Tento článek obsahuje přehled některých klíčových konceptů souvisejících s prací s novými funkcemi spravovaných metadat v SharePoint Server. Popisuje, jak nové funkce spravovaných metadat poskytují podporu pro implementaci formálních taxonomie prostřednictvím spravovaných podmínek. Vysvětluje také, jak fungují sociální značky a jak se vztahují k funkcím spravovaných metadat, jako jsou spravované termíny a podniková klíčová slova.
V tomto článku
Funkce spravovaných metadat
Nové funkce spravovaných metadat v SharePoint Server jsou povolené novou aplikací Managed Služba metadat, která poskytuje podporu pro dvě klíčové věci:
-
Publikování typu obsahu Sdílení typů obsahu napříč kolekcemi webů a webovými aplikacemi Další informace o publikování typu obsahu najdete v tématu Úvod k typůmobsahu a publikování typu obsahu .
-
Taxonomie Vytváření a správa hierarchických kolekcí centrálně spravovaných termínů (nazývaných sady termínů), které lze použít jako atributy pro položky SharePoint webech. Tyto sady termínů je možné sdílet mezi kolekcemi webů a webovými aplikacemi. Sady termínů můžete vytvářet a spravovat pomocí funkce s názvem Nástroj pro správu úložiště termínů.
Klíčové termíny a koncepty
Existuje několik klíčových pojmů a konceptů, které jsou užitečné pro pochopení při práci s různými funkcemi metadat v SharePoint Server. Pochopení těchto konceptů vám pomůže pochopit koncepční informace vysvětlené dále v tomto článku a v dalších článcích o funkcích spravovaných metadat.
Taxonomie
Taxonomie je hierarchická klasifikace slov, popisků nebo termínů uspořádaných do skupin na základě podobností. Taxonomie může být definována a centrálně spravována jednou nebo více jednotlivci. Mezinárodní standardní průmyslová klasifikace (ISIC), kterou vyvinula Organizace spojených národů, je známým příkladem průmyslové taxonomie, která se používá ke klasifikaci hospodářských dat. Taxonomie jsou užitečné, protože poskytují logickou hierarchickou strukturu metadat, která je možné použít ke konzistentní klasifikaci informací.
Folksonomy
Folksonomy je klasifikace, která vede k tomu, že uživatelé webu na obsah webu společně použijí slova, popisky nebo termíny. Pokud jste někdy viděli cloud značek na webu, pak jste viděli vizualizaci folksonomy. Na následujícím obrázku je webová část Cloud značek na SharePoint webu. Přístup k metadatům založený na folksonomii může být užitečný, protože využívá znalosti a odborné znalosti uživatelů webu a tvůrců obsahu a umožňuje klasifikaci obsahu vyvíjet s měnícími se obchodními potřebami a zájmy uživatelů.
Sada termínů
Sada termínů je skupina souvisejících termínů.
V závislosti na tom, kde se sada termínů vytvoří, může být její obor místní nebo globální:
-
Místní sady termínů se vytvářejí v kontextu kolekce webů a jsou dostupné pro použití (a viditelné) jenom pro uživatele této kolekce webů. Pokud třeba přidáte sloupec spravovaných metadat do seznamu nebo knihovny a vytvoříte pro tento sloupec novou sadu termínů, bude sada termínů místní pro kolekci webů, která tento seznam nebo knihovnu obsahuje.
-
Globální sady termínů jsou dostupné pro použití na všech webech, které se přihlásí k odběru konkrétní spravované Služba metadat aplikace.
Sady termínů je možné nakonfigurovat tak, aby se zavřely, což znamená, že uživatelé do nich nemohou přidávat nové termíny, když zadávají hodnotu sloupce, který je namapovaný na sadu termínů. Nebo je můžete nakonfigurovat tak, aby byly otevřené, což znamená, že uživatelé mohou do sady termínů přidávat nové termíny, když aktualizují hodnotu sloupce, který je namapovaný na sadu termínů.
Termín
Termín je jednotlivá položka v rámci sady termínů a jedná se o určité slovo nebo frázi, které je možné k položce na SharePoint Server webu. Termín má jedinečné ID a může mít mnoho různých textových štítků (synonym). Pokud pracujete na vícejazyčném webu, může mít štítky i v různých jazycích.
Existují dva typy termínů:
Spravované termíny
Spravované termíny jsou obvykle předdefinované a uspořádané do hierarchického termínu nastaveného správcem úložiště termínů nebo jinou osobou s oprávněními pro práci se spravovanými metadaty.
