zobrazení ovšem nepoužívejte v případě, že chcete, aby uživatelé snadno našli správnou složku.
Ačkoli složky knihoven se v navigaci na webu nezobrazují, může vlastník webu nebo uživatel s oprávněním k návrhu webu povolit stromové zobrazení, které zobrazuje oddíl obsahu webu v navigaci na webu a umožňuje rozbalit, sbalit a snadno procházet složky knihoven.
Další informace o složkách najdete v článku Vytvoření složky v knihovně dokumentů nebo odstranění složky v knihovně.
Všechny tři přístupy můžou pracovat dohromady. Stejné sloupce, které použijete ke sledování dokumentů ve výchozím zobrazení knihovny, se dají použít k vytvoření zobrazení s několika kritérii filtru. Uživatelé mohou zobrazení seřadit a filtrovat dynamicky tak, že kliknutím na záhlaví sloupců vyhledáte obsah Spur. Pokud je struktura složek definovaná v knihovně, můžete "sloučit" zobrazení knihovny nastavením možnosti Zobrazit všechny položky bez složek v části složky , když zobrazení vytvoříte nebo změníte. Každý přístup může doplnit druhý, abyste získali správný obsah v pravém čase a přímo za vás.
Některé knihovny se vytvoří, když vytvoříte nový web, třeba knihovnu dokumenty na týmovém webu. Tyto knihovny můžete přizpůsobit pro vaše účely, nebo můžete vytvořit vlastní další knihovny. Každý typ knihovny má konkrétní účel a některé mají jinou sadu chování a funkcí.
Důležité informace: V závislosti na verzi SharePointu, na které je váš web založený, můžete mít na webu k dispozici méně nebo více knihoven, což je plán Microsoft 365 vaší organizace se přihlašuje nebo jestli jsou na webu povolené některé funkce.
Knihovna materiálů Pokud chcete sdílet a spravovat digitální mediální prostředky, jako jsou obrázky, zvukové soubory a videosoubory, použijte knihovnu materiálů. Knihovna materiálů usnadňuje uživatelům vyhledání a opětovné použití digitálních mediálních souborů, které ještě vytvořili, jako jsou loga a firemní obrázky. Knihovna materiálů také poskytuje typy obsahu s vlastnostmi a zobrazeními pro správu a procházení mediálních materiálů, jako jsou například miniatury a klíčová slova metadat. Můžete například chtít spravovat a ukládat obrázky s informacemi o značkách a opakovaně použitelné fragmenty obsahu z aplikací, aby byly k dispozici v celé firmě a aby byly neustále používány.
Knihovna řídicí panely Obsahuje stránky webových částí, stránky webových částí se seznamy stavů a nasazených řídicích panelů PerformancePoint.
Knihovna datových připojení K zjednodušení údržby a správy datových připojení použijte knihovnu datových připojení. Knihovna datových připojení je centralizované místo pro ukládání souborů ODC (Office Data Connection). Všechny tyto soubory (. odc) obsahují informace o tom, jak vyhledat, přihlásit se a získat přístup k externímu zdroji dat. Centrální soubory ODC v knihovně datových připojení také umožňují sdílet, spravovat a vyhledávat soubory datových připojení z webu služby SharePoint a zajistit, aby firemní data a sestavy, především tabulky, udržovaly konzistentní sadu hodnot a výsledků vzorců jako "jedna verze pravdy".
Poznámka: Chcete-li zjednodušit údržbu a správu souborů datových připojení pro PerformancePoint, použijte knihovnu datových připojení pro PerformancePoint. V této knihovně můžete ukládat soubory ODC a Universal Data Connection (UDC).
Knihovna dokumentů: V případě mnoha typů souborů, včetně dokumentů a tabulek, použijte knihovnu dokumentů. Do knihovny dokumentů můžete ukládat další typy souborů, i když některé typy souborů jsou z bezpečnostních důvodů blokované. Když pracujete s neblokovanými programy, můžete tyto soubory vytvořit z knihovny. Váš marketingový tým má například vlastní knihovnu dokumentů pro plánování materiálů, novinových zpráv a publikací.
