Sestavy slouží k zobrazování, formátování a vytváření souhrnů informací v databázi aplikace Microsoft Access. Můžete například vytvořit jednoduchou sestavu s telefonními čísly všech vašich kontaktů nebo souhrnnou sestavu celkových prodejů v různých regionech a časových obdobích.
Tento článek obsahuje základní informace o sestavách v aplikaci Access. Získáte také základní informace o tom, jak vytvořit sestavu, jak používat řazení, seskupování a souhrny dat, jak zobrazit náhled sestavy před tiskem a jak sestavu vytisknout.
V tomto článku
Základní informace o sestavách v Accessu
Co lze dělat se sestavami?
Sestava je objekt databáze, který lze využít k prezentaci informací v databázi pro některý z následujících účelů:
-
zobrazení nebo distribuce souhrnu dat,
-
archivní snímky dat,
-
poskytování údajů o jednotlivých záznamech,
-
vytváření popisků.
Sekce sestavy
I když je možné vytvořit "nevázané" sestavy, které nezobrazují data, ale pro účely tohoto článku budeme předpokládat, že je sestava vázaná na zdroj dat, jako je tabulka nebo dotaz. Návrh sestavy je rozdělený do oddílů, které můžete zobrazit v návrhovém zobrazení. Když pochopíte, jak jednotlivé oddíly fungují, můžete vytvářet lepší sestavy. Například oddíl, do kterého se rozhodnete umístit počítaný ovládací prvek, určuje, jakým způsobem Access počítá výsledky. Následující seznam obsahuje souhrn typů oddílů a jejich použití:
|
Oddíl |
Způsob zobrazení oddílu při tisku |
Kde lze oddíl použít |
|---|---|---|
|
Záhlaví sestavy |
Na začátku sestavy |
Záhlaví sestavy můžete použít pro informace, které by se normálně mohly zobrazovat na titulní stránce, jako je logo, název nebo datum. Když do záhlaví sestavy umístíte počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, vypočítá se součet pro celou sestavu. Záhlaví sestavy se vytiskne před záhlavím stránky. |
|
Záhlaví stránky |
V horní části každé stránky |
Záhlaví stránky lze použít k opakovanému uvedení názvu sestavy na každé stránce. |
|
Záhlaví skupiny |
Na začátku každé nové skupiny záznamů. |
Záhlaví skupiny můžete použít k vytištění názvu skupiny. Například v sestavě seskupené podle produktu můžete záhlaví skupiny použít k vytištění názvu produktu. Když do záhlaví skupiny umístíte počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Součet, odpovídá součet aktuální skupině. V sestavě můžete mít více oddílů záhlaví skupiny v závislosti na tom, kolik úrovní seskupení jste přidali. Další informace o vytváření záhlaví a zápatí skupin najdete v části Přidání seskupení, řazení nebo součtů. |
|
Podrobnosti |
Zobrazuje se jednou pro každý řádek ve zdroji záznamu. |
Sem je třeba umístit ovládací prvky, které tvoří hlavní část sestavy. |
|
Zápatí skupiny |
Na konci každé skupiny záznamů |
Zápatí skupiny můžete použít k vytištění souhrnných informací skupiny. V sestavě můžete mít více oddílů zápatí skupiny v závislosti na tom, kolik úrovní seskupení jste přidali. |
|
Zápatí stránky |
Na konci každé stránky |
Zápatí stránky slouží k tisku čísel stránek nebo informací určených pro každou stránku. |
|
Zápatí sestavy |
Na konci sestavy Poznámka: V návrhovém zobrazení je zápatí sestavy uvedeno pod zápatím stránky. Ve všech ostatních zobrazeních (například v zobrazení rozložení nebo při tisku sestavy či zobrazení jejího náhledu před tiskem) se však zápatí sestavy zobrazí nad zápatím stránky bezprostředně za zápatím poslední skupiny nebo po řádku podrobností na poslední stránce. |
Zápatí sestavy lze použít k tisku celkových součtů sestavy nebo jiných souhrnných informací za celou sestavu. |
Pokud bude mít vaše databáze vhodně zvolenou strukturu a správně nastavené relace, bude možné snadněji vytvářet smysluplné sestavy. Úvodní informace o plánování a navrhování databází naleznete v článku Základy návrhu databáze.