Enterprise klíčová slova
Klíčové slovo organizace je slovo nebo slovní spojení přidané k položkám na SharePoint webu. Enterprise klíčová slova jsou uspořádaná do jedné, ne hierarchické sady termínů v nástroji pro správu úložiště termínů s názvem Sada klíčových slov. Vzhledem k tomu, že uživatelé obvykle mohou k položce přidat libovolné slovo nebo slovní spojení jako klíčové slovo, používaná pro označování ve stylu folksonomy lze použít podniková klíčová slova. Správci úložiště termínů nebo jiní uživatelé, kteří mají oprávnění ke správě metadat, se můžou rozhodnout přesunout klíčová slova mimo sadu termínů Klíčová slova a do konkrétní spravované sady termínů, kdy budou klíčová slova dostupná v kontextu konkrétní sady termínů. Správci úložiště termínů se také můžou rozhodnout, že můžou nastavit sadu klíčových slov jako uzavřenou, takže uživatelé nemohou odesílat nová klíčová slova a budou omezeni na použití existujících klíčových slov.
Skupina
Skupiny definují hranice zabezpečení. Skupina je sada sad termínů, které všechny sdílejí společné požadavky na zabezpečení. Skupiny termínů, které patří do skupiny, spravují jenom uživatelé, kteří jsou určeni jako přispěvatelé, nebo v ní mohou vytvářet nové sady termínů. Organizace by měly vytvářet jedinečné skupiny pro sady termínů, které budou mít jedinečný přístup nebo potřeby zabezpečení.
Nástroj pro správu úložiště termínů
Nástroj pro správu úložiště termínů je nástroj, který můžou taxonomové, správci nebo jiní jednotlivci, kteří spravují taxonomie, používat k vytváření, importu a správě sad termínů a podmínek v nich. Nástroj Správa úložiště termínů zobrazuje všechny globální sady termínů a všechny místní sady termínů dostupné pro kolekci webů, ze které máte přístup k nástroji pro správu úložiště termínů.
Sloupec Se spravovanými metadaty
Sloupec Spravovaná metadata je nový typ sloupce, který se může přidat do seznamů nebo knihoven, aby uživatelé webu nebo vlastníci obsahu mohli vybrat hodnoty z konkrétní sady termínů spravovaných termínů a použít je na obsah. Sloupec Spravovaná metadata můžete nakonfigurovat tak, aby se namapoval na existující sadu termínů, nebo můžete vytvořit novou sadu termínů specificky pro sloupec. Pokud vytvoříte novou sadu termínů speciálně pro sloupec Spravovaná metadata, bude tato sada termínů místní sada termínů, která je dostupná jenom pro použití v kolekci webů, kde byla vytvořena.
Enterprise Sloupec Klíčová slova
Sloupec Enterprise Klíčová slova je sloupec, který můžete přidat do typů obsahu, seznamů nebo knihoven, aby uživatelé mohli označovat položky slovy nebo frázemi, které si zvolí. Ve výchozím nastavení jde o sloupec s více hodnotami. Když uživatel do sloupce zadá slovo nebo frázi, zobrazí se jim návrhy typu dopředu, které mohou zahrnovat položky ze spravovaných sad termínů i sady termínů Klíčová slova. Uživatelé mohou vybrat existující hodnotu nebo zadat něco nového (pokud je sada termínů Klíčová slova nakonfigurovaná tak, aby byla otevřená pro přidání uživatelů).
Sociální značky
Sociální značky jsou slova nebo fráze, které můžou uživatelé webu použít na obsah na SharePoint webu, aby jim pomohly zařadit informace do kategorií způsobem, který jim bude srozumitelný. Značky sociálních sítí se lyšou taky na adresy URL mimo SharePoint webu. Sociální značky podporují označování na základě folksonomy. Sociální značka se skládá z ukazatelů na tři typy informací:
-
identita uživatele
-
adresa URL položky
-
termín
Tyto ukazatele jsou uložené v Obchodě se značkováním sociálních sítí, který je součástí aplikace Služba profilů uživatelů. Technicky nejsou sociální značky součástí funkcí spravovaných metadat v aplikaci SharePoint Server, ale připojují se k funkcím spravovaných metadat několika důležitými způsoby, které pomáhají podporovat konzistentní používání metadat v celé organizaci. Termínová část sociální značky odkazuje na termín v sadě klíčových slov v Obchodě termínů pro jednu ze spravovaných Služba metadat, ke kterým je web připojený.