Knihovna formulářů Pokud potřebujete spravovat skupinu obchodních formulářů založených na jazyce XML, použijte knihovnu formulářů. Vaše organizace může chtít například použít knihovnu formulářů pro vyúčtování výdajů. Při nastavování knihovny formulářů je vyžadován editor XML nebo aplikace pro návrh formátu XML, jako je Microsoft InfoPath. Formulář, který lidé vyplňují, je soubor. XML obsahující data (a pouze data), která byla vložena do formuláře, například datum výdajů a částka. Všechno, co ostatní tvoří sestavu výdajů, poskytne šablona formuláře. Po vyplňování formulářů můžete uživatelé data formuláře sloučit nebo je vyexportovat.
Knihovna obrázků: Pokud chcete sdílet kolekci digitálních obrázků nebo grafiky, použijte knihovnu obrázků. Ačkoli je možné ukládat obrázky do jiných typů SharePointových knihoven, mají knihovny obrázků několik výhod. Například z knihovny obrázků můžete zobrazit obrázky v prezentaci, stáhnout obrázky do počítače a upravit obrázky pomocí kompatibilních grafických aplikací, jako je Microsoft Paint. Pokud chcete ukládat obrázky týmové události nebo spuštění produktu, zvažte vytvoření knihovny obrázků. Můžete také vytvořit odkaz na obrázky v knihovně z jiného místa na webu, jako je třeba z wikiweby a blogů.
Knihovna záznamů Chcete-li zachovat centrální úložiště pro ukládání a správu záznamů organizace nebo důležitých firemních dokumentů, použijte knihovnu záznamů. Vaše organizace by například mohla dodržovat předpisy o dodržování předpisů, které vyžadují uspořádaný proces pro správu souvisejících dokumentů. Web centra záznamů může obsahovat několik knihoven záznamů pro ukládání různých typů záznamů. U každé knihovny můžete nastavit zásady, které určují, jaké záznamy se mají ukládat, jak směrovat a spravovat dokumenty a jak dlouho musí být tyto záznamy zachovány.
Knihovna sestav Pro zjednodušení vytváření, správy a doručování webových stránek, dokumentů a klíčových ukazatelů výkonu (KPI) metrik a cílů použijte knihovnu sestav. Knihovna sestav je centrální místo, kde můžete vytvářet a ukládat sestavy, jako jsou excelové sešity a stránky řídicího panelu. Když publikujete excelový sešit do knihovny sestav, otevře se v zobrazení prohlížeče jediným kliknutím, což je pohodlný způsob, jak sešit zobrazit bez přidání na stránku webových částí.
Knihovna procesních diagramů (metrické a americké jednotky) Pokud chcete ukládat a sdílet dokumenty procesu diagramu, jako jsou ty, které jsou vytvořené pomocí Microsoft Visia, použijte knihovnu Process diagram. Knihovny metrik a US se přizpůsobují na jejich rozměry.
Knihovna stránek wikiwebu Pokud chcete vytvořit kolekci připojených stránek wikiwebu, použijte knihovnu stránek wikiwebu. Wikiweb umožňuje více lidem shromáždit informace ve formátu, který se snadno vytváří a upravuje. Do knihovny můžete taky přidat stránky wikiwebu, které obsahují obrázky, tabulky, hypertextové odkazy a interní odkazy. Pokud například váš tým vytvoří wikiweb pro projekt, může web ukládat tipy a triky do řady stránek, které se vzájemně spojí.
Poznámka: V závislosti na vašem webu a konfiguraci se automaticky vytvoří další systémové knihovny, například knihovna stylů, Knihovna materiálů webu a Knihovna stránek webu. Tyto knihovny ale nemůžete vytvářet pomocí uživatelského rozhraní.
