Právě jste k úkolu přiřadili několik lidí a doba trvání úkolu byla delší, ne kratší, jak jste očekávali. Nebo se možná stalo opak. Ať tak či onak, jsi zakopaný. Některé úkoly, jako je vytvrzování cementu, trvá pevně dané množství času bez ohledu na to, jak jsou pracovníci přiřazeni k nalévání cementu. Jiné, například budovy silnic nebo software, se v závislosti na lidech a prostředcích, které se na ně vztahují, se zvětšují nebo zmenšují.
-
Pokud chcete změnit typy úkolů tak, aby lépe odrážely tyto skutečnosti, poklikejte na úkol, klikněte na Upřesnit a změňte typ úkolu.
Tip: Pokud chcete věci urychlit, přidejte do zobrazení listu sloupec Typ úkolu. Klikněte pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce a potom klikněte na Vložit sloupec.
Bližší pohled na typy úkolů
Jak typy úkolů mění plán
Project používá plánovací vzorec, který spojuje tři hodnoty Práce, Doba trvání a jednotek přiřazení:
Práce = doba trvání x jednotky
Když nastavíte typ úkolu, můžete jednu z těchto hodnot "opravit" (nebo nastavit jako neměnnou). Oprava jedné z hodnot přiděluje této hodnotě prioritu tím, že aplikaci Project řeknete, aby ji při změně ostatních dvou hodnot neměňil. To platí pro automaticky i ručně naplánované úlohy.
Tady je praktická tabulka, která vám pomůže mít na paměti všechny pohyblivé části vzorce plánování.
|
Typ úkolu |
Upravené jednotky |
Upravená doba trvání |
Upravená práce |
|---|---|---|---|
|
Úkol typu Pevné jednotky |
Bude přepočítána doba trvání. |
Přepočítá se práce. |
Přepočítá se doba trvání. |
|
Úkol typu Pevná práce |
Bude přepočítána doba trvání. |
Budou přepočítány jednotky. |
Bude přepočítána doba trvání. |
|
Úkol typu Pevná doba trvání |
Bude přepočítána práce. |
Přepočítá se práce. |
Budou přepočítány jednotky. |
Pojďme se na tři typy úkolů podívat podrobněji. Oprava jedné z těchto hodnot vám dává mocnou kontrolu nad plánem. Než ale budete číst dál, ujistěte se, že rozumíte rozdílu mezi třemi pilíři plánování Projectu: Práce, Doba trvání a Jednotky a jejich vzájemným vztahem. Rychlé aktualizace najdete v článku Jak Project plánuje úkoly: Na pozadí.
Lidé to pořád klopýtat, tak se nenechte odradit, pokud to nedostanete hned. Jakmile pochopíte, jak řídit dobu trvání úkolů pomocí typů úkolů, pomůže vám jeho zvládnutí rozšířit vaše znalosti projektového manažera.
Následující tabulka shrnuje typ úlohy a dopad na plán.
|
Typ úkolu |
Dopad na plán |
|---|---|
|
Pevné jednotky |
Toto nastavení předpokládá, že počet osob přiřazených k úkolu (jednotkám) je známý a nechcete, aby se změnil, i když se změní doba trvání. Když se práce na úkolu změní, změní se doba trvání, ale ne počet lidí. Tyto typy úkolů odrážejí většinu skutečností úkolů v libovolném projektu. Příklad: Máte jednu osobu přiřazenou k napsání sestavy, která by měla trvat jen dvě hodiny. Pokud se rozhodnete, že realitou práce na této sestavě je, že dvě hodiny musí být rozloženy do dvou dnů v kalendáři, můžete změnit dobu trvání na dva dny– beze změny počtu osob přiřazených k napsání sestavy. Koneckonců, pravděpodobně nechcete, aby zprávu napsali víc než dva lidé. Jinými slovy chcete, aby počet jednotek (jedna osoba) zůstal stejný. Poznámka: Toto je nastavení, které Project obvykle umisťuje do úkolů. Pokud chcete toto výchozí nastavení změnit, klikněte na Soubor > Možnosti > Plán a pak v seznamu Výchozí typ úkolu vyberte jiný typ úkolu. |
|
Pevná práce |
Toto nastavení předpokládá, že se práce nezmění, a to ani po změně doby trvání nebo přidání lidí. Toto nastavení použijte, pokud chcete řídit dobu trvání úkolů přidáním nebo odebráním lidí. Příklad: Návrh velké zahrady v rámci projektu bydlení trvá 300 hodin. A chcete, aby zahrada byla postavena co nejdříve, takže začnete přiřazovat více zahradnic k práci (úkolu). S přidáním dalších lidí se doba trvání úkolu zahrada zmenší. Poznámka: U úkolu s pevnou prací nemůžete změnit nastavení řízené úsilím . Project nepovažuje úkoly s pevnou prací za flexibilní, a proto jsou vždy řízeny úsilím. U typů úkolů můžete změnit nastavení řízené úsilím. |
|
Pevná doba trvání |
Toto nastavení předpokládá, že doba trvání se nezmění, i když je k úkolu přiřazeno více lidí. Toto nastavení použijte, pokud máte na paměti dobu trvání úkolu, než se seznámíte s dalšími informacemi o úkolu. Příklad : Týdenní schůzka se stavem může trvat hodinu. Nastavte tento úkol na pevnou dobu trvání, jinak se při přiřazování lidí k úkolu zmenší doba trvání schůzky. A všichni víme, že přidáním lidí do schůzek se pravděpodobně nezmenší jejich délka (může je dokonce prodloužit).) |
Skutečný příklad řízení načasování úkolů
Následující tři scénáře ukazují efekt zvlnění (a tedy řízení), který mají typy úkolů nad načasováním úkolů v rámci plánu.