Když třeba vytvoříte novou značku sociální sítě, můžete vybrat ze stávajících termínů, mezi které patří spravované termíny a klíčová slova organizace. Pokud vyberete jeden z těchto existujících termínů, bude vaše sociální značka obsahovat ukazatel na tento termín. Pokud se rozhodnete nevyberou existující termín a vytvoříte termín, který ještě nikdy nebyl použit, vytvoří se pro něj nové klíčové slovo v sadě termínů Klíčová slova v Obchodě termínů a nová značka sociální sítě na tento termín odkazuje.
Tímto způsobem se klíčová slova používaná v sociálních značek přidávají do sady termínů Klíčová slova viditelná v nástroji pro správu úložiště termínů (pokud tam ještě neexistují) a můžou je spravovat správci Úložiště termínů. Pokud navíc uživatelé u obsahu použijí podniková klíčová slova nebo spravované termíny aktualizací sloupce Klíčová slova Enterprise nebo Spravovaná metadata, můžete sociální značky vytvořit automaticky, aby byly tyto termíny viditelné jako značky v kanálu, v cloudech značek nebo v profilech Můj web. Vlastníci seznamu nebo knihovny publikování metadat povolit nebo zakázat aktualizací Enterprise Metadata a klíčová Nastavení pro seznam nebo knihovnu.
Když k položce přidáte značku sociální sítě, můžete určit, jestli chcete svou identitu a adresu URL položky nastavit jako soukromou, ale termín, který je uložený v Obchodě termínů, je vždy veřejný.
Označování sociálních sítí je užitečné, protože uživatelům webu umožňuje zlepšit zjistitelnost obsahu a informací na webu.
Další informace o dopadech sociální značkování na ochranu osobních údajů a zabezpečení najdete v článku Důsledky sociální značkovánía zabezpečení .
Označování
V nejobezpečnějším slova smyslu může označování odkazovat jednoduše na akt použití metadat u položky, ať už se jedná o spravovaná metadata nebo značku sociální sítě. V tomto článku se sloveso "tag" používá v tomto smyslu a není omezeno na sociální značky.
Scénáře metadat: od taxonomie po folksonomie
Funkce správy metadat v SharePoint Server podporují celou řadu přístupů ke správě a používání metadat. Imagine oblast jako druh continua. Na jednom konci tohoto continua existují taxonomie, které jsou formálními, centrálně spravovanými hierarchickými skupinami termínů. Na druhém konci tohoto rozsahu existují folksonomie, což jsou klasifikace založené na spolupráci, které vyúst v to, že jednotliví uživatelé u obsahu volně použijí značky.
SharePoint Server podporuje jak extrémy tohoto continua, tak i body na cestě. Na jednom konci continua můžete implementovat formální taxonomie prostřednictvím spravovaných termínů a sad termínů. Na druhém konci je podpora podnikových klíčových slov a označování sociálních sítí, které uživatelům webu umožňují označovat obsah pomocí klíčových slov, která si zvolí.
Mezi těmito extrémy můžete u metadat použít flexibilní stupně struktury a řízení a můžete upravit obor, ve kterém tento ovládací prvek použijete, a to tak, že ho nastavíte jako globální napříč weby nebo místními weby. Můžete například nakonfigurovat sady termínů tak, aby byly zavřené nebo otevřené pro příspěvky uživatelů. Můžete se rozhodnout používat podniková klíčová slova a sociální označování ve spojení se spravovanými termíny nebo ne. SharePoint Server umožňuje organizacím kombinovat výhody formálních a spravovaných taxonomů s dynamickými výhodami sociálního označování přizpůsobeným způsobem.
Následující diagram znázorňuje, jak různé typy řešení založených SharePoint můžou vyžadovat různé přístupy k metadatům na základě firemní potřeby.
Výhody spravovaných metadat
Použití spravovaných metadat napříč weby v organizaci má několik výhod:
Konzistentní používání metadat Funkce spravovaných metadat v SharePoint Server umožňují použít u metadat přidaných k obsahu nastavitelné stupně ovládacího prvku. Pomocí sad termínů a spravovaných termínů můžete nastavit kontrolu nad typy termínů, které se mají přidat k obsahu, a můžete určit, kdo má možnost přidávat nové termíny. Použití podnikových klíčových slov můžete omezit na konkrétní seznam klíčových slov tak, že nakonfigurujete sadu termínů Klíčová slova jako uzavřenou.
Pokud se stejné termíny používají konzistentně napříč weby, je jednodušší vytvářet robustní procesy nebo řešení, která spoléhají na metadata. Uživatelské prostředí pro práci s metadaty na webech, v seznamech a knihovnách i v klientských programech Office navíc uživatelům webu usnadňuje použití konzistentních metadat u jejich obsahu.