Vytvoření sestavy v Accessu
Sestavy pro databázi aplikace Access pro klientské počítače lze vytvářet pomocí následujícího postupu:
Krok 1: Volba zdroje záznamů
Zdrojem záznamů sestavy může být tabulka, pojmenovaný dotaz nebo vložený dotaz. Zdroj záznamů musí obsahovat všechny řádky a sloupce dat, které chcete zobrazit v sestavě.
-
Pokud data pochází z existující tabulky nebo dotazu, vyberte tabulku nebo dotaz v navigačním podokně a poté pokračujte krokem 2.
-
Jestliže ještě zdroj záznamů neexistuje, proveďte jednu z následujících akcí:
Krok 2: Volba nástroje sestavy
Nástroje sestav se nacházejí na pásu karet na kartě Vytvoření ve skupině Sestavy. V následující tabulce jsou uvedeny dostupné možnosti:
|
Nástroj |
Popis |
|---|---|
|
Sestava |
Vytvoří jednoduchou tabulkovou sestavu obsahující všechna pole ve zdroji záznamů, který jste vybrali v navigačním podokně. |
|
Návrh sestavy |
Otevře prázdnou sestavu v návrhovém zobrazení, do kterého můžete přidávat požadovaná pole a ovládací prvky. |
|
Prázdná sestava |
Otevře prázdnou sestavu v návrhovém zobrazení a zobrazí okno Seznam polí, ze kterého můžete do sestavy přidávat požadovaná pole. |
|
Průvodce sestavou |
Zobrazí průvodce s několika kroky, který umožňuje zadat pole, úrovně seskupení a řazení a možnosti rozložení. |
|
Popisky |
Zobrazí průvodce, který vám umožní vybrat popisky standardní nebo vlastní velikosti. Umožní vám také vybrat, která pole chcete zobrazit a jak je chcete řadit. |
Krok 3: Vytvoření sestavy
-
Klikněte na tlačítko nástroje, který chcete použít. Pokud se zobrazí průvodce, postupujte podle kroků v průvodci a na poslední stránce pak klikněte na tlačítko Dokončit.
Access zobrazí sestavu v zobrazení rozložení. -
Naformátujte sestavu tak, aby měla požadovaný vzhled:
-
Podle potřeby změňte velikost polí a popisů. Provedete to tak, že je vyberete a tažením myší za jejich okraj nastavíte požadovanou velikost.
-
Pole můžete přesunout tak, že ho vyberete (i s popiskem, pokud je k němu vytvořen) a přetáhnete ho na nové místo.
-
Klikněte na pole pravým tlačítkem myši a pomocí příkazů v místní nabídce pak můžete sloučit nebo rozdělit buňky, odstranit nebo vybrat pole a provést další úlohy formátování.
Navíc můžete pomocí funkcí popisovaných v následujících částech tématu sestavu vizuálně upravit a zpřehlednit.
-
Přidání seskupení, řazení nebo souhrnů
Nejrychlejším způsobem, jak přidat seskupení, řazení nebo souhrny do sestavy databáze pro klientské počítače, je kliknout pravým tlačítkem myši na pole, pro které chcete skupinu, řazení nebo souhrn aplikovat, a poté kliknout na požadovaný příkaz v místní nabídce.
Seskupení, řazení nebo souhrny také můžete přidat pomocí podokna Skupina, řazení a součet v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení sestavy:
-
Pokud podokno Skupina, řazení a součet ještě není otevřené, klikněte na kartě Návrh sestavy ve skupině Seskupování a souhrny na Seskupovat & Seřadit.
-
Klikněte na možnost Přidat skupinu nebo Přidat řazení a potom vyberte pole, podle kterého chcete seskupovat nebo řadit.
-
Kliknutím na tlačítko Další na panelu seskupování nebo řazení zobrazíte další možnosti a můžete přidat souhrny.
Podrobnější informace o seskupování, řazení a souhrnech dat najdete v článku Vytvoření seskupené nebo souhrnné sestavy.
Zvýraznění dat pomocí podmíněného formátování
Access obsahuje nástroje pro zvýraznění dat v sestavě. Pro každý ovládací prvek nebo skupinu ovládacích prvků můžete přidat pravidla podmíněného formátování a v klientských sestavách můžete také přidat datové pruhy pro porovnání dat.
