Zachování ochrany osobních údajů a zabezpečení při používání aplikace Business Contact Manager

Společnost Microsoft usiluje o zajištění ochrany osobních údajů a zabezpečení ve vašem počítači a snaží se vám pomáhat při udržování vašeho počítače a sítě v zabezpečeném stavu. Chcete-li lépe porozumět, které funkce v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook ovlivňují ochranu osobních údajů a zabezpečení vašich obchodních dat, e-mailových zpráv, úkolů nebo událostí, přečtěte si následující informace.

Otázky ochrany osobních údajů a zabezpečení

Funkce

Vliv funkce na ochranu osobních údajů (riziko)

Možné akce

Propojení a sledování e-mailů

Je-li funkce Propojení a sledování e-mailů povolena, automaticky propojuje e-mailové zprávy z vybraných e-mailových adres s vybranými klienty a obchodními kontakty. Po propojení budou všechny příchozí i odchozí e-mailové zprávy zaznamenávány do historie komunikace příslušného záznamu Záznam klienta nebo Záznam obchodního kontaktu. K těmto e-mailovým zprávám mají následně přístup všichni uživatelé s přístupem k těmto záznamům.

Chcete-li omezit možnost, že k vašim propojeným e-mailovým zprávám budou mít přístup jiní uživatelé, proveďte jednu nebo více následujících akcí:

  • Pokud jste již povolili funkci Propojení a sledování e-mailů ve své soukromé databázi, před sdílením této databáze zrušte v dialogovém okně Sdílet databázi zaškrtnutí políčka Chci zachovat aktuální nastavení automatického propojení e-mailu.

  • Chcete-li ze svých záznamů odebrat všechny propojené e-mailové adresy s výjimkou těch, které jsou propojeny prostřednictvím předmětu k obchodním projektům, klikněte na kartě E-mail v dialogovém okně Spravovat adresy a složky pro propojování a sledování e-mailů na možnost Vymazat vše.

  • Jestliže chcete z některého Záznam odebrat odkaz na konkrétní e-mailovou zprávu, otevřete okno Historie komunikace pro tento záznam a zprávu odstraňte. Touto akcí odstraníte propojenou zprávu pouze z vybraného záznamu.

Další informace o funkci Propojení a sledování e-mailů získáte kliknutím na tlačítko Nápověda v dialogovém okně Spravovat adresy a složky pro propojování a sledování e-mailů nebo v tématu Propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

Sdílet databázi

V aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete sdílet svá obchodní data se spolupracovníky, a to sdílením databáze. Nastavením sdílení Databáze aplikace Business Contact Manager udělujete kolegům přístup k následujícím položkám: e-mailovým adresám zákazníků a k jejich historii komunikace včetně e-mailových zpráv (pokud jste povolili funkci Propojení a sledování e-mailů) a také k zápisům o telefonních hovorech, souborům a událostem propojeným s Klient, Obchodní kontakt, Příležitost nebo Obchodní projekt.

Poznámka:  Aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook vyžaduje instalaci serveru Microsoft SQL Server Express. Jestliže sdílíte svou databázi aplikace Business Contact Manager, SQL Server Express k ní umožňuje přístup oprávněným uživatelům. Tato aplikace nesdílí ani neodesílá informace o vás ani vašich obchodních kontaktech.

Doporučujeme, abyste svou databázi aplikace Business Contact Manager nesdíleli. Pokud se však rozhodnete databázi sdílet, je třeba, abyste řídili, kdo k ní bude mít přístup. Databázi aplikace Business Contact Manager mohou používat pouze ti spolupracovníci (uživatelé), kterým jste k ní udělili přístup.

Pokud historie komunikace záznamu obsahuje položky, které nechcete s kolegy sdílet, odstraňte tyto položky z historie komunikace.

Další informace o sdílení naleznete v následujících tématech:

Obnovení databáze aplikace Business Contact Manager

Pokud zálohujete databázi, vytvoříte její kopii s nejaktuálnějšími daty. Následné změny, které provedete v obsahu databáze, nebudou v záložní kopii databáze zahrnuty. Pokud následně záložní kopii databáze obnovíte, nebude zahrnovat změny provedené po vytvoření záložní kopie.

Další informace o zálohování a obnovení databáze naleznete v následujících tématech:

Odstranění záznamů a položek

Pokud v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook odstraníte záznamy a položky, budou uloženy ve složce Odstraněná pošta aplikace Business Contact Manager, dokud tuto složku nevyprázdníte. Složku Odstraněná pošta může vyprázdnit pouze Vlastník databáze.

Pokud jste vlastníkem databáze, pak složku Odstraněná pošta aplikace Business Contact Manager pravidelně vyprazdňujte.

Další informace o trvalém odstraňování položek naleznete v následujících tématech:

Povolení brány firewall

Bez Brána firewall mezi vaším počítačem a Internetem mohou mít k vašim souborům přístup další osoby. Brána firewall pomáhá předcházet neoprávněnému přístupu. Ve výchozím nastavení je brána Windows Firewall v systémech Windows XP, Windows Vista a Windows 7 povolena.

Povolení brány Windows Firewall

  1. V okně Ovládací panely dvakrát klikněte na položku Brána Windows Firewall.

  2. Proveďte některou z následujících akcí:

    • V systému Windows XP klikněte na přepínač Zapnuto (doporučeno).

    • V systému Windows Vista a Windows 7 klikněte na položku Zapnout nebo vypnout bránu Windows Firewall a poté na možnost Zapnout bránu Windows Firewall pro vaší síť.

Povolení šifrování

Pokud je s aplikací Business Contact Manager pro aplikaci Outlook nainstalován Microsoft SQL Server Express, je ve výchozím nastavení nakonfigurován na používání šifrování při veškeré komunikaci s databází aplikace Business Contact Manager. Za určitých vzácně se vyskytujících podmínek však šifrování u serveru SQL Server Express nemůže být ve výchozím nastavení povoleno.

Šifrování pomáhá předejít tomu, aby si data mohl přečíst někdo, komu se je případně podaří zachytit.

Ověřte, zda je šifrování u serveru SQL Server povoleno. Další informace o povolení šifrování u serveru SQL Server Express naleznete v následujících tématech:

Poznámka: 

V zájmu ochrany osobních údajů a zabezpečení počítače doporučujeme pravidelně navštěvovat následující weby s aktualizacemi a doporučenými postupy:

Můžete se také na tomto webu společnosti Microsoft přihlásit k odběru e-mailových výstrah společnosti Microsoft týkajících se zabezpečení. Služba je zaměřena na domácí uživatele a malé firmy. Pokud se přihlásíte k odběru, služba vás upozorní, když společnost Microsoft vydá důležitý bulletin zabezpečení nebo výstrahu před virem, a rovněž poskytne informace, jaké akce podniknout, abyste se před danou hrozbou ochránili. Tato služba je aktuálně dostupná pouze v americké angličtině a vyžaduje registraci pomocí účtu Microsoft Windows Live.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×