Vylepšená funkce pro zjišťování obsahu Pokud má obsah napříč weby v organizaci konzistentní metadata, je jednodušší najít obchodní informace a data a získat k ní přístup pomocí vyhledávání. Nové funkce hledání, například panel upřesnění, který se zobrazí na levé straně stránky s výsledky hledání, umožňují uživatelům filtrovat výsledky hledání na základě metadat.
Kromě toho můžete nakonfigurovat navigaci metadat pro seznamy a knihovny tak, aby uživatelé mohli vytvářet dynamická zobrazení informací na základě konkrétních polí metadat. Uživatelé mohou procházet knihovny podle složky nebo kontingenční tabulky metadat a potom mohou upřesnit výsledky pomocí dalších filtrů klíčů.
Větší flexibilita Díky funkcím spravovaných metadat mohou správci úložiště termínů (nebo jiní uživatelé s oprávněním aktualizovat spravovaná metadata) snadno spravovat a přizpůsobovat metadata podle potřeb firmy. Sadu termínů můžete snadno aktualizovat v nástroji Pro správu úložiště termínů a nové nebo aktualizované podmínky se budou automaticky používat všude tam, kde je k dispozici sloupec Spravovaných metadat přidružený k této sadě termínů. Pokud sloučíte více termínů do jednoho termínu, obsah, který je označený těmito podmínkami, se automaticky aktualizuje, aby odrážel tuto změnu. Pro jednotlivé termíny můžete zadat více synonym (nebo popisků). Pokud je váš web vícejazyčný, můžete také zadat vícejazyčné štítky pro jednotlivé termíny.
Správa metadat
Plánování a konfigurace spravovaných metadat
Než začnete používat funkce spravovaných metadat, může se vaše organizace účastnit určitého stupně plánování. Požadovaný stupeň plánování je více méně úměrný stupni formalit a kontroly, kterou chcete uložit na metadata.
Pokud chcete uživatelům pomoct s vývojem taxonomie, můžete jednoduše nechat uživatele přidávat klíčová slova k položkám a pak je podle potřeby uspořádat do sad termínů.
Pokud chce vaše organizace používat spravované sady termínů k implementaci formálních předdefinovaných taxonomů, je nutné, aby klíčové zúčastněné strany se zatíženým zájmem o strukturu taxonomie spolupracovaly na plánování a vývoji sad termínů a termínů, které se mají použít. Další informace o tomto procesu plánování najdete v tématu Plánování termínů a sad termínů. Další informace o konfiguraci spravované aplikace Služba metadat najdete v tématu Správa spravovaných metadat.
Jakmile se klíčové zúčastněné strany v organizaci dohodnou na požadovaných sadách termínů, můžete pomocí Nástroje pro správu úložiště termínů importovat nebo vytvořit sady termínů a spravovat a udržovat sady termínů, když uživatelé začnou s metadaty pracovat. Pokud je aplikace Managed Služba metadat nakonfigurovaná pro vaši webovou aplikaci a jste správce kolekce webů nebo určený správce úložiště termínů, můžete přejít na Nástroj pro správu úložiště termínů tak, že v nabídce Akce webu kliknete na Web Nastavení a potom kliknete na Správa úložiště termínů v části Správawebu.
Vytváření a správa sad termínů
Nástroj pro správu úložiště termínů poskytuje stromový ovládací prvek, který můžete použít k provádění většiny úkolů. Vaše role uživatele pro tento nástroj určuje, jaké úkoly můžete provádět. Abyste pracovali v nástroji pro správu úložiště termínů, musíte být správce farmy, správce úložiště termínů nebo někdo, kdo je určený jako správce skupiny nebo přispěvatel pro sady termínů. Podrobné informace o těchto rolích najdete v tématu Role spravovaných metadat.
Pokud chcete u položky v hierarchii provádět akce, přejděte na název aplikace, skupiny, sady termínů nebo termínů, které chcete upravit, na šipku, která se zobrazí, Služba metadat potom pomocí nabídky vyberte akce, které chcete upravit.
Příklad:
Pokud jste správce úložiště termínů, můžete vytvářet nebo odstraňovat skupiny v rámci spravované Služba metadat aplikace.
Pokud jste správce úložiště termínů nebo správce skupiny, můžete ve skupině vytvářet, importovat nebo odstraňovat sady termínů. Přispěvatelé sady termínů mohou vytvářet nové sady termínů.
Pokud jste správcem úložiště termínů, správcem skupiny nebo přispěvatelem sady termínů, můžete vytvářet nebo opakovaně používat termíny v rámci sady termínů a kopírovat, přesouvat nebo odstraňovat vybranou sadu termínů.