Přidání podmíněného formátování k ovládacím prvkům:
-
V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu a potom klikněte na možnost Zobrazení rozložení.
-
Vyberte požadované ovládací prvky a potom na kartě Formát ve skupině Formátování ovládacího prvku klikněte na Podmíněné formátování.
Tip: Chcete-li vybrat více ovládacích prvků, stiskněte a podržte klávesu CTRL a klikněte na požadované ovládací prvky.
-
V dialogovém okně Správce pravidel podmíněného formátování klikněte na možnost Nové pravidlo.
-
V dialogovém okně Nové pravidlo formátování vyberte hodnotu v části Vyberte typ pravidla:
-
Chcete-li vytvořit pravidlo, které bude vyhodnocováno pro každý záznam individuálně, vyberte možnost Zkontrolovat hodnoty v aktuálním záznamu nebo použít výraz.
-
Chcete-li vytvořit pravidlo, které porovná záznamy pomocí datových pruhů, klikněte na možnost Porovnat s jinými záznamy.
-
-
V části Upravit popis pravidla zadejte pravidlo, kdy má být formátování použito a jak má být použito, a poté klikněte na tlačítko OK.
-
Chcete-li vytvořit další pravidlo pro stejný ovládací prvek nebo sadu ovládacích prvků, opakujte tento postup od kroku 4.
Vlastní nastavení barev a písem
Vyzkoušejte možnosti pro přizpůsobení barvy a písem v části Motiv aplikace.
-
Otevřete sestavu v zobrazení rozložení tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem myši v navigačním podokně a potom kliknete na Zobrazení rozložení.
-
Na kartě Návrh rozložení sestavy klikněte na Motivy a najeďte kurzorem na různé motivy v galerii a zobrazte náhled efektů. Kliknutím na motiv jej vyberte a poté svou sestavu uložte.
-
Pokud chcete barvy a písma nastavit nezávisle na sobě, použijte galerie Barvy nebo Písma.
Přidání loga nebo obrázku pozadí
Do sestavy můžete přidat logo nebo obrázek pozadí, a pokud obrázek aktualizujete, je tato aktualizace automaticky provedena všude, kde je v databázi obrázek použit.
Přidání nebo odebrání obrázku:
-
V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu a klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.
-
V sestavě klikněte na místo, kam chcete obrázek přidat, a na kartě Návrh rozložení sestavy klikněte ve skupině Záhlaví a zápatí na Logo.
-
Přejděte k obrázku a klikněte na tlačítko Otevřít. Aplikace Access přidá obrázek do sestavy.
-
Chcete-li odebrat obrázek, klikněte pravým tlačítkem myši na obrázek a v místní nabídce klikněte na příkaz Odstranit.
Přidání obrázku pozadí:
-
V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu a klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.
-
Na kartě Formát ve skupině Pozadí klikněte na možnost Obrázek pozadí.
-
Vyberte obrázek v seznamu Galerie obrázků nebo klikněte na možnost Procházet, vyberte obrázek a klikněte na tlačítko OK.
Náhled sestavy před tiskem a tisk sestavy
Zobrazení náhledu sestavy před tiskem
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a poté klikněte na tlačítko Náhled. Pomocí příkazů na kartě Náhled můžete provádět následující akce:
-
Tisk sestavy
-
Úprava rozložení nebo velikosti stránky
-
Přiblížení či oddálení nebo zobrazení více stránek najednou
-
Aktualizace dat v sestavě
-
Export sestavy do jiného formátu souboru
-
-
Klikněte na možnost Zavřít náhled.
Tisk sestavy
Tisk sestavy bez zobrazení jejího náhledu:
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a poté klikněte na tlačítko Tisk. Sestava je odeslána na výchozí tiskárnu.
Poznámka: Pokud sestavu vyberete v navigačním podokně a poté na kartě Soubor vyberete možnost Tisk, můžete vybrat další možnosti tisku, jako je zadání počtu stránek a kopií a určení tiskárny.
-
Chcete-li otevřít dialogové okno, ve kterém lze vybrat tiskárnu, zadat počet kopií a vybrat další možnosti, klikněte na možnost Tisk.
-
