Základní informace o časových rozvrzích a stavech úkolů

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Než mohou členové týmu zaznamenávat hodiny do časového rozvrhu nebo stavy úkolů, je nutné nastavit časové rozvrhy nebo stavy úkolů, případně obojí. Časový rozvrh umožňuje zaznamenávat skutečné hodiny odpracované na úkolech, projektech a jiných činnostech, a jsou důležité při sledování využití, fakturovatelného času a podobně. Členové týmu mohou stav úkolů zadat pomocí Centra úkolů, což umožňuje přesné sledování stavu nebo průběhu dokončování úkolů v projektu.

V tomto článku:

Je potřeba vytvořit časového rozvrhu nebo nastavit stav úkolů?

Jak dva typy sledování spolupracují?

Jak kategorizace času?

Začátek stránky

Je nutné vytvořit časový rozvrh nebo nastavit stav úkolů?

Časový rozvrh bude nutné vytvořit v těchto případech:

  • vaše organizace chce sledovat fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny,

  • potřebujete zajistit integraci s účetním systémem pro účely mzdové evidence a fakturace,

  • vedení podniku potřebuje znát podrobnosti o počtu a charakteru hodin odpracovaných zdroji (fakturovatelná přesčasová práce, běžná fakturovatelná práce a nefakturovatelná práce).

Pokud organizace zaměstnává vedoucí projektu, kteří sledují průběh projektu vytvořeného v aplikaci Microsoft Office Project Professional 2007, bude nutné sledovat stav úkolů.

Začátek stránky

Jak tyto dva typy sledování spolupracují?

Pokud při současném použití časových rozvrhů a stavu úkolů zadá uživatel údaje do jedné oblasti, lze tyto údaje použít také v druhé oblasti.

  • Uživatelé obvykle denně zadávají průběh úkolů prostřednictvím Centra úkolů v oblasti Moje práce. Na konci týdne vytvoří člen týmu časový rozvrh. Časový rozvrh je předem naplněn na základě plánované práce z plánu nebo na základě skutečné práce, kterou člen týmu vykázal prostřednictvím stavu úkolů při klepnutí na položku Průběh úkolu importování na stránce Můj časový rozvrh.

    V případě potřeby mohou členové týmu opravit hodiny v časovém rozvrhu. Ve stavu úkolu vykázaného prostřednictvím Centra úkolů se však neprojeví změna skutečných hodin. Skutečné odpracované hodiny a průběh úkolů se však často liší, protože úkol zabere více nebo méně času oproti plánu nebo práce nepostupuje plynule. Tyto dvě sady údajů proto nejsou synchronizovány.

  • V jiných případech vyplní člen týmu časový rozvrh a poté chce zadat stav úkolu. Klepnutím na tlačítko Importovat časový rozvrh v Centru úkolů může člen týmu importovat skutečné hodiny zadané do časového rozvrhu, v případě potřeby je převést na procento dokončení a předem naplnit daty mřížku stavu úkolu.

    Upozornění: Veškerá data zadaná do Centra úkolů budou přepsána.

Začátek stránky

Jak lze kategorizovat čas?

Způsob kategorizace času je jedním ze zásadních rozhodnutí, která bude třeba učinit. Čas lze vykazovat a exportovat pouze v kategoriích, které definujete. Ačkoli zahrnutím můžete data kdykoli sumarizovat, nezískáte větší podrobnosti nebo rozlišení, než jaké sledujete v aplikaci Microsoft Office Project Web Access.

Informace uvedené v následujících oddílech vám pomohou určit, jakým způsobem čas kategorizovat.

Plánujete používat časové rozvrhy

Je nutné používat časové rozvrhy

Ve výchozím nastavení se při použití časových rozvrhů rozlišují čtyři typy fakturace:

  • Fakturovatelná práce:     Fakturovatelný (neboli standardní) čas je normální pracovní doba fakturovaná běžnou sazbou.

  • Přesčasová fakturovatelná práce:     Přesčasová fakturovatelná práce jsou přesčasové hodiny fakturované běžnou sazbou.

  • Nefakturovatelná práce:     Nefakturovatelná práce je normální pracovní doba, kterou nelze zákazníkovi fakturovat.

  • Přesčasová nefakturovatelná práce:     Přesčasová nefakturovatelná práce jsou přesčasové hodiny, které nelze zákazníkovi fakturovat.

Nejprve stanovte typy času, které je nutné sledovat. Mějte na paměti kategorie času, které je třeba exportovat do účetního systému, kategorie času, které je třeba fakturovat zákazníkům, a způsob, jakým chce mít vedení podniku rozepsaný čas v sestavách. Typy potřebných sestav je vhodné konzultovat s účetním oddělením a vedením podniku.

Dále rozhodněte, zda:

  • Typy práce, na kterých zdroje pracují, spadají do jedné ze čtyř výchozích kategorií, přičemž potřebujete exportovat a vykazovat pouze tyto čtyři kategorie času.