Pokud jste správce úložiště termínů, správce skupiny nebo přispěvatel sady termínů, můžete vytvořit kopírování, opakované použití, sloučení, odstranění, přesunutí nebo odstranění jednotlivých termínů v rámci sady termínů.
Na každé úrovni hierarchie můžete nakonfigurovat určité vlastnosti pro skupinu, sadu termínů nebo termín pomocí podokna Vlastnosti, které se zobrazí napravo od ovládacího prvku stromové struktury Úložiště termínů.
Pokud například konfigurujete sadu termínů, můžete pomocí podokna Vlastnosti zadat podrobnosti, jako je jméno, popis, vlastník, kontakt a zúčastněné strany. Můžete určit, jestli má být sada termínů otevřená nebo uzavřená pro nové odeslání od uživatelů. Můžete taky určit, jestli má být sada termínů dostupná pro označování. Pokud se rozhodnete nastavit termíny pro označování jako nedostupné, nebude pro většinu uživatelů viditelná. Pokud je například sada termínů stále ve vývoji, můžete se rozhodnout, že pro označování nebude dostupná.
Použití metadat
Označování obsahu pomocí spravovaných termínů
Pokud byl do typu obsahu, seznamu nebo knihovny přidán sloupec Spravovaná metadata, mohou vlastníci obsahu označit svůj obsah spravovanými termíny z určité sady termínů úpravou vlastností seznamu nebo položky knihovny a aktualizací příslušných polí ve formuláři Upravit vlastnosti pro položku nebo dokument. Sloupce spravovaných metadat se snadno identifikují, protože zobrazují ikonu značek, kterou můžete použít ke spuštění dialogového okna pro výběr termínu.
Pomocí nástroje pro výběr termínu můžete vybrat termín v hierarchii sady termínů. To je užitečné, pokud nejste obeznámeni s podmínkami, které mohou být k dispozici. Pokud je sada termínů nakonfigurovaná tak, aby byla otevřená a sloupec spravovaných metadat pro něj umožňuje vyplnit hodnoty, můžete mít možnost přidat nový termín do sady termínů. Nebo můžete mít jednoduše možnost poslat zpětnou vazbu určenému kontaktu pro sadu termínů.
Když můžete začít psát termín, který chcete, dostupné termíny se vám automaticky navrhují na základě toho, co začnete psát, a můžete vybrat ten, který chcete. Za termínem, který označuje název a hierarchii sady termínů pro tento termín, se mohou zobrazit informace v hranatých závorkách. To vám může pomoct vybrat si z podobných podmínek.
Pokud jsou navrhovány duplicitní nebo podobné termíny, můžete také zobrazit popisný text, který správce úložiště termínů nakonfiguroval pro tento termín, aby uživatelům pomohl provést odpovídající výběr.
Označování obsahu pomocí podnikových klíčových slov
Pokud byl do typu obsahu, seznamu nebo knihovny přidán sloupec Klíčová slova aplikace Enterprise, mohou vlastníci obsahu (nebo všichni, kdo mají oprávnění přispívat pro seznam nebo knihovnu), označit obsah dostupnými spravovanými termíny nebo klíčovými slovy úpravou vlastností seznamu nebo položky knihovny a zadáním klíčových slov, která chtějí do pole klíčová slova Enterprise Klíčová slova. Pokud existuje odpovídající nebo podobný termín, navrhne se a můžete ho vybrat. Nebo můžete přidat nové klíčové slovo, pokud je sada termínů Klíčová slova nakonfigurovaná tak, aby byla otevřená novým termínům. Pole Enterprise Klíčová slova je více hodnot, takže k položce můžete přidat více klíčových slov.
Označování obsahu pomocí sociálních značek
Pokud je funkce označování sociálních sítí povolená, můžete označit obsah na SharePoint webu, který je pro vás smysluplný nebo zajímavý. Pokud chcete označit stránku značkou, můžete použít ikonu značky, která se zobrazí v horní části stránky.
Pokud chcete označit dokumenty nebo položky seznamu, můžete použít příkaz značky, který se zobrazí na kartě Knihovna nebo Seznam na pásu karet.
Když začnete psát značku nebo značky, které chcete použít, můžete vybrat z existujících klíčových slov nebo spravovaných termínů nebo můžete přidat nová klíčová slova, pokud je otevřená sada termínů Klíčová slova.
Můžete taky na externích webech, jako jsou jiné intranetové nebo internetové weby, přidat do prohlížeče SharePoint značky a poznámky. Další informace o označování externích webů najdete v tématu Začínáme s vaším osobním webem.
Další informace o funkcích označování sociálních sítí najdete v tématech Používání značek a poznámek ke sdílení informací s kolegy.