Scénář 1: Změna typu úkolu na pevné jednotky
Řekněme, že máte úkol s pevnými jednotkami, přičemž 1 osoba na plný úvazek je k dispozici po dobu 8 hodin denně. Dále jste nastavili 10denní dobu trvání úkolu a 80 hodin Práce.
|
Co změníte |
Co Project dělá |
|---|---|
|
Přidání prostředku na plný úvazek |
Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol má nyní přiřazeny 2 jednotky, dobu trvání 5 dní a 80 hodin práce. |
|
Prodloužení doby trvání |
Pokud máte na dokončení úkolu 8 dní a ne 10, Project přepočítá práci úkolu. Úkol má nyní 8denní dobu trvání, 64 hodin práce a 1 jednotku zdroje. |
|
Změna práce |
Pokud bude úkol trvat 20 hodin další práce, Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol má nyní 100 hodin práce s dobou trvání 12,5 dne a 1 jednotku zdroje. |
Scénář 2: Změna typu úkolu na pevnou práci
Teď stejný úkol nastavíte jako úkol s pevnou prací. To znamená, že úkol může zabrat jenom množství práce, které zadáte: nic víc, nic míň. Nezapomeňte, že úkol má 1 osobu na plný úvazek dostupnou po dobu 8 hodin denně a 10 dní s 80 hodinami práce.
|
Co změníte |
Co Project dělá |
|---|---|
|
Přidání prostředku na plný úvazek |
Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol má nyní přiřazeny 2 jednotky, dobu trvání 5 dní a 80 hodin práce. |
|
Prodloužení doby trvání |
Pokud máte na dokončení úkolu 8 dní místo 10, Project přepočítá jednotky zdrojů úkolu. Pro odpracování 80 hodin za 8 dní je potřeba přiřadit 1,25 jednotek zdroje. Jednotka zdroje, která je aktuálně přiřazená k úkolu, je přidělena na 125 %. Musíte přiřadit jiného člověka, který bude zohledňovat dodatečné 25% přidělení. |
|
Změna práce |
Pokud bude úkol trvat 20 hodin další práce, Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol nyní zabírá 100 hodin práce, má dobu trvání 12,5 dní a 1 jednotku zdroje. |
Scénář 3: Změna typu úkolu na pevnou dobu trvání
Poslední varianta je, že máte stejný úkol, avšak s pevnou dobou trvání. To znamená, že úkol musí být dokončen v zadané době. Úkol má opět k dispozici 1 člověka na plný úvazek po dobu 8 hodin denně a jeho doba trvání je 10 dní s 80 hodinami práce.
|
Co změníte |
Co Project dělá |
|---|---|
|
Přidání prostředku na plný úvazek |
Project přepočítá práci přiřazenou ke každému zdroji. Když byla k úkolu přiřazena pouze 1 osoba, měl tento zdroj 80 hodin práce na dokončení. Když k úkolu přiřadíte dalšího člověka, musí každý zdroj dokončit 40 hodin práce za stejnou dobu 10 dnů, celkem 80 hodin práce. Přidáním další jednotky zdroje také upravíte přidělení obou jednotek na 50 %, aby obě jednotky byly dostupné pro práci na 50 % na jiných úkolech. |
|
Prodloužení doby trvání |
Pokud máte na dokončení úkolu 8 dní a ne 10, Project přepočítá práci úkolu. Úkol má nyní 8denní dobu trvání, 64 hodin práce a 1 jednotku zdroje. |
|
Změna práce |
Pokud bude úkol trvat 20 hodin další práce, Project přepočítá jednotky zdroje úkolu, aby bylo možné další práci dokončit v rámci 10denní doby trvání. Úkol nyní zabírá 100 hodin práce, má dobu trvání 10 dní a 1,25 jednotek zdroje. Jednotka zdroje, která je aktuálně přiřazená k úkolu, je přidělena na 125 %. Musíte k úkolu přiřadit dalšího člověka, aby se zohlednilo dodatečné 25% přidělení. |
Poznámka: Protože přiřazení Nákladové zdroje nemá hodnoty pro práci ani jednotky, nebudou tyto hodnoty přepočítány při změně data dokončení nebo data zahájení úkolu. Kalendářní data se také nikdy nepřepočítávají pro přiřazení nákladových zdrojů, protože nemůžete upravovat práci ani jednotky.