    Ano, výchozí kategorie potřebám naše fakturace

    Na panelu Rychlé spuštění klepněte na položku Nastavení serveru a potom na položku Výchozí hodnoty a nastavení časového rozvrhu. Na stránce Výchozí hodnoty a nastavení časového rozvrhu zaškrtněte v části Zobrazení aplikace Project Web Access políčko V časovém rozvrhu budu zobrazeny následující typy času. Na stránku Klasifikace časového rozvrhu není nutné zadávat žádné údaje, protože nepotřebujete vytvořit klasifikace.

  • Typy práce, na kterých zdroje pracují, spadají do jedné ze čtyř výchozích kategorií, ale potřebujete exportovat a vykazovat čas s větším rozlišením. Může být například zapotřebí vykazovat fakturovatelnou dobu strávenou na cestách a na pracovišti, případně sledovat kategorie využití.

    Potřebujeme větší rozlišení v rámci výchozí kategorie

    Na panelu Snadné spuštění klikněte na Nastavení serveru a potom klikněte na Nastavení časového rozvrhu a výchozí hodnoty. Na stránce Nastavení časového rozvrhu a výchozí hodnoty v části Project Web Access zobrazit zaškrtněte políčko v časovém rozvrhu se zobrazí následující typy času. Na stránce Klasifikace časového rozvrhu vytvořte klasifikace tak, aby zahrnoval rozlišení, které potřebujete. Jednotlivé klasifikace lze použít k některým čtyři fakturační kategorie. Můžete například vytvořit klasifikace školení a tak, aby členové týmu můžete sledovat čas na fakturaci školení a fakturaci cestovní časem a přesčasová nefakturovatelnému času na školení nebo čas fakturaci cestovní přesčasové práce.

  • Typům práce, na kterých zdroje pracují, nemusí vyhovovat pouze čtyři kategorie. Pokud používáte více fakturačních sazeb, než je běžná fakturační sazba a přesčasová sazba, nebudou výchozí kategorie splňovat vaše potřeby.

    Potřebujeme více typů fakturace tak, aby zahrnoval další fakturační sazby

    Na panelu Rychlé spuštění klepněte na položku Nastavení serveru a potom na položku Výchozí hodnoty a nastavení časového rozvrhu. Na stránce Výchozí hodnoty a nastavení časového rozvrhu v části Zobrazení aplikace Project Web Access zrušte zaškrtnutí políčka V časovém rozvrhu budu zobrazeny následující typy času. Na stránce Klasifikace časového rozvrhu pak vytvořte klasifikace, které budou vyhovovat všem potřebným typům fakturace. Pro každý záznam v časovém rozvrhu vyberou členové týmu klasifikaci, čímž určí typ fakturace daného času.

Začátek stránky

Není nutné používat časové rozvrhy

Funkci časových rozvrhů nelze v aplikaci Office Project Web Access zakázat. Jednoduše členům týmu nařiďte, aby stránku Časový rozvrh nepoužívali.

Je nutné sledovat průběh úkolů podnikových projektů

Pokud používáte stav úkolů, je nutné rozhodnout, jakým způsobem budou uživatelé vykazovat průběh úkolů. Průběh lze vykazovat jedním ze tří způsobů:

  • hodiny odpracované za den nebo týden,

  • skutečná dokončená práce a zbývající práce,

  • procento dokončené práce.

Průběh úkolů vyjadřuje stav dokončení úkolu oproti odpracovaným hodinám, které jsou sledovány v časovém rozvrhu. Mezi těmito dvěma hodnotami nemusí být vždy přímá úměrnost.

Tip: Při rozhodování o způsobu vykazování stavu úkolů se snažte dodržet rovnováhu mezi potřebami vykazování a pracností při zadávání dat členy týmu. Hodiny odpracované za den nebo týden poskytují informace pro vykazování, protože sledujete podrobné informace o stavu a často je porovnáváte s plánovaným stavem. Na druhé straně to od členů týmu vyžaduje podrobné a časté zadávání dat. Pokud vaše organizace v současnosti nesleduje hodiny, může se jednat o velkou změnu podnikové kultury, která může narazit na určitý odpor. Jiné způsoby poskytují méně podrobností, mají však menší dopad na podnikovou kulturu a snižují režijní zatížení členů týmu.

Proč nelze provést několik akcí v Microsoft Office Project Web Access ?

V závislosti na nastavení oprávnění používaných k přihlášení do aplikace Project Web Access, nebudete pravděpodobně moci některé funkce zobrazit nebo používat. Položky zobrazené na některých stránkách se také mohou lišit od položek uvedených v dokumentaci, jestliže správce serveru přizpůsobil aplikaci Project Web Access, ale nepřizpůsobil odpovídajícím způsobem nápovědu.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×