Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci

Příjemce hromadné korespondence obvykle získáme ze seznamu jmen a údajů v existujícím seznamu, například z excelové tabulky nebo seznamu kontaktů v Outlooku. Existujícím seznamem může být také jakákoliv databáze, ke které se můžete připojit. Pokud ještě žádný seznam nemáte, můžete ho v rámci procesu vytváření hromadné korespondence napsat ve Wordu.

Seznam nebo databáze se označují jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci.

Vyberte typ seznamu, který chcete použít jako zdroj dat:

Nový seznam

Pokud ještě žádný zdroj dat nemáte, zvolte možnost Zadat nový seznama pomocí formuláře, který se otevře, vytvořte seznam. Seznam se uloží jako soubor databáze (.mdb), který můžete používat opakovaně.

Podrobnosti o tvorbě nového seznamu najdete v tématu Vytvoření nového seznamu hromadné korespondence pomocí Wordu.

Existující seznam

Existujícím seznamem může být excelová tabulka, databáze Accessu nebo jiný typ databáze. Pokud ho chcete použít jako zdroj dat, zvolte možnost Použít existující seznam.

Důležité informace: Bez ohledu na to, jaký typ souboru používáte jako zdroj dat, je potřeba ho uložit na místní počítač nebo do sdílené složky. Hromadná korespondence soubory uložené na HTTP umístění nepodporuje.

  1. Přejděte do Korespondence > Vybrat příjemce > Použít existující seznam a pak zvolte Nový zdroj dat. Otevře se Průvodce datovým připojením.

    zdroj dat hromadné korespondence

  2. Zvolte typ zdroje dat, který chcete použít pro hromadnou korespondenci, a pak zvolte Další.

    Průvodce datovým připojením

  3. Postupujte podle pokynů v Průvodci datovým připojením a dokončete datové připojení k dokumentu hromadné korespondence.

Seznam kontaktů v Outlooku

Informace o kontaktech můžete načíst ze seznamu kontaktů aplikace Outlook přímo do Wordu. Pokud ho chcete použít jako zdroj dat, vyberte možnost Vybrat z kontaktů Outlooku. Další informace najdete v článku Použití kontaktů aplikace Outlook jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci.

Nový seznam

Pokud ještě žádný zdroj dat nemáte, zvolte možnost Vytvořit nový seznama pomocí dialogů, které se otevřou, vytvořte seznam. Seznam se uloží jako soubor dokumentu, který můžete používat opakovaně.

Podrobnosti o tvorbě nového seznamu najdete v tématu Vytvoření nového seznamu hromadné korespondence pomocí Wordu.

Existující zdroje dat

Tady je několik příkladů zdrojů dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci ve Wordu.

  • Excelová tabulka

    Tabulka aplikace Excel je vhodná pro vytvoření zdroje dat pro hromadnou korespondenci. Data by měla být na jednom listu a dobře naformátovaná, aby je mohl Word načíst. Další informace najdete v článku o přípravě zdroje dat v Excelu pro hromadnou korespondenci.

  • Seznam kontaktů v Outlooku

    Informace o kontaktech můžete načíst ze seznamu kontaktů aplikace Outlook přímo do Wordu. Další informace najdete v článku Export položek Outlooku.

  • Seznam kontaktů Apple

    Můžete vyexportovat kontakty Apple do excelové tabulky a použít ji jako seznam adresátů pro hromadnou korespondenci.

  • Textové soubory

    Můžete použít jakýkoli textový soubor s datovými poli oddělenými tabulátory nebo čárkami (středníky) a s datovými záznamy oddělenými značkami odstavců.

 

 

• Vytvořit nový seznam

Word v dialogovém okně Upravit pole seznamu automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako jsou jména, příjmení a adresy. Pokud chcete přidat nové pole, třeba pole pro zprávu, přidejte ho teď, abyste do něj mohli při zadávání položek zadat požadované hodnoty.

  1. V části Nový název pole zadejte název pole, které chcete přidat, a pak klikněte na + (symbol plus).

    Tip: Pokud chcete změnit pořadí polí, zvolte pole, které chcete přesunout, a pak ho šipkami nahoru a dolů přesuňte.

  2. Až budete mít všechna pole nastavená, vytvořte zvolením tlačítka Vytvořit nový seznam.

 

 

• Použít existující seznam

  1. Přejděte k souboru, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít sešit vyberte list, který chcete použít, a udělejte jednu z těchto věcí:

    • Pokud chcete použít celý list, nechte pole Oblast buněk prázdné.

      nebo

    • Zadejte oblast buněk obsahující data, která chcete použít.

  3. Zvolte OK.

 

 

• Vybrat z kontaktů Outlooku

  1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu vedle položky Vypsat příjemce hromadné korespondence podle zvolte Úplný záznam.

  3. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, které chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.

 

 

• Kontakty Apple

  1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu v části Kontakty skupiny Apple zvolte skupinu, kterou chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.

 

 

• File Maker Pro

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Oddělovače položek zvolte oddělovač polí, který má oddělovat jednotlivá datová pole, a oddělovač záznamů, který má oddělovat jednotlivé datové záznamy, a pak zvolte OK.

Tady je několik příkladů zdrojů dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci ve Wordu.

  • Excelová tabulka

    Excelová tabulka dobře funguje jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci, pokud jsou všechna data na jednom listu a jsou dobře naformátovaná, aby se dala bez problémů načíst do Wordu. Další informace najdete v článku o přípravě zdroje dat v Excelu pro hromadnou korespondenci.

  • Seznam kontaktů v Outlooku

    Informace o kontaktech můžete načíst do Wordu přímo ze seznamu kontaktů v Outlooku. Další informace najdete v článku o exportu položek Outlooku .

  • Seznam kontaktů Apple

    Můžete vyexportovat kontakty Apple do excelové tabulky a použít ji jako seznam adresátů pro hromadnou korespondenci.

  • Textové soubory

    Můžete použít jakýkoli textový soubor s datovými poli oddělenými tabulátory nebo čárkami (středníky) a s datovými záznamy oddělenými značkami odstavců.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×